SharePoint 产品中包含的工作流是可用于自动化业务流程的功能，使业务流程更加一致和高效。 可以使用 SharePoint 收集反馈 工作流将存储在 SharePoint 产品中的文档和其他项目路由给一个或多个人员以获取反馈。 通过 SharePoint 工作流为你处理流程，你有更多时间处理所有其他需要完成的事情。
注意
- SharePoint 2010 工作流自 2020 年 8 月 1 日起针对新租户停用，并于 2020 年 11 月 1 日从现有租户中删除。 如果使用 SharePoint 2010 工作流，建议迁移到 Power Automate 或其他受支持的解决方案。 有关详细信息，请参阅 SharePoint 2010 工作流停用。
- SharePoint 2013 工作流自 2023 年 4 月起已弃用，并将于 2024 年 4 月 2 日起为新租户关闭。 它将从现有租户中删除，并将于 2026 年 4 月 2 日完全停用。 如果使用 SharePoint 2013 工作流，建议迁移到 Power Automate 或其他受支持的解决方案。 有关详细信息，请参阅 Microsoft 365 中的 SharePoint 2013 工作流停用。
有关详细信息，请参阅 SharePoint 中包含的工作流概述。
重要
默认情况下，“收集反馈”工作流未激活，并且未列在关联窗体的 “选择工作流模板 ”列表框中。 若要使其可供使用，网站管理员必须在网站集级别激活它们。
如果你只需完成一个收集反馈工作流任务 只需向下滚动到 COMPLETE 段并将其展开即可。 目前可能不需要任何其他细分。
SharePoint 工作流包括：
- 高效且一致 收集反馈工作流会自动路由文档或项目，分配审阅任务并跟踪其进度，并在需要时发送提醒和通知。 可以从中央状态页面监视和调整工作流中的活动，并且工作流运行中的事件历史记录将在完成后保留 60 天。
- 减少工作量 收集反馈工作流程为您和您的同事节省了时间和麻烦，同时简化和标准化您的反馈流程。
下面是收集反馈工作流的一个非常简单版本的关系图。
本文的使用技巧
本文中的信息分为十个可扩展的片段。
单击此处了解有关充分利用本文的一些提示
如果你只需完成一个收集反馈工作流任务 只需向下滚动到 COMPLETE 段并将其展开即可。 目前可能不需要任何其他细分。
如果你想要添加、启动、监视和维护工作流 如果您还不熟悉这些任务，您可能会发现在第一次设计和添加工作流时逐段阅读本文会很有用。 一旦您熟悉了信息和文章布局，您就可以在任何回访时直接转到所需的部分。
有关图形的说明本系列工作流文章中的屏幕图像和概念图通常基于审批工作流类型。 但是，为了概念或说明清晰度，本文中的图像和关系图已针对收集反馈工作流进行了自定义。
关于打印本文的一句话 这是一篇长文章。 如果只想打印选定的段，请确保在打印时 仅 展开这些段。 (此外，如果要在打印副本中包含完整的图形，请横向打印，而不是纵向打印。)
还有关于搜索的一句话 在搜索本文中的任何文本或术语之前，请确保您要搜索的所有细分都已展开。
您要做什么？
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详细了解“收集反馈”工作流 |
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详细了解“收集反馈”工作流
收集反馈工作流是一项 SharePoint 功能，可将存储在 SharePoint 列表或库中的文档或其他项目路由给一个或多个人员以获取反馈。 该工作流程使整个过程自动化、简化和标准化。
SharePoint 产品中包含的基本“收集反馈”工作流充当模板。 使用此模板，可以向网站添加多个收集反馈工作流。 您添加的每个工作流都是基本“收集反馈”工作流的唯一 版本 ，根据您在添加工作流时指定的设置，每个工作流都有自己的专用工作方式。
此细分中的部分
- 首次将“收集反馈”工作流添加到列表、库或网站集时，可以指定要包括的参与者数，并指示是以连续) 方式 (他们的任务，还是一次性 (并行) 分配所有任务。 您甚至可以决定是否将参与者的任务分为两个或多个独立的阶段，以及指定最终截止日期和/或每项任务完成的允许时间。 每次在项上手动启动工作流时，可以修改其中任何设置。
- 工作流向每个指定参与者分配任务。 每个参与者都可以在几种可能的响应中进行选择：发送有关项目的反馈、请求对项目进行更改、重新分配任务或删除任务。
- 在工作流运行时，您可以监视进度并在需要时) 单个中央工作流状态页面 (进行调整。
- 在工作流完成后的 60 天内，在工作流状态页面上仍提供在此运行 (或工作流 实例) 过程中发生的所有工作流事件的列表，以供非正式参考。
“收集反馈”工作流并非旨在收集项目的审批和拒绝，也并非旨在控制网站的网页发布。 如果要添加一个工作流，让参与者批准或拒绝他们审阅的项目，请参阅“另请参阅”部分中的“审批工作流”一文。
此外，收集反馈工作流并非旨在收集签名。 如果要使用工作流在 Microsoft Word 文档、Microsoft Excel 工作簿或 Microsoft InfoPath 表单中收集签名，请参阅“另请参阅”部分中的“收集签名工作流的所有内容”一文。
若要了解如何使用 Microsoft SharePoint Designer 2013 进一步自定义 SharePoint 产品中包含的任何工作流，请参阅 Microsoft Software Developer Network (MSDN) 帮助系统。
添加 工作流 默认情况下，必须具有“管理列表”权限才能 添加 工作流。 (默认情况下，Owners 组具有“管理列表”权限;Members 组和 Visitors 组则不需要。)
启动 工作流 此外，默认情况下，必须具有“编辑项”权限才能 启动 已添加的工作流。 (默认情况下，Members 组和 Owners 组都具有“编辑项目”权限;访问者组则不然。)
或者，所有者可以选择配置特定工作流，以便 它们只能 由所有者组的成员启动。 (为此，请选择关联窗体首页上的“需要管理列表权限才能启动此工作流检查”框。)
这些是基本阶段：
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在工作流运行之前 (计划、添加、启动)
添加工作流之前，请规划好要将其添加到何处， (单个列表或库，或整个网站集) 及其工作方式的详细信息。 添加和配置工作流后，具有必要权限的任何人都可以在特定项上启动工作流。 还可以将工作流设置为 自动运行。 自动运行可以根据两个触发事件中的一个或两个来激活：当任何项目添加到列表或库中或创建时，或者当列表或库中的任何项目更改时。 -
当工作流运行 (完成时，监视、调整)
工作流程运行时，各个参与者完成分配的任务。 向未能按时完成任务的参与者发送自动提醒。 同时，可以从工作流的特定实例的中央工作流状态页面监控工作流的进度。 可以在运行时从同一页面对工作流进行调整;如有必要，可以从那里取消或结束工作流。 -
工作流运行后 (审阅、报告、更改)
工作流完成后，可以在“工作流状态”页面上查看该运行 (或 实例) 的整个历史记录，最长可达 60 天。 在同一页面中，可以创建有关该工作流版本性能的统计报告。 最后，如果您想要更改工作流的功能，可以打开和编辑首次添加工作流时填写的关联表单。
以程图从添加新工作流的人员的角度说明了这些阶段。
下一步做什么？
在计划新的“收集反馈”工作流之前，请先查看本文的 ALLOW 部分，然后转到 PLAN 部分。
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仅允许在任务表单中或项中提供反馈 |
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仅允许在任务表单中或项中提供反馈
以下两个问题可以帮助您就工作流程做出一个基本决策：
- 是否只允许参与者在任务表单上的“注释”字段中提交反馈，或者他们是否也可以在项本身中插入跟踪的更改和注释？
- 如果参与者可以在项目本身中插入跟踪的更改和注释，他们是在协作环境中执行此操作，其中多个参与者可以同时编辑文档，还是每个参与者都检查文档并在自己的审阅期间拥有唯一的编辑权限？
下图可能有助于阐明这些备选方案。
继续阅读时，请记住以下几点：
- 无法对当前签出的项目启动任何工作流。
- “收集反馈”工作流类型包括一个选项，如果对正在审阅的项进行任何更改，则可以立即取消工作流。
- 只有在创建项的已安装版本中打开时才能在项中插入修订和注释，而不能在该程序的 Web 应用程序版本中打开时插入。
此细分中的部分
这种布置的优点是在机械上是最简单的布置。 参与者只有两种方法来建议更改，这两种方法都涉及任务表单：
- 提交评论。
- 请求在工作流仍在运行时对项进行更改。
当然，主要缺点是参与者无法直接在项目中指出具体更改。 建议的更改数量越多，参与者就越可能希望能够直接在项中工作。
有关保护项目免受更改的说明确保参与者不会对项目本身进行任何更改的最简单方法是在运行期间检查项目。 但是，正如我们刚才所说，工作流无法在当前签出的任何项目上启动。
可通过两种方法解决此问题：
- 可以等到工作流启动，然后在运行期间检查项目。 (如果工作流自动启动，请确保你已在关联表单第二页的“抄送”字段中列出。然后，当收到某个项的工作流已启动的通知时，请检查该项退出。) 此方法的一个限制是，当您签出该项时，没有其他工作流可以在同一项上启动。
