使用 Office 系列產品時，您是該使用 Excel 還是 Access 來管理表格式資料？ 在配套文章《 使用 Access 或 Excel 管理您的資料》中，會討論每個產品的好處及其優點。 但為什麼要在一個或另一個之間做出選擇呢？ 如果您將資料儲存在 Access 中，並從 Excel 連線到它，您會同時獲得這兩者的好處。 以下是 Excel 和 Access 搭配使用非常有意義的十個原因。
原因 1：Access 是針對所有類型的使用者所設計
儘管 Excel 不是資料庫，但它被廣泛用於儲存資料，並且經常用於解決簡單的資料庫問題。 不過，Excel 是一般檔案資料庫，不是關聯式資料庫。 當簡單的資料表需要演變成多個相關資料表時，Access 是資訊工作者快速建立資料庫應用程式的首選。 Access 一直以來都是收集和合併整個企業不同資料的絕佳「資料登陸平台」，其中大部分資料都位於 Excel 活頁簿中。 資料一旦在 Access 中，您可以新增更多資料表並加以聯結、建立資料) 的查詢 (或檢視、建立資料結構和定義資料類型，以協助確保資料完整性、在許多使用者之間共用和更新資料，以及建立功能強大的報表和表單。
與 Excel 的簡單試算表版面配置不同，Access 的組織方式不同，包含數個相互關聯的物件，乍看之下可能令人生畏。 但您不必成為專家也能使用 Access。 Access 是專為所有類型的使用者所設計，而且您只能在需要時使用。
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1. 透過三種方式使用 Access： 作為臨時使用者、進階使用者或開發人員。
2. 資料表、查詢、表單和報表會彼此建置，並構成資料庫應用程式的核心。
3. 偶爾使用者可以使用精靈、屬性建立器、Office Fluent 使用者介面和類似 Excel 的功能，以快速完成工作。
4. 進階使用者擁有巨集、[屬性窗格]、運算式和資料庫設計工具，可以深入瞭解並執行更多動作。
5. 開發人員可以使用模組並開發 VBA 程式碼，以建立自訂資料庫解決方案並部署執行階段應用程式。
原因 2：將 Excel 工作表複製到 Access 資料工作表
一個好的開始方式是將資料從 Excel 複製到 Access。 您可以建立 Access 資料表，並在 [資料工作表檢視] 中顯示，這與 Excel 工作表非常類似。 您可以直接在 [資料工作表檢視] 中執行常見的資料表建立工作，例如定義資料類型、欄位名稱或新欄位。 例如，如果您在空白欄位中輸入日期，Access 會設定該欄位的日期/時間資料類型。 如果您輸入名稱等文字，Access 會將文字資料類型套用至欄位。 如果您想要移動欄位，只要按一下並拖曳即可。
當您從 Excel 複製資料並貼到 Access 時，您甚至不需要先建立資料表，或在 [資料工作表檢視] 中開啟資料表。 Access 會自動詢問您的資料是否有標題、對使用正確的資料類型做出充分猜測，然後建立 Access 資料表。 再簡單不過了。
如需詳細資訊，請參閱 開啟空白資料工作表。
原因 3：從 Access 連結至 Excel 工作表來共用資料
讓 Excel 和 Access 受益的最簡單方法之一是將 Excel 工作表連結至 Access 資料表。 當您打算將資料保留在 Excel 中，但也要定期利用許多 Access 功能中的一些功能，例如報告和查詢時，請使用 Access 連結。 您連結的是 Access 中的資料，而不是 Excel 中的資料。
Access 支援兩種截然不同的建立資料庫資料表的方法。 使用者可以建立新的原生資料表，將資料儲存在 Access 資料庫中，也可以建立 Access 資料庫外部現有資料的連結。 連結資料表中的資料以許多方式顯示和行為，就像原生資料表一樣。 [連結的資料表管理員精靈] 可協助您追蹤、尋找、更新 Excel 工作表或其他資料來源，以防其移動且連結中斷。
當您連結至 Excel 工作表或具名範圍時，Access 會建立以連結至 Excel 資料的新資料表。 如果您想要新增、編輯或刪除資料，請在 Excel 中進行變更，然後重新整理 (或重新查詢 Access 資料表中的資料) 。 不過，您無法在 Access 中編輯資料表的內容。 將您的資料連結至 Excel，您可以在 Access 中建立報表、查詢和唯讀表單。
如需詳細資訊，請參閱 匯入或連結到 Excel 活頁簿中的資料。
原因 4：透過將 Excel 資料匯入 Access 以移動資料
