當您將簡報儲存到 Microsoft 365中的 OneDrive 或 SharePoint 時,您可以與同事同時處理簡報。
若要這麼做,您必須使用適用于 Windows 的 PowerPoint 網頁版、PowerPoint 2010 或更新版本,或是適用于 Mac 的 PowerPoint 2016 或更新版本。
與其他人共用您的檔案
若要邀請其他人存取您的 PowerPoint 檔案並進行共同作業,請執行下列步驟:
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當簡報開啟時,選取功能區右上角的 [ 共用 ] 按鈕。 如果您尚未將簡報儲存到 Microsoft 365 中的 OneDrive 或 SharePoint,系統會顯示一則訊息,引導您執行此動作。
(您也可以透過此面板共用檔案複本。)
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[ 共用] 對話方塊會提示您邀請一或多個收件者存取簡報以進行共同作業。 針對每個收件者,輸入他們的電子郵件地址。 如果您的連絡人中有這些連絡人,只要在連絡人 () 輸入他們的名稱即可。
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使用下拉式清單指出收件者 是否可以編輯 檔案,或是只能 檢視 檔案。 您也可以選擇新增筆記。
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若要繼續,請選 取 [傳送]。
附註: [ 共用] 對話方塊提供替代選項:使用 [複製連結] 按鈕並共用連結。 擁有連結的任何人都可以使用預設許可權存取檔。
共同作業
當其他人與您一起處理您的共用文件時,您可以看到他們目前狀態和活動的證明。
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當簡報開啟時,請記下共同作業的指示。 當某人檢視或修改簡報時,其縮圖 (影像或縮寫) 會顯示在功能區右上角。
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若要 (啟用全名自動顯示功能,) 移至 [進階 > 顯示] > [ 檔案 > 選項] > 顯示所選項目的目前狀態標幟
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若要知道目前正在處理投影片的人員,請將游標暫留在縮圖窗格中投影片上顯示的身分識別圖示上。
縮圖上的指示
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選取縮圖以顯示投影片中受影響區域周圍顯示框線的完整投影片。
草稿投影片上的指示
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當您完成工作時,只要儲存檔案即可。 如果修訂中沒有衝突,將會自動合併。
檢閱變更並解決衝突
當您關閉/結束共用的 PowerPoint 簡報檔案時,您可以檢閱最近的變更,並解決團隊編輯中的任何差異。
檢閱所有變更
儲存檔案時,所有不衝突的變更都會自動合併到簡報中。 您可以在 [ 我的變更 ] 檢視中看到這些內容。
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選擇 [我的變更] 或 [其他人的變更]。
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如果要解決多個衝突,請執行下列動作:
選擇 [下一步 ] 繼續解決衝突。 選擇 [上一步 ] 以重新查看先前的衝突。
如果您想要為所有剩餘的衝突選擇同一組變更,請選取核取方塊以針對剩餘的衝突執行此動作。
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解決衝突完成後,請選取 [完成]。
有關衝突變更的詳細資訊
當有衝突的變更時,您會看到變更與其中一個共同作業者的衝突變更之間的視覺比較。 比較中只會顯示直接與您變更衝突的變更。 在 [ 解決衝突] 畫面中繼續進行,選擇要保留的變更。
透過 [批註]、[工作] 和 [聊天] 在共用檔案中進行通訊
PowerPoint 除了即時查看彼此的投影片修訂之外,還可在簡報檔案中進行各種小組互動。
評論。 若要建立、檢視或回應批註,請使用 [批 注 ] 圖示。
您可以回復、解決或將批註標示為完成。 若要深入瞭解,請參閱 新增批註。
任務。 工作是一種特殊的批註類型,可以指派並追蹤到關閉。 若要深入瞭解,請參閱 新增工作。
聊天。 (僅限 Microsoft 365) 您可以立即與正在使用 Microsoft 365 公司或學校用 OneDrive 或 SharePoint 上儲存簡報的其他人員聊天。
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在工具列的右端,按一下圖片或縮寫 (圖示,) 目前正在處理檔案的同一個共同作業者。
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在顯示的功能表上,選 取 [加入群組聊天]。
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使用聊天視窗與檔案中目前的所有人員互動。
附註: 如果之後有其他人開啟檔案進行編輯,他們也可以加入聊天。 不過,他們只會看到該時間前的新訊息,而不會看到聊天記錄。
重新開啟變更的檔案時的通知
當您在其他人變更共用簡報後重新開啟,Microsoft 365 PowerPoint通知您有關此資訊。 橫幅訊息會指出您離開時所做的變更。
查看其他人最近的修訂
