Word 中的目錄功能會將資料合併至單一檔,例如成員資格目錄、目錄或元件清單。 由於您可以合併數種類型的資料來源,因此您可以使用 Word 的所有格式功能,從 Access 等資料庫建立報表。
開機檔案
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開啟空白檔。
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請前往郵件>開始合併列印>目錄。
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移至 [郵件] > [選取收件者]。
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選擇資料來源。 如需詳細資訊,請參閱可用於合併列印的資料來源。
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選擇 [檔案] > [儲存]。
如果需要編輯郵件清單,請參閱合併列印:編輯收件者。
此時,請勿在產生的目錄檔中只列印一次文字。
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輸入您想要針對目錄中每個專案重複的文字,例如名稱 : 或位址 : 個別記錄之標籤。
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按一下或點一下檔中要放入合併欄位的位置,然後插入合併欄位。 詳細資訊,請參閱 合併列印欄位
提示:
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若要建立包含一個標籤或標題列的表格,請建立檔標題。 將表格的標籤列放在頁首內。 然後將合併欄位放在檔本文中。
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這適用于橫跨多個頁面的長目錄,因為它會為每個頁面建立標題。
您無法手動輸入 (» ) 域字元。 您必須使用合併列印工作窗格。
如果合併欄位出現在大括弧內,例如 { MERGEFIELD City },則 Word 會顯示功能變數代碼,而不是功能變數結果。 這不會影響合併,但難以格式化。 以滑鼠右鍵按一下功能變數代碼,然後 選取快捷方式 功能表上的 [切換功能變數代碼。
如果漏掉任何地址部分,請參閱合併列印:符合欄位來修正。
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根據需要重複步驟 2。
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完成主檔案並插入所有合併欄位之後,請前往 [檔案>另存新。
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請前往郵件>預覽結果。
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使用返回和轉場按鈕卷起您的資料,或使用尋找收件者來搜尋特定記錄
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如果您需要編輯,請選取 預覽結果 以返回合併欄位視圖。
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選取郵件>完成&,然後選擇編輯個別檔。 您會看到 2 個其他選項,但無法將它們與目錄一起使用。
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選取下列其中一項:
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若要合併所有記錄, 請選取全部 。
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若要只合併您于檔視窗中看到的記錄,請選取 目前的記錄。
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若要合併一系列記錄,在 "從" 和 "到" 核取方塊中輸入記錄編號。
選取 [確定]。
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在新的檔中,新增您只想列印一次的文字,例如頁標題、頁腳、欄名或其他文字。
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儲存或列印目錄,就像任何一般檔一樣。
開機檔案
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開啟空白檔。
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請前往郵件>開始合併列印>目錄。
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移至 [郵件] > [選取收件者]。
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選擇資料來源。 如需詳細資訊,請參閱可用於合併列印的資料來源。
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選擇 [檔案] > [儲存]。
如果需要編輯郵件清單,請參閱合併列印:編輯收件者。
此時,請勿在產生的目錄檔中包含您只想列印一次的文字。
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輸入您想要針對目錄中每個專案重複的文字,例如名稱 : 或位址 : 個別記錄之標籤。
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按一下或點一下檔中要放入合併欄位的位置,然後插入合併欄位。 詳細資訊,請參閱 合併列印欄位
您無法手動輸入 (» ) 域字元。 您必須使用合併列印工作窗格。
如果合併欄位出現在大括弧內,例如 { MERGEFIELD City },則 Word 會顯示功能變數代碼,而不是功能變數結果。 這不會影響合併,但難以格式化。 Ctrl - 按一下功能變數代碼,然後 選取快捷方式 功能表上的 [切換功能變數代碼。
如果漏掉任何地址部分,請參閱合併列印:符合欄位來修正。
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根據需要重複步驟 2。
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完成主檔案並插入所有合併欄位之後,請前往 [檔案>另存新。
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請前往郵件>預覽結果。
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使用返回和轉出按鈕卷起您的資料,或使用尋找收件者來搜尋特定記錄
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如果您需要編輯,請選取 預覽結果 以返回合併欄位視圖。
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選取郵件>完成&,然後選擇編輯個別檔。
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在新的檔中,新增您只想列印一次的文字,例如頁標題、頁腳、欄名或其他文字。
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儲存或列印目錄,就像任何一般檔一樣。