使用查詢加總數據

手動輸入範例資料

1. 在 [建立] 索引標籤的 [資料表] 群組中，按一下 [資料表]。

   Access 會在您的資料庫中新增新的空白資料表。

   附註: 如果您開啟新的空白資料庫，則無需按照此步驟進行。不過，每當您需要在資料庫中新增資料表時，則要按照此步驟進行。

2. 按兩下標題資料列的第一個儲存格，然後輸入範例表格中的功能變數名稱。

   根據預設，Access 會以文字新增欄位來表示標題資料行中的空白 欄位，如下所示：

   

3. 使用方向鍵移至下一個空白標題儲存格，然後輸入第二個功能變數名稱 (您也可以按 TAB 或按兩下新儲存格) 。 重複此步驟，直到您輸入所有功能變數名稱。

4. 在範例資料表中輸入資料。

   當您輸入資料時，Access 會推斷每個欄位的資料類型。 如果您是關係資料庫的新使用者，您應針對資料表中的每個欄位設定特定的資料類型，例如數位、文字或日期/時間。 設定資料類型有助於確保正確輸入資料，也有助於防止錯誤，例如使用電話號碼進行計算。 針對這些範例資料表，您應該讓 Access 推斷資料類型。

5. 輸入完資料後，請按一下 [儲存。

   鍵盤快速鍵按 CTRL+S。

   [另存新檔] 對話方塊隨即出現。

6. 在 [ 資料表名稱 > 方塊中，輸入範例資料表的名稱，然後按一下 [確定。

   您可以使用每個範例資料表的名稱，因為使用方法區段的查詢會使用這些名稱。

7. 重複這些步驟，直到您建立本節開頭所列的每個範例資料表。

如果您不想手動輸入資料，請遵循下列步驟將資料複製到試算表檔案，然後從試算表檔案將資料導入 Access。

建立範例工作表

1. 啟動試算表程式，然後建立一個新的空白檔案。 如果您使用 Excel，則預設會建立一個新的空白活頁簿。

2. 複製上述提供的第一個範例表格，並貼到第一個工作表中，從第一個儲存格開始。

3. 使用試算表程式所提供的技術，重新命名工作表。 為工作表指定與範例資料表相同的名稱。 例如，如果範例資料表名為 類別，請為工作表指定相同的名稱。

4. 重複步驟 2 和 3，將每個範例表格複製到空白工作表，然後重新命名工作表。

   附註: 您可能需要在試算表檔案中新增工作表。 有關執行該工作的資訊，請參閱試算表程式的協助。

5. 將活頁簿儲存到您的電腦或網路中方便使用的位置，然後進行下一組步驟。

從工作表建立資料庫資料表

1. 在 [外部資料] 索引標籤的 [匯入] 群組中，按一下 [Excel]。

   或者

   按一下 [更多]，然後從清單中選取試算表程式。

   [取得外部資料 - 程式名稱試算表] 對話方塊隨即顯示。

2. 按一下 [流覽」，開啟您先前步驟所建立之試算表檔案，然後按一下 [確定。

   [匯入試算表精靈] 隨即啟動。

3. 根據預設，精靈會選取 (客戶工作表中的第一個工作表，如果您遵循上一節) 中的步驟，而工作表的資料會顯示在精靈頁面的下半部。 按 [下一步]。

4. 在精靈的下一個頁面上，按一下 [第一列包含欄標題》，然後按一下 [下 一步。

5. 或者，在下一頁，使用欄位選項下的文字方塊和清單來變更功能變數名稱和資料類型，或省略匯出作業中的欄位。 否則，請按一下 [下一步]。

6. 讓 Access 新增主鍵選項保持 選取狀態，然後按一下 [下 一步。

7. 根據預設，Access 會將工作表名稱套用到您的新資料表。 接受名稱或輸入其他名稱，然後按一下 [完成。

8. 重複步驟 1 到 7，直到您從工作表的每個工作表建立表格。

重新命名主鍵欄位

1. 在功能窗格中，以滑鼠右鍵按一下先前步驟中建立的每一個資料表，然後按一下 [設計檢視。