- 或者，您可以让项目保持签入状态，但请确保参与者知道重要的是，他们既不能检查项目，也不要对其进行任何更改。 当然，最好将此说明包含在任务通知中包含的注释中。 如果参与者不熟悉“收集反馈”工作流，最好在工作流开始前发送一封单独的电子邮件，或者亲自与参与者交谈，以更清楚地说明这一点。
这种安排使所有参与者始终可以使用该项目。 没有人必须等待其他人完成他们的审查才能开始他或她自己的审查。 SharePoint 产品中的协作功能使这种灵活性成为可能。
只需确保参与者知道他们必须执行以下操作：
- 在他们进行更改时，保持项目处于签入状态。
- 在创建项目的已安装版本中打开项目，而不是在该程序的 Web 应用程序版本中打开项目。
- 在他们进行任何更改或插入任何批注之前打开更改跟踪。
- 将其更改保存到服务器。
请记住，“收集反馈”工作流类型包括一个选项，可在对正在审阅的项进行任何更改时立即取消工作流。 如果选择该选项，则当任何参与者第一次保存对项目的更改（即使是跟踪的更改和/或注释）时，工作流将立即取消。
此外，如果打算允许对项本身进行更改，请确保在列表或库的版本控制设置中，将 “需要在编辑文档之前检出 文档”设置为 “否”。
在这种安排中，只允许一名参与者在任何时候检查项目并对其进行更改：
- 如果工作流中的任务一次分配一个 (串行) 则这可能不是问题。
- 如果一次性分配所有任务 (并行分配) ，则参与者有时可能必须等待另一个参与者完成对项目的访问。
由于在检出物料时无法在物料上开始工作流，因此必须确保在对物料运行此工作流之前已签入物料。
让参与者知道他们应执行以下操作：
- 在他们打开项目之前先检查该项目。
- 在创建项目的已安装版本中打开项目，而不是在该程序的 Web 应用程序版本中打开项目。
- 在他们进行任何更改或插入任何批注之前打开更改跟踪。
- 将他们的更改保存到服务器，并在完成使用后立即重新检查项目。
同样，请记住，“收集反馈”工作流类型包括一个选项，可在对正在审核的项目进行任何更改时立即取消工作流。 如果选择该选项，则当任何参与者第一次保存对项目的更改（即使是跟踪的更改和/或注释）时，工作流将立即取消。
下一步做什么？
如果已准备好计划新的收集反馈工作流，请转到本文的 计划 部分。
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计划新的收集反馈工作流 |
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规划新的收集反馈工作流
在本部分中，我们确定了在添加“收集反馈”工作流版本之前需要做出的决策和需要收集的信息。
如果你已经熟悉如何添加此类工作流，并且只需要有关具体步骤的提醒，可以直接转到本文的 列表/库 或 网站集) (相应的 ADD 段。
此细分中的部分
SharePoint 产品中包含的工作流充当主模板，添加到列表、库和网站集的特定单个工作流就是基于这些 模板 。
例如，每次添加“收集反馈”工作流时，实际上是在添加常规“收集反馈”工作流模板的一个 版本 。 您可以为每个版本指定自己的名称和设置，这些名称和设置可以在添加该特定版本时在关联表单中指定。 这样，您就可以添加多个工作流，所有版本都基于收集反馈工作流主模板，但每个版本都根据您将使用它的特定方式命名和定制。
在此图中，添加了三个基于审批工作流模板的工作流 — 一个用于单个 库中的所有内容类型，一个用于单个库中的 单个 内容类型，另一个用于整个 网站集中的单个内容类型。
每当您基于包含的工作流模板之一添加新的工作流版本时，您都需要填写 一个关联表单 以指定您希望新版本的工作方式。
在下一节中，您将找到一份问题列表，这些问题将为您完成协会表格做好准备。 不过，首先，请花一两分钟时间查看表格及其字段。
关联表单第一页
关联表单的第二页
注意
第二页上红色框中的字段也显示在 启动表单上，每次手动启动工作流时都会显示该表单，并且可以在该单次运行中对其进行编辑。
一旦您获得了本节中所有问题的答案，您就可以添加您的工作流程了。
- 这是正确的工作流类型吗？
- 一个列表或库，还是整个网站集？ (和) 一个内容类型，还是所有内容类型？
- 什么是好名字？
- 任务列表和历史记录列表：现有的还是新的？
- 如何 (以及由谁) 启动此工作流？
- 继承自此的内容类型是否也获取此工作流？
- 参与者：哪些人，按什么顺序？
- 参与者需要哪些其他信息？
- 仅在任务表单中或同时在项中提供反馈？
- 任务何时到期？
- 此工作流何时结束？
- 需要通知谁？
本文涉及在菜单中显示为 “收集反馈 - SharePoint 2010”的工作流模板。 如果不确定此工作流类型是否是最佳选择，请参阅本文的 LEARN 部分。 有关其他可用工作流模板的详细信息，请参阅“另请参阅”部分中的关于 SharePoint 随附的工作流一文。
02. 一个列表或库，还是整个网站集？ (和) 一个内容类型，还是所有内容类型？
可使新版本的“收集反馈”工作流仅在单个列表或库中可用，也可以使其在整个网站集中可用。
- 如果为单个列表或库添加工作流，则可以将其设置为在 所有内容类型 或 仅单个内容类型上运行。
- 但是，如果为整个网站集添加工作流， 则必须 将其设置为仅在单个网站内容类型上运行。
什么是内容类型？
SharePoint 列表或库中存储的每个文档或其他项都属于一种或另一种 内容类型。 内容类型可以像 文档 或 Excel 电子表格一样基本和通用，也可以像 法律合同 或 产品设计规范那样高度专业化。 默认情况下，SharePoint 产品中提供了某些内容类型，但你既可以自定义这些内容类型，也可以添加自己创建的其他内容类型。
为工作流版本命名：
- 清楚地表明它的用途。
- 清楚地将其与其他工作流区分开来。
示例
假设你是一个编辑器组的成员。 你的小组想要使用两个不同的“收集反馈”工作流：
- 你将对自己组成员提交的每个文档运行第一个工作流。 此工作流 仅从组的经理那里收集 反馈。
- 你将对自己组外的人员提交的每个文档运行第二个工作流。 此工作流从组的 每个成员那里 收集反馈。
可以将第一个工作流命名为 内部提交反馈 ，将第二个工作流命名为 外部提交反馈。
提示
像往常一样，最好建立一致的命名约定，并确保参与工作流的每个人都熟悉这些约定。
可以让工作流使用网站的默认任务列表和历史记录列表，使用 其他 现有列表，或仅为此工作流请求新列表。
- 如果您的站点将具有大量工作流，或者某些工作流将涉及大量任务，请考虑为每个工作流请求新列表。 (管理过长的列表是可能降低性能的原因之一。对于系统来说，维护多个较短的列表比维护一个非常长的列表更快、更容易。)
- 如果此工作流程的任务和历史记录将包含您希望与常规列表分开的敏感或机密数据，那么您 绝对 应该指示您需要此工作流程的新单独列表。 (添加工作流后，请确保为新列表设置了适当的权限。)
工作流可以设置为仅手动启动、仅自动启动或任一启动：
- 在特定文档或项目上手动启动“收集反馈”工作流时，将显示另一个表单，即 启动表单。 启动表单包含 关联 表单第二页中的大部分设置。 这样，如果启动工作流的人员只想) 更改当前实例 (的任何这些设置，他们可以在单击 “开始”之前执行此操作。
- 当然，对于自动启动，没有机会提供启动表单，因此无需任何更改即可使用关联表单中指定的默认设置。
下图显示手动启动和自动启动之间的区别。
在启动表单中所做的任何更改 仅 在工作流的当前实例中应用。 若要更改工作流的 永久默认 设置，请编辑原始 关联 表单，如本文的 CHANGE 部分所述。
手动启动
如果允许手动启动，则具有必要权限的任何人都可以随时在任何符合条件的项上启动工作流。
手动启动的优点是，您和您的同事只能在您选择运行工作流 时运行 工作流，并且每次运行工作流时，您都有机会使用启动表单更改一些设置。
快速示例 如果您只 想在由 团队外部的作家创作的项目上运行工作流，则仅手动启动它将阻止它对您和您的团队成员创作的项目自动运行。 (替代解决方案：为团队中作者的项目保留一个列表或库，并为所有其他作者的项目保留一个单独的列表或库。这样，您就可以自动运行工作流，但只能在外部作者列表上运行。)
手动启动的主要缺点是，有人必须记住在适当的时候运行工作流。
自动启动
您可以将工作流设置为由以下任一事件或每个事件自动启动：
- 在列表或库中创建或上传新项。
- 已存储在列表或库中的项发生更改。
自动启动的优点是没有人必须记住启动工作流。 每次发生触发事件时，它都会运行。
快速示例 假设组织的会计需要审核上传到预算库或在预算库中创建的每项预算。 您可以将“收集反馈”工作流添加到该库中，并将您的会计师指定为唯一参与者。 您可以将工作流设置为每当将新项目添加到列表中 (“创建”) 时自动启动。 这样，您的会计师将始终保持最新状态。
自动启动的两个缺点：
- 每当发生触发事件时，都无法停止工作流运行。
- 不能在单个实例的开头更改任何设置。
将工作流添加到整个网站集的内容类型时，还可以选择将工作流添加到网站集中继 承 自要添加工作流的内容类型的所有其他内容类型。 (如果要为单个列表或库添加工作流，此选项不会显示在关联表单中。)
便笺
- 完成所有其他添加操作可能需要很长时间才能完成。
- 如果希望将此工作流添加到继承内容类型的任何网站或子网站的继承已中断，则在运行此操作之前，请确保你是每个网站或子网站中的 Owners 组的成员。