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任何包含共同作業者修訂的投影片縮圖窗格邊界都會有一個藍色點。 請注意投影片縮圖上的共同作業指標點。
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選取縮圖以開啟全尺寸投影片。
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在顯示的投影片中,查看大綱所指示的已變更部分。 修訂過的區域以彩色矩形表示。
附註: 醒目提示最近修訂的投影片,但投影片上可能不會顯示所有修訂。 未指定的修訂類型包括備忘稿窗格變更、刪除圖案、新增批註,以及動畫變更。
存取舊版的簡報
當您處理透過公司或學校用 OneDrive 和 OneDrive 儲存的檔案時,Office 會保留舊版檔案。 針對特定檔案,您可以檢視舊版清單,並選擇性地還原舊版。
檢視舊版清單
開啟檔案後,請執行下列步驟:
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在應用程式視窗的標題列中選取檔案名。
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選取 [版本歷程記錄]。
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檢視舊版清單。
開啟舊版
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在 [ 版本歷程記錄 ] 窗格中,選取先前的版本。
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選取 [開啟版本]。
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檢視現在顯示在個別視窗中的唯讀複本。
修訂醒目提示的詳細資訊
幾項因素可能會影響修訂醒目提示的發生程度。
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醒目提示修訂適用于儲存在 OneDrive 和 SharePoint 中的共用文件。
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如果檔案已加密或受密碼保護,則不會醒目提示變更。
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如果檔案為 .odp 格式或舊版 PowerPoint .ppt 或 .pps 格式,則不會醒目提示變更。
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只有在進行變更的人員使用PowerPoint 網頁版或Microsoft 365 PowerPoint時,才會醒目提示變更。 (更明確地說,至少是目前通道版本 1707 或 Semi-Annual 企業通道版本 1803) 。 以下是 [尋找您的 Office 版本] 的連結。
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如果 [ 信任中心隱私權選項] 中的檔已關閉修訂資料,則不會醒目提示變更。
隱私權選項未開啟
如果未開啟隱私權選項,簡報會儲存使用者的名稱,以及最近編輯物件的時間。 如有需要,您可以透過 [檔檢查] 移除該資訊。 在本文中瞭解做法: 透過檢查檔、簡報或活頁簿來移除隱藏資料和個人資訊。
隱私權選項已開啟
如果已開啟隱私權選項,則會關閉修訂醒目提示。 因此,沒有儲存人員相關資料 (使用者名稱及其最近的存取時間。)
儲存資料的位置
為了讓修訂能夠醒目提示,PowerPoint 會個別儲存個別投影片的已讀取/未讀取狀態相關資料。 儲存該資料的位置取決於 PowerPoint 使用的版本和通道。
附註: 我們正著手將這些資料儲存在專為儲存使用者設定而設計的線上 Microsoft 服務中。
下表列出 PowerPoint 的版本,以及每個版本儲存每個開啟檔案之人員專屬的已讀取/未讀取狀態資料。 使用此連結 尋找您的 Office 版本。
針對此 PowerPoint 應用程式 |
適用於此版本號碼 (或更新版本) |
資料的已讀取/未讀取狀態儲存在這裡 |
---|---|---|
目前通道中的Microsoft 365 PowerPoint |
1707 和 1710 之間 |
在電腦磁碟上,路徑為: %appdata%\Microsoft\PowerPoint\SlideViewState 此位置受 [Windows 使用者] 資料夾保護;如果想要的話,您可以手動刪除這個記錄您自身已讀取/未讀取狀態的檔案。 |
目前通道中的Microsoft 365 PowerPoint |
1711 |
Microsoft Online 服務 |
Semi-Annual 企業通道中的Microsoft 365 PowerPoint |
1803 |
Microsoft Online 服務 |
Mac 版 Microsoft 365 PowerPoint |
16.11 |
Microsoft Online 服務 |
Android 版 PowerPoint |
16.0.9001.2077 |
Microsoft Online 服務 |
iOS 版 PowerPoint |
2.9.108.0 |
Microsoft Online 服務 |
PowerPoint Mobile |
17.8827 |
Microsoft Online 服務 |
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如果您想要在 PowerPoint 中查看投影片庫,請將您的意見反應傳送給我們。 請參閱如何?提供有關 Microsoft 365 的意見反應。 您的意見將協助我們排定要在未來更新中包含哪些功能的優先順序。
