建立名稱、地址和其他資訊的目錄

1. 移至 [郵件] > [選取收件者]。

2. 選擇資料來源。 如需詳細資訊，請參閱可用於合併列印的資料來源。

3. 選擇 [檔案] > [儲存]。

如果需要編輯郵件清單，請參閱合併列印：編輯收件者。

此時，請勿在產生的目錄檔中只列印一次文字。

1. 輸入您想要針對目錄中每個專案重複的文字，例如名稱 ： 或位址 ： 個別記錄之標籤。

2. 按一下或點一下檔中要放入合併欄位的位置，然後插入合併欄位。 詳細資訊，請參閱 合併列印欄位

   提示: 

   • 若要建立包含一個標籤或標題列的表格，請建立檔標題。 將表格的標籤列放在頁首內。 然後將合併欄位放在檔本文中。

   • 

   • 這適用于橫跨多個頁面的長目錄，因為它會為每個頁面建立標題。

   您無法手動輸入 (» ) 域字元。 您必須使用合併列印工作窗格。

   

   如果合併欄位出現在大括弧內，例如 { MERGEFIELD City }，則 Word 會顯示功能變數代碼，而不是功能變數結果。 這不會影響合併，但難以格式化。 以滑鼠右鍵按一下功能變數代碼，然後 選取快捷方式 功能表上的 [切換功能變數代碼。

   

   如果漏掉任何地址部分，請參閱合併列印：符合欄位來修正。

3. 根據需要重複步驟 2。

4. 完成主檔案並插入所有合併欄位之後，請前往 [檔案>另存新。

1. 請前往郵件>預覽結果。

2. 使用返回和轉場按鈕卷起您的資料，或使用尋找收件者來搜尋特定記錄

3. 如果您需要編輯，請選取 預覽結果 以返回合併欄位視圖。

1. 選取郵件>完成&，然後選擇編輯個別檔。 您會看到 2 個其他選項，但無法將它們與目錄一起使用。

2. 選取下列其中一項：

   • 若要合併所有記錄， 請選取全部 。

   • 若要只合併您于檔視窗中看到的記錄，請選取 目前的記錄。

   • 若要合併一系列記錄，在 "從" 和 "到" 核取方塊中輸入記錄編號。

   選取 [確定]。

3. 在新的檔中，新增您只想列印一次的文字，例如頁標題、頁腳、欄名或其他文字。

4. 儲存或列印目錄，就像任何一般檔一樣。