你需要提供将为其分配审阅任务的每个人的姓名或电子邮件地址。
一个阶段还是多个 阶段？ 可以选择仅具有一个阶段的审阅任务，也可以选择具有多个阶段。 如果您有多个阶段，则阶段将逐个进行。
并行审阅还是连续评 审？ 对于任何一个阶段的参与者，您可以选择同时分配他们的审阅任务 (并行) ，或者按照您指示的顺序 (连续) 分配他们的审阅任务。 例如，如果您将工作流设置为在第一次拒绝后结束，或者如果您希望进一步的参与者能够查看早期参与者的评论，则序列选项可能会很有用，作为其评论上下文的一部分。
示例
这个简单的方案说明了多阶段和连续评审的一些优点：
假设 Frank 正在添加新的“收集反馈”工作流。 他希望他的同事 Anna 和 Sean 先审阅每个项目，然后再自己审阅。 这样，他可以在开始自己的评论之前看到他们的评论。 Frank 可以通过以下两种方式之一进行设置：
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通过使用连续 评审，Frank 设置了一个单阶段连续评审，其中 Anna 和 Sean 是前两名参与者，他是第三名参与者。
在这种安排中，安娜必须在分配肖恩的任务之前提交她的反馈;然后，Sean 必须先提交反馈，然后才能分配 Frank 的任务。
以下是 Frank 设置他的单阶段连续评论的方式。
-
通过使用两个 阶段 如果 Frank 希望同时为 Anna 和 Sean 分配审阅，这样 Sean 就不必等 Anna 完成后才能开始，他可以在工作流中设置两个阶段：第一个阶段是用于 Anna 和 Sean 审阅的并行阶段，第二个阶段是仅用于他自己的审阅的单独阶段。 如果第一阶段未完成，则第二阶段永远不会启动。
以下是弗兰克如何设置他的两阶段平行审查。
下面是这两种解决方案的关系图。
外部参与者 包含不属于 SharePoint 组织的参与者有一个特殊过程。 在此过程中，网站成员充当外部参与者的代理。
下面是该过程的关系图：
为每个整个组分配一个任务，还是为每个组成员分配一个任务？ 如果在工作流参与者中包含组地址或通讯组列表，则可以让工作流向组的每个成员分配一个任务，也可以只将一个任务分配给整个组 (但仍向每个成员发送该单个任务的通知) 。 当只有一个任务分配给整个组时，组中的任何成员都可以声明并完成该单个任务。 (你将在本文的 COMPLETE 部分找到有关声明组任务的说明。)
关联表单中有一个文本字段，您可以在其中提供说明、有关要求、资源等的详细信息。
可能会在此文本字段中解决的问题：
- 如果参与者有困难或疑问，应该联系谁？
- 审阅者是否只能在任务表单中提交反馈，还是还可以在项本身中插入跟踪的更改和注释？
- 如果审阅者可以在项本身中插入跟踪的更改和注释，他们应该在对项进行更改之前先检查该项，还是应该将其签入状态，以便多个审阅者可以同时处理该项？
- 如果您的工作流只为每个组或通讯组列表分配一个任务，请在此处提及每个此类组的单个成员应在完成任务之前声明该任务。 这样，组的其他成员就不会因为开始相同的任务而浪费时间。 (你将在本文的 COMPLETE 部分找到有关声明组任务的说明。)
关于这个重要问题，有几个考虑因素。 如果尚未这样做，请打开并阅读本文的 ALLOW 部分以了解详细信息。
可以通过两种方式之一或两种方式之一来指示工作流任务的到期时间：
按日历日期 可指定所有任务到期的单个日历日期。
- 如果将工作流设置为自动启动，则通常 不应 使用此选项。 这是因为每次工作流自动启动时，您指定的日期值 都不会 相对于当前日期自动调整自身。
按任务工期 您可以指定允许完成每个任务的天数、周数或月数，从分配该任务开始。
- 日历截止日期将覆盖指定的任务持续时间。 也就是说：如果今天是 6 月 10 日，今天我分配了一个持续时间为 3 天的任务，但该任务的日历截止日期为 6 月 11 日，则该任务将在日历截止日期) (的 6 月 11 日到期，而不是在 6 月 13 日 (三天持续时间) 的最后一天。
为避免在不必要的审阅上浪费时间，可以选择在对项目进行任何更改时立即取消工作流。
如果选择此选项，则参与者只能在其任务表单中提供反馈。 也就是说，他们不能在项本身中插入跟踪的更改和注释，因为这会更改项，进而取消工作流。 如果选择此选项，请务必在 请求 字段中包含注释，指示参与者 不要 直接在项目中进行任何更改以供审阅。
注意
工作流无法在当前签出的项目上启动。工作流启动后，可以签出要审核的项，以保护其免受更改。 (但是，签出项目时，无法对其启动其他工作流。)
在关联表单第二页的“ 抄送” 字段中，可以输入每次此工作流开始或结束时应收到通知的任何人的姓名或地址。
- 在此处输入姓名不会导致将工作流任务分配给该人员。
- 手动启动工作流时， 启动工作流的人员 会收到启动和停止通知，而无需在此字段中指定。
- 当工作流自动启动时， 最初添加该工作流的人员 将收到启动和停止通知，而无需在此字段中指定。
下一步做什么？
如果已准备好将新的“收集反馈”工作流添加到列表、库或网站集，请转到本文) 列表 /库 或 网站集 (相应的“添加段”。
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仅为一个列表或库添加“收集反馈”工作流 () |
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添加“收集反馈”工作流
仅 (一个列表或库)
如果还不熟悉添加工作流，可能会发现在继续执行本部分中的步骤之前，查看本文中前面的 LEARN、ALLOW 和 PLAN 部分会很有用。
此细分中的部分
在添加工作流之前，需要满足两个问题：
Email 为了让工作流发送电子邮件通知和提醒，必须为 SharePoint 网站启用电子邮件。 如果不确定是否已完成此操作，请与 SharePoint 管理员检查。
权限 默认设置要求你具有“管理列表”权限才能为列表、库或网站集添加工作流。 (默认情况下，Owners 组具有“管理列表”权限;Members 组和 Visitors 组则不需要。有关权限的详细信息，请参阅本文的 LEARN 部分。)
请按以下步骤操作：
打开要为其添加工作流的列表或库。
在功能区上，单击“ 列表 ”或 “库 ”选项卡。
注意
选项卡的名称可能因列表或库的类型而异。 例如，在日历列表中，此选项卡名为 Calendar。
在 “设置” 组中，单击 “工作流设置”。
在工作流设置页面上，为要运行的工作流指定单个内容 类型或为 所有内容类型指定所有 () 然后单击添加 工作流。
完成关联表单的第一页。
(说明如下图所示。)
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内容类型 将默认选择保留为 “全部”，或选择特定的内容类型。 |
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工作流 选择“ 收集反馈 - SharePoint 2010 ”模板。 注意： 如果列表中未显示“ 收集反馈 - SharePoint 2010 ”模板，请联系 SharePoint 管理员，了解如何为网站集或工作区激活该模板。 |
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名称 键入此工作流的名称。 该名称将向此列表或库的用户标识此工作流。 有关命名工作流的建议，请参阅本文的 PLAN 部分。 |
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任务列表 选择要用于此工作流的任务列表。 可以选择现有任务列表，或单击 任务 (新) 创建新列表。 有关创建新任务列表 (而不是选择现有任务列表) 原因的信息，请参阅本文的 PLAN 部分。 |
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历史记录列表 选择要用于此工作流的历史记录列表。 您可以选择现有历史记录列表或单击 新历史记录列表 以创建新列表。 有关创建新历史记录列表 (而不是选择现有历史记录列表) 原因的信息，请参阅本文的 PLAN 部分。 |
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“开始”选项 指定启动此工作流的方式。 有关各种选项的信息，请参阅本文的 PLAN 部分。 |
当此表单中的所有设置都符合您的要求时，单击 “下一步”。
完成关联表单的第二页。
(说明如下图所示。)注意
每次手动启动工作流时，SharePoint 产品都会在关联表单的第二页中提供前几个选项（下图中的数字 1 到数字 7，从 “分配到” 到 CC “），以便你只能针对该实例更改这些选项。
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分配给 输入希望工作流向其分配任务的人员的姓名或地址。
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Order 指定应一次分配一项任务 (串行) ，还是一次性分配所有任务 (并行) 。 有关使用串行和并行阶段的详细信息，请参阅本文的 PLAN 部分。 |
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添加新阶段 除了刚刚配置的第一个阶段之外，添加所需的任何阶段。