2. 針對每個資料表，找出主鍵欄位。 根據預設，Access 會命名每個欄位 識別碼。

3. 在每個 主鍵 欄位的功能變數名稱欄中，新增資料表的名稱。

   例如，您將類別資料表的識別碼欄位重新命名為「類別識別碼」，將 Orders 資料表的欄位重新命名為「訂單識別碼」。 針對訂單詳細資料資料表，將欄位重新命名為「詳細資料識別碼」。 針對 「產品」資料表，將欄位重新命名為「產品識別碼」。

4. 儲存變更。

每當本文中出現範例資料表時，會包含主鍵欄位，而且會使用上述步驟重新命名欄位。

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建立基本選取查詢

1. 在 [建立] 索引標籤的 [其他] 群組中，按一下 [查詢設計]。

2. 按兩下要用於查詢的資料表。

   選取的資料表在查詢設計工具的上方區段會顯示為視窗。

3. 按兩下要用於查詢的資料表欄位。

   您可以包含包含描述資料的欄位，例如名稱和描述，但您必須包含包含數值或貨幣資料的欄位。

   每個欄位會出現在設計格線線中的儲存格中。

4. 按一下 [ 執行查詢。

   查詢結果集會出現在資料工作表的視圖中。

5. 或者，切換到設計檢視並調整查詢。 若要這麼做，請以滑鼠右鍵按一下查詢的檔索引鍵，然後按一下 [設計檢視。 接著，您可以新增或移除資料表欄位，以調整查詢。 若要移除欄位，請選取設計格線線中的欄，然後按 DELETE。

6. 儲存您的查詢。

新增合計列

1. 請確定查詢已開啟于資料工作表的視圖中。 若要這麼做，請以滑鼠右鍵按一下查詢的檔索引鍵，然後按一下 [資料工作表視圖。

   -或-

   在功能窗格中，按兩下查詢。 這會執行查詢，並載入結果至資料工作表。

2. 在 [常用] 索引標籤上，按一下 [記錄] 群組中的 [合計]。

   新的合計 列 會出現在資料工作表內。

3. 在 [ 合計 列> 中，按一下要加總欄位中的儲存格，然後從清單中選取 [ 加總。

隱藏合計列

• 在 [常用] 索引標籤上，按一下 [記錄] 群組中的 [合計]。

有關使用合計列的詳細資訊，請參閱資料工作表中的顯示 資料行合計一文。

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計算簡單的總計

1. 在 [建立] 索引標籤的 [其他] 群組中，按一下 [查詢設計]。

2. 按兩下要用於查詢的資料表。

   如果您使用範例資料，請按兩下 [訂單資料表。

   資料表會出現在查詢設計工具上方區段的視窗中。

3. 按兩下要加總的欄位。 請確定欄位已設定為數字或貨幣資料類型。 如果您嘗試加總非數值欄位中的值 ，例如文字欄位，Access 會在您嘗試執行查詢時，在準則運算式錯誤訊息中顯示資料類型不一樣。

   如果您使用範例資料，請按兩下 [運費」 欄。

   如果您想要計算這些欄位的總計，可以在格線中新增其他數值欄位。 合計查詢可以計算多個資料行的總計。

4. 在 [設計] 索引標籤上，按一下 [顯示/隱藏] 群組中的 [合計]。

   合計 列 會出現在設計格線線中，而 Group By 會顯示在運費欄的儲存格中。

5. 將合計列儲存格 中的值變更 為 加總。

6. 按一下 [ 執行 以執行查詢，然後以 [資料工作表視圖> 顯示結果。

   提示: 請注意，Access 會將 "SumOf" 附加至您加總之功能變數名稱的開頭。 若要將欄標題變更為更有意義的名稱 ，例如[總運費」，請切換回 [設計檢視>，然後按一下設計格線線中 [運費欄的欄位列。 將游標放在運費旁邊，然後輸入總運費，後面接著冒號，例如：總運費：運費。

