在 PowerPoint 簡報上共同作業

在 PowerPoint 簡報上共同作業

當您在Microsoft 365中OneDrive或SharePoint簡報時,您可以與同事同時在簡報上共同合作。

若要同時處理簡報,所有作者都需要在 PowerPoint 2010 、 (或Windows) 或 Mac 版 PowerPoint 2016 或 PowerPoint 網頁版 上使用 PowerPoint 2010 或PowerPoint 網頁版。

與他人共用您的簡報,並且同時進行共同作業

  1. 開啟您的 PowerPoint 簡報,然後選擇 [共用] 按鈕 功能區右上角的共用共用清單。當您準備好進行共同合作時。

    如果您尚未將簡報儲存到 microsoft 365OneDrive或SharePoint, PowerPoint 提示您立即執行。 執行之後電子郵件邀請就會送出。

    [共用PowerPoint提供將檔案上傳到 Microsoft Cloud,以便順暢共用。

    附註: 如果您不想將簡報上傳到雲端,您可以使用對話方塊底部的 [附加副本...

  2. 傳送連結 方塊中,輸入要共用簡報之人員的電子郵件地址。 如果您已經儲存該人員的連絡資訊,您可以直接輸入名稱。 下拉式清單能讓您判斷受邀者 [可以編輯] 檔案或 [可以檢視] 檔案。

  3. 按一下 [共用]。 如果您的檔案已經儲存至雲端,電子郵件邀請便會傳送給受邀者。

查看其他人正在處理共用簡報的哪個部分

  1. 開啟簡報並開始對簡報進行處理。

    如果其他人正在檢視或處理簡報,他們的縮圖圖片會出現在功能區右上角中。 當有人員進入或離開您的簡報時,PowerPoint 都會警示您。

    人員與交談
  2. 您也會在 [共用] 窗格中看到檢視或編輯簡報之所有人員的名稱。 投影片的縮圖和實際的投影片中,會有一個指示器,顯示人員正在處理簡報中的哪個位置。 請將游標移至該指示器或選取它,以查看正在編輯的人員。

    顯示的圖示指出其他人正在對某張 PowerPoint 2016 投影片進行共同作業

    (協助工具 PowerPoint ,您也可以開啟自動顯示編輯器名稱。 開啟時,請執行檔案>選項>>顯示>顯示所選項目的目前狀態標)

    顯示有人正在 Windows 版 PowerPoint 2016 投影片章節中作業的圖示
  3. 完成之後,儲存您的檔案。

    如果其他作者已經做了變更,您在儲存時將會看到以下訊息。

    顯示 PowerPoint 中的同步處理變更訊息

    如果您的更新和其他作者的更新不衝突,他們將會自動合併,您不需要執行任何其他動作。

在開啟已變更的檔案時收到通知

這項功能僅限訂閱者使用 此功能僅適用於 Windows 電腦版用戶端的 Microsoft 365 訂閱者

其他人員對共用的簡報檔案進行變更後,Microsoft 365 PowerPoint 會於您再次開啟該檔案時通知您。 小型橫幅會顯示在您離開時對簡報進行變更的人員。

Office 365 的 PowerPoint 會顯示在您離開時對您的共用檔案進行變更的人員

追蹤修訂:其他人的修訂會醒目提示

Microsoft 365 PowerPoint 會自動追蹤在線上文件所做的變更。

這項功能僅限訂閱者使用 此功能僅適用於 Windows 電腦版用戶端的 Microsoft 365 訂閱者

您的瀏覽器不支援視訊。
  1. 當您重新開啟變更過的簡報 (或其他人正在編輯的檔案) 時,變更的投影片會在縮圖窗格中醒目提示為淺粉藍色。 工具提示指出:「幻燈片有未讀取的變更」。

    於 PowerPoint 縮圖窗格中醒目提示的修訂
  2. 選取縮圖以查看完整大小的投影片。 您會看到變更的部分以青綠色外框框住。 並加上了說明變更者和變更時間的標註。 查看修訂的幻燈片後,您可以清除該幻燈片上的藍綠色螢光筆和「幻燈片有未讀取變更」的標記法。

