在註解中使用 @提及來標記某人以取得其意見反應

當您在文件、簡報或試算表中新增註解並將 @ 符號用於某人的名稱時,您提及的對象就會收到含有您的註解連結的郵件。 對方只要按一下該連結,就能前往該文件與交談。

使用 [公告] 帶來重大影響
  1. 使用您的公司或學校帳戶登入 Microsoft 365,然後前往儲存於 SharePoint 文件庫 或 公司用或學校用 OneDrive 的文件。

    附註: 若要使用這項功能,您必須登入電腦上的 Outlook。

  2. 從操作功能表新增註解或從 [檢閱] > [新增註解]

    在操作功能表中選擇 [新增註解]
  3. 輸入 [@] 及人員名字或姓氏的前幾個字母,然後選取您想要的名稱 (如果他們沒有開啟文件的權限,系統會要求您提供)。

提示: 若要較為隨意,可以刪除該人員 @提及中除了名字以外的所有項目。 若要包含更多人,請再輸入 [@] 再提及其他人。

  1. 使用您的公司或學校帳戶登入 Microsoft 365,然後前往儲存於 SharePoint 文件庫 或 公司用或學校用 OneDrive 的文件。

    附註: 若要使用這項功能,您必須登入 Mac 版 Outlook。

  2. 從操作功能表新增註解或從 [檢閱] > [新增註解]

    在操作功能表中選擇 [新增註解]
  3. 輸入 [@] 及人員名字或姓氏的前幾個字母,然後選取您想要的名稱 (如果他們沒有開啟文件的權限,系統會要求您提供)。

提示: 若要較為隨意,可以刪除該人員 @提及中除了名字以外的所有項目。 若要包含更多人,請再輸入 [@] 再提及其他人。

  1. 使用您的公司或學校 Microsoft 365 帳戶登入 Office.com,然後移至儲存在 SharePoint 文件庫 或 公司用或學校用 OneDrive中的檔。

  2. 從操作功能表新增註解或從 [檢閱] > [新增註解]

    在操作功能表中選擇 [新增註解]
  3. 輸入 [@] 及人員名字或姓氏的前幾個字母,然後選取您想要的名稱 (如果他們沒有開啟文件的權限,系統會要求您提供)。

註解中提及的連絡人

提示: 若要較為隨意,可以刪除該人員 @提及中除了名字以外的所有項目。 若要包含更多人,請再輸入 [@] 再提及其他人。

使用 @mentions 指派工作

在 Word 或 Excel 網頁版中,您可以使用 @mentions,在您張貼批註或回復時,將工作指派給其他使用者。 當您建立任務時,系統會透過所有互動與作業來追蹤該工作,讓您查看其歷程記錄。 不過,由於只有在 Word 和 Excel 網頁版中的企業使用者才可以使用工作,因此您無法在其他 app 中回復、重新指派、解析或重新開啟工作。 您可以在這些應用程式中看到批註記錄,但不會看到 [任務歷程記錄]。 例如,如果您在 web 版 Word 中指派工作,之後又在桌面的 Word 中開啟檔,您就會看到批註,但不會顯示任務。 如果您在 Word 網頁版中重新開啟檔,該工作會再次顯示,您就可以與它進行互動。

若要建立任務:

  1. 新增批註或回復現有的批註。

  2. 在批註中使用 @mention。 此選項隨即出現,將批註指派給所提及人員的工作。

  3. 選取 [ 指派給] 核取方塊。

    使用 @Mention 指派任務

  4. 張貼批註或回復。 指派任務的人員會收到一封電子郵件,通知他們已獲指派工作。 在批註中,他們會看到指派給他們的工作。

    指派給其他使用者的任務

若要重新指派任務:

  1. 使用 [回應] 欄位中的 @mention。

  2. 選取 [ 重新指派給] 核取方塊。

    重新分派任務

  3. 張貼回復。 任務已被重新分派的人員會收到一封電子郵件,通知他們已獲指派該任務。

若要解決指派給您的工作:

  1. 在批註頂端,將游標暫留在「 指派給您」旁邊的圓圈上。 圓形中會出現核取記號。

    按一下以解決任務

  2. 按一下含有核取記號的圓圈,即可解決該任務。

若要重新開啟已解決的任務:

  1. 開啟 [批註] 窗格。

  2. 在已解析的批註頂端,按一下含有核取記號的綠色圓圈。

    按一下以重新開啟任務

附註: 使用條件式存取的租用戶無法建立 @提及。 如需詳細資訊,請連絡您的 IT 系統管理員。

  1. 在您的裝置上,請前往儲存於SharePoint 文件庫或公司用或學校用 OneDrive的文件。

  2. 選取文件中的文字,然後點選 [新增註解]

    在 Word 中選取文字之後,請點選 [新增註解]
  3. 輸入 [@] 及人員名字或姓氏的前幾個字母,然後選取您想要的名稱 (如果他們沒有開啟文件的權限,系統會要求您提供)。

提示: 若要較為隨意,可以刪除該人員 @提及中除了名字以外的所有項目。 若要包含更多人,請再輸入 [@] 再提及其他人。

附註: 使用條件式存取的租用戶無法建立 @提及。 如需詳細資訊,請連絡您的 IT 系統管理員。

  1. 在您的裝置上,請前往儲存於SharePoint 文件庫或公司用或學校用 OneDrive的文件。

  2. 選取文件中的文字,然後點選 [新增註解]

    在操作功能表中選擇 [新增註解]
  3. 輸入 [@] 及人員名字或姓氏的前幾個字母,然後選取您想要的名稱 (如果他們沒有開啟文件的權限,系統會要求您提供)。

提示: 若要較為隨意,可以刪除該人員 @提及中除了名字以外的所有項目。 若要包含更多人,請再輸入 [@] 再提及其他人。

快速尋找並回覆 @提及

在 Word、Excel及PowerPoint中,當有人在批註中提及您時,您會收到一封電子郵件通知,其中包含可將您帶到檔案中之批註的連結。

此外,在某些版本的 Word、Excel及PowerPoint中,電子郵件通知也會顯示與批註相關聯的文字和批註執行緒預覽, (又稱為「內容預覽) 」,您也可以直接從電子郵件通知(也稱為「內嵌回復」)來回應批註 (。

批註電子郵件通知的螢幕擷取畫面

如果您提到多次,您會收到單一電子郵件中的連結。

附註: 此功能不適用於使用由世紀運營 Microsoft 365 的客戶。

需求

如果某人使用下列版本的Word、Excel及PowerPoint來新增批註,電子郵件通知將包含內容預覽和內嵌回復。

Windows

Mac

Web

Android/iOS 版 (行動裝置)

Word

還沒有

還沒有

Excel

是 (版本1911或更新版本)

是 (版本16.31 或更新版本)

PowerPoint*

還沒有

還沒有

還沒有

*PowerPoint 尚未支援內嵌回復

若要回復通知電子郵件的批註,您必須使用 Windows、Outlook 網頁版或Outlook Mobile的Outlook。 在Outlook 網頁版中OutlookMac 和深色模式的支援即將推出。

如何關閉內容預覽

系統管理員可以使用 SharePointPowerShellCmdlet 來關閉內容預覽:

  1. 安裝適用于 Windows PowerShell 的 SharePoint Online Services 模組最新版本。

  2. 使用連接 SPOService連線到您的租使用者。

  3. 執行下列 Cmdlet: set-spotenant-AllowCommentsTextOnEmailEnabled: $false

    附註: 無論是否已開啟或關閉 [受版權保護] 或 [透過 DLP 規則 標示為敏感度] 之檔案中的批註之電子郵件通知,都不會包含內容預覽或內嵌回復。

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