7. 或者，儲存查詢並關閉查詢。

計算排除部分記錄的總計

1. 在 [建立] 索引標籤的 [其他] 群組中，按一下 [查詢設計]。

2. 按兩下 [訂單資料表與訂單詳細資料表。

3. 將訂單資料表中的訂單日期欄位新增到查詢設計格線的第一欄。

4. 在第一欄的準則列中，輸入日期 () -1。 運算式會從計算總計中排除當天的記錄。

5. 接下來，建立計算每個交易銷售金額的欄。 在格線中第二欄的欄位列中輸入下列運算式：

   總銷售額： (1-[訂單詳細資料]。[折扣]/100) * ([訂單詳細資料]。[單價]*[訂單詳細資料]。[數量])

   請確定運算式參照欄位設定為數字或貨幣資料類型。 如果您的運算式參照設定為其他資料類型的欄位，則當您嘗試執行查詢時，Access 會在準則運算式中顯示資料類型不一樣的郵件。

6. 在 [設計] 索引標籤上，按一下 [顯示/隱藏] 群組中的 [合計]。

   合計 列 會出現在設計格線線中， 而 Group By 會顯示在第一欄和第二欄。

7. 第二欄中，將合計列儲存格中的值變更為加總。 Sum 函數 會加總個別的銷售數位。

8. 按一下 [ 執行 以執行查詢，然後以 [資料工作表視圖> 顯示結果。

9. 將查詢儲存為 每日銷售。

   附註: 下次在設計檢視中開啟查詢時，您可能會發現在總銷售額資料行的欄位和合計列中指定的值稍有變更。 運算式會出現在Sum函數內，而合計列會顯示Expression，而不是Sum。

   例如，如果您使用範例資料並建立查詢 (如上述步驟所示，) 如下所示：

   總銷售額：加 ( (1-[訂單詳細資料]。折扣/100) * ([訂單詳細資料]。Unitprice*[訂單詳細資料]。數量) )

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建立合計查詢

1. 在 [建立] 索引標籤的 [其他] 群組中，按一下 [查詢設計]。

2. 選取您處理的資料表，然後按一下 [新增。

   每個資料表都會隨即在查詢設計師的上半部以視窗形式出現。

   如果您使用先前列出的範例資料表，請新增產品與訂單詳細資料資料表。

3. 按兩下要用於查詢的資料表欄位。

   一般來說，您只會將群組欄位和值欄位新增到查詢。 不過，您可以使用計算而非值欄位，接下來的步驟會說明如何執行此操作。

   1. 從產品資料表新增類別欄位至設計格線線。

   2. 在格線的第二欄中輸入下列運算式，以建立計算每個交易銷售金額的欄：

      總銷售額： (1-[訂單詳細資料]。[折扣]/100) * ([訂單詳細資料]。[單價]*[訂單詳細資料]。[數量])

      請確定在運算式中參照的欄位是數位或貨幣資料類型。 如果您參照其他資料類型的欄位，Access 會在您嘗試切換到資料工作表視圖時，在準則運算式中顯示錯誤訊息資料類型不符。