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展开组
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请求 在此处包含的任何文本都将包含在工作流发送的每个任务通知中。 不要忘记包括参与者可能需要的任何其他说明或资源，包括： |
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截止日期和任务持续时间 为整个工作流程指定最终截止日期，和/或指定从分配任务之日起完成每个任务的天数、周数或月数。
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CC 输入每次工作流开始或结束时应收到通知的任何人的姓名或电子邮件地址。
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结束工作流 要在对要审阅的项进行任何更改后立即停止和取消工作流，请选择此选项。 请记住，如果选择此选项，则审阅者无法在不结束工作流的情况下在项中添加跟踪的更改和注释。 |
- 按所需方式完成此页面中的所有设置后，单击 保存 以创建工作流。
SharePoint 产品将创建新的工作流版本。
下一步做什么？
如果已准备就绪，请转到本文的 START 部分并启动第一个实例来测试新工作流。
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为整个网站集) 添加收集反馈工作流 ( |
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添加“收集反馈”工作流
整个网站集) 的 (
如果还不熟悉添加工作流，可能会发现在继续执行本部分中的步骤之前，查看本文中前面的 LEARN、ALLOW 和 PLAN 部分会很有用。
此细分中的部分
在添加工作流之前，需要满足两个问题：
Email 为了使工作流发送电子邮件通知和提醒，必须为您的网站启用电子邮件。 如果不确定是否已完成此操作，请与 SharePoint 管理员检查。
权限 SharePoint 默认设置要求你具有“管理列表”权限才能为列表、库或网站集添加工作流。 (默认情况下，Owners 组具有“管理列表”权限;Members 组和 Visitors 组则不需要。有关权限的详细信息，请参阅本文的 LEARN 部分。)
请按以下步骤操作：
转到网站集的主页 (而不是 集合 ) 中的 网站或子网站的主页。
单击“ 设置” 图标
，然后单击 “站点设置”。在“网站设置”页的“Web Designer 库”下，单击网站内容类型。
在“网站内容类型”页面上，单击要为其添加工作流的网站内容类型的名称。
注意
只能为 单个 内容类型的项目添加添加到整个网站集的工作流。
- 在所选内容类型的页面上，在 “设置”下，单击 “工作流设置”。
- 在工作流设置页面上，单击 添加工作流 链接。
- 完成关联表单的第一页。
(说明如下图所示。)
- 在所选内容类型的页面上，在 “设置”下，单击 “工作流设置”。
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工作流 选择“ 审批 - SharePoint 2013 ”模板。 注意： 如果列表中未显示“ 审批 - SharePoint 2013 ”模板，请联系 SharePoint 管理员，了解如何为网站集或工作区激活该模板。 |
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名称 键入此工作流的名称。 该名称将向此网站集的用户标识此工作流。 有关命名工作流的建议，请参阅本文的 PLAN 部分。 |
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任务列表 选择要用于此工作流的任务列表。 可以选择现有任务列表，或单击 任务 (新) 创建新列表。 有关创建新任务列表 (而不是选择现有任务列表) 原因的信息，请参阅本文的 PLAN 部分。 |
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历史记录列表 选择要用于此工作流的历史记录列表。 您可以选择现有历史记录列表或单击 新历史记录列表 以创建新列表。 有关创建新历史记录列表 (而不是选择现有历史记录列表) 原因的信息，请参阅本文的 PLAN 部分。 |
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“开始”选项 指定启动此工作流的方式。 有关各种选项的信息，请参阅本文的 PLAN 部分。 |
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更新列表和网站内容类型？ 指定是否应将此工作流添加到与 继承自此 内容类型的所有其他网站和列表内容类型相关联) (。
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当此页面中的所有设置都符合您的要求时，单击 “下一步”。
完成关联表单的第二页。
(说明如下图所示。)注意
每次手动启动工作流时，SharePoint 产品都会在关联表单的第二页中提供前几个选项（下图中的数字 1 到数字 7，从审阅者到抄送），以便可以仅针对该实例更改这些选项。
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分配给 输入希望工作流向其分配任务的人员的姓名或地址。
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Order 指定是否应在串行) 中一次分配一项任务， (以并行分配此阶段中的任务，还是一次分配所有任务 (并行) 。 有关使用串行和并行阶段的详细信息，请参阅本文的 PLAN 部分。 |
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添加新阶段 除了刚刚配置的第一个阶段之外，添加所需的任何阶段。
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展开组
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请求 在此处包含的任何文本都将包含在工作流发送的每个任务通知中。 不要忘记包括参与者可能需要的任何其他说明或资源，包括： |
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截止日期和任务持续时间 为整个工作流程指定最终截止日期，和/或指定从分配任务之日起完成每个任务的天数、周数或月数。
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CC 输入每次工作流开始或结束时应收到通知的任何人的姓名或电子邮件地址。
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结束工作流 要在对要审阅的项进行任何更改后立即停止和取消工作流，请选择此选项。 请记住，如果选择此选项，则审阅者无法在不结束工作流的情况下在项中添加跟踪的更改和注释。 |
- 按所需方式完成此页面中的所有设置后，单击 保存 以创建工作流。
SharePoint 产品将创建新的工作流版本。
下一步做什么？
如果已准备就绪，请转到本文的 START 部分并启动第一个实例来测试新工作流。
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启动“收集反馈”工作流 |
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启动“收集反馈”工作流
工作流可以设置为仅手动启动、仅自动启动或任一启动：
- 随时由具有必要权限的任何人手动执行。
- 每当指定的触发事件发生时自动执行 — 即，每当项目添加到列表或库中时和/或每当列表中已有的项目以任何方式更改时。
(在最初添加和配置工作流期间，在关联表单的第一页中指定了一个或多个触发事件。有关详细信息，请参阅本文的 PLAN 部分。)
注意
工作流无法在当前签出的任何项目上启动。 (在项目上启动工作流 后， 可以签出该项目;但在那之后，在再次签入该项目之前，无法对该项目启动进一步的工作流。)
此细分中的部分
如果将工作流配置为自动启动，则每次发生触发事件时，工作流都会在触发它的项上运行。
启动时，工作流会分配第一个或多个任务，并向每个被分配人发送任务通知。 同时，它还向最初添加工作流的人员以及关联表单第二页抄 送 字段中列出的任何人发送 (任务通知) 的开始通知。
注意
首次添加将自动启动的新工作流时，关联表单) 第二页上的“ 所有任务的截止日期 ”字段 (通常应留空，因为在此处指定的任何显式日期值 都不会 相对于每次工作流开始的日期自动调整自身。 有关详细信息，请参阅本文的 PLAN 部分。
