以自訂順序排序記錄

有時候,您可能想要排序資料,而不是按字母或數位順序排序,而是按照使用者定義的順序排序 (也稱為自訂或邏輯順序) 。 例如,排序工作日,讓星期一先出現,比以字母順序排序更合理,因為星期五會先出現。 您可以在資料表或查詢的資料表視圖或表單的表單檢視中排序資料。

您想要做什麼?

排序少數有限的唯一域值

在此程式中,您將撰寫使用 IIf 函數來排名員工職稱的運算式。

首先,建立包含三個欄位的表格:標題、名字和 LastName。 在標題欄位中,輸入四個新記錄的下列值:

  • 內部銷售銷售員

  • 銷售經理

  • 銷售代表

  • 銷售副總裁

在四筆記錄的 FirstName 和 LastName 欄位中,輸入您想要的任何名稱。

  1. 現在,在資料工作表視圖中開啟資料表。

  2. 在 [首頁>&篩選群組中,按一下 [進一步,再按一下快捷方式功能表上的進一步篩選/排序。

  3. 將您想要的欄位新增到格線,例如 FirstName、LastName 和 Title。

  4. 以滑鼠右鍵按一下第一個空白欄中的欄位列,按一下[縮放,然後輸入下列運算式:

    IIf ([Title] = "副總裁,銷售", 1, IIf ([Title] = "Sales Manager", 2, IIf ([Title] = "銷售代表", 3, IIf ([Title] = "Inside Sales 4, 5) ) ) )

    標題是包含要排名值的功能變數名稱。 以引號括住的值是欄位中儲存的個別值。 以下的數值是指派給數值的排名。 上述運算式會指定排名 1 到 4 到 4 個不同的標題,並將排名 5 指派給所有其他標題。 當您執行排序時,此運算式中未提及的標題會指派至 5 個 (個) 。

  5. 在包含運算式之欄的 [排序列> 中,按一下[遞增。

  6. 在 [ 首頁> 的 [排序與篩選& 按一下 [切換篩選

    IIf 函數會返回對應到標題欄位中值的數值。 例如,如果標題欄位中的值是Sales Manager,則指派的數值為2。 如果標題欄位中有一個值沒有列在函數中做為引數 ,例如地區小徑,則指派了數位5。 查詢接著會以遞增順序排序這些數位。

頁面頂端

排序大量唯一域值

如果您有大量的值要排名,比較好的排序資料的方式就是建立一個查閱資料表。

假設員工資料表參照超過 50 個不同的標題。 您首先需要建立一個查閱資料表,並準備現有資料表以尋找新資料表。 接著,您將兩個數據表建立關聯,然後建立查詢。

建立資料表並修改現有資料表

  1. 建立可儲存標題的新查閱資料表。 為數據 表命名 tblTitles,並設定欄位為以括弧表示的資料類型,如下表所示:

    TitleID
    (自動編號)

    文字
    (標題)

    1

    銷售副總裁

    2

    銷售經理

    3

    銷售代表

    4

    內部銷售銷售員

  2. 將 TitleID 欄位設為主鍵。

  3. 修改員工資料表,以尋找 tblTitles 資料表。

    • 在設計檢視中,將標題欄位的名稱變更為TitleID。

    • 在資料類型 欄中 ,將 資料類型變更數位

  4. 在一 般 Tab的欄位屬性下,將 欄位大小變更長整數

  5. 儲存資料表並忽略資料遺失的警告。

  6. 切換到資料工作表視圖。

  7. 使用對應到標題值的 TitleID 值填入標題列。

    例如,針對標題值為 Sales Manager 的記錄,輸入2。 針對銷售代表,輸入3。

  8. 儲存並關閉資料表。

關聯兩個數據表

  1. 在 [資料庫工具] 索引標籤上的 [資料庫關聯圖] 群組中,按一下 [資料庫關聯圖]。

  2. 在 [設計索引鍵中,在 [資料庫關聯圖 (或顯示資料表 Access 2013) 。

  3. 選取 tblTitles 和Employees,然後按一下 [新增 以將它們新加到 [關係區> 視窗。 關閉 [顯示資料表] 對話方塊。

  4. 將 TitleID 欄位從 tblTitles 資料表拖曳到員工資料表中的 TitleID 欄位。

    [ 編輯關係」 對話方塊隨即開啟。

  5. 請確保兩欄中顯示的功能變數名稱同時為TitleID,同時確保關係類型方塊顯示一對多。 如有需要,您可以變更功能變數名稱。

  6. 選取 [強迫參考完整性] 核取方塊。

  7. 按一下 [建立] 來建立關聯。

    [ 編輯關係 模式」 對話方塊會關閉,並保存變更。

  8. 關閉關係

建立查詢

  1. 在 [建立] 索引標籤上,按一下 [查詢] 群組中的 [查詢設計]。

  2. 在 [新增表格 (顯示資料表 Access 2013) 對話方塊中,按一下[表格> 索引鍵,按兩下 [員工,然後按兩下tblTitles。

  3. 從員工資料表新增 EmployeeID、LastName 和 FirstName 欄位,以及從 tblTitles 資料表新增標題欄位至查詢設計格線。

  4. 切換到資料工作表視圖。

頁面頂端

需要更多協助?

增進您的 Office 技巧
探索訓練
優先取得新功能
加入 Office 測試人員

這項資訊有幫助嗎?

感謝您的意見反應!

感謝您的意見反應! 我們將協助您與我們的其中一個 Office 支援專員連絡以深入了解您的意見。

×