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雖然您可以在 Microsoft Access 資料庫中從資料表、查詢、表單或 報表 列印資料,但您可以設定報表的列印選項,以產生引人注目的、更可讀的列印資料。

當您只想列印簡單的清單時,直接從資料表或查詢列印資料就很適合。 表單更適用于檢視或列印單一記錄或一組相關記錄的資料,而不適合列印較大的資料或資料摘要集。 您可以列印報表的資料,比較、摘要及合計大型資料集,然後以美觀的版面配置呈現該資訊。

有關建立報表的資訊,請參閱 Access 中的報表簡介

本文內容

選取頁面設定選項

建立報表之後,您可以在 [版面設定> 對話方塊中設定 列印版面配置 的選項。 這些選項可協助您微調格式,以及設定邊距、使用格線和欄的選項,或只列印報表的資料,而不列印格式設定。 若要設定列印頁面選項,請完成下列步驟:

  1. 在功能窗格中,以滑鼠右鍵按一下報表,然後按一下 [ 預覽列印

  2. 在 [預覽列印」索引鍵的 [版面配置群組中, Click Page Setup, and set margins, orientation and column settings that you want.

    [版面設定] 對話方塊

    列印選項的選項卡 設定

設定

描述

左右 ()

根據需要增加或減少預設邊距,並查看顯示在範例頁面中 變更。

僅列印資料

如果您不想列印報告中的版面配置功能 ,例如格線,請選取此選項。

分割表單

此選項不適用於報表。

若要自訂報表上的頁面邊緣,請在 [預覽列印版預覽> 的[頁面大小>群組中,按一下 [邊距並選取適當的選項,並顯示已變更之邊距設定的報告預覽。

頁面 分頁設定

設定

描述

方向

選取縱向或橫向。 如果您想要查看報表的顯示方式,而不是在這裡設定方向,請從頁面預覽定位點設定報表。 在 [預覽列印」 分頁[版面配置群組中,按一下 [縱向橫向

紙張

選取紙張大小和來源。

客戶 Addr 的印表機...

如果您選取了 使用特定印表機 ,您可以設定數個其他印表機和檔案格式選項。

欄索引 鍵設定

附註: 這些選項也可在預覽列印索引鍵的版面配置群組的下使用

設定

描述

格線設定

選取欄數和列距。 如果設定是單一欄,則欄間距和欄版面配置選項將不可用。

與詳細資料相同

選取以與報表設定大小相同的大小列印欄。 若要調整欄寬和高度,請清除選取範圍並輸入新值。

欄大小

選取欄的寬度和高度。

欄版面配置

選取要列印欄的方向。 只有當您有一欄以上時,才能使用此選項。

頁面頂端

選取印表機設定

完成報表的版面設定設定之後,您可以選取特定的印表機選項來控制列印版面配置或您想要列印的頁面以及份數。

  1. 在功能窗格中,以滑鼠右鍵按一下要列印的報表,然後按一下 [ 預覽列印

  2. 在 [預覽列印] 索引標籤上,按一下 [列印] 群組中的 [列印]。

    鍵盤快速鍵按 Ctrl+P。

  3. 選取列印選項,然後按一下 [確定 以列印報表。

下表說明您預期從特定印表機設定得到的結果:

設定

描述

印表機

選取要列印報表的印表機。 如果您尚未設定方向和紙張大小,請按一下 [屬性 > 按鈕。

列印範圍

  • 若要只列印選取的報表頁面,請選取 頁面 並設定範圍。 例如,若要只列印報表的第 5 頁,請同時在 From和 To 核取方塊中輸入5。

  • 若要只列印報表的一頁,請同時將 From 和 To欄位設為相同的頁碼。

Copies

如果您要將複本列印為多頁報表的複本集,請選取份數並選取自動分頁。

若要儲存紙張,或將列印工作傳送給商業印刷業者,或透過電子郵件傳送報表,您可以建立報表的 .pdf 或 xps 格式:在 [預覽列印版》 卷卷的 [資料群組中,按一下 PDF 或 XPS。

頁面頂端

列印前預覽

使用預覽列印選項檢查報表列印版本的顯示方式。

您可以使用下列其中一種方法,在預覽列印中開啟報表:

  • 若要預覽尚未開啟的報表,請在功能窗格中,以滑鼠右鍵按一下要預覽的報表,然後按一下 [ 預覽列印

  • 按一下[列印>,然後按一下 [ 預覽列印

  • 如果報表已開啟,請以滑鼠右鍵按一下報表的檔 Tab,然後按一下 [ 預覽列印

您可以使用預覽列印選項卡中的選項,從預覽列印進一步 變更格式

[預覽列印] 命令

如果您想要在預覽報表時同時查看報表的多個頁面、移至其他頁面,或同時查看多個頁面,請嘗試下列任何選項:

  • 按一下 [功能窗格 (<<) 的 [快門條開啟/關閉按鈕,然後展開報表檢視區域。

  • 使用水準或垂直捲動條來放置報表。

  • 若要放大報表上的某個區域,請在 [預覽列印> 的 [預覽列印> 按鈕上,按一下縮放群組中的箭號,然後選取縮放 比例百分比。 您也可以使用視窗右下角的縮放控制項。

  • 若要一次預覽多個頁面,請按一下 [縮放群組中的兩頁或按一下其他頁面, 然後選取選項。

選取列印選項:    在 [ 列印群組中, Click Print, and then select your print options.

關閉預覽列印:    在 [ 關閉預覽版預覽> 群組中,按一下 [關閉預覽列印

頁面頂端

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