权限说明 通常，必须具有“编辑项目”权限才能启动工作流。 (默认情况下，Members 组和 Owners 组都具有此权限，但 Visitors 组没有。但是，所有者也可以根据工作流的基础选择要求启动工作流的人员具有“管理列表”权限。通过选择此选项，所有者基本上可以指定只有他们和其他所有者才能启动特定工作流。有关更多详细信息，请参阅本文的 Learn 部分。)
两个起点
可以从以下两个位置之一手动启动工作流：
- 从存储项目的列表或库中
- 从项目本身内部，在创建它的 Microsoft Office 程序中打开。 (请注意，这必须是完整的已安装程序，而不是 Web 应用程序版本。)
本部分的其余两节提供这两种方法的说明。
转到存储要在其上运行工作流的项的列表或库。
单击项名称前面的图标以选择项目，然后在功能区的“Files”选项卡的“工作流”组中单击“工作流”。
在“工作流： 项名称 ”页的“ 启动新工作流”下，单击要运行的工作流。
在启动表单中，进行要应用于此特定工作流实例的任何更改。
注意
此处在启动表单中所做的更改 仅 在工作流的当前实例期间使用。 如果要进行每次工作流运行时应用的任何更改，或者要更改不在此窗体中显示的工作流设置，请参阅本文的 CHANGE 部分。
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分配给 对希望工作流向其分配任务的人员列表进行任何更改。
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Order 确保有关在每个段中一次分配一个任务 (串行) 或一次分配任务 (并行分配任务的规范) 符合您的要求。 有关使用串行和并行阶段的详细信息，请参阅本文的 PLAN 部分。 |
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添加新阶段 除了当前配置的一个或多个阶段之外，还添加所需的任何阶段。
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展开组
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请求 在此处包含的任何文本都将包含在工作流发送的每个任务通知中。 不要忘记包括参与者可能需要的任何其他说明或资源，包括： |
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截止日期和任务持续时间 为整个工作流程指定最终截止日期，和/或指定从分配任务之日起完成每个任务的天数、周数或月数。 有关何时使用截止日期和何时使用任务持续时间的详细信息，请参阅本文的 PLAN 部分。 |
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CC 进行所需的任何添加或删除。 请记住：
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- 当您按照所需方式完成启动表单中的所有设置时，单击 “开始” 以启动工作流。
工作流分配第一个或多个任务，同时向你和启动表单抄 送 字段中列出的任何人发送开始通知。
在计算机上安装的 Office 程序中打开项目。
在打开的项中，单击“ 文件 ”选项卡，单击 “保存”&“发送”，然后单击要对该项运行的工作流。
如果看到以下消息，告诉您工作流需要检入文件，请单击 Check In 按钮。
单击大的“ 开始工作流” 按钮。
在 更改工作流 页面的启动窗体中，进行要应用于此特定工作流实例的任何更改。
注意
此处在启动表单中所做的更改 仅 在工作流的当前实例期间使用。 如果要进行每次工作流运行时应用的任何更改，或者要更改不在此窗体中显示的工作流设置，请参阅本文的 CHANGE 部分。
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分配给 对希望工作流向其分配任务的人员列表进行任何更改。
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Order 确保有关在每个段中一次分配一个任务 (串行) 或一次分配任务 (并行分配任务的规范) 符合您的要求。 有关使用串行和并行阶段的详细信息，请参阅本文的 PLAN 部分。 |
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添加新阶段 除了当前配置的一个或多个阶段之外，还添加所需的任何阶段。
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展开组
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请求 在此处包含的任何文本都将包含在工作流发送的每个任务通知中。 不要忘记包括参与者可能需要的任何其他说明或资源，包括：
你将在本文的 COMPLETE 部分找到有关声明组任务的说明。 |
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截止日期和任务持续时间 为整个工作流程指定最终截止日期，和/或指定从分配任务之日起完成每个任务的天数、周数或月数。 有关何时使用截止日期和何时使用任务持续时间的详细信息，请参阅本文的 PLAN 部分。 |
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CC 进行所需的任何添加或删除。 请记住：
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- 当您在启动表单中按所需方式进行设置时，单击 “开始” 以启动工作流。
工作流分配第一个或多个任务，同时向你和启动表单抄 送 字段中列出的任何人发送开始通知。
下一步做什么？
- 如果这是第一次运行此工作流，其他参与者是否需要信息和帮助才能完成分配的任务？ (他们可能会发现本文 的完整部分很 有用。)
- 此外，最好检查参与者是否收到他们的电子邮件通知，特别是他们的垃圾邮件过滤器是否不当处理通知。
- 当然，你可能有一个或多个工作流任务需要自己完成。 有关详细信息，请转到本文的 COMPLETE 部分。
- 同时，若要了解如何跟踪工作流当前实例的进度，请转到本文的 MONITOR 部分。
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完成“收集反馈”工作流任务 |
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完成“收集反馈”工作流任务
如果这是您第一次在“收集反馈”工作流中分配任务，您可能会发现在完成任务之前完整查看本文的这一部分会很有用。 这样，您就会了解所有可能向您开放的选项。
注意
如果知道工作流任务已分配给你，但通知邮件尚未显示在电子邮件收件箱中，请确保垃圾邮件筛选器未误送通知。 如果有，请相应地调整过滤器的设置。
首先，请确保你有正确的文章
不同类型的工作流需要不同的任务操作。
因此，在开始之前，请确保分配给您的任务确实是“收集反馈”工作流任务，而不是其他类型工作流的任务。
查找文本 请在 以下任一位置查看：
- 在任务通知的 “主题 行”
- 在消息栏上要评价的项中
- 在“工作流状态”页面上的任务标题中
如果在这些位置看不到“请审阅”文本，请与启动或最初添加工作流的人员检查，以了解它是基于哪个工作流模板，或者它是否是自定义工作流。 在本文的 “另请参阅 ”部分，你将找到有关如何使用 SharePoint 产品中包含的其他类型工作流的文章的链接。
但是，如果您的任务 是 收集反馈任务，请继续阅读！
此细分中的部分
- 过程概述
- 从任务通知消息中访问项和任务窗体
- 从列表或库中访问项和任务窗体
- 评价该项
- 完成并提交任务表单
- 过期通知
- 在完成组任务之前领取该任务 (可选)
- 请求更改项 (可选)
- 将任务重新分配给其他人 (可选)
- (可选) 代表外部参与者完成任务
在工作流中分配任务时，通常通过以下三种方式之一了解该任务：
- 你会收到电子邮件任务通知。
- 打开 Microsoft Office 文档，看到消息栏，通知你已分配相关任务。
- 你检查 SharePoint 网站，发现当前分配了一个或多个任务。
当你发现已分配有“收集反馈”工作流任务时，通常会执行以下两项操作：
- 评价该项 您打开并审阅该项。
- 完成任务 您可以使用任务表单提交评审结果。
因此，完成任务通常涉及以下三个项目：
- 你收到的通知 (电子邮件)
- 提交以供审阅的项目 (你打开并审阅该项目)
- (打开、填写和提交) 的任务表单
下面是这三个项目的外观。
注意
任务通知消息功能区上的 “打开此任务 ”按钮 仅在 Outlook 的完整安装版本中打开邮件时才会显示，而不是在 Outlook Web Access Web 应用程序中 打开邮件时 显示。
请按以下步骤操作：
- 在任务通知消息的 要完成此任务 说明，请单击指向该项目的链接。
- 在打开的项中，单击消息栏上的 “打开此任务 ”按钮。
注意
任务通知消息功能区上的 “打开此任务 ”按钮 仅在 Outlook 的完整安装版本中打开邮件时才会显示，而不是在 Outlook Web Access Web 应用程序中 打开邮件时 显示。
请按以下步骤操作：
- 在存储要审阅的项的列表或库中，单击与项和工作流关联的“ 正在进行” 链接。
- 在工作流状态页面上，单击任务的标题。
