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如何在 Outlook 中進行搜尋

Outlook 搜尋方塊是一個功能強大的工具,可協助您尋找郵件、連絡人、工作及行事曆專案。 

您可以在 Outlook 視窗頂端的 [搜尋] 方塊中輸入多個片語。 除了搜尋不同的字詞和片語之外,您還可以使用各種運算子和關鍵字來縮小搜尋結果範圍。

若要開始搜尋,請按一下 Outlook 頂端的 [搜尋] 方塊。 您會立即看到 [建議的搜尋]。 這些建議是基於您的搜尋和郵件歷程記錄。 任何左側有時鐘圖示的建議搜尋,都會在主體、郵件內文,甚至是任何 Microsoft 365 的附件中,傳回包含搜尋字串的所有郵件。

附註: Outlook 在搜尋時會使用所謂的字首比對。 因此,如果您在 [搜尋] 方塊中輸入 ray,Outlook 會傳回包含 rayRayRaymondrays 的郵件,但不會傳回包含 disarraytray 的郵件。 此外,搜尋會將與文字相連的數字 (文字與數字之間沒有空格) 視為文字的一部分。 搜尋 "365" 將不會找到含有 "Microsoft365" 的訊息。

除了建議的片語之外,Outlook 也會顯示建議,協助您搜尋 來自 最近某些電子郵件連絡人的郵件。 

搜尋的基本概念

  • 當您在 [搜尋] 方塊中輸入單字時,Outlook 會針對該單字或片語搜集電子郵件訊息及許多附件類型。 例如,如果您搜尋 project 並加上或不加上引號,Outlook 會傳回在寄件者名稱、主旨、郵件內文或附件中的任何位置包含 project、projects、projector、projecting 等單字的所有郵件。

  • 當您輸入電子郵件地址 (例如 chery.parsons64@yahoo.com) 時,Outlook 會傳回在主旨、郵件內文或多種附件類型中的任何位置包含該電子郵件地址的所有電子郵件訊息,以及來自該電子郵件地址的郵件。 若要將搜尋結果限制為來自某個電子郵件地址的電子郵件,請在搜尋方塊中輸入 寄件者: cheryl.parsons64@yahoo.com

  • 當您基於電子郵件的搜尋主體行搜尋電子郵件時,如果您只搜尋主題行中的幾個字,搜尋將會更有效果。 例如,若要尋找主題為 春季規劃會議日程 04/05/2021的電子郵件,請搜尋 春季規劃會議日程

  • 搜尋方塊中會忽略標點符號。 輸入「春季規劃會議」。 與輸入「春季規劃會議」相同。

  • 小於五位數的數位字串會被忽略。 如果您想要搜尋 98101,輸入 9810 將不會傳回任何結果。

  • 如果您的信箱裝載在 Exchange 2019 或 Exchange Online, 以貨幣 (開頭的一串數位,也即$123456) 線上搜尋使用 MAPI 限制 (此處的詳細資訊,) 只能在此搜尋指定貨幣及 $123456) (數位,將 NN 置於 NN123456) (數位的前方。 或貨幣 [空格鍵],以及 (美元123456) 的數位。 指定數位本身 (123456) 不會傳回任何結果。

  • 為讓 Outlook 順暢執行,只會傳回前 250 個搜尋結果。 如果此清單不包含您搜尋的項目,請嘗試更特定的搜尋內容。

  • 搜尋包含一種以上語言的字詞可能會獲得不一致的結果。

使用 Outlook 的內建搜尋篩選

Outlook 提供您多種內建搜尋篩選。 若要使用內建篩選,請在 [搜尋] 方塊中按一下。 根據您的喜好設定,您可以按一下搜尋方塊右邊的篩選按鈕來使用進一步搜尋。 或者,Outlook 功能區會變更為顯示 [搜尋] 索引標籤,而您可以使用精簡群組中的任何選項來精簡搜尋結果。

無論您是使用簡化功能區或傳統功能區,都可以在畫面頂端找到搜尋方塊。

使用畫面頂端的搜尋方塊與簡化功能區

使用畫面頂端的搜尋方塊與傳統功能區

在 Outlook 中使用進階搜尋

搜尋參考表格

下表顯示一些您可能會覺得有用的搜尋範例。 除了這些範例,您還可以使用 AND、NOT、OR、<、>、= 和其他運算子來縮小搜尋的範圍。 運算子應以大寫字母輸入。

輸入內容

尋找內容

bob

包含 bobbobbinbobbyBOBBYBoBby 或其他任何大小寫字母組合的項目。 「立即搜尋」不區分大小寫。 這將不會找到含有 abcBOBdef 或123bob 的項目。

bob moore

包含 bob,以及前列所列出的所有變化的項目,或包含 moore,以及任何其他包含 moore 的文字項目,但不一定依照此順序。

bobby AND moore

既包含 bobby 也包含 moore 的項目,但順序不必相符。 請注意,例如 AND、NOT 及 OR 等運算子必須使用大寫字母。

bobby NOT moore

包含 bobby,以及表格第一列中所有變化的項目,但不包含 moore

bobby OR moore

包含 bobby 以及表格第一列中所有變化的項目,亦包含 moore 或兩者皆包含。

"bob"

確切包含 bob 這個字的項目,但不包含如 bobbybobbin 等變化。 若要搜尋某個精確對應字串,您必須使用雙引號。

寄件者:"bobby moore"