共用簡報和共同撰寫
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建立簡報的草稿,然後將它儲存到共用位置,例如 OneDrive 或 SharePoint。
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開啟並開始處理簡報。
附註: 如果其他人正在處理簡報,您會在狀態列中看到共同撰寫圖示
和數位,告訴您正在處理簡報的人數。 按一下
共同撰寫圖示,查看誰正在使用簡報 (如下) 。
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當您完成工作時,請按一下 [ 檔案 > 儲存]。
如果您是唯一在處理簡報的人,檔案就會儲存完成。 如果您的更新和其他作者的更新不衝突,它們將會自動合併,而您不需要執行任何其他動作。
解決其他人所做的變更
如果其他人正在處理同一份簡報,您會遇到下列其中一個錯誤訊息:
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當其他作者進行變更時,您會看到下列內容:
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如果您和其他作者所做的變更彼此衝突,就會出現以下訊息:
以下說明如何解決其他人所做的變更:
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在 [ 合併] 索引 標籤上,按一下 [顯示變更],然後執行下列其中一項操作:
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若只要檢視衝突的更新,請按一下 [僅顯示衝突]。
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若要檢視所有變更,請按一下 [顯示所有變更]。
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若要接受或拒絕變更,請執行下列其中一項或兩項操作:
對於衝突的變更:
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若要接受衝突的變更,請核取
(下方所示的衝突變更圖示旁) 方塊。
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若要拒絕衝突的變更,請不執行任何動作。 未核取的方塊不會新增至簡報中。
針對標準變更:
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若要接受標準變更,請不執行任何動作。
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若要拒絕標準變更,請清除方塊。
-
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當您完成檢閱變更時,選取 [關閉合併檢視]。
選取 [關閉合併檢視] 之後,所有變更都會套用並上傳到伺服器。
附註: 選取 [關閉合併檢視] 後,您無法返回並檢視已標幟的變更。
重要:
不再支援 Office 2010。 升級至 Microsoft 365 即可隨時隨地在任何裝置上工作,並繼續獲得支援。
立即升級
共同撰寫簡報
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在 PowerPoint 2010中,開啟儲存在伺服器上的簡報。
如果您不是唯一正在使用簡報的人, PowerPoint 底部的狀態列就會顯示通知。 通知會告訴您目前正在處理簡報的人數。 按一下該號碼以查看共同作者的名稱。
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在 [ 檢視] 索引標籤的 [ 簡報檢視 ] 群組中,按一下 [ 標準 模式] 以在 [標準模式] 檢視中檢視簡報。
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在包含 [大綱] 和 [投影片] 索引標籤的左窗格中,于 [投影片] 索引 標籤的 投影片縮圖右下角尋找一個小圖示。 這表示共同撰寫者正在對該投影片進行變更。 按一下圖示以查看共同作者的名稱。
附註:
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另一個查看簡報共同作者名稱的方法是按一下 [ 檔案 ] 索引標籤,然後按一下畫面左側的 [ 資訊 ]。 共同作者的名稱會顯示在中間窗格中。
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若要傳送電子郵件訊息或立即訊息給共同作者,請按一下 [ 傳送訊息],然後按一下 [傳 送電子郵件訊息 ] 或 [ 傳送立即訊息]。
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當其他作者儲存變更時, PowerPoint 通知簡報的原始作者您進行變更。 在包含 [大綱] 和 [投影片] 索引標籤的窗格中,[ 投 影片] 索引標籤的投影片縮圖右下角會出現一個圖示。
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檢閱其他作者所做的變更
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若要查看其他作者是否已變更您的簡報,請按一下 [ 檔案] 索引標籤,然後按一下 [ 資訊]。 接著,在 [檔匯報可用] 旁邊,按一下[儲存],然後按一下 [儲存並檢閱]。