   3. 在 [設計] 索引標籤上，按一下 [顯示/隱藏] 群組中的 [合計]。

      合計列會出現在設計格線線中，而該列的第一欄和第二欄會顯示群組。

   4. 第二欄中，將合計 列中的值變更 為 加總。 Sum 函數 會加總個別的銷售數位。

   5. 按一下 [ 執行 以執行查詢，然後以 [資料工作表視圖> 顯示結果。

   6. 讓查詢保持開啟狀態，以用於下一節。

      使用準則與合計查詢

      您于上一節建立查詢時，會包含基礎資料表中的所有記錄。 計算總計時，不會排除任何順序，而且會顯示所有類別的總計。

      如果您需要排除某些記錄，您可以在查詢中新增準則。 例如，您可以忽略低於 $100 的交易，或只計算部分產品類別的總計。 本節中的步驟說明如何使用三種類型的準則：

   7. 計算合計時忽略特定群組的準則。    例如，您將只計算遊戲、藝術和框取及運動類別的總計。

   8. 計算後隱藏特定總計的準則。    例如，您可以只顯示大於 $150，000 的總計。

   9. 將個別記錄排除在總計中的準則。    例如，當單價 * 數量 () 低於 $100 時，您可以排除個別的銷售交易。

      下列步驟說明如何一一新增準則，並查看對查詢結果的影響。

      新增準則至查詢

   10. 從設計檢視的上一節開啟查詢。 若要這麼做，請以滑鼠右鍵按一下查詢的檔索引鍵，然後按一下 [設計檢視。

       -或-

       在功能窗格中，以滑鼠右鍵按一下查詢，然後按一下 [設計檢視。

   11. 在 類別識別碼 欄的準則列中，輸入 =小品或運動，或藝術和圖樣。

   12. 按一下 [ 執行 以執行查詢，然後以 [資料工作表視圖> 顯示結果。

   13. 切換回設計檢視，在總銷售額欄的準則列中，輸入>100。

   14. 執行查詢以查看結果，然後切換回設計檢視。

   15. 現在新增準則以排除低於 $100 的個別銷售交易。 若要這麼做，您需要新增另一欄。

       附註: 您無法在總銷售額欄中指定第三個準則。 您在此欄中指定的任何準則會適用于總計值，而非個別值。

   16. 將運算式從第二欄複製到第三欄。

   17. 在新欄的合計列中，選取位置，然後于準則列中輸入>20。

   18. 執行查詢以查看結果，然後儲存查詢。

       附註: 下次在設計檢視中開啟查詢時，您可能會發現設計格線線稍有變更。 第二欄中，欄位列中的運算式會顯示在Sum函數內，而合計列中的值會顯示運算式，而不是Sum。

       總銷售額：加 ( (1-[訂單詳細資料]。折扣/100) * ([訂單詳細資料]。Unitprice*[Orde r Details]。數量) )

       您也會看到第四欄。 此欄是第二欄的一份副本，但您第二欄中指定的準則實際上會顯示為新欄的一部分。

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建立交叉資料表查詢

1. 在 [建立] 索引標籤的 [其他] 群組中，按一下 [查詢設計]。

2. 按兩下要用於查詢的資料表。

   每個資料表都會隨即在查詢設計師的上半部以視窗形式出現。

   如果您使用範例資料表，請按兩下 [訂單資料表與訂單詳細資料表。

3. 按兩下要用於查詢的欄位。

   每個功能變數名稱會出現在設計格線線之欄位 列 的空白儲存格中。

   如果您使用範例資料表，請從訂單資料表新增出貨城市與出貨日期欄位。

4. 在 [欄位] 列的下一個空白儲存格中，複製並貼上或輸入下列運算式：總銷售額：加總 (CCur ([訂單詳細資料]。[單價]*[數量]* (1-[折扣]) /100) *100)

5. 在 [設計] 索引標籤上，按一下 [查詢類型] 群組中的 [交叉資料表]。

   合計 列 和 交叉表列 會顯示在設計格線線中。

6. 按一下 [城市」 欄位中 [ 合計 列> 中的儲存格，然後選取 [群組者。 對出貨日期欄位執行相同的工作。 將 Total Sales 欄位 的 Total 儲存格中的值變更為 運算式。

7. 在交叉表列中，將城市欄位中的儲存格設為列名、將出貨日期欄位設為欄標題，以及將Total Sales 欄位設為值。

8. 在 [設計] 索引標籤上的 [結果] 群組中，按一下 [執行]。

   查詢結果會顯示在資料工作表的視圖中。

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