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使用螢幕助讀程式將 Excel 資料帶至 Access 桌面資料庫

本文適用於使用螢幕助讀程式的使用者,例如 Windows 朗讀程式、JAWS 或 NVDA 搭配 Microsoft 365 產品。 本文是 Microsoft 365 螢幕助讀程式支援內容集的一部分,您可以在此找到有關我們應用程式的更多協助工具資訊。 如需一般說明,請瀏覽 Microsoft 支援服務

搭配鍵盤和螢幕助讀程式使用 Access ,將 Excel 工作表匯入 Access 或從 Access 桌面資料庫連結至 Excel 工作表。 我們已使用朗讀程式、JAWS 和 NVDA 加以測試,但是只要遵循常見的協助工具標準和技巧,就可以與其他螢幕助讀程式搭配使用。

附註: 

本主題內容

準備 Excel工作表以進行匯入或連結

將 Excel 工作表的資料匯入 Access之前,請花一點時間檢閱工作表,並決定要如何從中匯入資料。

  • 決定您要連結至或匯入整個工作表,還是只連結其中一部分。 如果您只要將工作表的一部分帶到 Access,您可以定義只包含您要帶出之儲存格的具名範圍。 如需相關指示,請移 至使用螢幕助讀程式為 Excel 中的儲存格或資料範圍命名

  • 確認 Excel 工作表為一般檔案格式,讓精靈可以輕鬆處理其中的資料。 例如,修正可能的錯誤值、移除不必要的空白欄和列,並檢查每一列中的每一欄都包含相同的資料類型。 如需如何準備匯入或連結的詳細資訊,請參閱匯入 或連結至 Excel 活頁簿中資料中的「準備工作表」、「準備 Excel 資料」和「疑難排解遺漏或不正確的值」一節。

準備要匯入的目標 Access資料庫

從 Excel 工作表匯入資料之前,請花一點時間檢查目的地 Access 資料庫是否已準備好進行匯入,並決定您要如何儲存匯入的資料。

  • 請確定目的地 Access 資料庫並非唯讀,而且您有權對資料庫進行變更。

  • 決定您要將資料儲存在新的或現有的資料表中:

    • 如果您選擇將資料儲存在新資料表中, Access 會建立資料表,並將匯入的資料新增至此資料表。 如果含有指定名稱的資料表已存在, Access 使用匯入的資料覆寫資料表的內容。

    • 如果您選擇將資料新增至現有的資料表, Excel 工作表中的資料列會附加到指定的資料表。

  • 如果您決定將 Excel 資料附加到現有的 Access 資料表,請確認 Excel 來源資料中的結構和欄位設定符合 Access目標資料表中的設定。 若要在 [ 設計檢視 ] 中開啟 Access 資料表以進行檢查,請按 Alt+H,W,D。在 [準備目的資料庫] 區段的檢查清單中檢查資料表,步驟 2 是匯入 或連結至 Excel 活頁簿中的資料

匯入資料

當您匯入資料時, Access 在新的或現有資料表中建立資料的複本,而不會變更來源 Excel 工作表。

附註: 您可能需要同事協助您進行步驟 10,以選取您要編輯的欄位。

  1. 如果活頁簿 Excel 來源已開啟,請將其關閉。

  2. 開啟儲存匯入資料的目標 Access 資料庫。

    提示: 如果您想要建立新的空白資料庫,請按 Alt+F,N,L。

  3. 若要開啟 [ 取得外部資料 - Excel 試算表 ] 對話方塊,請根據您使用的 Access 版本執行下列其中一項操作:

    • 在 Microsoft 365 訂閱版本或 Access 2019 中,按 Alt+X、N、1,然後按 F 和 X。

    • 在 Access 2016 或Access 2013中,按 Alt+X 移至 [ 外部資料] 索引卷 標。 按 Tab 鍵,直到您到達 [ 匯入&連結] 群組為止,按向右鍵,直到您聽見「Excel」為止,然後按 Enter。

  4. [ 取得外部資料 - Excel 試算表 ] 對話方塊隨即開啟。 執行下列其中一個動作來指定包含您要匯入之資料的 Excel 檔案:

    • 若要將焦點移至 [檔案名 ] 文字欄位,請按 F,然後貼上或輸入 Excel 檔案的路徑。

    • 若要流覽檔案,請按 R。[ 開啟檔案 ] 對話方塊隨即開啟。 流覽至您要的檔案,當您位於檔案上時,請按 Enter 加以選取。

  5. 若要指定您要儲存匯入資料的方式,請執行下列其中一項操作:

    • 如果您想要將資料儲存在新資料表中,請按下 I 以移至目前的資料庫選項,然後選取 [將 來源資料匯入至新資料表 ] 選項。 稍後系統將提示您替此資料表命名。

    • 如果您想要將資料附加到現有的資料表,請按 A 移至並選取 [將 記錄複本附加到資料表 ] 選項。 若要選取表格,請按一次 Tab 鍵。 焦點隨即移至資料表清單。 按 Alt+向下鍵以展開清單,按向上鍵或向下鍵,直到您聽見想要的表格為止,然後按 Enter 加以選取。 如果資料庫不含資料表,則無法使用這個選項。