- 在任务窗体的此 工作流任务适用于 消息栏中，单击指向项目的链接。
此示例中，项目是 Microsoft Word 文档。
提示
如果这是组任务 - 也就是说，分配给整个组或通讯组列表的单个任务，以便单个组成员可以完成整个组的任务，则最好在查看项目之前声明该任务。 这样，您可以减少组中另一个成员也审阅该文章的机会。 有关说明，请参阅本部分中的第 7 节， 在完成组任务之前声明该任务。
请注意文档顶部的两个黄色消息栏：
服务器读取-仅此文档以只读模式打开 — 也就是说，您可以阅读文档，但不能对其进行任何更改。
运行工作流的人员可以选择 仅 允许在任务表单中提供反馈，或者还允许在项本身中跟踪更改和注释。 如果不确定是否应该处理项本身，请与启动工作流的人员或最初添加工作流的人员检查。 如果要插入跟踪的更改和注释，请单击“编辑文档”按钮。
需要确保的几件事：
- 请确保您知道在插入跟踪的更改和注释之前是否应该检查文档，或者是否应该保持文档签入状态，以便多个审阅者可以同时处理它。
- 请确保在插入 任何 更改或批注之前启用更改跟踪。 有关详细信息，请参阅本文中的 ALLOW 段。
- 完成对项的工作后，请确保将更改保存到服务器。 如果已签出项目，请重新检查。
工作流 任务 准备好完成并提交任务表单时，单击 “打开此任务 ”按钮。
“收集反馈”工作流任务的任务窗体如下所示。
请注意，前两个控件 (删除项和 此 工作流任务适用于项标题) 从项内部打开以供审阅时，任务窗体 中不会显示 在任务窗体中。
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删除项 若要从工作流的当前实例中删除此任务，请单击此处的链接。
注意：如果未启动此工作流实例，则可能需要在删除任务之前检查启动该工作流的人员。 |
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此工作流任务适用于项标题 若要打开项目进行审阅，请单击此处的链接。 |
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状态、请求者、合并评论、截止日期 您不能编辑或更改这 4 个字段中的条目，但是您可能会发现其中的信息很有用。 请注意， “合并批注 ”框不仅包含有关如何完成任务的任何其他说明，还包含已在同一工作流实例中完成任务的参与者在表单中提交的所有批注。 同样，提交自己的表单后，包含在“ 注释 ”框 (4) 中的任何文本也将显示在“合并 批注 ”框中，供后续参与者使用。 |
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批注 在此处键入或粘贴你的反馈。 您在此处输入的任何文本都将记录在工作流历史记录中，并且还将显示在“合并 注释” 字段中 (3) 供后续参与者使用。 |
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发送反馈 在“ 注释 ”字段中键入要提供的任何反馈 (4) 和/或在项本身中插入任何跟踪的更改和注释后，单击此按钮提交反馈并完成任务。 注意：在对 i 项本身进行任何更改之前，请确保您应该这样做。有关详细信息，请参阅此部分中的第 4 节，查看该项。 |
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取消 要关闭任务窗体而不保存任何更改或响应，请单击此按钮。 任务将保持未完成并分配给你。 |
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请求更改 要请求更改您正在审阅的项目，请单击此按钮。 有关表单的插图，你将在其中输入请求的详细信息以及有关进一步说明，请转到此部分中的第 8 节， 请求对项目进行更改。 注意： 对于某些工作流任务，此选项可能会关闭。 |
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重新分配任务 若要将此任务重新分配给其他人，请单击此按钮。 有关将输入重新分配的详细信息的页面的插图以及有关进一步说明，请转到本部分中的第 9 节， 将任务重新分配给其他人。 注意： 对于某些工作流任务，此选项可能会关闭。 |
如果任务或整个工作流实例逾期未完成，则通知会自动发送到：
- 任务分配到的人员。
- 启动工作流的人员 (，如果启动是自动的，则发送到最初添加工作流) 的人员。
如果只将一个任务分配给您所属的整个组，则该组的任何成员都可以代表整个组声明并完成该单个任务。
在审阅项目 之前 声明任务。 一旦你领取任务，它就会分配给你，组里的其他成员都无法完成它。 (这样，只有一个人完成必要的工作。)
- 在工作流状态页面上，指向分配给组的任务的名称，直到出现箭头。
- 单击箭头，单击“ 编辑项 ”，然后在任务窗体中单击“ 声明任务 ”按钮。
刷新“工作流状态”页面时，您可以看到该任务不再分配给组，而是专门分配给您。
稍后，如果要在不完成任务的情况下再次将任务发布到组，请使用相同的步骤返回到任务窗体，但现在单击“ 发布任务” 按钮。
在开始此过程之前，请注意，如果对项进行任何更改，工作流可能会 设置为立即结束 。 最好与启动或最初添加工作流的人员检查，以确保可以进行更改，并且工作流在此时结束。
我们将通过将更改请求选项置于一个场景中来演示它：
首先，假设你的名字叫 Frank。
然后，假设一位名叫 Anna 的同事对她创建的文档启动了“收集反馈”工作流。
当你查看 Anna 的新文档时，你觉得引言太长。
单击工作流任务窗体底部的“ 请求更改 ”按钮，然后完成此窗体。
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请求更改来源 输入要向其请求更改的人员的姓名或电子邮件地址。 (若要将请求发送给启动此工作流运行的人员 — 或者，如果工作流自动启动，则发送给最初添加此收集反馈工作流的人员 — 也可以将此字段留空。) |
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新建请求 描述您想要进行的更改，并提供进行更改的人需要的任何信息。 (您在此处输入的任何文本都将添加到“ 合并批注 ”区域中。) |
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新建工期 执行以下三项操作之一：
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新工期单位 如果要指定新的任务持续时间，请将此字段与 新持续时间 字段结合使用，以标识任务截止日期之前的时间段。 (例如： 3 天 或 1 个月 或 2 周。) |
按所需方式拥有所有表单条目后，单击“ 发送”，当前任务将标记为“完成”。 (但你还没有完成。Anna 完成更改任务后，系统会再次为你分配审阅任务。)
同时，Anna 收到以下电子邮件通知：
只需看一眼图中) 数字 1 (主题 行，Anna 就知道这不是普通的“收集反馈”通知，而是更改有关该项目的内容的请求。 她在“请求 的更改” 文本 (数字 2) 中找到有关已请求的特定更改的信息。
Anna 签出项目， (或不) 进行请求的更改，然后将更改保存 (如果有) ，然后重新签入项目。 (请记住，如果将工作流设置为在对项进行任何更改后立即结束，则此操作将导致工作流结束。)
然后 Anna 转到“工作流状态”页，并从那里的“ 任务 ”区域打开她的变更请求任务。
Anna 在“ 备注 ”字段中添加她想要的任何信息，然后单击“ 发送回复”。 工作流执行两个操作：
- 它将 Anna 的更改请求任务标记为 已完成。
- 它会为你分配一个新的审阅任务，并在“ 合并批注 ”区域) 中添加 Anna 的批注 (并发送有关该任务的通知。
现在，您可以继续完成对已更改项的审核。
同时，所有这些操作都会在“工作流状态”页面的 “工作流历史记录 ”部分中进行跟踪和显示，如下图所示。
下面是整个过程的关系图。
如果您希望其他人完成已分配给您的工作流任务，请单击工作流任务窗体中的“ 重新分配任务 ”按钮。
将显示此表单。
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将任务重新分配给 输入要分配此任务的人员的姓名或地址。 若要将此任务分配给启动工作流的人员 - 或者，如果工作流自动启动，则分配给最初添加此工作流的人员 - 请将此字段留空。 |
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新建请求 提供分配给任务的人员完成任务所需的任何信息。 (您在此处输入的任何文本都将添加到“ 合并批注 ”区域中。) |
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新建工期 执行以下三项操作之一：
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新工期单位 如果要指定新的任务持续时间，请将此字段与 新持续时间 字段结合使用，以标识任务截止日期之前的时间段。 (例如： 3 天 或 1 个月 或 2 周。) |
表单填写完成后，单击 “发送”。 您的任务标记 为“已完成”，新任务将分配给现在负责该任务的人员，并发送任务通知。