如果您決定切斷資料線，您可以將資料匯入 Access，將資料移至 Excel。 請注意， import 一詞在 Excel 和 Access 之間有兩種不同的含義。 在 Excel 中，當您匯入 (或連線) 時，會建立與可重新整理資料的永久連線。 在 Access 中，當您匯入資料時，只要將資料匯入 Access 一次，就不會永久資料連線。 當您匯入資料時，Access 會將資料儲存在新的或現有資料表中，而不會變更 Excel 中的資料。 在 Access 中，您可以透過一個作業匯入 Excel 活頁簿中的任何或所有工作表。
[匯入精靈] 會逐步引導您完成匯入步驟，並協助您做出是否要變更資料類型及新增標頭的重要決策。 如果您在匯入資料時發生錯誤，Access 會提醒您，並將錯誤儲存在表格中，以便您快速找到並修正錯誤。 例如，在您以為全部是數字的欄深處可能隱藏著英數字元郵遞區號，或主索引鍵欄位偵測到重複的識別碼。 您可以在 Excel 活頁簿中進行變更並重新匯入資料，或在新的 Access 資料表中進行變更。 完成作業後，您可以儲存您使用的步驟，甚至可以建立 Outlook 工作，定期提醒您何時執行匯入作業。
匯入資料之後，資料現在就屬於 Access 原生資料，您可以使用資料工作表和表單來新增、編輯及刪除資料。 匯入資料之後，您可以決定是否要從 Excel 刪除資料。 通常只有一個位置用於更新資料是個好主意。
注意
將資料從 Excel 匯入 Access 時，並不會匯入公式，僅會匯入公式的結果。
如需詳細資訊，請參閱：
原因 5：從 Excel 連線至 Access 資料
您也可以將 Access 資料重新連線到 Excel。 若要這麼做，請在 Excel 中建立連線 （通常儲存在 Office 資料連線檔案 (.odc) 中）、與 Access 資料庫的連線，並擷取來自資料表或查詢的所有資料。 連線到資料之後，您也可以在資料庫更新為新資訊時，自動重新整理 (或從原始 Access 資料庫更新) Excel 活頁簿。
如需詳細資訊，請參閱：
原因 6：使用 Access 報表與 Excel 資料
資料一旦在 Access 中，您就可以利用一系列驚人的報表建立和自訂工具。 想要只按幾下就能建立報表嗎？ 使用 [報表精靈]。 想要使用即時資料即時設計和修改報表版面配置、移動資料區塊並調整其大小、新增和移除欄位，以及在建立時立即看到變更嗎？ 使用 [版面配置檢視]。 想要與報告互動來搜尋、篩選及排序即時資料嗎？ 使用 [報表檢視]。 想要自行新增命令按鈕、頁碼、圖片、超連結和專業外觀樣式嗎？ 使用功能區 [設計] 索引標籤上的 [控制項] 和 [版面配置] 群組中的許多控制項精靈和圖庫。 您可以使用 Access 輕鬆建立簡單報表、群組報表和摘要報表、郵件標籤、圖形報表和子報表。
建立報表之後，請使用 Access 以電子方式發佈報表。 例如，您可以使用電子郵件訊息傳送報表，或以不同的格式儲存報表，例如 Access 快照集或 PDF 檔案，以將報表新增至網頁或 SharePoint 網站。
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原因 7：使用 Access 表單與 Excel 資料
資料一旦在 Access 中，您就可以利用許多表單建立和自訂工具。 想要只按幾下就能建立表單嗎？ 使用 [表單精靈]。 想要使用即時資料即時設計和修改表單版面配置、移動資料區塊並調整其大小、新增和移除欄位，以及在建立時立即看到變更嗎？ 使用 [版面配置檢視]。 想要自行新增命令按鈕、清單方塊、下拉式方塊、選項群組、圖片、輸入遮罩、圖表、超連結和專業外觀樣式嗎？ 使用功能區 [設計] 索引標籤上的 [控制項] 和 [版面配置] 群組中的許多控制項精靈和圖庫。 您可以使用 Access 輕鬆建立簡易表單、索引標籤式表單、連續表單、快顯表單、強制回應對話方塊和子表單。
在 Access 中，您可以輕鬆建立分割表單，其中顯示同步處理的資料工作表和表單檢視，讓您可以充分利用兩者。 建立精美的表單後，即可使用表單底部的標準瀏覽按鈕和搜尋方塊，輕鬆捲動、篩選，甚至搜尋表單後面的資料。
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原因 8：在 Access 中篩選、排序和查詢就像 Excel 一樣
無論您使用哪一種產品，都可以篩選資料以處理資料子集，並且您可以按照您想要的方式排序資料。 在 Access 中，Excel 使用者可以在資料工作表檢視中篩選及排序資料，而不需要重新學習全新的使用者介面。 無論您使用的是文字、數字、日期或空白，圖示、命令功能表、命令、準則和對話方塊都非常相似。 您甚至可以將篩選和排序與資料工作表檢視一起儲存。