  6. 按 Tab 鍵,直到您到達 [ 確定] 按鈕為止,然後按 Enter。 [ 匯入試算表精 靈] 隨即啟動。

    提示: 如果您的螢幕助讀程式未自動朗讀精靈視窗,請按 SR 鍵+W。

  7. 如果來源 Excel 活頁簿只有一個工作表且沒有範圍,您可以繼續下一個步驟。 如果活頁簿包含多個工作表或具名範圍,請執行下列其中一項操作以選取要匯入的工作表或範圍:

    • 若要選取工作表,請按 Alt+W,按一次 Tab 鍵、按向下鍵,直到您聽見想要的工作表為止,然後按 Enter 加以選取。

    • 若要選取具名的範圍,請按 Alt+R,按一次 Tab 鍵、按向下鍵,直到您聽見想要的範圍為止,然後按 Enter 加以選取。

  8. 下一個精靈視窗隨即開啟。 如果來源工作表或範圍的第一列包含功能變數名稱,請按下 I 移至並選取 [ 第一列包含欄標題] 選項。 按 Enter 將焦點移至下一個精靈視窗。 如果您要將資料附加到現有資料表,您可以繼續執行步驟 12。

  9. 在新的精靈視窗中,您可以視需要指定您要匯入之每個欄位的相關資訊。 已選取工作表或範圍中的第一個欄位。 您可以執行下列動作:

    • 若要變更目前欄位的名稱,請按 Alt+M,然後輸入新名稱。

    • 若要變更欄位的資料類型,請按 Alt+T。 焦點隨即移至 [資料類型] 清單。 若要展開清單,請按 Alt+向下鍵。 按向下鍵,直到您聽見想要的值為止,然後按 Tab 鍵一次。

    • 若要變更欄位是否編制索引,請按 Alt+I。 您會聽到目前的值。 若要展開清單,請按 Alt+向下鍵。 按向下鍵,直到您聽見想要的值為止,然後按 Tab 鍵一次。

    • 如果您不想匯入目前的欄位,請按 Alt+S 移至,然後選取 [ 不要匯入欄位 ] 選項。

  10. 若要選取另一個欄位,請按 F6,直到您聽見「窗格」為止,然後請同事協助您選取您想要的欄位。 修改欄位,如步驟 9 中所述。 完成後,按 Enter 移至下一個精靈視窗。

  11. 新增新資料表的主鍵。 主鍵可識別資料表中的記錄,讓您可以更快速地擷取資料。 執行下列其中一個動作:

    • 若要讓 Access 新增主鍵,請按 A。

    • 若要選擇您自己的主鍵,請按 C。若要定義要使用的按鍵,請按一次 Tab 鍵。 焦點隨即移至索引鍵清單。 若要展開清單,請按 Alt+向下鍵。 按向上鍵或向下鍵,直到您聽見想要的按鍵為止。

    • 如果您不想使用主鍵,請按 O。

    若要移至最後一個精靈視窗,請按 Enter。

  12. 最後一個精靈視窗隨即開啟。 焦點會位於 [ 匯入至資料表 ] 方塊中,而且您會聽到目的資料表的目前名稱。 如果您想要變更資料表名稱,請輸入新名稱,然後按 Enter 以完成匯入。

    附註: 如果您聽到表格已存在的警示,而您想要以匯入的資料覆寫現有的資料表,請按 Y。如果您要重新命名表格,請按 N。按 Alt+I 將焦點移回 [匯 入至表格 ] 方塊,輸入另一個表格名稱,然後按 Enter。

  13. 如果匯入完全或部分成功, Access 會顯示匯入狀態。 Access 也會提示您儲存匯入步驟,以便在沒有匯入精靈的情況下快速重複這些步驟。 若要選取此選項,請按 Alt+V。 若要命名匯入步驟,請按 Alt+A,然後輸入匯入作業的名稱。 若要儲存匯入步驟,請按 Alt+S。 如果匯入失敗,您會聽到「嘗試匯入檔案時發生錯誤」,後面接著檔案名。 按 Enter 以結束通知訊息。

在 Excel中建立資料的連結

使用 [連結試算表 精靈] 建立從 Access 資料庫到 Excel資料的連結,這樣您就可以在 Access 中使用查詢和報表工具,而不需要在資料庫中維護 Excel 資料的複本。

當您連結至 Excel 工作表或具名範圍時, Access 會建立連結至來源儲存格的新資料表。 您對 Excel 中的來源儲存格所做的任何變更,都會出現在 Access的連結資料表中。 不過,您無法在 Access中編輯對應資料表的內容。 如果您想要新增、編輯或刪除資料,您必須在來源 Excel 檔案中進行變更。

