取得 Outlook 的 Microsoft 365 群組的更多相關資訊

如果您的小組使用通訊群組清單、檔案共用和共同合作記事來完成工作,您一定會喜歡 Microsoft 365 群組 中的 Outlook。 Microsoft 365 群組 是一個強大且有生產力的平臺,將 Outlook的交談和日曆、 SharePoint的檔案、 Planner的工作,以及共用的 OneNote 筆記本,彙集到小組的單一共同作業空間中。

當您追蹤群組時,所有電子郵件訊息和會議邀請會直接送到您的信箱。 但是它們也會儲存在您的群組資料夾中。 因此,不用擔心不小心刪除某些專案或建立規則,將郵件從您的信箱移至私人資料夾。 讀取後從收件者中刪除,並知道仍有可搜尋的群組資料夾中安全儲存的一份副本;事實上,群組開始後的所有郵件都儲存在群組資料夾中。 即使您不是一開始的成員,一旦加入,您也會看到完整的歷程記錄。

提示: 如果您尚未開始使用 Microsoft 365 群組 您可能想要先閱讀 Microsoft 365群組Outlook入門。

提示,以在 Microsoft 365 群組 中Microsoft 365 群組Outlook

  1. 使用群組就像通訊群組清單一樣    新的電子郵件訊息和會議邀請會送達您的信箱,而您傳送給群組的任何東西都會傳送給群組中的每個人,就像通訊群組清單一樣。 任何版本的 Outlook 或 Outlook 網頁版 都會使用。 只要在電子郵件訊息的 TO 行輸入群組電子郵件地址,開始通訊。

    附註: 當您建立群組時,請勾選傳送所有群組交談核取方塊,讓所有成員都會收到收件者之群組電子郵件的複本。

  2. 「我的最愛」群組,以便快速存取    在 Outlook中,您擁有和/或成員之群組會列在流覽窗格的底部。 以滑鼠右鍵按一下群組,然後選取 [新 到我的最愛」,將其移至流覽窗格頂端,方便存取。

    顯示兩個群組的我的最愛清單

    新增到我的最愛也可讓您在離線時存取內容。

  3. 不需要將郵件移至私人資料夾    當您追蹤群組時,所有電子郵件訊息和會議邀請會直接送到您的信箱。 但是它們也會儲存在您的群組資料夾中。 因此,不用擔心不小心刪除某些專案或建立規則,將郵件從您的信箱移至私人資料夾。 讀取後從收件者中刪除,並知道仍有可搜尋的群組資料夾中安全儲存的一份副本;事實上,群組開始後的所有郵件都儲存在群組資料夾中。 因此,即使您不是一開始的成員,一旦加入,您也會看到完整的歷程記錄。

    如果您不希望郵件進入您的信箱,只要停止從群組或群組中 (,) 。 郵件會繼續傳送到您的群組資料夾,但無法傳送到您的信箱。

  4. 輕鬆排程群組會議    當您在流覽窗格中選取其中一個群組時,畫面頂端就會看到特殊的群組功能區。 開啟日曆以查看已排程當月的所有群組會議。 若要在中開啟群組日曆:

    • Outlook,選取 >日曆

      群組功能區上的日曆按鈕Outlook

      若要從這裡排程新會議,請參閱:在群組日曆上 排程會議

    • Outlook 網頁版,選取日曆 。

      OWA 群組功能區上的日曆按鈕

      若要從這裡排程新會議,請參閱:在群組日曆上 排程會議

  5. 輕鬆與群組中的每個人共用檔案     您可以輕鬆地從文件庫上傳共用檔案,或將檔案附加至您的電子郵件訊息。 由於已設定正確的許可權並套用至所有群組成員,因此不需要管理共用檔案的許可權。 若要在群組功能區中開啟群組的檔案空間:

  6. 快速存取小組筆記本    使用它來為小組討論、會議、計畫及活動收集筆記。 若要在群組功能區中開啟群組的筆記本:

    • Outlook,選取 >筆記本

    • Outlook 網頁版, 選取筆記本 。

  7. 尋找您要找的內容    尋找特定主題的所有會議? 想要尋找上周褐色包的筆記嗎? 群組交談、日曆、檔案和筆記本都可以搜尋,而且會自動設定許可權,讓所有群組成員都可以搜尋他們正在尋找的任何專案。

  8. 以喜歡和喜歡來@mentions    喜歡群組成員的想法嗎? 說吧。 這是快速且簡單的 (,您可以對舊的"+1") 。 想要引起某人的注意嗎? 在電子郵件@mention使用郵件,該郵件會前往群組成員的信箱,以便他們追蹤。

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