这篇文章的 Microsoft Word 2002 版本，请参见
294683。
这篇文章的 Microsoft Word 97 版本，请参见
141922。
在此任务
概要
本分步指南介绍哪些邮件合并以及如何执行基本邮件合并创建套用信函，在 Microsoft Word 中。
有关执行其他类型的邮件合并、 与其他类型的数据，和解决问题，其他信息查看本文的相关文章部分中的文章的列表。
在本文中使用的术语的说明，请参阅本文的术语表部分。
什么是邮件合并？
邮件合并是一项功能在 Word 中。使用邮件合并可以合并样本信息 （例如，套用信函） 等 （为数据库的名称） 和客户的地址的变量信息。这种方式，可以是几乎完全相同的文档： 文档的实质是相同的每一位客户，但每个文档自定义与您的数据库中特定的个人。
有到邮件合并的三个主要组件：
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主文档包含样本信息： 文本和图形。主文档还决定的格式生成的合并文档。例如，套用信函、 信封或标签。
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数据源中包含的变量信息： 姓名和地址，例如列表。
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合并的文档中包含的样本文本和变量信息的组合。
主文档包含的套用文字和图形要合并文档的每个版本中。在主文档中，您可以插入特殊说明，称为合并域，以指示该变量信息出现的位置。合并主文档与数据源中的信息时，变量的信息将替换合并域的个性化信息。结果是的合并的文档中包含的样本文字和变量信息的组合。
数据源包含的信息 （如姓名、 地址和电话号码） 与每个文档的版本而异。大多数情况下，您可以将数据存储在 Word 文档中。但是，Word 还认识到其他格式。例如，数据源可以是 Microsoft Excel 工作表、 Microsoft Access 数据库中或以逗号分隔变量 (CSV) 文件。
数据源设置 （也称为标题记录） 的标题行和数据记录。标题行时数据源中的第一个项目。它包含字段名称标识的变量信息。数据记录包含的个人的信息。每条数据记录由一个或多个字段，具体取决于您为每个有多少变量信息组成。这套信息构成一条数据记录。
在邮件合并过程有四个主要步骤：
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打开或创建主文档。
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打开或创建数据源。
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编辑主文档。
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执行合并。
下面的过程演示如何创建套用信函、 将其附加到数据源、 设置其格式，以及如何合并文档。创建合并的信封或标签的过程是类似的。有关其他信息，请参阅相应文章中列出
这篇文章的相关文章部分中。
步骤 1： 打开或创建主文档
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如果您有包含您要使用的样本文本的文档，则将其打开。或者，如果您想要创建一个新窗体号和当前显示任何空白的文档，单击新建标准工具栏上。
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在工具菜单上，单击邮件合并。
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在邮件合并帮助器对话框中的主文档区域中，单击创建。
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单击套用信函。
提示您在主文档中使用活动窗口或创建一个新的主文档。单击活动窗口。活动文档将成为邮件合并主文档。
Word 将返回到邮件合并帮助器。
步骤 2： 打开或创建数据源
当您打开或使用邮件合并帮助器来创建数据源时，您在告诉 Word 合并使用一组特定的变量信息。使用以下方法之一以连接到数据源的主文档。
方法 1： 如果您正在键入的姓名和地址，第一次
若要创建一个新数据库，请执行以下步骤：
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在邮件合并帮助器对话框中的数据源区域中，单击获取数据。
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单击创建数据源。
显示创建数据源对话框。在此对话框中，您可以指定要包括在数据源中的字段名称。字段的标题行中的名称框中列出了常用在套用信函、 邮件标签和信封中的字段名称。可以在一个时间，然后单击删除域名删除您不希望通过选择的字段。如果您想要创建新的字段名称，在字段名称框中，键入新的字段名称，然后单击添加域名。
当您完成创建新字段，并移除不需要的字段时，单击确定。 -
此时将显示另存为对话框。在文件名框中，键入您想要让您的数据源的名称，然后单击保存。
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提示若要编辑数据源或设置主文档，请单击编辑数据源。
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此时将显示数据表单对话框中，在表单中键入您的信息。如果没有为特定域的信息，将此框留空。默认情况下，Word 会跳过空白字段，以便合并空白条目是否在窗体中的数据不受影响。每个窗体中的信息集构成一条数据记录。
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键入一个记录的信息后，单击添加新将移动到下一个记录。
