项目管理目标：传达项目信息

	传达项目信息通常很困难，无论是从团队获取状态信息，还是向高管传达项目状态。 了解何时以及如何传达和报告项目信息。 否则，有效的协作会受到影响，项目的成功可能会受到威胁。 有关此系列项目管理说明指南的更多文章，请参阅项目管理指南。

开始之前的项目管理提示 . . .

• 列出利益干系人 在项目开始之前，了解您的利益干系人是谁。 拖延项目的一种可靠方法是忘记对您的项目有影响/不参与的关键利益相关者。
• 尽早制定沟通计划 在项目开始之前为您的项目设计沟通策略和流程。 更好的是，让沟通过程显示为项目第一线的任务，这样协作的这一关键部分就会成为每个人的承诺。
• 经常沟通 每周收集一次任务状态信息，可以在问题升级之前阻止问题。 如果通信频率超过此值，团队成员可能会因为准备更新的额外时间而停止发送更新。
• 搜索问题 如果一切似乎都很顺利，因为你没有听到任何负面消息，那么你可能会遇到麻烦。 即使是运行最好的项目也会遇到问题。 你的工作是在它们发展成更大的问题之前去找到它们。
• 使用适当的技术 了解团队成员和利益相关者的沟通需求。 例如，报告任务状态的团队成员可能希望使用电子邮件或 Project Online，而高管可能更喜欢使用精心呈现的图表或数据透视表。 以下是可用于帮助沟通的程序列表。

应用程序	优点	缺点
Project	为所有级别的利益干系人提供内置演示工具。 轻松理解了时间线和团队规划器视图。 将数据导出到 Excel 和 Visio 以传达复杂数据。	你的公司可能不会使用 Project。 您的公司从事的项目可能太小，无法利用强大的调度软件。
Project Online	最适合整个组织的高级通信和报告项目信息。 可以比较多个项目或项目组合的状态。	较小的公司可能需要顾问的帮助来安装和使用 Project Online。
Excel	Project 可以将数据导出到 Excel 以进行高级分析，例如方差分析和挣值分析。 非常适合早期项目规划或以后可添加到 Project 的高级可交付结果。	Excel 缺少适用于更复杂项目的自动计划功能。
Word	非常适合在需要共享预算和可交付成果等规划文档的启动阶段。	不适合高管利益干系人的可视化演示。 请改用 Excel、Visio、PowerPoint 或 Project 自己的报表功能。
SharePoint	在没有 Project Server 的情况下提供同步功能。 一个任务列表中的更改将反映在另一个任务列表中。	在整个公司部署成本高昂。 如果没有公司资源来安装 SharePoint，则可以 将 Microsoft 365 与 SharePoint Online 配合使用。
PowerPoint	非常适合向高管利益干系人进行有影响力的演示。	分析师和工程师可能需要更详细的图表来进行复杂的预算分析。
Visio	非常适合在需要通过 流程图或其他图表传达业务和制造流程的项目初始阶段。	可能向高管受众呈现过多信息。 请改用 Project 自己的报表功能。
Microsoft Teams	非常适合不同地点的团队。 可以通过即时消息、语音、视频或在联机会议期间共享项目信息。	可能需要 IT 部门部署。

传达项目信息

从 Project Online 检查状态更新	如果你的团队使用 Project Online，请先从服务器下载任务状态更新，然后再与团队就项目进度进行沟通。
跟踪日程进度，从入门到精通	有简单的方法来跟踪进度，也有更复杂的方法。 找到最适合项目和团队的方式。
传达挣值信息	捕获挣值信息是发现项目性能的优缺点的一个更高级但非常强大的步骤。 您从中获得的高级事实是您的利益相关者希望看到的。
创建项目报表	使用 Project，无论你所需的项目数据是什么，你都可以创建和自定义引人注目的图形报表，而无需使用任何其他软件。 在你处理项目时，报表将发生更改以反映最新信息 - 无需手动更新！
与 SharePoint 任务列表同步	团队成员可查看该日程表并在 SharePoint 中更新其工作，而且你将在 Project 中看到更改。 反之亦然。
使用 Microsoft 365	使用 Microsoft 365 传达项目信息。 只要在具有 Internet 连接的电脑上工作，就可以随时随地使用完整版本的 Word、Excel、PowerPoint 或 OneNote 处理文档。
将任务更改发布到服务器	对任务进行更改时，请将这些更改发布到 Project Online，以便每个人都能获得继续其工作的正确信息。
与 Microsoft Teams 通信	如果人员无法参加会议，请使用 Teams 共享项目信息。 共享 PowerPoint 幻灯片、Excel 工作表或 OneNote 笔记本以共享项目计划。 People 可以在办公室、家中或使用移动设备参加联机会议。

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