您可能在 Access 中建立查詢，甚至不知道 SQL 代表什麼。 四個查詢精靈可協助您建立簡單的查詢、尋找重複項目、尋找不相符的記錄，以及建立交叉資料表查詢。 您甚至不需要建立查詢;只要按照您想要的外觀篩選和排序資料，資料就會與資料工作表一起儲存。
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原因 9：進行合併列印或建立標籤
![[標籤精靈] 的第一頁](media/labelwizardfirstpage.gif)
現在您的家庭已經壯大，您的節日賀卡清單突然變大了，您需要追蹤更多的生日和週年紀念日。 沒問題。 您可以使用 Access 資料表或查詢做為合併列印資料來源，並使用 Word 合併列印精靈建立合併列印作業，用於信件、卡片、電子郵件訊息和信封。 如果您只需要建立郵件標籤，請使用 Access 中的 [標籤精靈]，從您建立的報表建立並列印標籤。 您甚至可以自動添加與每個客戶地址相對應的條形碼。
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原因 10：將 Excel 和 Access 與 SharePoint 技術結合
Access 和 Excel 都提供命令來連線至 SharePoint 清單中的資料。 Excel 提供唯讀 (連結的 SharePoint 清單單向) 連線;而 Access 可讓您讀取和寫入連結 (SharePoint 清單中的雙向) 資料。 Access 和 SharePoint 清單非常適合一起使用。 Access 和 SharePoint 資料類型，例如 RTF、僅附加 (支援在備忘欄位中追蹤修訂歷程記錄) 、附件、自動編號、查閱和多重值欄位），可實現順暢的整合，並且很少出現資料不一致的情況。
將 SharePoint 清單資料連結至 Access 資料庫後，您甚至可以在本機 Access 資料庫中將 SharePoint 清單資料離線，在本機使用資料，然後重新連線至 SharePoint 網站以上傳任何變更。 其他使用者所做的任何衝突資料變更都會由衝突解決精靈處理。 您在 Access 中建立的表單和報表是基於相同的資料，但連結到 SharePoint 清單。
Excel 提供下列與 SharePoint Server 的整合點。
1. 將 Excel 工作表資料一次性匯入到 SharePoint 清單，或將 Excel 工作表資料匯出到 SharePoint 清單，以建立永久的單向資料連線。
2. 使用永久的單向資料連線，從 SharePoint 清單重新整理 Excel 工作表中的資料。
3. 在 Excel Services 中發佈 Excel 活頁簿，並在網頁組件頁面上使用 Excel Web Access 網頁組件來顯示資料並與之互動。
4. 將) 資料從 OLAP 伺服器、SQL Server 和 Access 資料庫，以及一般檔案匯入 (連線至 Excel 活頁簿。
Access 提供下列與 SharePoint Server 的整合點。
1. 在 Access 檢視和 SharePoint 清單之間執行一次性資料匯入或匯出。
2. 建立永久雙向連線，以連結 Access 資料表與 SharePoint 清單之間的資料。 (更新的清單資料可在 Access 資料表中看到;更新的 Access 資料表資料可在清單中看到。)
3. 將清單資料離線、在 Access 中更新、重新上線、同步更新，以及解決衝突。
4. 在 Access 資料工作表、表單和報表檢視中顯示和編輯清單資料。
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後續步驟：成為 Access 進階使用者
您可以建立相當複雜的桌面資料庫應用程式，而不需要撰寫任何程式碼。 每個 Access 物件都有一組廣泛的屬性和事件，可從屬性工作表輕鬆存取，協助您自訂解決方案。 每個物件都有詳細的設計工具，可以顯示所有可供您使用的功能。 Office Online 上提供其他資料庫範本。 欄位和資料表範本可協助您快速建立和自訂新資料表。 您可以使用內建的資料庫設計工具從頭開始設計新資料庫。
Access 巨集使用不需要撰寫任何 VBA 程式碼的宣告式環境，因此您不需要成為開發人員。 每個巨集指令都會執行一項工作，例如開啟表單、執行查詢、尋找記錄或顯示訊息。 您可以在報表、表單或控制項的任何事件中內嵌巨集。 大部分巨集都有引數，您可以新增條件式邏輯，讓巨集執行您想要的動作。 您甚至可以定義變數並執行錯誤檢查，同樣不需要撰寫 VBA 程式碼。
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