有時候,您可能想要排序資料,而不是按字母或數位順序排序,而是按照使用者定義的順序排序 (也稱為自訂或邏輯順序) 。 例如,排序工作日,讓星期一先出現,比以字母順序排序更合理,因為星期五會先出現。 您可以在資料表或查詢的資料表視圖或表單的表單檢視中排序資料。

您想要做什麼?

排序少數有限的唯一域值

在此程式中,您將撰寫使用 IIf 函數來排名員工職稱的運算式。

首先,建立包含三個欄位的表格:標題、名字和 LastName。 在標題欄位中,輸入四個新記錄的下列值:

  • 內部銷售銷售員

  • 銷售經理

  • 銷售代表

  • 銷售副總裁

在四筆記錄的 FirstName 和 LastName 欄位中,輸入您想要的任何名稱。

  1. 現在,在資料工作表視圖中開啟資料表。

  2. 在 [首頁>&篩選群組中,按一下 [進一步,再按一下快捷方式功能表上的進一步篩選/排序。

  3. 將您想要的欄位新增到格線,例如 FirstName、LastName 和 Title。

  4. 以滑鼠右鍵按一下第一個空白欄中的欄位列,按一下[縮放,然後輸入下列運算式:

    IIf ([Title] = "副總裁,銷售", 1, IIf ([Title] = "Sales Manager", 2, IIf ([Title] = "銷售代表", 3, IIf ([Title] = "Inside Sales 4, 5) ) ) )

    標題是包含要排名值的功能變數名稱。 以引號括住的值是欄位中儲存的個別值。 以下的數值是指派給數值的排名。 上述運算式會指定排名 1 到 4 到 4 個不同的標題,並將排名 5 指派給所有其他標題。 當您執行排序時,此運算式中未提及的標題會指派至 5 個 (個) 。

  5. 在包含運算式之欄的 [排序列> 中,按一下[遞增。

  6. 在 [ 首頁> 的 [排序與篩選& 按一下 [切換篩選

    IIf 函數會返回對應到標題欄位中值的數值。 例如,如果標題欄位中的值是Sales Manager,則指派的數值為2。 如果標題欄位中有一個值沒有列在函數中做為引數 ,例如地區小徑,則指派了數位5。 查詢接著會以遞增順序排序這些數位。

頁面頂端

排序大量唯一域值

如果您有大量的值要排名,比較好的排序資料的方式就是建立一個查閱資料表。

假設員工資料表參照超過 50 個不同的標題。 您首先需要建立一個查閱資料表,並準備現有資料表以尋找新資料表。 接著,您將兩個數據表建立關聯,然後建立查詢。

建立資料表並修改現有資料表

  1. 建立可儲存標題的新查閱資料表。 為數據 表命名 tblTitles,並設定欄位為以括弧表示的資料類型,如下表所示:

    TitleID
    (自動編號)

    文字
    (標題)

    1

    銷售副總裁

    2

    銷售經理

    3

    銷售代表

    4

    內部銷售銷售員

  2. 將 TitleID 欄位設為主鍵。

  3. 修改員工資料表,以尋找 tblTitles 資料表。

    • 在設計檢視中,將標題欄位的名稱變更為TitleID。

    • 在資料類型 欄中 ,將 資料類型變更數位

  4. 在一 般 Tab的欄位屬性下,將 欄位大小變更長整數

  5. 儲存資料表並忽略資料遺失的警告。

  6. 切換到資料工作表視圖。

  7. 使用對應到標題值的 TitleID 值填入標題列。

    例如,針對標題值為 Sales Manager 的記錄,輸入2。 針對銷售代表,輸入3。

  8. 儲存並關閉資料表。

關聯兩個數據表

  1. 在 [資料庫工具] 索引標籤上的 [資料庫關聯圖] 群組中,按一下 [資料庫關聯圖]。

  2. 在 [設計索引鍵中,在 [資料庫關聯圖 (或顯示資料表 Access 2013) 。

  3. 選取 tblTitles 和Employees,然後按一下 [新增 以將它們新加到 [關係區> 視窗。 關閉 [顯示資料表] 對話方塊。

  4. 將 TitleID 欄位從 tblTitles 資料表拖曳到員工資料表中的 TitleID 欄位。

    [ 編輯關係」 對話方塊隨即開啟。

  5. 請確保兩欄中顯示的功能變數名稱同時為TitleID,同時確保關係類型方塊顯示一對多。 如有需要,您可以變更功能變數名稱。

  6. 選取 [強迫參考完整性] 核取方塊。

  7. 按一下 [建立] 來建立關聯。

    [ 編輯關係 模式」 對話方塊會關閉,並保存變更。

  8. 關閉關係

建立查詢

  1. 在 [建立] 索引標籤上,按一下 [查詢] 群組中的 [查詢設計]。

  2. 在 [新增表格 (顯示資料表 Access 2013) 對話方塊中,按一下[表格> 索引鍵,按兩下 [員工,然後按兩下tblTitles。

  3. 從員工資料表新增 EmployeeID、LastName 和 FirstName 欄位,以及從 tblTitles 資料表新增標題欄位至查詢設計格線。

  4. 切換到資料工作表視圖。

頁面頂端

Need more help?

Expand your skills
Explore Training
Get new features first
Join Microsoft Office Insiders

Was this information helpful?

How satisfied are you with the translation quality?
What affected your experience?

Thank you for your feedback!

×