你提供的任何新信息都包含在下图) 中新任务通知 (数字 1 的“委 派者 ”文本中。
同时，所有这些更改都会在“工作流状态”页面的 “任务 ”和 “历史记录 ”部分中进行跟踪和可见，如下所示。
包含不属于 SharePoint 组织的参与者有一个特殊过程。 在此过程中，站点成员充当外部参与者的 代理 ：
- 在关联表单第二页的相应 “分配给 ”阶段中包含外部参与者的电子邮件地址。
- 工作流实际上将外部参与者的任务分配给启动工作流的站点成员，或者，如果工作流自动启动，则分配给最初添加工作流的成员。 实际分配任务的这个人充当外部参与者的代理。
- 此站点成员将收到任务通知，并指示将项目的副本发送给外部参与者以供审阅。 (同时，外部参与者会收到任务通知的副本，该副本可以用作有用的警报或提醒 ) 。
- 实际分配任务的站点成员将项目的副本发送给外部参与者。
- 外部参与者审阅项目，并将其答复发送给网站成员。
- 外部参与者的响应到达时，网站成员代表外部参与者完成 SharePoint 产品中的任务。
下面是该过程的关系图。
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监视、调整或停止正在运行的收集反馈工作流 |
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监视、调整或停止正在运行的收集反馈工作流
可以监视、调整或停止正在运行的工作流的中心位置是该工作流实例的工作流状态页面。
首先，我们将向您展示如何访问该页面，然后我们将向您展示如何使用您在那里找到的选项和信息。 最后，我们将向您展示另外两个页面，您可以在其中获取其他监控信息。
此细分中的部分
- 转到工作流状态页
- 使用“工作流状态”页监视工作流进度
- 将活动任务更改 (已分配给) 的任务
- 将将来的任务 (尚未分配给) 的任务
- 取消或结束此工作流运行
- 了解正在项上运行的工作流
- 监视整个网站集的工作流
在项目所在的列表或库中，单击所需项目和工作流的“ 正在进行” 链接。
在此示例中，项是名为“Keynote 草稿”的文档，工作流是“审批 3”。
“工作流状态”页随即打开。
注意
- 如果列表或库包含大量项目，则可以使用排序和/或筛选更快地查找要查找的项目。 如果您发现以相同的方式重复排序和/或筛选，您可能会发现创建一个自动执行该特定排列的自定义视图很有用。
- 要转到“工作流状态”页面，您还可以针对您感兴趣的特定实例单击“已开始”电子邮件通知中的“ 查看此工作流的状态 ”链接，或单击“已完成”电子邮件通知中的“ 查看工作流历史记录 ”链接。
在这里，在“工作流状态”页面每个部分的插图下，您将找到该部分回答的监控问题。
工作流信息部分
已回答的问题：
- 谁启动了此工作流实例？
- 此实例是什么时候启动的？
- 此实例中的最后一个操作是什么时候发生的？
- 此实例在哪个项上运行？
- 此实例的当前状态是什么？
任务部分
已回答的问题：
- 哪些任务已经创建并分配，它们的当前状态是什么？
- 哪些任务已经完成，每项任务的结果是什么？
- 已创建和分配的每个任务的截止日期是什么时候？
已删除的任务和尚未分配的任务 不会 显示在此部分中。
工作流历史记录部分
已回答的问题：
- 此工作流实例中已发生哪些事件？
- 请注意，过期任务和过期任务通知 不会 显示在此区域中。
有两种方法可以更改已分配但尚未完成的任务：
- 更改 单个 活动任务
- 更改 所有 活动任务
更改 单个 活动任务
权限 若要对分配给自己以外的人的 单个 任务进行任何更改，必须具有“管理列表”权限。 (默认情况下，Owners 组具有“管理列表”权限;Members 组和 Visitors 组则不需要。因此，例如，可以拥有允许启动工作流但不对其他参与者的任务进行更改的权限。)
如果具有所需的权限：
- 在“工作流状态”页面上，单击“ 任务” 列表中任务的标题。
- 使用任务窗体完成、删除或重新分配任务，或请求对项目进行更改。
有关如何使用任务窗体的更多详细说明，请参阅本文的 COMPLETE 部分。
更改 所有 活动任务
权限 下图中的所有四个命令链接都显示在具有“管理列表”权限的任何用户的工作流状态页上。 前三个链接显示在工作流实例启动人员的页面上，但不会显示“结束此工作流”链接，除非该人员也具有“管理列表”权限。 (同样，默认情况下，Owners 组具有“管理列表”权限;成员组和访问者组则不然。)
在“工作流状态”页面上，在“工作流可视化”正下方的区域中，单击“ 更新收集反馈”链接的活动任务 。
在打开的窗体中进行更改，然后单击 “确定”。
- 反映更改的消息将发送给当前在此运行中分配任务的人员。
- 已完成或删除的任务，以及尚未分配的 任务不受在此 窗体中所做的更改的影响。
- 如果要对尚未分配的任务进行更改，请参阅此部分中的以下部分， 更改未来的任务。
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每个任务的持续时间、持续时间单位 要保持现有截止日期，请 将 “每个任务的持续时间 ”留空，并且不更改 “持续时间单位”。 删除截止日期，以使其不存在 在“每个任务的持续时间”中键入数字 0。 若要通过延长任务工期来推迟截止日期，请 使用这两个工期字段指定要延长工期的单位数量和类型。 |
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请求 若要更改请求文本，请 在文本框中进行所需的任何更改。 |
- 表单中的所有字段都按照所需方式显示后，单击 “确定”。
更新当前实例中的所有 活动 任务。
权限 下图中的所有四个命令链接都显示在具有“管理列表”权限的任何用户的工作流状态页上。 前三个链接显示在工作流实例启动人员的页面上，但不会显示“结束此工作流”链接，除非该人员也具有“管理列表”权限。 (同样，默认情况下，Owners 组具有“管理列表”权限;成员组和访问者组则不然。)
在“工作流状态”页面的“工作流可视化”正下方的区域中，单击 “添加或更新收集反馈的审阅者 ”链接。
在打开的窗体中进行更改，然后单击“ 更新”。
注意
已创建和分配的任务 不受 此窗体中所做的更改的影响。
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参与者、排序、展开组
注意：可以使用“展开组”检查框指定列出的通讯组是应为整个组仅分配一个任务，还是为每个成员分配一个任务。 有关使用这些字段的详细信息，请参阅本文的列表/库或网站集) (PLAN 段和相应的 ADD 段。 |
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请求
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所有任务的截止日期、每个任务的持续时间、持续时间单位
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- 表单中的所有字段都按照所需方式显示后，单击“确定”。
当前实例中的所有后续任务都将反映你的更改。
有两种方法可以在正在运行的工作流实例正常完成之前停止它：
- 取消工作流 所有任务都将取消，但会保留在“工作流状态”页面的 “任务 ”区域中。
- 结束此工作流 所有任务都将取消，并从“工作流状态”页面的 “任务 ”区域中删除。 (但是，它们仍反映在工作流历史记录区域中。)
下面是这两种方法的说明。
取消 (所有已取消但保留在“任务”列表和“历史记录”) 中的任务
权限 下图中的所有四个命令链接都显示在具有“管理列表”权限的任何用户的工作流状态页上。 前三个链接显示在工作流实例启动人员的页面上，但不会显示“结束此工作流”链接，除非该人员也具有“管理列表”权限。 (同样，默认情况下，Owners 组具有“管理列表”权限;成员组和访问者组则不然。)
如果不再需要或不需要工作流的当前实例，则可以停止它。
- 在工作流状态页面上，在工作流可视化正下方的区域中，单击取消 所有收集反馈任务 链接。
所有当前任务都将取消，工作流以“ 已取消”状态结束。 已取消的任务仍列在 “任务 ”区域和“ 工作流历史记录 ”区域中。
终止 (从任务列表中删除但保留在历史记录中的所有任务)
权限 下图中的所有四个命令链接都显示在具有“管理列表”权限的任何用户的工作流状态页上。 前三个链接显示在工作流实例启动人员的页面上，但不会显示“结束此工作流”链接，除非该人员也具有“管理列表”权限。 (同样，默认情况下，Owners 组具有“管理列表”权限;成员组和访问者组则不然。)
如果发生错误，或者工作流停止且无法响应，则可以终止该错误。
- 在“工作流状态”页面上，在“工作流可视化效果”正下方的区域中，单击“ 结束此工作流 ”链接。
工作流创建的所有任务都将被取消，并从“工作流状态”页面的 “任务 ”区域中删除，但它们仍反映在“ 工作流历史记录 ”区域中。 工作流结束时的状态为 “已取消”。
在任何项的工作流页上，您都会找到当前在该项上运行的工作流的列表。
- 转到存储项目的列表或库。
- 单击项名称前面的图标以选择项目，然后在功能区的“Files”选项卡的“工作流”组中单击“工作流”。
- 在“工作流： 项名称 ”页的 “正在运行的工作流”下，你将找到当前在项上运行的工作流实例的列表。
注意