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然後,若要查看其他作者所做的變更,請按一下 [ 檢閱變更]。
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按一下 [ 檢閱修訂] 時,功能區上會出現 [合併] 索引標籤,而 PowerPoint 視窗右側則會顯示 [修訂] 窗格。 [修訂] 窗格包含一個 [ 投 影片] 索引標籤,其中列出其他作者變更的投影片,以及列出目前顯示之投影片變更的 [ 詳細 資料] 索引標籤。
在 [ 合併] 索引標籤上,您可以使用 [ 解析度 ] 群組中的按鈕來顯示其他作者所做的下一個和之前所做的變更,並接受或拒絕這些變更。 若要結束 [合併] 檢視,請按一下 [關閉合併檢視]。
附註: 在 [合併] 檢視中,您無法合併來自其他作者的新更新,或將變更上傳到伺服器。 您必須按一下 [ 關閉合併檢視] 來完成檢閱,然後自動將變更上傳至伺服器。
設定 PowerPoint 在每次作者進行變更時通知您
您可能會想要檢閱 (,然後在合併之前接受或拒絕其他作者對您所有簡報所做的) 變更。 若是如此,請執行下列動作:
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按一下 [檔案] 索引標籤。
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按一下畫面左側的 [ 選項 ],然後在 [ PowerPoint 選項 ] 對話方塊中,按一下 [儲存 ]。
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在 共用文件共同作業伺服器檔案的檔案合併選項底下,選取 [合併 時顯示詳細的合併變更 ] 核取方塊。
與他人共用您的簡報,並且同時進行共同作業
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開啟 PowerPoint 簡報,然後在功能區右上角選取 [共用]
,然後選取[邀請人員]。
如果您尚未 在 Microsoft 365中將簡報儲存到 OneDrive 或 SharePoint, PowerPoint 提示您立即執行此動作。
附註: 如果您不想將簡報上傳到 OneDrive 或 SharePoint,可以改為選取 [傳 送複本 ],透過電子郵件附件共用簡報。
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輸入您要共用簡報之人員的電子郵件地址。 如果您已經儲存該人員的連絡資訊,您可以直接輸入名稱。 頂端的控制項可讓您判斷受邀者 是否可以編輯 檔案,或只能 檢視 檔案。
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按一下 [共用]。 系統會傳送電子郵件給受邀者。
查看其他人正在處理共用簡報的哪個部分
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開啟簡報並開始對簡報進行處理。
如果其他人正在檢視或處理簡報,他們的縮圖圖片會出現在功能區右上角中。 當有人員進入或離開您的簡報時,PowerPoint 都會警示您。
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您也會在 [共用] 窗格中看到檢視或編輯簡報之所有人員的名稱。 投影片的縮圖和實際的投影片中,會有一個指示器,顯示人員正在處理簡報中的哪個位置。 請將游標移至該指示器或選取它,以查看正在編輯的人員。
(若要使用協助工具, PowerPoint 也可讓您開啟自動顯示編輯器名稱的功能。 選取[檢>視>] > [檢視] > [顯示所選項目的目前狀態標幟],以開啟該設定。)
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完成之後,儲存您的檔案。
如果您的更新和其他作者的更新不衝突,他們將會自動合併,您不需要執行任何其他動作。
在開啟已變更的檔案時收到通知
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其他人變更共用簡報檔案之後, Mac 版 Microsoft 365 PowerPoint 在您重新開啟檔案時通知您。 小型橫幅會顯示在您離開時對簡報進行變更的人員。

追蹤修訂:其他人的修訂會醒目提示
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Mac 版 Microsoft 365 PowerPoint 會自動追蹤線上檔中所做的變更。
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當您重新開啟變更過的簡報 (或其他人正在編輯的檔案) 時,變更的投影片會在縮圖窗格中醒目提示為淺粉藍色。 工具提示指出「投影片有未讀取的變更」。
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選取縮圖以查看完整大小的投影片。 您會看到變更的部分以青綠色外框框住。 並加上了說明變更者和變更時間的標註。 透過查看修訂過的投影片,您可以清除藍綠色醒目提示,並清除該投影片上的「投影片有未讀取的變更」標記法。
(在某些情況下,修訂的投影片會醒目提示,但個別投影片上並未概述已進行的變更類型。 這類變更的範例包括:[備忘稿] 窗格中的變更、圖案的刪除、新增批註,以及動畫變更。)
決定變更是否能夠醒目提示的要素:
