當您跨多個專案時,瞭解誰可以處理您的專案可能會成為一項挑戰。

如果您將相同的人員指派給多個專案或使用專案中的共用資源,將所有資源資訊合併成稱為 資源資料庫的集中檔案會有所説明。 資源庫對於識別工作分派衝突,以及檢視每個專案的時間配置也很有用。

建立資源庫

附註: 如果您使用 Project Professional,且資源存在於組織的企業資源集中,則不需要建立另一個資源庫。 請參閱 新增資源至企業資源庫 以瞭解更多資訊。

  1. 開啟 Project,按一下[資源>空白專案

  2. 按一下小組 Planner 旁 的箭鍵 ,然後按一下 [資源工作表> 。

  3. 按一下 [新增資源 並輸入現有的資源資訊。

若要輸入新的人員資訊,請按一下 [工作資源 >,然後新增 [資源名稱及 詳細資料>。

新增人員資源

附註: 如果您使用 Project Professional 與 Project Server,您將可以存取企業資源。 若要深入瞭解 Project 版本,請參閱 專案版本比較。 企業資源清單通常是由系統管理員管理,而且每個專案經理都可以從這些資源新增到他們的專案。

建立共用資源庫之後,每個共用專案的資訊會來自這個資源庫,而工作分派、成本費率和可用性等所有資訊都位於這個中央位置。

使用資源庫

  1. 開啟資源庫專案。

  2. 開啟您的專案,從該資源庫共用資源,然後按一下[資源>資源>共用資源

    開啟資源資料庫的共用資源

  3. 按一下[使用資源>,在 [從> 方塊中,按一下您于步驟 1 中開啟的資源庫專案。

    共用資源對話方塊選項

  4. 如果您希望 資源集中 的資訊重寫來自您共用者或專案的任何 (資訊,請按一下 [) 優先。

    如果您希望 專案中的資訊 取代資源集中的任何衝突資訊,請按一下 [共用者優先使用。

  5. 按一下 [確定]。

    現在,您可以使用專案的資源。 專案中的任何資源都會自動新加到該資源庫。

  6. 若要查看共用資源清單,請在[資源工作表>甘特圖>工作

    資源工作表

使用資源使用量資訊

您可以從目前的專案檔案中查看和更新資源 (共用檔案) 。 定期更新和查看資源以取得有關配置及其對專案影響的最新資訊,是一個好的做法。

附註: 若要直接編輯資源庫檔案,您需要該檔案的讀/寫存取權。 否則,您只能查看資源使用量,並變更專案的資源。

  1. 開啟您的專案 共用檔案。

  2. 在出現的方塊中,按一下 [開啟資源庫,以查看所有共用程式檔案的作業。 這會以唯讀檔案開啟資源庫。

  3. 若要查看共用資源庫之專案分派,請按一下 [任務 > 特圖> 資源使用量。 

    檢視資源使用狀況

    提示: 以紅色顯示的資源名稱表示資源超過配置。

    您可以使用新資源更新、更新排程總計和工作資訊。 進一瞭解如何 將人員指派給工作。

  4. 進行任何更新後,按一下[資源>資源>更新資源庫。 

    於共用檔案中編輯資源後更新資源資料庫

    提示: 如果 無法從 專案使用 Update Resource Pool,表示您可能以讀取/寫入模式開啟資源庫檔案。 以讀取模式關閉並重新開啟資源庫。

停止共用資源

如果您的專案從資源庫或其他專案檔案共用資源,您可以將它與其他檔案中斷連接。 檔案與資源庫或其他專案檔案中斷連接後,專案檔案中具有工作分派的資源會保留在專案中,但資源庫或其他檔案的其他資源已無法再使用。

附註: 通常您不希望任務分派在您中斷連接後 資源資料庫 保留 共用檔案。 不過,如果您在資源庫未開啟時中斷共用伺服器檔案與資源庫的中斷,或是當您中斷共用伺服器檔案的中斷後未儲存資源庫,則作業會保留。 若要從資料庫移除保留的指派,請從資源庫檔案中中斷共用程式檔案的中斷,而所有任務分派資訊都會從資源庫中刪除,而不會影響前一個共用伺服器檔案。 如果資源集中已經有遺留的工作,請重新將共用伺服器檔案重新連接到資源庫,然後再次中斷連接。

從活動共用檔案的資源庫中斷連接

您可以中斷活動專案檔案與資源庫或已連接之其他檔案的中斷連接,並共用資源。

  1. 開啟包含您共用之資源的資源庫。

  2. 在 [ 開啟資源庫 > 對話方塊中,按一下 [開啟資源庫讀取/寫入,以便變更資源資訊。 請記住,使用讀取/寫入權限開啟集區時,其他人不會使用新資訊更新該集區。

  3. 開啟您的專案。

  4. 選擇資源>資源>共用資源。 

  5. 按一下 [使用自己的資源,然後按一下 [確定

  6. 儲存這兩個專案檔案。

深入瞭解資源庫

資源庫可方便您管理指派給多個專案檔案中工作的人或設備。 資源庫會集中資源資訊,例如資源名稱、使用的日曆、資源單位和成本比率資料表。

從資源庫使用資源的每個專案稱為 共用檔案。

提示: 建立新 (個別) 專案檔案,只供資源資訊使用。 這樣一來,您就更容易管理共用者檔案和資源庫之間的資源資訊和任務分派。

建立資源資料庫之前與之後

按鈕影像 建立資源庫之前,每個專案都包含自己的資源資訊。 部分資訊可能會與其他專案中使用之相同資源的資訊重迭或甚至衝突。

按鈕影像 建立共用資源庫之後,每個專案的資源資訊會來自單一資源庫。 作業資訊,以及所有資源的成本費率和可用性,都位於一個集中位置。

按鈕影像 查看跨多個專案的作業衝突所造成的資源過度配置也較為容易。

一些下一個步驟

  • 您可能有興趣瞭解新增人員並將他們 指派給工作

  • 要保持大型專案的井井有條嗎? 請嘗試 建立主專案來 連結多個專案。

  • 如果您想知道資源配置對專案的影響,請看一下資源分派如何推動排程 的一節

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