本文適用於使用螢幕助讀程式的使用者，例如 Windows 朗讀程式、JAWS 或 NVDA 搭配 Windows 工具或功能及 Microsoft 365 產品。 本文是協助工具說明與學習內容集的一部分，您可以在我們的應用程式上找到更多協助工具資訊。 如需一般說明，請瀏覽 Microsoft 支援服務。
重要: Microsoft Exchange Server 的支援將於 2025 年 10 月結束，之後安全更新與技術支援將不再提供。
使用Exchange 系統管理中心(EAC) 搭配鍵盤和螢幕閱讀器，啟用或關閉Exchange Online信箱中項目的歸檔功能。 你也可以對信箱套用保留政策。
我們已在 Microsoft Edge用 Narrator 和 Chrome 上的 JAWS 測試過，但只要其他螢幕閱讀器和瀏覽器遵守通用的無障礙標準和技術，它或許也能運作。
附註:
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新 Microsoft 365 功能會逐漸開放給 Microsoft 365 訂閱者使用，因此您的應用程式可能還沒有這些功能。 若要了解如何更快速地取得新功能，請加入 Office 測試人員計畫。
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若要深入了解螢幕助讀程式，請移至如何在 Microsoft 365 使用螢幕助讀程式。
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要確認你的管理員角色是否允許你執行這些任務，請參考 「使用螢幕閱讀器在 Exchange 管理中心中識別你的管理員角色」。
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Exchange Online 包含在 Microsoft 365 商業及企業訂閱方案中;不過，能力可能因計畫而異。 如果你的 EAC 沒有包含本文所描述的功能，你的計畫可能也不會包含。 如需了解您訂閱方案中 Exchange Online 功能的更多資訊，請前往「我擁有Microsoft 365 商業產品或授權？」以及Exchange Online服務說明。
本主題內容
啟用使用者的信箱歸檔
EAC 中的信箱歸檔（也稱為「原地歸檔」），使用者可獲得額外的信箱儲存空間。 啟用後，存檔信箱可透過 Outlook與 Outlook 網頁版存取，並提供方便的舊電子郵件替代儲存庫。
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在 EAC 儀表板上，按住 Tab 鍵直到聽到：「左邊導航漢堡，展開。」 如果你聽到「collapsed」而不是「expanded」，請按空白鍵展開選單再繼續。
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用旁白時，按 SR 鍵+右箭頭鍵，直到聽到：「收件人，擴展中。」 在《JAWS》中，請按下箭頭鍵。 如果你聽到「collapsed」而不是「expanded」，請按空白鍵展開選單再繼續。
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用旁白時，按 SR 鍵+右箭頭鍵直到聽到：「mailboxes」。 在《JAWS》中，請按下箭頭鍵。 接著按 Enter。 郵件匣 清單檢視會打開，列出所有 EAC 中的郵件匣。 你聽到：「新增一個共用信箱。」
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要搜尋你想啟用歸檔功能的使用者，請按 SR 鍵+右箭頭鍵，直到聽到「搜尋信箱，搜尋框」的提示。 輸入使用者全部或部分名稱，然後按下 Enter。
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按 Tab 鍵直到你聽到搜尋結果列表中第一個使用者的詳細資訊。 你的螢幕閱讀器會顯示他們的顯示名稱、電子郵件地址、收件人類型及其他資訊。 如果搜尋結果列表中有多個名字，請按下箭頭鍵直到聽到你想要的名字。
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要打開使用者資料欄，請按 Enter 鍵。 你會聽到：「關閉，按鈕」，接著是使用者的名字。
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反覆按 Tab 鍵，直到聽到「管理信箱歸檔，按鈕」。 按 Enter。
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按住 Tab 鍵直到聽到「Mailbox archive off， switch， off」的提示，然後按空白鍵切換開關。 如果你聽到「Mailbox archive on， switch， on」，表示該使用者已經啟用了歸檔功能。
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按住 Tab 鍵直到聽到「儲存，按鈕」，然後按下 Enter。 你會聽到「關閉，按鈕」，接著是「信箱歸檔成功更新」。 按 Enter 可返回使用者資料窗格。
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要關閉使用者資料窗格，請按 Esc。 焦點會回到搜尋結果列表。
為使用者關閉信箱歸檔
如果您停用使用者的存檔，現有內容將保留 30 天。 這表示如果你在這30天內重新啟用該檔案，所有現有內容仍然完整。 然而，30 天後所有資訊將永久刪除，若在此期間啟用存檔，會建立新的歸檔信箱。
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在 EAC 儀表板上，按住 Tab 鍵直到聽到：「左邊導航漢堡，展開。」 如果你聽到「collapsed」而不是「expanded」，請按空白鍵展開選單再繼續。
