本文說明如何計算查詢所返回的資料。 例如,在表單或報表上,您可以計算一或多個資料表欄位或控制項中的專案數。 您也可以計算平均值,並尋找最小、最大、最早及最新的值。 此外, Access 提供稱為合計列的功能,您可以利用此功能計算資料工作表的資料,而不需要變更查詢的設計。

您想要做什麼?

瞭解計算資料的方法

您可以使用 Count 函數計算欄位中 (一欄) 的專案數。 Count 函數屬於一組稱為匯總函數的函數。 您可以使用匯總函數對資料行執行計算,並返回單一值。 Access 除了 Count 之外,還提供許多匯總 函數,例如:

  • 總,用於加總一欄數位。

  • 平均一欄數位的平均值。

  • 最大值,用於尋找欄位中的最高值。

  • 最小值,用於尋找欄位中的最低值。

  • Standard Deviation, 用於測量值與平均值和平均值 (離散) 。

  • 變異數,用於測量欄中所有值的統計變異數。

Access 提供兩種方式,將 Count 和其他匯總函數新增到查詢。 您可以:

  • 在資料工作表視圖中開啟查詢,然後新增合計列。 合計列可讓您在查詢結果集的一或多個資料行使用匯總函數,而不需要變更查詢的設計。

  • 建立合計查詢。 合計查詢會計算記錄群組中的小計。 例如,如果您想要根據縣/市或每季計算所有銷售小計,您可以使用合計查詢,根據您想要的類別將記錄分組,然後加總銷售數位。 相反地,合計列會計算一或多個資料欄 (欄位) 總計。

附註: 本文中的操作說明區段強調使用 Count 函數,但請記住,您可以在合計列和查詢中,使用其他匯總函數。 有關使用其他匯總函數的資訊,請參閱本文稍後的 匯總 函數參照。

有關其他匯總函數使用方式的詳細資訊,請參閱資料工作表中的顯示 資料行合計一文

下列各節中的步驟說明如何新增合計列,以及如何使用合計查詢計算資料。 繼續進行時,請記住 ,Count 函數處理的資料類型比其他匯總函數多。 例如,您可以對任何類型的欄位執行 Count 函數,但包含複雜且重複的量值資料除外,例如多重值清單的欄位。

相反地,許多匯總函數僅適用于設定為特定資料類型之欄位中的資料。 例如 ,Sum 函數僅適用于設定為數字、小數或貨幣資料類型的欄位。 有關每個函數所需的資料類型詳細資訊,請參閱本文稍後的 匯總函數參照。

有關資料類型的一般資訊,請參閱修改或變更 欄位的資料類型集一文

頁面頂端

使用合計列計算資料

您可以在資料工作表的視圖中開啟查詢,新增資料列,然後選取Count函數或其他匯總函數 ,例如 Sum、最小值最大值或平均值,以將合計列新增到查詢。 本節中的步驟說明如何建立基本選取查詢並新增合計列。

建立基本選取查詢

  1. [建立] 索引標籤的 [其他] 群組中,按一下 [查詢設計]

    Access 功能區影像

  2. 按兩下要用於查詢的資料表,然後按一下 [ 關閉

    選取的資料表會顯示為查詢設計工具上方區段的視窗。 此圖顯示查詢設計工具中的一般資料表:

    在設計格線有三個欄位的查詢

  3. 按兩下要用於查詢的資料表欄位。

    您可以包含包含描述資料的欄位,例如名稱和描述,但您必須包含包含要計算之值的欄位。

    每個欄位會顯示在查詢設計格線中的欄中。

  4. 在 [設計] 索引標籤上的 [結果] 群組中,按一下 [執行]。

    查詢的結果會顯示在資料工作表的視圖中。

  5. 或者,回到設計檢視並調整查詢。 若要這麼做,請以滑鼠右鍵按一下查詢的檔索引鍵,然後按一下 [設計檢視。 接著,您可以新增或移除資料表欄位,以調整查詢。 若要移除欄位,請選取設計格線線中的欄,然後按 DELETE。