資料庫可以包含多個連結資料表。

啟動連結試算表精靈

在 Access中,有兩種方式可以選取您要連結的 Excel 活頁簿,然後啟動 [連結試算表精靈]。 您可以在 Access 中開啟 Excel 活頁簿,或使用 [ 取得外部資料 - Excel 試算表 ] 對話方塊。

在 Access中開啟 Excel活頁簿

  1. 開啟您要在其中建立連結的 Access 資料庫。

  2. 若要移至 [ 啟] 功能表,請按 Alt+F,O。

  3. 若要流覽活頁簿,請按 O。[Windows 開啟 ] 對話方塊隨即開啟。

  4. 若要變更檔案類型,請按 Tab 鍵,直到您聽見「[類型檔案]、 Microsoft#x1」為止,然後按 Alt+向下鍵。 按向上鍵,直到您聽見「所有檔案」為止,然後按 Enter。

  5. 流覽至您要的活頁簿,然後按 Enter 加以選取,然後啟動 [連結試算表精靈]。

使用 [取得外部資料 - Excel 試算表] 對話方塊

  1. 開啟您要在其中建立連結的 Access 資料庫。

    提示: 如果您不想連結到現有的資料庫,請按 Alt+F,N,L 來建立新的空白資料庫。

  2. 若要開啟 [ 取得外部資料 - Excel 試算表 ] 對話方塊,請根據您使用的 Access 版本執行下列其中一項操作:

    • 在 Microsoft 365 訂閱版本或 Access 2019 中,按 Alt+X、N、1,然後按 F 和 X。

    • 在 Access 2016 或 Access 2013中,按 Alt+X 移至 [ 外部資料] 索引卷 標。 按 Tab 鍵,直到您到達 [ 匯入&連結] 群組為止,按向右鍵,直到您聽見「Excel」為止,然後按 Enter。

  3. [ 取得外部資料 - Excel 試算表 ] 對話方塊隨即開啟。 執行下列其中一個動作來指定您要建立連結的 Excel 檔案:

    • 若要將焦點移至 [檔案名 ] 文字欄位,請按 F,然後貼上或輸入 Excel 檔案的路徑。

    • 若要流覽檔案,請按 R。[ 開啟檔案 ] 對話方塊隨即開啟。 流覽至您要的檔案,當您位於檔案上時,請按 Enter 加以選取。

  4. 按 Alt+L 移至並選取 [ 建立連結的資料表] 選項以連結至資料來源,然後按 Enter。 連結試算表精靈隨即啟動。

使用 [連結試算表精靈] 建立 Excel資料的連結

[連結試算表精靈] 視窗會引導您完成連結程式。 只要選取您需要的選項,並立即將 Excel 資料連結至資料庫即可。

提示: 如果您的螢幕助讀程式未自動朗讀精靈視窗,請按 SR 鍵+W。

  1. 如果來源 Excel 活頁簿只有一個工作表且沒有範圍,您可以繼續下一個步驟。 如果活頁簿包含多個工作表或具名範圍,請執行下列其中一個動作來選取工作表或範圍:

    • 若要選取工作表,請按 Alt+W,按一次 Tab 鍵、按向下鍵,直到您聽見想要的工作表為止,然後按 Enter 加以選取。

    • 若要選取範圍,請按 Alt+R,按一次 Tab 鍵、按向下鍵,直到您聽見想要的範圍為止,然後按 Enter 加以選取。

  2. 下一個精靈視窗隨即開啟。 如果來源工作表或範圍的第一列包含功能變數名稱,請按下 I 移至並選取 [ 第一列包含欄標題] 選項。 按 Enter 將焦點移至下一個精靈視窗。

  3. 最後一個精靈視窗隨即開啟。 焦點會位於 [ 連結資料表名稱 ] 方塊中,而且您會聽到連結資料表的目前名稱。 如果您想要變更資料表名稱,請輸入新的資料表名稱,然後按 Enter 以完成匯入。

    附註: 如果您聽到表格已存在的警示,而您想要以匯入的資料覆寫現有的資料表,請按 Y。如果您要重新命名目的資料表,請按 N。按 Alt+I 將焦點移回 [匯 入至表格 ] 方塊,輸入另一個表格名稱,然後按 Enter。

  4. 如果連結成功,您會聽到「完成連結資料表至檔案」,後面接著 Excel 檔案名。 按 Enter 以結束通知。 流覽至連結的資料表並檢閱其內容。 如需疑難排解資訊,請移至>疑難排解#Num! [ 匯入或連結至 Excel 活頁簿中的資料] 區段中的其他不正確的值。

    如果連結失敗,請根據在 Excel 活頁簿中匯入 或連結至資料中的「準備目的資料庫」一節中的檢查清單,再次檢查 Excel 來源檔案。

另請參閱

使用螢幕助讀程式在 Access 桌面資料庫中建立資料表

使用螢幕助讀程式在 Access 桌面資料庫建立查詢

使用螢幕助讀程式在 Access 桌面資料庫中建立表單

使用螢幕助讀程式匯出 Access 資料表至文字檔

Access 的鍵盤快速鍵

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