在 Project 網頁中管理專案時,您可以將專案匯出至 Excel。 將專案資料放在 Excel 檔案中,可讓您:

  • 將包含專案詳細資料的檔案傳送給外部專案關係人

  • 建立報表和視覺效果

  • 針對稽核與合規性封存專案資料的複本

  • 列印專案複本

以下是匯出您專案的方式:

  1. 前往 project.microsoft.com 並開啟您想要匯出至 Excel 的專案。

  2. 在右上角,選取三個點的符號 (...),然後選取 [匯出至 Excel]

    Project 網頁中的功能表顯示匯出至 Excel 選項的螢幕擷取畫面

  3. 當您看到訊息「已完成!我們已匯出 [您的專案名稱]。在螢幕底部,您可以尋找儲存下載項目的新 Excel 檔案。

當您開啟包含專案的 Excel 檔案時,會看到一個名為「專案工作」的分頁,其頂端包含全專案資訊的摘要,包括其名稱、專案經理,以及整個專案的開始與完成日期、工期及完成百分比。 您也會看到匯出日期。 在此之下,您會看到專案所有資訊的資料表。

而 Project 桌面版中有多種可讓您向專案關係人展示各種專案資料的內建報表,您也可以將專案資料匯出至 Excel,以供深入分析和製作視覺報表。 在 Excel 中,您可以建立 PivotTable 報表、圖表,並使用許多其他功能,來協助您製作擁有更多視覺效果的報表。

您將必須在 Excel 中對應專案資料,以便有適當的排列方式,但 [匯出精靈] 會引導您完成所有步驟。

  1. 選擇 [檔案] > [匯出] > [將專案另存成檔案],然後在 [其他檔案類型] 中,按兩下 [Microsoft Excel 活頁簿]。

    將專案檔案另存為 Microsoft Excel 活頁簿

    (在 Project 2010 中,請選擇 [檔案] > [另存新檔],然後選擇 [檔案類型] 旁邊的 [Excel 活頁簿]。)

  2. 在 [另存新檔] 對話方塊中,挑選活頁簿的位置。

  3. 在 [檔案名稱] 方塊中,輸入您要的名稱,然後選擇 [儲存]。

    [匯出精靈] 隨即出現。

    匯出精靈

  4. 選擇 [下一步] 開始。

  5. 在「資料」步驟中,若尚未選取 [選取資料],請選擇它。

  6. 在「對應」步驟中,選擇 [新增對應] 來建立您自己的資料設定,以將您的資料從 Project 欄位對應到適當的 Excel 欄位。

    若要使用預先定義或先前定義的對應,請選擇 [使用現有對應],然後挑選您想要使用的對應。

  7. 在 [對應選項] 步驟中,挑選匯出的資料類型和您要的選項。

  8. 在 [任務對應]、[資源對應] 或 [工作分派對應] 步驟中,編輯 Project 假設的任何對應,然後輸入任何新的對應欄位:

    • 在 [從] 欄中,輸入或選取專案欄位,然後按下 Enter。

    • 使用對應表格下方的按鈕來插入或移除列,或是套用對應專案表格。

    • 使用 [移動] 按鈕重新排列欄位。

    • 在 [預覽] 下確認匯出對應的版面配置。

  9. 如有需要,在 [匯出篩選器] 方塊中挑選特定的匯出篩選器。

  10. 選擇 [下一步]。

  11. 在 [對應定義結束] 步驟中,選擇 [儲存對應] (如果您要再次使用),然後在 [對應名稱] 方塊中輸入名稱。 新的對應就會加到預先定義的對應清單中。

  12. 按一下 [完成]。

若要檢視匯出的專案資料,請在 Excel 中開啟該活頁簿。

在 Excel 中使用您的專案資料

在 Excel 中開啟您的活頁簿之後,您可能會發現有些資料的處理方式不如預期。 別擔心! 在 Excel 中,您可以使用「快速填入」迅速整理資料欄位,例如將數字變更為日期,或將文字變更為數字。

然後,您可以對資料進行分析和格式化,以建立想要的視覺報表:

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