  6. 或者,儲存您的查詢。

新增合計列

  1. 在資料工作表視圖中開啟查詢。 若要針對 .accdb 檔案格式的資料庫執行此操作,請以滑鼠右鍵按一下查詢的檔索引鍵,然後按一下 [資料工作表視圖

    -或-

    針對使用舊版 Access 所建立之 .mdb 檔案格式資料庫,請在[首頁舊有資料表視圖10>的 [顯示格式列與資料表視圖2010/

    -或-

    在功能窗格中,按兩下查詢。 這麼做會執行查詢,並載入結果至資料工作表。

  2. 在 [常用] 索引標籤上,按一下 [記錄] 群組中的 [合計]。

    Access 功能區影像

    新的合計 會出現在資料工作表的最後一列下方。

  3. 在 [ 合計 列> 中,按一下要加總的欄位,然後從清單中選取 [ 計數。

隱藏合計列

  • 在 [常用] 索引標籤上,按一下 [記錄] 群組中的 [合計]。

有關使用合計列的詳細資訊,請參閱資料工作表中的顯示 資料行合計一文

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使用合計查詢計算資料

當您需要計算查詢所返回的一或所有記錄時,您可以使用合計查詢來計算資料,而不是使用合計列。 例如,您可以計算單一城市的銷售交易數量或交易數量。

一般來說,當您需要在資料庫的另一部分使用產生的值時 ,例如報表,您可以使用合計查詢,而不是合計列。

計算查詢中所有的記錄

  1. [建立] 索引標籤的 [其他] 群組中,按一下 [查詢設計]

    Access 功能區影像

  2. 按兩下要用於查詢的資料表,然後按一下 [ 關閉

    資料表會出現在查詢設計工具上方區段的視窗中。

  3. 按兩下要用於查詢的欄位,並確保您包含要計算的資料欄。 您可以計算大多數資料類型的欄位,例外是包含複雜且重複的量資料欄位,例如多重值清單的欄位。

  4. [設計] 索引標籤上,按一下 [顯示/隱藏] 群組中的 [合計]

    合計 會出現在設計格線線中,而 Group By 會顯示在查詢中每個欄位的列。

  5. 在 [ 合計列 > 中,按一下要計數的欄位, 然後從結果 清單中選取 [計數。

  6. 在 [設計] 索引標籤上的 [結果] 群組中,按一下 [執行]。

    查詢的結果會顯示在資料工作表的視圖中。

  7. 或者,儲存查詢。

計算群組或類別中的記錄

  1. [建立] 索引標籤的 [其他] 群組中,按一下 [查詢設計]

    Access 功能區影像

  2. 按兩下要用於查詢的資料表,然後按一下 [ 關閉

    資料表會顯示在查詢設計工具上方區段的視窗中。

  3. 按兩下包含類別資料的欄位,以及包含要計算值的欄位。 您的查詢不能包含其他描述欄位。

  4. [設計] 索引標籤上,按一下 [顯示/隱藏] 群組中的 [合計]

    合計 會出現在設計格線線中,而 Group By 會顯示在查詢中每個欄位的列。

  5. 在 [ 合計列 > 中,按一下要計數的欄位, 然後從結果 清單中選取 [計數。

  6. 在 [設計] 索引標籤上的 [結果] 群組中,按一下 [執行]。

    查詢的結果會顯示在資料工作表的視圖中。

  7. 或者,儲存查詢。

頁面頂端

匯總函數參照

下表列出並說明 Access 提供用於合計列和查詢的匯總函數。 請記住,Access 提供的查詢匯總函數比針對合計資料列提供的函數更多。 此外,如果您使用 Access 專案 (Access 前端連接至 Microsoft SQL Server 資料庫) ,您可以使用 SQL Server 提供的較大型匯總函數集。 有關該函陣列的資訊,請參閱 Microsoft SQL Server Books Online。

函數

描述

可搭配使用的資料類型

Sum

加總欄中的項目。 僅適用於數字和貨幣資料。

數字、小數、貨幣

Average

計算某欄的平均值。 該欄必須包含數字、貨幣或日期/時間資料。 此函數會忽略 Null 值。

數字、小數、貨幣、日期/時間

Count

計算欄中的項目數量。

所有資料類型,除了包含複雜重複的量值資料以外,例如多重值清單的欄。

有關多重值清單的資訊,請參閱多重值欄位及建立或刪除 多重值欄位的文章指南

Maximum

傳回最高值的項目。 對於文字資料,最高值為最後一個字母值,Access 會忽略大小寫。 此函數會忽略 Null 值。

數字、小數、貨幣、日期/時間

Minimum

傳回最低值的項目。 對於文字資料,最低值為第一個字母值,Access 會忽略大小寫。 此函數會忽略 Null 值。

數字、小數、貨幣、日期/時間

標準差

測量值與平均值的離散 (平均值) 。

有關使用此函數的詳細資訊,請參閱在資料工作表中的顯示 資料行合計一文

數字、小數、貨幣

Variance

計算欄中所有值的統計變異數。 此函數僅適用於數字和貨幣資料。 如果資料表包含少於兩列,Access 會返回 Null 值。

有關變異數函數的詳細資訊,請參閱資料工作表中的顯示 資料行合計一文

數字、小數、貨幣

頁面頂端

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