请注意，单个工作流版本的多个实例 不能 同时在同一项上运行。 例如：添加了两个工作流，均基于“收集反馈”模板。 一个称为计划反馈，另一个称为预算反馈。 在任何时候，可以在任何一项上运行计划反馈和预算反馈各一个实例，但不能运行任一工作流的两个实例。
网站集管理员可以一目了然地查看：
- 网站集中当前存在基于每个工作流模板的工作流数。
- 每个工作流模板本身在网站集中当前是活动还是非活动。
- 基于每个工作流模板的工作流版本的实例数当前正在网站集中运行。
操作方式如下：
- 打开网站集的主页 (而不是 集合 ) 内 网站或子网站的主页。
- 单击“ 设置” 图标 ，然后单击 “站点设置”。
- 在站点设置页面的 站点管理下，单击 工作流。
工作流页面随即打开，显示信息。
下一步做什么？
如果这是此工作流版本首次运行，您可能希望使用本文 REVIEW 部分中的说明来查看实例中的事件，并发现工作流是否按预期运行。
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查看 收集反馈工作流结果并创建报告 |
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查看收集反馈工作流结果并创建报告
工作流实例完成后，您可以查看其历史记录中记录的事件。 (您可以在实例完成后的最多 60 天内访问任何实例的记录。)
重要
请注意，工作流历史记录仅供非正式参考。 它 不能 用于官方审计或任何其他法律、证据目的。
您还可以跨实例运行有关工作流整体性能的报告。
此细分中的部分
只要某个项保留在同一列表或库中，并且直到在同一项上再次运行相同的工作流，就可以从列表或库访问最新实例的历史记录。
若要查看在任何项上运行的工作流的最新实例的工作流状态页：
- 在项目所在的列表或库中，单击所需项目和工作流的状态链接。
在此示例中，项是标题为“ Keynote 草稿 ”的文档，工作流是 “新建文档审批”。
在“工作流状态”页上， “工作流历史记录 ”部分位于底部附近。
如果要在同一项目上再次运行同一工作流 后查看 实例的历史记录，该怎么办？
事实上，您最多可以从以下两个入口点之一执行此操作：列表或库，或工作流完成通知。 (60 天是 SharePoint 产品保留工作流任务历史记录的时间。)
从列表或库中
- 转到存储项目的列表或库。
- 单击项名称前面的图标以选择项目，然后在功能区的“Files”选项卡的“工作流”组中单击“工作流”。
- 在“工作流： 项名称 ”页的 “已完成的工作流”下，单击要查看的工作流实例的名称或状态。
此时将打开该实例的工作流状态页。
从工作流完成通知中
- 打开您要查看的实例的工作流完成通知，然后单击“ 查看工作流历史记录 ”链接。
此时将打开该实例的工作流状态页。
为了保留所有完成通知，可能需要创建一个 Outlook 规则。 设置规则以将主题行中包含文本已完成的所有传入邮件复制到其自己的单独文件夹中。 (请确保 Outlook 规则 复制 传入邮件，而不是简单 地移动 它们，否则它们将不会显示在收件箱中。) 若要了解有关如何创建 Outlook 规则的详细信息，请参阅 文章：使用规则管理电子邮件。
要了解其中一个工作流版本的一般执行情况（随时间推移和在多个实例上），您可以创建两个预定义报表中的一个或两个：
- 活动持续时间报告 使用此报表可查看完成工作流 中 每个活动所需的平均时间，以及完成该工作流的每次完整运行或 实例 所需的时间。
- 取消和错误报告 使用此报表可查看工作流是否经常被取消或在完成之前遇到错误。
为工作流创建可用报表
- 在列表或库中，在该工作流的 状态 列中，单击任何状态信息链接。
- 在“工作流状态”页的 “工作流历史记录”下，单击“ 查看工作流报告”。
- 找到要查看报表的工作流，然后单击要查看的报表的名称。
- 在“自定义”页面上，保留或更改报表文件的创建位置，然后单击 “确定”。
报表随即创建并保存到指定位置。 - 报表完成后，可以单击下图中所示的链接进行查看。 否则，请单击“ 确定” 完成并关闭对话框。 (稍后，当你准备好查看该报告时，你将在上一步中指定的位置找到它。)
下一步做什么？
如果您的工作流按照您想要的方式运行，您就可以开始使用它了。
如果要更改其工作方式的任何内容，请参阅本文的 CHANGE 部分。
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更改、禁用或删除“收集反馈”工作流 |
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更改、禁用或删除“收集反馈”工作流
运行新的“收集反馈”工作流的第一个实例并查看结果后，您可能希望对工作流的配置方式进行一项或多项更改。
此外，您可能希望在将来的不同时间对配置进行进一步更改。
最后，在某个时候，您可能希望在更短或更长的时间内禁用工作流，但不将其删除 — 或者您确实可以选择完全删除它。
此细分中的部分
要对现有工作流的设置进行永久更改，请打开并编辑最初用于添加它的关联表单。
如果工作流仅在一个列表或库中运行
打开运行工作流的列表或库。
在功能区上，单击“ 列表 ”或 “库 ”选项卡。
注意
选项卡的名称可能因列表或库的类型而异。 例如，在日历列表中，此选项卡名为 Calendar。
在 “设置” 组中，单击 “工作流设置”。
在“工作流设置”页上，在“ 工作流名称”下 (单击以更改设置) ，单击要更改其设置的工作流的名称。
注意
如果列表中未显示所需的“收集反馈”工作流，则它可能只与一个内容类型关联。 此列表中显示的工作流由 显示此类型的工作流关联 控件控制，该控件位于列表正上方。 (请参见图。) 单击下拉菜单中的内容类型选项，以发现哪个选项显示所需的工作流。 当所需的工作流出现在列表中时，单击该工作流的名称。
在最初用于添加工作流的同一两页关联表单中，进行并保存所需更改。
有关关联窗体中的字段和控件的详细信息，请参阅本文的列表/库或网站集) (PLAN 段和相应的 ADD 段。
如果工作流在网站集的所有列表和库中运行
- 打开网站集的主页 (而不是 集合 ) 内 网站或子网站的主页。
- 单击“ 设置” 图标 ，然后单击 “站点设置”。
- 在“网站设置”页的 “库”下，单击 “网站内容类型”。
- 在“网站内容类型”页面上，单击运行工作流的网站内容类型的名称。
- 在所选内容类型的页面上，在“设置”下， 单击“工作流设置”。
- 在“工作流设置”页上，在“ 工作流名称”下 (单击以更改设置) ，单击要更改其设置的工作流的名称。
- 在最初用于添加工作流的同一两页关联表单中，进行并保存所需更改。
有关关联窗体中的字段和控件的详细信息，请参阅本文的列表/库或网站集) (PLAN 段和相应的 ADD 段。
如果工作流仅在一个列表或库中运行
打开运行工作流的列表或库。
在功能区上，单击“ 列表 ”或 “库 ”选项卡。
注意
选项卡的名称可能因列表或库的类型而异。 例如，在日历列表中，此选项卡名为 Calendar。
在 “设置” 组中，单击 “工作流设置”。
在工作流设置页面上，单击 删除工作流 链接。
使用“删除工作流”页面上的表单禁用、重新启用或删除工作流。
表单中有五列：
- 工作流 工作流的名称。
- 实例 当前在项上运行的工作流实例数。
- 允许 使工作流能够继续正常运行的选项。
- 没有新实例 允许完成工作流的任何当前运行实例的选项，但通过使其无法运行任何新实例来禁用工作流。 (此操作 是 可逆的。若要稍后重新启用工作流，请返回到此页面并选择“ 允许”。)
- 删除 从列表或库中完全删除工作流的选项。 所有正在运行的实例都将立即终止，并且该工作流的列不再显示在列表或库的页面上。 (此操作 不可 逆。)
如果工作流在网站集的所有列表和库中运行
- 打开网站集的主页 (而不是 集合 ) 内 网站或子网站的主页。
- 单击“ 设置” 图标 ，然后单击 “站点设置”。
- 在“网站设置”页的 “库”下，单击 “网站内容类型”。
- 在“网站内容类型”页面上，单击运行工作流的网站内容类型的名称。
- 在所选内容类型的页面上，在“设置”下，单击 “工作流设置”。
- 在工作流设置页面上，单击 删除工作流 链接。
- 使用“删除工作流”页面上的表单禁用、重新启用或删除工作流。
表单中有五列：
- 工作流 工作流的名称。
- 实例 当前在项上运行的工作流实例数。
- 允许 使工作流能够继续正常运行的选项。
- 没有新实例 允许完成工作流的任何当前运行实例的选项，但通过使其无法运行任何新实例来禁用工作流。 (此操作 是 可逆的。若要稍后重新启用工作流，请返回到此页面并选择“ 允许”。)
- 删除 从网站集中完全删除工作流的选项。 所有正在运行的实例都将立即终止，并且该工作流的列不再显示在列表或库的页面上。 (此操作 不可 逆。)
下一步做什么？
如果进行了任何更改，请运行工作流的测试实例以仔细检查更改的效果。
进一步自定义
可通过多种方式进一步自定义 SharePoint 产品中包含的工作流。
你甚至可以从头开始创建自定义工作流。
您可以使用以下任意或所有程序：
- Microsoft SharePoint Designer 2013 自定义工作流窗体、操作和行为。
- Microsoft Visual Studio 构建您自己的自定义工作流操作。
有关详细信息，请参阅 Microsoft Software Developer Network (MSDN) 帮助系统。