    (在某些情況下,已修訂的幻燈片會以強調方式顯示,但個別的幻燈片上並沒有列出已變更的變更類型。 這類變更的範例包括:在筆記窗格中的變更、刪除圖形、新增批註,以及動畫變更。)

    醒目提示變更者和變更時間標註的修訂

決定變更是否能夠醒目提示的要素:

  • 此功能可以在儲存於 OneDrive 和 SharePoint 的共用文件中運作。

  • 只有在進行變更的人使用 PowerPoint 網頁版或 Microsoft 365 PowerPoint時,系統才能強調變更 ,至少目前通道的版本 1707 或 Semi-Annual Enterprise 版本 1803。 尋找您的 Office 版本

  • 如果在信任中心 [隱私選項] 中針對文件關閉修訂資料,將不會醒目提示變更:

    如果 隱私權選項未 開啟,使用者的名稱 (及其上次編輯物件) 的時間會儲存在簡報中,以支援此修訂 -螢光筆功能。 如有需要,請使用檔檢查來移除該資訊。 (請參閱檢查檔、簡報或 活頁簿以移除隱藏資料與個人資訊一文,以尋求使用檔檢查.)

    如果開啟隱私選項,那麼修訂醒目提示功能就會關閉,這表示系統不會儲存上述之使用者名稱以及變更時間等任何個人資料。

    為了執行修訂醒目提示,PowerPoint 會分開儲存個別投影片的已讀取/未讀取狀態資料。 這些資料儲存的「位置」取決於您使用的版本與 PowerPoint 的通道。 我們正轉向將這些資料儲存在專為儲存使用者設定而設計的線上 Microsoft 服務中,不過這個變動尚未完成。

    下表列出每個 PowerPoint 相關版本,以及該版本各個人員儲存開啟檔案之已讀取/未讀取狀態資料的位置:

    適用於此版本號碼 (或更新版本)

    狀態資料的儲存位置

    Microsoft 365 PowerPoint 通道中的

    1707 和 1710 之間

    在電腦磁碟上,路徑為:

    %appdata%\Microsoft\PowerPoint\SlideViewState

    此位置受 [Windows 使用者] 資料夾保護;如果想要的話,您可以手動刪除這個記錄您自身已讀取/未讀取狀態的檔案。

    Microsoft 365 PowerPoint 通道中的

    1711

    Microsoft Online 服務

    Microsoft 365 PowerPoint 頻道Semi-Annual Enterprise

    1803

    Microsoft Online 服務

    Mac 版 Microsoft 365 PowerPoint

    16.11

    Microsoft Online 服務

    Android 版 PowerPoint

    16.0.9001.2077

    Microsoft Online 服務

    iOS 版 PowerPoint

    2.9.108.0

    Microsoft Online 服務

    PowerPoint Mobile

    17.8827

    Microsoft Online 服務

    尋找您的 Office 版本

  • 如果檔案已加密或受到密碼保護,則系統不會醒目提示變更。

  • 如果檔案為 .odp 格式或較舊的 PowerPoint .ppt 或 .pps 格式,則系統不會醒目提示變更。

使用聊天或註解來進行溝通

選擇 批註 批註按鈕PowerPoint 批註或查看批註。 另外,您也可以回覆或解決註解,然後將註解標示為完成。 請參閱新增註解 (機器翻譯) 以獲得詳細資訊。

(Microsoft 365 ,) 您可以立即與正在處理儲存在 公司用或學校用 OneDrive 或 Microsoft 365 中的 SharePoint的簡報中工作的其他人員聊天。 選擇聊天 按鈕 PowerPoint 2016 中的 [群組聊天] 按鈕 開始與在檔中工作的每一個人進行群組聊天。