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用旁白時，按 SR 鍵+右箭頭鍵，直到聽到：「收件人，擴展中。」 在《JAWS》中，請按下箭頭鍵。 如果你聽到「collapsed」而不是「expanded」，請按空白鍵展開選單再繼續。
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用旁白時，按 SR 鍵+右箭頭鍵直到聽到：「mailboxes」。 在《JAWS》中，請按下箭頭鍵。 接著按 Enter。 郵件匣 清單檢視會打開，列出所有 EAC 中的郵件匣。 你聽到：「新增一個共用信箱。」
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要搜尋你想停用歸檔的使用者，請按 SR 鍵+右箭頭鍵，直到聽到「搜尋信箱，搜尋框」的提示。 輸入使用者全部或部分名稱，然後按下 Enter。
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按 Tab 鍵直到你聽到搜尋結果列表中第一個使用者的詳細資訊。 你的螢幕閱讀器會顯示他們的顯示名稱、電子郵件地址、收件人類型及其他資訊。 如果搜尋結果列表中有多個名字，請按下箭頭鍵直到聽到你想要的名字。
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要打開使用者資料欄，請按 Enter 鍵。 你會聽到：「關閉，按鈕」，接著是使用者的名字。
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反覆按 Tab 鍵，直到聽到「管理信箱歸檔，按鈕」。 按 Enter。
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按住 Tab 鍵直到聽到「Mailbox archive on， switch， on」的提示，然後按空白鍵切換開關。 如果你聽到「Mailbox archive off， switch， off」的訊息，表示該使用者的歸檔功能已經被停用。
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按住 Tab 鍵直到聽到「儲存，按鈕」，然後按下 Enter。 你會聽到「關閉，按鈕」，接著是「信箱歸檔成功更新」。 按 Enter 可返回使用者資料窗格。
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要關閉使用者資料窗格，請按 Esc。 焦點會回到搜尋結果列表。
對使用者套用保留政策
EAC 中的訊息紀錄管理 (MRM) 功能，幫助您透過設定保留政策，管理組織電子郵件的生命週期。 保留政策規定了某些類型的信箱項目，包括一般電子郵件、已刪除郵件及垃圾郵件 () ，何時需要移動、歸檔或刪除。 當你建立帶有歸檔的新郵箱，或為現有信箱使用者啟用歸檔時，EAC 會自動套用預設 MRM 政策。
你可以對所有使用者套用相同的保留政策，或對特定使用者套用不同的政策。
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在 EAC 儀表板上，按住 Tab 鍵直到聽到：「左邊導航漢堡，展開。」 如果你聽到「collapsed」而不是「expanded」，請按空白鍵展開選單再繼續。
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用旁白時，按 SR 鍵+右箭頭鍵，直到聽到：「收件人，擴展中。」 在《JAWS》中，請按下箭頭鍵。 如果你聽到「collapsed」而不是「expanded」，請按空白鍵展開選單再繼續。
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用旁白時，按 SR 鍵+右箭頭鍵直到聽到：「mailboxes」。 在《JAWS》中，請按下箭頭鍵。 接著按 Enter。 郵件匣 清單檢視會打開，列出所有 EAC 中的郵件匣。 你聽到：「新增一個共用信箱。」
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要搜尋你想更改保留政策的使用者，請按 SR 鍵+右箭頭鍵，直到聽到「搜尋信箱，搜尋框」的提示。 輸入使用者全部或部分名稱，然後按下 Enter。
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按 Tab 鍵直到你聽到搜尋結果列表中第一個使用者的詳細資訊。 你的螢幕閱讀器會顯示他們的顯示名稱、電子郵件地址、收件人類型及其他資訊。 如果搜尋結果列表中有多個名字，請按下箭頭鍵直到聽到你想要的名字。
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要打開使用者資料欄，請按 Enter 鍵。 你會聽到：「關閉，按鈕」，接著是使用者的名字。
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反覆按 Tab 鍵，直到聽到「管理信箱政策，按鈕」。 按 Enter。 「 管理信箱政策 」選區打開。
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按住 Tab 鍵直到聽到「編輯，按鈕」，然後按下 Enter 鍵。 然後按 Tab 鍵直到聽到「預設 MRM 政策」，再用上下鍵找到你想要的保留政策。
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按住 Tab 鍵直到聽到「儲存，按鈕」，然後按下 Enter。 你聽到「關閉，按鈕」，EAC 開始處理變更。 當它準備好時，你會聽到：「設定已更新。 這些變化可能需要長達5分鐘才會出現。」 按 Enter 可返回使用者資料窗格。
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要關閉使用者資料窗格，請按 Esc。 焦點會回到搜尋結果列表。
另請參閱
針對身心障礙使用者提供的客戶技術支援
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