Word 中的目錄功能會將資料合併至單一檔,例如成員資格目錄、目錄或元件清單。 由於您可以合併數種類型的資料來源,因此您可以使用 Word 的所有格式功能,從 Access 等資料庫建立報表。

目錄合併列印範例

開機檔案

  1. 開啟空白檔。

  2. 請前往郵件>開始合併列印>目錄

  1. 移至 [郵件] > [選取收件者]。

  2. 選擇資料來源。 如需詳細資訊,請參閱可用於合併列印的資料來源

  3. 選擇 [檔案] > [儲存]。

如果需要編輯郵件清單,請參閱合併列印:編輯收件者

此時,請勿在產生的目錄檔中只列印一次文字。

  1. 輸入您想要針對目錄中每個專案重複的文字,例如名稱 或位址 個別記錄之標籤。

  2. 按一下或點一下檔中要放入合併欄位的位置,然後插入合併欄位。 詳細資訊,請參閱 合併列印欄位

    提示: 

    • 若要建立包含一個標籤或標題列的表格,請建立檔標題。 將表格的標籤列放在頁首內。 然後將合併欄位放在檔本文中。

    • 標題內表格標題,內頁表格

    • 這適用于橫跨多個頁面的長目錄,因為它會為每個頁面建立標題。

    您無法手動輸入 (» ) 域字元。 您必須使用合併列印工作窗格。

    [插入合併欄位功能表

    如果合併欄位出現在大括弧內,例如 { MERGEFIELD City },則 Word 會顯示功能變數代碼,而不是功能變數結果。 這不會影響合併,但難以格式化。 以滑鼠右鍵按一下功能變數代碼,然後 選取快捷方式 功能表上的 [切換功能變數代碼。

    切換已選取的功能變數代碼

    如果漏掉任何地址部分,請參閱合併列印:符合欄位來修正。

  3. 根據需要重複步驟 2。

  4. 完成主檔案並插入所有合併欄位之後,請前往 [檔案>另存新。

  1. 請前往郵件>預覽結果

  2. 使用返回轉場按鈕卷起您的資料,或使用尋找收件者來搜尋特定記錄

  3. 如果您需要編輯,請選取 預覽結果 以返回合併欄位視圖。

  1. 選取郵件>完成&,然後選擇編輯個別檔。 您會看到 2 個其他選項,但無法將它們與目錄一起使用。

  2. 選取下列其中一項:

    • 若要合併所有記錄, 請選取全部 。

    • 若要只合併您于檔視窗中看到的記錄,請選取 目前的記錄

    • 若要合併一系列記錄,在 "從" 和 "到" 核取方塊中輸入記錄編號。

    選取 [確定]。

  3. 在新的檔中,新增您只想列印一次的文字,例如頁標題、頁腳、欄名或其他文字。

  4. 儲存或列印目錄,就像任何一般檔一樣。

開機檔案

  1. 開啟空白檔。

  2. 請前往郵件>開始合併列印>目錄

  1. 移至 [郵件] > [選取收件者]。

  2. 選擇資料來源。 如需詳細資訊,請參閱可用於合併列印的資料來源

  3. 選擇 [檔案] > [儲存]。

如果需要編輯郵件清單,請參閱合併列印:編輯收件者

此時,請勿在產生的目錄檔中包含您只想列印一次的文字。

  1. 輸入您想要針對目錄中每個專案重複的文字,例如名稱 或位址 個別記錄之標籤。

  2. 按一下或點一下檔中要放入合併欄位的位置,然後插入合併欄位。 詳細資訊,請參閱 合併列印欄位

    您無法手動輸入 (» ) 域字元。 您必須使用合併列印工作窗格。

    如果合併欄位出現在大括弧內,例如 { MERGEFIELD City },則 Word 會顯示功能變數代碼,而不是功能變數結果。 這不會影響合併,但難以格式化。 Ctrl - 按一下功能變數代碼,然後 選取快捷方式 功能表上的 [切換功能變數代碼。

    在已選取的操作功能表上切換功能變數代碼

    如果漏掉任何地址部分,請參閱合併列印:符合欄位來修正。

  3. 根據需要重複步驟 2。

  4. 完成主檔案並插入所有合併欄位之後,請前往 [檔案>另存新。

  1. 請前往郵件>預覽結果

  2. 使用返回轉出按鈕卷起您的資料,或使用尋找收件者來搜尋特定記錄

  3. 如果您需要編輯,請選取 預覽結果 以返回合併欄位視圖。

  1. 選取郵件>完成&,然後選擇編輯個別檔

  2. 在新的檔中,新增您只想列印一次的文字,例如頁標題、頁腳、欄名或其他文字。

  3. 儲存或列印目錄,就像任何一般檔一樣。

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