创建用于筛选保留策略的查询

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关键字可帮助您缩小策略中包括的内容。通过创建保留策略获得焦点的搜索，您减少您需要保留在每个内容源中的内容量。

查询帮助您缩小这些内容源并优化保留通过使用关键字、运算符和通配符创建规则的内容。在保留策略的查询支持关键字查询语言 (KQL)。有关详细信息，请参阅关键字查询语言 (KQL) 语法。

注意: 对于要包括在保留策略的内容，它必须执行爬网搜索。有关爬网的默认文件类型的详细信息，请参阅默认的已爬网文件扩展名和解析 SharePoint Server 2013 中的文件类型，这也适用于Microsoft 365。

运算符和接近度关键字

特殊运算符（例如布尔值和接近度运算符）可用于在多个关键字之间创建关系。运算符必须全部采用大写形式。如果您需要使用多个运算符，您可以使用括号对它们进行组合以确定应用顺序。

例如，您可能看到的内容与术语"executive"，但您不想要查找名为"Executive Summary"您的组织中的常见报表的标题中时，它将显示该术语。当您使用短语"executive NOT 摘要"，您可以缩小从 300 返回到 188 项数因为消除了包含"摘要"一词的所有文档。

当没有运算符指定两个单词时，存在默示的 AND。例如:"那些居心不良蠕虫"是"那些居心不良和蠕虫"相同。

使用...	自。。。	示例
AND	查找包含它分隔的所有字词或短语的内容。	风险和值和 VAR 查找包含所有三个词的所有内容。
OR	查找包含它分隔的其中一个字词或短语的内容。	risk OR VAR 查找包含其中一个字词的所有内容。
NOT	排除短语内包含搜索词的内容。	Executive NOT Summary 查找包含短语主管，所有内容的内容也包含词语摘要。
( )	对字词或短语进行组合以显示应用顺序。	(Risk AND management) 或 (VAR or Value-at-risk)
NEAR(n)	查找彼此接近的字词，其中，n 等于分隔字词数。如果未指定数字，则默认距离为 8 个字。	Mid near （5) Office 将查找 Mid and Back Office 和 Mid-office 以及 Mid，Back，and 顶层 Office。

通配符可帮助您扩展关键字以包括内含关键字的一部分的词语或者具有替代拼写的词语。

使用...	自。。。	示例
位于单词末尾的 *	查找包含字根和任何附加字母的词语。	risk* 查找 risk、risks、risked、risking 和 risky

内容筛选器或查询可包含单词、用引号引起来的短语以及使用关键字和属性的词语。词语用空格隔开。
经常使用的单词，如，它和，然后一位数字将被忽略。
如果将短语用引号括起来，搜索将返回所选范围内包含您键入的整个短语的内容。如果引文中的短语与实际内容之前存在任何差异，则不会找到该内容。
运算符（例如，布尔运算符），如或和 — 应编写为全部大写。
您可以搜索属性值的列表或库使用关键字。属性值用引号引起来，若要查找精确匹配，或保留不带查找键入的字母开头的部分匹配的值。例如，如果您寻找文件名:"预算"（带引号），搜索将返回名为"Budget.xlsx"。（不包括引号） filename:budget 搜索也将返回的文件"Budget_Current.xlsx"和"Budget_Next.xlsx"。
查询中必须包括要查找的词语。仅由要排除的词语组成的查询将生成错误消息。

关键字	示例结果
Executive Briefing	在文档、页面或元数据中的任意位置包含 Executive 和 Briefing 的任何内容。
"Executive Briefing"	中包含字词"Executive Briefing"放在一起，任意位置的文档或页面的任何内容。
"Executive Briefing"和"Executive Summary"	字词"Executive Briefing"放在一起，任意位置中包含文档、页面或同时包含字词"Executive Summary"的任何内容的任何内容。
filename:budget	在其文件名，如 2016年预算 projections.docx、 2016年预算 priorities.pptx、 2016 budget planning.xlsx、 2016 budget review.xlsx，等预算的任何文件。
filename:2016 预算 filetype:xlsx	Excel 工作表包含短语 2016年预算，例如"2016 budget planning.xlsx"和"2016 budget review.xlsx"