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此功能可以在儲存於 OneDrive 和 SharePoint 的共用文件中運作。
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只有在進行變更的人員使用 PowerPoint 網頁版或 Mac 版 Microsoft 365 PowerPoint時,才會醒目提示變更 ,至少是版本 16.11。 尋找您的 Office 版本
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如果檔案已加密或受到密碼保護,則系統不會醒目提示變更。
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如果檔案為 .odp 格式或較舊的 PowerPoint .ppt 或 .pps 格式,則系統不會醒目提示變更。
使用批註進行溝通
在工具列功能區右側,選取 [批 注 以查看簡報中目前的所有批註。
您可以新增批註或回復或解決現有的批註。
(Microsoft 365 只) 使用 @符號加上同事的標記,後面接著該人員的名稱。 該人員會收到一封含有您批註連結的電子郵件訊息。 對方只要按一下該連結,就能前往該文件與交談。
( 僅Microsoft 365) 您可以與正在同時編輯檔案的人員 聊天 。 若要開始使用,請按一下畫面右上角附近 聊天圖示。
查看舊版檔案
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Office 在您處理檔案時,保留舊版的 SharePoint、 OneDrive和 公司用或學校用 OneDrive 檔案。
若要開啟舊版檔案清單,請在應用程式視窗的標題列中選取檔案名,然後選取 [流覽版本歷程記錄]。
版本歷程記錄是用於檢視,而不是編輯。 您可以查看任何舊版的檔案。
若要開啟舊版:
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在右側的 [ 版本歷程記錄 ] 窗格中,選取其中一個版本歷程記錄專案中的 [ 開 啟版本]。
該版本的唯讀複本會在另一個 PowerPoint 視窗中開啟。
您可以從舊版複製內容。 您也可以儲存舊版的 複本 ,以便將它與您目前正在使用的檔案分開編輯。
與其他人共用簡報
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在工具列功能區右側,按一下 [ 共用
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在 [ 傳送連結 ] 對話方塊中,輸入您要共用簡報的人員名稱或電子郵件地址。
視需要新增訊息給同事。
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按一下 [傳送]。
查看其他人正在處理共用簡報的哪個部分
當多人同時處理檔案時,指標會顯示他們的位置:
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在視窗右上角,您會看到徽章,內含其設定檔圖片或縮寫,以供目前已開啟檔案的每個人使用。 選取該徽章以查看他們目前在投影片組中的位置。
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在縮圖窗格中,您會在投影片縮圖右上角看到一個標籤,其中包含目前位於該投影片上的人員名稱。
查看其他人所做的修訂
當您開啟其他人已變更的簡報時, PowerPoint 以兩種方式告訴您:
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A [當您離開 時] 訊息會顯示在視窗右側。
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在左側的投影片縮圖窗格中,已修改的投影片會以青綠色背景醒目提示。
當您開啟該投影片時,您也會在修訂的投影片元素周圍看到青綠色外框。 透過查看修訂過的投影片,您可以清除藍綠色醒目提示,並清除該投影片上的「投影片有未讀取的變更」標記法。
使用批註或聊天進行會議
在工具列功能區右側,選取 [批 注 以查看簡報中目前的所有批註。
您可以新增批註或回復或解決現有的批註。
在批註中使用 @符號加上同事的標籤,後面接著該人員的名稱。 該人員會收到一封含有您批註連結的電子郵件訊息。 對方只要按一下該連結,就能前往該文件與交談。
您可以與正在與您同時編輯檔案的人員聊天。 若要開始使用,請按一下畫面右上角附近 聊天按鈕。
查看舊版檔案
Office 在您處理檔案時,保留舊版的 SharePoint、 OneDrive和 公司用或學校用 OneDrive 檔案。
使用 [檔案 > 資訊 > 版本歷程 記錄] 開啟舊版檔案的清單。
版本歷程記錄是用於檢視,而不是編輯。 您可以查看任何舊版的檔案。 您可以從舊版複製內容。 您也可以儲存舊版的複本,以便將它與您目前正在使用的檔案分開編輯。
重新命名簡報檔案
與其他人共同撰寫時,您可以在PowerPoint 網頁版中重新命名檔案。
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按一下瀏覽器視窗頂端附近PowerPoint 網頁版標題列中央的檔案名。
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輸入檔案的新名稱。 或者使用方向鍵將插入點置於標題內,然後輸入您對檔案名所做的變更。
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完成後,按下 Enter。
名稱變更會與目前開啟之檔案的其他實例同步處理。