使用 Microsoft Lync 2010 選項,為參與者和內容管理提供高效率和不受干擾的會議。

重要: 如果您不是會議召集人或主講簡報者,請注意,這些選項中的許多項目會影響其他人能夠在會議中看到、聽到和執行的功能。建議簡報者斟酌使用。

您想要做什麼?

錄製會議

若要錄製會議,請執行下列動作:

  • 在交談視窗中,按一下 [更多選項] 按鈕 Lync 2010 會議視窗 [更多選項] 按鈕,然後按一下 [開始錄製]。

如需詳細資訊,請參閱<錄製和播放>

頁首

管理參與者

用滑鼠右鍵按一下參與者清單上的一或多位人員,或使用 [人員選項] 功能表 Lync [人員選項] 按鈕,即可執行大部分的會議管理工作。

顯示或隱藏參與者清單

  • 在交談視窗中,按一下 [人員選項] 功能表,然後按一下[顯示參與者清單]

在會議期間,最好在檢視中保留參與者清單,這樣您就可以追蹤誰在會議中、誰在講話以及誰的音訊和共用出現問題。不過,您可能需要隱藏參與者清單,例如,檢視很長的立即訊息 (IM) 交談時。

將參與者設為靜音或取消靜音

  • 執行下列其中一項:

    • 若要管理一或多位人員的音訊,用滑鼠右鍵按一下參與者清單中的名稱,然後按一下 [靜音][取消靜音]

    • 若要將會議中的每個人設定為靜音或取消靜音,按一下 [人員選項] 功能表,然後按一下 [將觀眾設為靜音]

      提示: 在大型會議中使用該選項,當您將太多參與者取消靜音時,會造成音訊干擾。

在會議期間變更簡報者或出席者權限

  • 執行下列其中一項:

    • 在參與者清單中,用滑鼠右鍵按一下一或多位參與者,然後視需要按一下 [成為簡報者][成為參與者]

    • 按一下 [人員選項] 功能表,然後按一下 [將所有人設為出席者]

      提示:  當有太多簡報者干擾會議流程時,請選擇此選項。

准許或拒絕大廳人員存取

  • 在參與者清單中,執行下列其中一項:

    • [大廳] 下,按一下 [准許所有人員][全部拒絕]

    • 在每個人員的名稱旁邊,視需要按一下 [准許][拒絕]

與一或多位參與者進行個別交談

  • 在參與者清單中,選取一或多位人員,用滑鼠右鍵按一下選取的名稱,然後按一下您要的連絡人選項。

邀請其他人加入會議

若要使用 Lync 2010 邀請其他人,請執行下列動作:

  1. (選擇性) 若要變更您要邀請之人員的存取或簡報者選項,在交談視窗中,按一下 [加入資訊和會議選項] 連結,按一下 [會議選項] 按鈕,然後視需要變更會議選項。如需詳細資訊,請參閱<在會議期間變更會議選項>

  2. 在交談視窗中,按一下 [人員選項] 功能表,然後按一下 [使用名稱或電話號碼邀請]

  3. 輸入電話號碼,視需要選取一或多位現有的連絡人,或搜尋連絡人。

  4. 按一下 [確定],您邀請的人員會收到一個詢問他們是否加入會議的通知。

若要傳送電子郵件邀請其他人,請執行下列動作:

  1. 在交談視窗中,按一下 [人員選項] 功能表,然後按一下 [使用電子郵件邀請]

  2. (選擇性) 若要變更您要邀請之人員的存取或簡報者選項,在會議邀請中,按一下 [會議選項]。如需詳細資訊,請參閱<設定會議或電話會議選項>

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使用會議內容

在 Lync 中,會議內容會顯示在參與者清單右側稱為「階段」的區域中。如果您目前正在進行簡報,您可以在此區域中使用 Microsoft PowerPoint 簡報、白板以及會議投票。在您共用程式或桌面時,會議中的其他人可以看到您在階段上共用的內容。

顯示或隱藏階段

  • 在交談視窗中,按一下 [共用],然後按一下 [顯示階段]

在會議前上傳或準備內容

  1. 會議前,在 Microsoft Outlook [行事曆] 中,開啟排程會議的邀請,然後按一下 [加入線上會議]

  2. 在交談視窗中,請執行下列其中一項或兩項:

