你已生成要用于Word邮件合并的联系人和其他数据的列表。 如果数据源是现有的 Excel 电子表格，则只需为邮件合并准备数据。 但是，如果数据源是制表符分隔 (.txt) 或逗号分隔值 (.csv) 文件，则首先需要将数据导入 Excel，然后为邮件合并做好准备。
步骤 1：设置 Excel 中的数据源
如果使用 Excel 电子表格作为Word中邮件合并的数据源，请跳过此步骤。 如果数据源是 .txt 或 .csv 文件，请将其导入 Excel。
成功导入 .txt 或 .csv 文件后，转到步骤 2。
如果使用 Microsoft 365 专属 Excel
- 打开 Excel。
- 转到“文本/CSV 中的数据>”。
- 选择 .csv 或 .txt 文件。
- 在导入预览中，将“ZIP/邮政编码”列设置为 “文本”。
- 若要完成导入，请在导入预览中选择“ 加载 (”或“ 导入) ”。 然后，Excel 将数据插入工作表。
- 将此工作表用作邮件合并的数据源。
如果你使用的是 Excel 2016
打开 Excel。
Excel 2016转到“从文本获取外部数据>的数据>”。
选择所需的 .txt 或 .csv 文件，然后选择“导入”。
在“文本导入向导”的“原始数据类型”窗格中，选择“分隔符”。
如果文件包含标题，请选择“预览”窗格上方的“我的数据具有标题”窗格，然后选择“下一步”。
在“分隔符”窗格中，选择与数据所用的分隔符相匹配的复选框（如制表符或逗号），然后选择“下一步”。
在“数据预览”下，选择包含邮政编码的列，然后在“列数据格式”中选择“文本”。
注意
每次将数据格式（常规、文本或日期）应用到某一列时，格式的名称都会在该列的表格标题中显示。
选择要更改的列和要应用的数据格式，根据需要重复步骤 7。
选择“完成”。
在“导入数据”对话框中，接受“现有工作表”和单元格地址的默认设置，然后选择“确定”。
警告
“导入数据”对话框中的单元格地址显示当前所选的单元格。 从已命名的单元格地址开始导入数据。
使用新文件名称保存电子表格。
步骤 2：准备数据源
在将用于邮件合并Word邮件列表的 Excel 数据源中，请确保正确设置数值数据列的格式。 例如，用数字设置列格式以匹配特定类别（如货币）。
如果选择百分比作为类别，请注意百分比格式将使单元格值乘以 100。 如果想要避免乘法因素。请将百分比列的格式设置为文本。
要在邮件合并过程中保留数据，邮政编码的格式需要设置为文本。 如果导入时未完成，则请立即设置其格式。 如果格式未设置为文本，则编码中的前导零（如 00399）在邮件合并期间遭到删除。
- 选择包含邮政编码或其他要设置格式的数据的列。
- 转到 “主页”，在“ 数字 ”组中，选择“ 数字格式 ”框向下箭头，然后在列表 (中选择一个选项，例如“文本) ”。
请确保在合并字段的前面或后面添加了适当的符号。 例如，下面是货币和百分比值在省略符号后的显示方式。
如果包含符号，则数字的意义更明确。
在邮件合并文档中的合并字段前面或后面添加符号，如下所示：