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在添加了所有数据后，单击确定以返回到主文档。
请注意邮件合并工具栏。 -
保存主文档。
此时保存主文档时，您还会保存数据源并将其附加到主文档。 -
转到步骤 3： 编辑主文档。
方法 2： 如果您正在使用现有数据源
若要使用现有数据源，请执行以下步骤：
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在邮件合并帮助器对话框中，单击获取数据。
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单击打开数据源。
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在打开数据源对话框中，选择包含您要使用的变量信息的文件，然后单击打开。
注意： 如果数据源未列出的文件的列表中，选择适当的驱动器和文件夹。如有必要，请在列表的文件类型框中选择适当的选项。选择该文件，并单击打开。
Word 会提示您以下消息：Word 找到在您的主文档没有合并域。选择编辑主文档按钮，将合并域插入到主文档。
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单击编辑主文档以返回到主文档。
请注意邮件合并工具栏。 -
保存主文档。此时保存主文档时，您还会保存数据源并将其附加到主文档。
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转到步骤 3： 编辑主文档。
步骤 3： 编辑主文档
在步骤 1 中，您可以选择要打开一个现有文档，或创建一个新。使用下面的方法，根据您在步骤 1 中所做的选择之一。
方法 1： 如果您正在使用现有的文档
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单击想要插入数据源中的信息。
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在邮件合并工具栏上，单击插入合并域，然后单击所需的合并域。
注意： 请确保您键入空格或标点符号，要两个合并域之间或之后合并域。您还可以设置格式 （应用加粗或倾斜格式） 的合并域，就象使用普通文本。 -
对您想要添加到您的文档的每个合并域重复步骤 1 和 2。
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当您完成编辑主文档时，文件菜单上单击保存或另存为。作为文件名，然后单击保存。
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转到第 4 步： 执行合并。
方法 2： 如果您正在使用新的主文档
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键入或添加任何文本和图形，您想要包括在您的信件。
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每次到想要插入数据源中的信息的位置是在邮件合并工具栏上，单击插入合并域，然后单击所需的合并域。
注意： 请确保您键入空格或标点符号，要两个合并域之间或之后合并域。您还可以设置格式 （应用加粗或倾斜格式） 的合并域，就象使用普通文本。 -
当您完成编辑主文档时，文件菜单上单击保存或另存为。作为文件名，然后单击保存。
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转到第 4 步： 执行合并。
第 4 步： 执行合并
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在工具菜单上，单击邮件合并。
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在合并数据和文档，请单击合并。
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在合并对话框中，单击合并到并选择要在屏幕上显示在合并的文档的新文档。打印合并的文档，请单击文件菜单上的打印。
注意： 在合并到框中，选择打印机如果想要不首先查看它在屏幕上将合并的文档发送到打印机。 -
单击合并。
术语表
样本。重复中每套用信函、 邮件标签、 信封，目录的通用信息。
数据字段。数据源中的信息类别。数据字段对应于数据源中的信息的一列。数据源的第一行 （标题行） 中列出的每个数据字段的名称。"邮政编码"和"姓氏"是数据字段名称的示例。
数据记录。一套完整的数据源中的相关信息。为数据源中的信息的一行对应一条数据记录。客户邮件列表中关于某个客户的所有信息都是数据记录的一个示例。
的数据源。数据源是一个文件包含在合并文档的每个副本中各不相同的数据。例如，数据源可以包含的名称和地址的套用信函的每个收件人。
分隔。文本文件，其中包含数据字段的选项卡的字符或逗号，并将数据记录由段落标记分隔分隔 （或分隔）。
标头行。第一行 （或记录） 中邮件合并数据源。标题行包含字段名称的数据源; 中信息类别例如，"名称"和"城市"。标题行也可以存储在单独的文档称为域名源。
主文档。在邮件合并操作中，文档中包含的文本和图形保持不变的每个版本的合并文档中。例如，寄信人地址和套用信函的正文。
合并域。在主文档中插入一个占位符。合并域直接 Microsoft Word 插入数据源中的特定信息的位置。例如，插入合并域"城市"让 Word 插入一个城市名称，如"巴黎"城市数据字段中存储。
合并文档。通过将数据源中的数据合并到主文档中创建的文档。
参考资料
其他资源
Word 邮件合并支持资源
有关邮件合并的详细信息，单击帮助菜单中的Microsoft Word 帮助，在 Office 助手或应答向导中，键入邮件合并，然后单击搜索以查看返回的主题。
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