顯示聊天按鈕的灰色功能表列

  • 聊天記錄不會保留,因此如果您關閉檔並稍後重新開啟,您就會從空白聊天重新開始。 如果您需要持續進行討論,請考慮改用 [註解] 功能。

  • 如果其他人開啟檔案並進行編輯,他們也能加入聊天,但無法查看他們開啟該檔案前的聊天記錄。 他們只能看到開啟檔案時的新訊息。

查看檔案的先前版本

這項功能僅限訂閱者使用 此功能僅適用於 Windows 電腦版用戶端的 Microsoft 365 訂閱者

Office 處理檔案時, SharePoint、 OneDrive及 公司用或學校用 OneDrive 檔案的先前版本。

若要開啟檔案的先前版本清單,請在應用程式視窗的標題列中選取檔案名,然後選取 版本歷程記錄

選取標題列中的檔案名,以存取檔案的版本歷程記錄

版本歷程記錄是供檢視,而非編輯。 您可以看見任何先前版本的檔案。

若要開啟先前的版本:

  • 在右邊 的版本歷程 記錄窗格中,選取 其中 一個版本歷程記錄專案的開啟版本。

    該版本的唯讀副本會以另一個視窗 PowerPoint 開啟。

解決衝突變更

如果有衝突變更,系統將會在您選取 [儲存] 時,針對您所做的變更和其中一位共同作業人員的衝突變更,快顯提供兩者的視覺比較。 您可以選擇想要保留的變更。

顯示 PowerPoint 中的 [衝突變更] 對話方塊

只有他人所做的變更在與您所做的變更有直接衝突時,才會顯示在比較中。 無衝突的變更會在您執行儲存時,自動合併至您的簡報,您也會在 [我的變更] 檢視中看到這些內容。

  1. 選擇 [我的變更] 或 [其他人的變更]。

  2. 如果有一個以上的衝突待解決,請執行下列其中一個動作:

    • 選擇 [下一步] 繼續解決衝突。 選擇 [上一步] 重新瀏覽之前的衝突。

    • 如果您想要對所有其餘的衝突選擇同一組變更,請選取 [為其餘衝突狀況執行這項作業] 核取方塊。

      顯示 PowerPoint 中的 [為其餘衝突狀況執行這項作業] 核取方塊

  3. 完成解決衝突之後,請選擇 [完成]。

您是否錯過投影片庫? 

請前往建議PowerPoint方塊,並投票支援這項功能。  

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共用簡報和共同撰寫

  1. 建立簡報草稿,然後將它儲存到共用位置,例如OneDrive或SharePoint。

  2. 開啟並開始處理簡報。

    附註: 如果其他人正在處理簡報,則會看到共同撰寫圖示 [人員] 圖示 以及狀態列中的一個數位,告訴您有多少人正在處理簡報。 按一下 [共同撰寫 [人員] 圖示 圖示,查看誰正在處理 (,如下所示) 。

    兩個人在共同撰寫

  3. 工作完成後,按一下 [儲存 > 檔案。

    如果您是唯一一個處理簡報的人,檔案就會儲存並完成。 如果您的更新與其他作者的更新沒有衝突,這些更新會自動合併,而您也不需要執行任何其他操作。

解決其他人的變更

如果其他人正在處理同一個簡報,則許多人會遇到下列其中一則錯誤訊息:

  • 當其他作者進行變更時,您會看到下列專案:

    校閱變更或立即上傳

  • 如果您與其他作者的變更彼此衝突,則會出現此訊息:

    解決衝突

以下是如何解決其他人的變更:

  1. 在 [ 合併> 選項卡上,按一下 [ 顯示變更,然後執行下列其中一項操作:

    • 若要只查看衝突的更新,請按一下 [只顯示衝突>

      系統列出衝突。

    • 若要查看所有變更,請按一下 [ 顯示所有變更

  2. 若要接受或拒絕變更,請執行下列其中一項或兩項操作:

    針對衝突的變更:

    • 若要接受衝突的變更,請勾選衝突變更圖示旁的方塊, 衝突變更圖示 (下方) 。

      選取核取方塊以接受衝突變更

    • 若要拒絕衝突變更,請不要執行任何變更。 未勾選的框不會新加到簡報中。

    針對標準變更:

    • 若要接受標準變更,請不要執行任何操作。

      選取此核取方塊,以接受其他人所做的標準變更

    • 若要拒絕標準變更,請清除方塊。

  3. 當您完成審閱變更時,請選取關閉 合併視圖

    選取關閉 合併視圖之後,所有變更都會申請並上傳到伺服器。

    附註: 選取關閉 合併視圖之後,您即無法返回並查看已標有標的變更。

Office 2010 的支援已於 2020 年 10 月 13 日終止

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共同撰寫簡報

  1. 在 PowerPoint 2010中,開啟儲存在伺服器的簡報。

    如果您不是處理簡報的唯一 PowerPoint 狀態列會顯示通知。 通知會告訴您目前有多少人正在處理簡報。 按一下該號碼以查看共同作者的名稱。

    其他人正在編輯簡報的通知

  2. 在 [簡報視圖視圖>群組的 [簡報視圖> 群組中,按一下 [標準模式」 以在 [標準模式視圖中查看您的簡報>。

  3. 在包含大綱和幻燈片的左窗格中,在幻燈片縮圖的右下角,尋找一個小型圖示。 這表示共同作者正在變更該幻燈片。 按一下圖示以查看共同作者的名稱。

    附註: 

    • 另一個查看簡報共同作者名稱的方法,是按一下 [檔案> 選項卡,然後按一下畫面左側的[資訊> 。 共同作者的名稱會顯示在中間窗格中。

      目前正在編輯簡報的人,以及如何傳送訊息給他們

    • 若要傳送電子郵件訊息或立即訊息給共同作者,請按一下 [傳送訊息」,然後按一下 [傳送電子郵件訊息或傳送立即訊息

    • 當另一位作者 PowerPoint 變更時, PowerPoint 簡報的原始作者通知您已進行變更。 在包含大綱和幻燈片的窗格中,在已變更的幻燈片縮圖的右下角,會顯示一個圖示。

      已變更簡報的通知

評論其他作者的變更

  1. 若要查看其他作者是否已變更您的簡報,請按一下 [檔案> 選項卡,然後按一下[資訊> 。 接著,按一下 [可用的 檔更新>旁的 [ 儲存,然後按一下 [儲存及評論> 。

    [檔案] 索引標籤也可以用來查看其他作者是否變更了簡報

  2. 接著,若要查看其他作者的變更,請按一下 [ 審查變更>

    [檢閱變更] 按鈕

  3. 當您按一下 [校閱修訂> 時,功能區上會出現 [合併PowerPoint窗格。 修訂窗格包含一個列出其他作者變更之幻燈片的幻燈片的幻燈片,以及列出目前顯示之幻燈片變更的詳細資料標籤。

"合併" 選項卡上,您可以使用解析度群組中的按鈕,顯示其他作者的下一個和先前的變更,並接受或拒絕這些變更。 若要結束 [合併視圖,請按一下 [關閉合併視圖> 。

附註: 在合併視圖時,您無法合併其他作者的新更新,或將變更上傳至伺服器。 您必須按一下關閉合併視圖來完成您的 評論,然後自動將變更上傳至伺服器。

[合併] 索引標籤和 [修訂] 窗格

設定 PowerPoint 每次作者進行變更時通知您

您可能會想要先 (,然後接受或拒絕) 作者在您處理的所有簡報進行的所有變更之後,再合併這些簡報。 如果是這樣,請執行此:

  1. 按一下 [檔案] 索引標籤。

  2. 按一下畫面左側的 [選項,然後在 [選項PowerPoint對話方塊中,按一下 [儲存

  3. 共用檔共同處理伺服器檔案的檔案合併選項下,選取顯示合併時 的詳細合併變更 核取方塊。

與他人共用您的簡報,並且同時進行共同作業

  1. 開啟您的 PowerPoint 簡報,然後在功能區的右上角,選取 [共用] 按鈕 ,然後選取邀請人員。  

    如果您尚未將簡報儲存到 microsoft 365OneDrive或SharePoint, PowerPoint 提示您立即執行。

    提供將簡報上傳到 Microsoft 雲端儲存空間以順暢共用之對話方塊。

    附註: 如果您不要將簡報上傳至您的OneDrive或SharePoint,您可以改為選取傳送副本,透過電子郵件附件共用簡報。

  2. 輸入要共用簡報之人員的電子郵件地址。 如果您已經儲存該人員的連絡資訊,您可以直接輸入名稱。 頂端的控制項可讓您判斷受邀者是否可以編輯檔案,或只能查看檔案。

  3. 按一下 [共用]。 電子郵件會寄給您的受邀者。

查看其他人正在處理共用簡報的哪個部分

  1. 開啟簡報並開始對簡報進行處理。

    如果其他人正在檢視或處理簡報,他們的縮圖圖片會出現在功能區右上角中。 當有人員進入或離開您的簡報時,PowerPoint 都會警示您。

    人員與交談
  2. 您也會在 [共用] 窗格中看到檢視或編輯簡報之所有人員的名稱。 投影片的縮圖和實際的投影片中,會有一個指示器,顯示人員正在處理簡報中的哪個位置。 請將游標移至該指示器或選取它,以查看正在編輯的人員。

    幻燈片縮圖窗格中的目前狀態指示器

    (協助工具 PowerPoint ,您也可以開啟自動顯示編輯器名稱。 選取顯示所選PowerPoint>喜好設定>顯示>顯示目前狀態標)

    顯示有人正在 Windows 版 PowerPoint 2016 投影片章節中作業的圖示
  3. 完成之後,儲存您的檔案。

    如果您的更新和其他作者的更新不衝突,他們將會自動合併,您不需要執行任何其他動作。

在開啟已變更的檔案時收到通知

這項功能僅限訂閱者使用 此功能僅適用於 Windows 電腦版用戶端的 Microsoft 365 訂閱者

其他人變更共用簡報檔案之後, Mac 版 Microsoft 365 PowerPoint 重新開啟檔案時通知您。 小型橫幅會顯示在您離開時對簡報進行變更的人員。

Office 365 的 PowerPoint 會顯示在您離開時對您的共用檔案進行變更的人員

追蹤修訂:其他人的修訂會醒目提示

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Mac 版 Microsoft 365 PowerPoint 自動追蹤線上檔變更。

這項功能僅限訂閱者使用 此功能僅適用於 Windows 電腦版用戶端的 Microsoft 365 訂閱者

您的瀏覽器不支援視訊。
  1. 當您重新開啟變更過的簡報 (或其他人正在編輯的檔案) 時,變更的投影片會在縮圖窗格中醒目提示為淺粉藍色。 工具提示指出:「幻燈片有未讀取的變更」。

    於 PowerPoint 縮圖窗格中醒目提示的修訂
  2. 選取縮圖以查看完整大小的投影片。 您會看到變更的部分以青綠色外框框住。 並加上了說明變更者和變更時間的標註。 查看修訂的幻燈片後,您可以清除該幻燈片上的藍綠色螢光筆和「幻燈片有未讀取的變更」標記法。

    (在某些情況下,已修訂的幻燈片會以強調方式顯示,但個別的幻燈片上並沒有列出已變更的變更類型。 這類變更的範例包括:在筆記窗格中的變更、刪除圖形、新增批註,以及動畫變更。)

    醒目提示變更者和變更時間標註的修訂

決定變更是否能夠醒目提示的要素:

  • 此功能可以在儲存於 OneDrive 和 SharePoint 的共用文件中運作。

  • 只有在進行變更的人使用 PowerPoint 網頁版或 Mac 版 Microsoft 365 PowerPoint版本 16.11 時,變更才能顯示。 尋找您的 Office 版本

  • 如果檔案已加密或受到密碼保護,則系統不會醒目提示變更。

  • 如果檔案為 .odp 格式或較舊的 PowerPoint .ppt 或 .pps 格式,則系統不會醒目提示變更。

使用批註進行溝通

在工具列功能區的右側,選取 批註按鈕 批註,以查看簡報中目前的所有批註。

您可以新增批註,或回復或解決現有的批註。

(Microsoft 365 ,) 使用 @-sign 加上該人員的名稱,在批註中標記同事。 該人員會收到一封包含您批註連結的電子郵件訊息。 對方只要按一下該連結,就能前往該文件與交談。