    • 按一下 [共用] 功能表,上傳 PowerPoint 簡報、新增白板或建立新的投票。

    • 按一下 [新增或檢視附件] 按鈕 線上會議中的 Lync [新增或檢視附件] 按鈕 來上傳檔案。

如需詳細資訊,請參閱本節稍後的<上傳要進行簡報的 PowerPoint 檔案>或<上傳附件供參與者檢視和儲存>一節。

顯示已上傳的會議內容

  • 在交談視窗中,按一下 [共用],指向 [最近使用的內容],然後按一下要顯示的內容。

共用程式或您的桌面

  • 在交談視窗中,按一下 [共用],然後按一下 [桌面][程式]。如需詳細資訊,請參閱<共用桌面和程式>

上傳要進行簡報的 PowerPoint 檔案

  1. 在交談視窗中,按一下 [共用],然後按一下 [PowerPoint 簡報]

  2. 選取要新增的檔案,然後按一下 [上傳]

上傳附件供參與者檢視和儲存

  1. 在交談視窗中,按一下 [新增或檢視附件] 按鈕。

  2. 在 [附件] 對話方塊中,按一下 [新增附件]

  3. 選取您要新增的檔案,然後按一下 [上傳]

為 PowerPoint 簡報或白板加上註解

  • 在階段左下角的註釋工具列上,按一下您要的註釋工具。

您或會議中的任何人都可以使用下列方式來為白板或 PowerPoint 投影片加上註解:

  • 使用 [雷射筆] (標有您名稱的彩色圓點)

  • 插入線條和圖形

  • 加上文字

  • 使用 [畫筆] 繪製或將其反白顯示

  • 加上箭頭戳記、核取戳記或 X 戳記

  • 插入圖形檔

如需關於註釋工具的詳細資訊,請參閱<在白板上共同作業>

附註:  註釋工具只能用於階段上進行簡報的內容。如果您正在共用桌面或程式,其他人必須要求權限,才能變更您共用的內容。

新增白板或投票至會議

  • 在交談視窗中,按一下 [共用],然後按一下 [新增白板][新增投票]

如需詳細資訊,請參閱<在白板上共同作業><進行投票>

修改內容權限

根據預設,只有簡報者才能為 PowerPoint 簡報加上註解、以自己的步調私下移動您正在顯示的 PowerPoint 投影片,以及私下切換成 [內容清單] 中的其他項目。所有參與者都可以檢視和儲存附件。請使用下列程序來變更這些預設設定。

變更可為 PowerPoint 簡報加上註解的人員

  1. 在交談視窗中,按一下 [加入資訊和會議選項] 連結。

  2. [加入資訊和會議選項] 對話方塊中,按一下 [會議選項] 按鈕。

  3. [線上會議選項] 對話方塊中,將 [權限] 下的 [為簡報加上註解] 變更為 [只有簡報者][無]

控制可私下檢視會議內容的人員

  1. 在交談視窗中,按一下 [加入資訊和會議選項] 連結。

  2. [加入資訊和會議選項] 對話方塊中,按一下 [會議選項] 按鈕。

  3. [線上會議選項] 對話方塊中,將 [權限] 下的 [私下檢視] 變更為 [每一個人] 或 [無]。

附註: 共用的桌面或程式無法私下檢視。

變更可存取會議內容的人員

根據預設,只有簡報者才具有存取會議內容的更多權限。若要變更,請執行下列動作:

  • [內容清單] 中,按一下您要變更之項目旁的箭頭,指向 [開放使用],然後按一下 [召集人][每一個人]

選擇 [每一個人] 時,所有會議參與者都可以使用下列方式來控制 PowerPoint 簡報、白板以及投票:

  • 儲存本機複本 (包含或不包含註釋)

  • 變更會議階段中可檢視的內容

  • 重新命名或移除內容

  • 授與每個人存取會議內容的更多權限

變更可檢視和儲存附件的人員

根據預設,會議中的每個人都可以儲存和檢視會議附件。若要變更,請執行下列動作:

  1. 在交談視窗中,按一下 [新增或檢視附件] 按鈕 線上會議中的 Lync [新增或檢視附件] 按鈕

  2. 按一下要變更的內容右邊的箭頭,指向 [開放使用],然後按一下 [召集人][簡報者]

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在會議中加入視訊

若要將視訊加入至會議中,請執行下列動作:

  • 在交談視窗中,按一下 [視訊]

附註: 如果您是透過電話連線到會議,您可以檢視視訊,但是不能顯示自己的視訊。

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結束或離開會議

若要離開或結束會議,執行下列其中一項:

  • 若要離開會議但讓它持續進行,請關閉交談視窗。

  • 若要結束並離開會議,在交談視窗中,按一下 [人員選項] 功能表 Lync [人員選項] 按鈕,然後按一下 [結束並離開會議]

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