傳送自 bobby moore 的項目。 請注意,使用雙引號的目的是為了使搜尋結果與引號內的字詞完全相符。

您也可以輸入 from: 和連絡人名稱的前幾個字母,Outlook 會建議一個連絡人清單,供您選取。

from:"bobby moore" about:”status report”

bobby moore 所傳送,且主旨列、內文或附件內容中出現「狀態報表」的項目。 請注意,使用雙引號的目的是為了使搜尋結果與引號內的字詞完全相符。

包含附件:是

包含附件的項目。 「包含附件:true」也可獲得相同的結果。

附件:簡報.pptx

包含名為 presentation.pptx 的附件或者附件內容中包含 presentation.pptx 的項目。

subject:"bobby moore"

主旨中包含 bobby moore 字詞的項目。

cc:"bobby moore"

副本行中包含 bobby moore 顯示名稱的項目。

副本:bobbymoore@contoso.com

副本行中包含 bobbymoore@contoso.com 電子郵件地址的項目。

密件副本:bobby

密件副本行中包含 bobby 的項目。

類別:紅色 (red)

包含包括紅色 (red) 此單字之類別名稱的項目。 例如,「紅色類別 (Red category)」或 "Redo" 或 "Redundant"。

郵件大小:<10 KB

大小小於 10 KB 的項目。 請注意,這裡使用「小於」比較運算子 (<)。

郵件大小:>5 MB

大小大於 5 MB 的項目。 請注意,這裡使用「大於」比較運算子 (>)。

due:last week

標幟為追蹤到期日的項目。

messagesize:tiny

大小小於 10 KB 的項目

郵件大小:小

大小介於 10 到 25 KB 之間的項目。

郵件大小:中

大小介於 25 KB 到 100 KB 之間的項目。

郵件大小:大

大小介於 100 KB 到 500 KB 之間的項目。

郵件大小:很大

大小介於 500 KB 到 1 MB 之間的項目。

待處理標幟:待處理

標幟為追蹤的項目。

messagesize:enormous

大小大於 5 MB 的項目

具有標幟:true

標幟為待處理的項目。

寄件者:bobby (收到日期:2021/1/7 或者收到日期:2021/1/8)

來自 bobby,在 2021/1/7 或 2021/1/8 收到的項目。 請注意,這裡使用括號將日期分組。

收到日期:2021/1/15

在 2021/1/15 收到的項目。

收到日期:「本周」

本周抵達的項目。 請注意,在搜尋多字日期時,會使用引號。

  • 相對日期  例如:今天、昨天

  • 多字相對日期  例如:本周、上周、上個月、去年

附註: 

  • 從 Windows 版 Outlook 版本 16.0.14314 開始,[收到日期] 的精簡程式由 Microsoft 搜尋提供,以便更容易在本地同步處理視窗外尋找郵件。 您可能會注意到行為稍有不同。

  • 已放棄一周中涉及名稱、星期二、三月等項目的天數的支援。

收件者:bobby

您在 [寄件備份] 資料夾中搜尋時傳送給 bobby 的項目。

已閱讀:否

尚未閱讀的項目。 「已閱讀:false」也可獲得相同的結果。

主旨:狀態 收到日期:5月

在任何一年的 5 月從任何人那裡收到,且主旨中包含「狀態」的項目。

行事曆搜尋

只有在行事曆資料夾中執行時,下列搜尋才會傳回正確結果。

輸入內容

尋找內容

startdate:next week subject:status

 主旨中包含「狀態」的下週行事曆項目。

是:週期性

週期性的行事曆項目。

召集人:bobby

bobby 為召集人的行事曆項目。

連絡人搜尋

只有在連絡人資料夾中執行時,下列搜尋才會傳回正確結果。

輸入內容

尋找內容

名字:bobby

[名字] 欄位中包含 bobby 的連絡人。

姓氏:moore

[姓氏] 欄位中包含 moore 的連絡人。

暱稱:bobby

[暱稱] 欄位中包含 bobby 的連絡人。

職稱:醫師

[職稱] 欄位中包含「醫師」的連絡人。

商務電話:555-0100

[公司電話] 欄位中包含 555-0100 的連絡人。

homephone:555-0100

[住家電話] 欄位中包含 555-0100 的連絡人。

mobilephone:555-0100

[行動電話] 欄位中包含 555-0100 的連絡人。

商務傳真:555-0100

[商務傳真] 欄位中包含 555-0100 的連絡人。

商務地址:(98052 紐約州水牛城緬因街 4567 號)

[商務地址] 欄位中包含「98052 紐約州水牛城緬因街 4567 號」的連絡人。 請注意,這裡使用括號來括住地址。

住家地址:(98052 紐約州水牛城緬因街 4567 號)

[住家地址] 欄位中包含「98052 紐約州水牛城緬因街 4567 號」的連絡人。 請注意,這裡使用括號來括住地址。

營業縣市:水牛城

[商務地址 - 縣/市] 欄位中包含「水牛城」的連絡人。

營業郵遞區號:98052

[商務地址 - 郵遞區號] 欄位中包含 98052 的連絡人。

街道:(緬因街 4567 號)

[商務地址 - 路/街] 欄位中包含「緬因街 4567 號」的連絡人。 請注意,這裡使用括號來括住地址。

住家街道:(緬因街 4567 號)

[住家地址 - 路/街] 欄位中包含「緬因街 4567 號」的連絡人。 請注意,這裡使用括號來括住地址。

生日:1960/6/4

[生日] 欄位中包含 1960/6/4 的連絡人。

網頁:www.contoso.com

[網站] 欄位中包含 URL www.contoso.com 的連絡人。

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