(Microsoft 365 ,) 您可以與您同時編輯檔案的人聊天。 若要開始使用,請按一下 兩個語音泡泡,一個位於另一個上方 右上角附近的聊天圖示。

顯示聊天按鈕的灰色功能表列

查看檔案的先前版本

這項功能僅限訂閱者使用 此功能僅適用於 Windows 電腦版用戶端的 Microsoft 365 訂閱者

Office 處理檔案時, SharePoint、 OneDrive及 公司用或學校用 OneDrive 檔案的先前版本。

若要開啟檔案的先前版本清單,請在應用程式視窗的標題列中選取檔案名,然後選取流覽 版本歷程記錄

版本歷程記錄是供檢視,而非編輯。 您可以看見任何先前版本的檔案。

若要開啟先前的版本:

  • 在右邊 的版本歷程 記錄窗格中,選取 其中 一個版本歷程記錄專案的開啟版本。

    該版本的唯讀副本會以另一個視窗 PowerPoint 開啟。

您可以複製先前版本的內容。 您也可以儲存 先前版本的 副本,以便與目前正在處理之檔案分開編輯。

與其他人共用簡報

  1. 在工具列功能區的右側,按一下 [ 共用 [共用] 按鈕

  2. 在 [ 傳送連結 」 對話方塊中,輸入您想要共用簡報之人員的名稱或電子郵件地址。

    輸入您想要共用連結的人名

    如果您喜歡,請新增訊息給同事。

  3. 按一下 [傳送]。

查看其他人正在處理共用簡報的哪個部分

當多人同時處理檔案時,標記會顯示他們的位置:

  • 在視窗的右上角,您會看到一個徽章 ,上面有個人檔案圖片或縮寫,這是每位目前開啟檔案的人。 選取該徽章以查看他們目前在投影片放映區中的位置。

  • 在縮圖窗格上,會看到一個標籤出現在幻燈片縮圖的右上角,其中顯示該幻燈片上目前人員的名稱。

查看其他人的修訂

當您開啟其他人已變更的簡報時, PowerPoint 兩種方式告訴您:

  • A 當您離開時, 訊息會出現在視窗的右側。

    Office 365 的 PowerPoint 會顯示在您離開時對您的共用檔案進行變更的人員
  • 在左側的幻燈片縮圖窗格中,已修訂的幻燈片會以綠色背景來強調。

    於 PowerPoint 縮圖窗格中醒目提示的修訂

    當您開啟該幻燈片時,您也會在修訂的幻燈片元素周圍看到藍色外邊框。 查看修訂的幻燈片後,您可以清除該幻燈片上的藍綠色螢光筆和「幻燈片有未讀取的變更」標記法。

使用批註或聊天進行授與

在工具列功能區的右側,選取 批註按鈕 批註,以查看簡報中目前的所有批註。

您可以新增批註,或回復或解決現有的批註。

在批註中標記同事,使用 @-sign 後面接著該人員的名稱。 該人員會收到一封包含您批註連結的電子郵件訊息。 對方只要按一下該連結,就能前往該文件與交談。

您可以 與您 同時編輯檔案的人聊天。 若要開始使用,請按一下畫面 [聊天] 按鈕 右上方的聊天按鈕。

[聊天] 按鈕,位在告知您還有誰正在進行編輯的通知旁

查看檔案的先前版本

Office 處理檔案時, SharePoint、 OneDrive及 公司用或學校用 OneDrive 檔案的先前版本。

使用 檔案 > 資訊 > 版本歷程記錄 來開啟檔案的先前版本清單。

版本歷程記錄是供檢視,而非編輯。 您可以看見任何先前版本的檔案。 您可以複製先前版本的內容。 您也可以儲存先前版本的副本,以便與目前正在處理之檔案分開編輯。

重新命名簡報檔案

當您與其他人共同撰寫PowerPoint 網頁版,您可以重新命名檔案。

  1. 按一下瀏覽器視窗頂端附近 PowerPoint 網頁標題列中央的檔案名。

    按一下瀏覽器視窗頂端附近標題列中央的檔案名。

  2. 輸入檔案的新名稱。 或者,使用方向鍵將插入點放在標題內,然後輸入對檔案名的變更。

  3. 完成後,按下 Enter。

一會兒,名稱變更會與目前開啟之檔案的其他實例同步處理。

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