除了建立自己的工作之外,您還可以建立要指派給其他人的工作。

工作可協助追蹤您需要執行的工作。 您也可以將工作指派給其他人。

  1. 在 [ 瀏覽列上,按一下 [ 工作>,然後按一下 [ 新增工作>,或開啟現有的工作。

    鍵盤快速鍵    若要建立工作,請按 Ctrl+Shift+K。

  2. 按一下 [指派工作> 。

    功能區上的 [指派工作] 命令

  3. 在 To 方塊 中,輸入名稱或電子郵件地址。

  4. 輸入主題、開始日期到期日

    指定的工作的 [開始日期] 和 [到期日] 屬性

  5. 如果您想要重複這項工作,請按一下 [週期」,選取您想要的選項,然後按一下 [確定

  6. 按一下 [傳送]。

    附註: 如果您指派週期性任務,任務的副本會保留在工作清單中,但永遠不會更新。 如果您勾選了此工作完成時傳送狀態報表 給我的核取方塊 ,您會收到任務每個已完成專案的狀態報表。

當您開啟指派的工作時,您可以使用百分比完成方塊來查看指派任務的進度,當您或收件者傳送指派的工作狀態報表時,該方塊可以更新。

附註: 您必須在應用程式Outlook Windows接受Outlook拒絕Windows工作。 此體驗在網頁Outlook不支援。 

Outlook 可以追蹤指派給一個人的工作進度。 如果您想要讓多人處理工作,建議將工作分成較小的部分,或個別指派每一個工作。 例如,若要追蹤由三位作者撰寫的報告,請建立三個稱為撰寫報表的個別工作 :Anne、WriteReport:2004和 Write Report:Michiyo,並將每個個別工作指派給適當的撰寫者。

追蹤您指派給其他人的工作

  1. 在 [ 瀏覽列上,按一下 [工作>

  2. 按一下[>[變更>已指派的視圖

功能區上的 [已指定] 工作檢視命令

已指派的工作遺失

如果您沒有看到已指派的工作, Outlook 設定為保留您指派的工作複本。

  1. 按一下[檔案>選項>工作

  2. 工作選項下,勾選使用我指派給其他人的工作複本來更新 我的工作清單 方塊。

[使用我指派給他人的工作副本更新工作清單] 核取方塊

開啟此選項不會追蹤您已指派的工作,但會追蹤您指派的任何新工作。

建立工作並將其指派給某人之後,您可能有一些管理職責需要執行維護,直到任務完成。 例如,您可能會想要工作進度的狀態報表和更新。 此外,如果您指派工作的人拒絕該工作,您可能會想要將其重新指派給其他人。

若要指派工作,您先建立工作,然後以工作要求傳送給某人。 收到工作要求的人會成為工作的臨時擁有者。 此人可以拒絕工作、接受工作,或將工作指派給其他人。 如果工作被拒絕,它會退回您。

附註: 即使已退回已拒絕的工作,該工作仍由收件者擁有,直到您將工作返回您自己的工作清單以回收擁有權。

將工作指派給某人

  1. 執行下列其中一個動作:

    • 指派新工作     在 [ 檔案> 功能表上,指向 [新增,然後按一下 [工作要求> 。

      將工作要求傳送給其他人

    • 指派現有工作     在工作清單中,開啟您想要指派的工作。 在 [ 工作」 選項卡 的 [ 管理工作 群組中,按一下 [指派工作> 。

  2. To 方塊中,輸入要指派工作之人員的名稱或電子郵件地址。

    若要從清單中選取名稱,請按一下 [ 到> 按鈕。

  3. [主旨] 方塊中,輸入工作的名稱。

    附註: 針對現有的工作,已 填入了 主題方塊。

  4. 選取您想要的到期日和狀態選項。

  5. 選取或清除選取或清除將這項工作的更新副本保留在我的工作清單上核取方塊,以及此工作完成時傳送狀態報表給我核取方塊。

  6. 如果您想要重複任務,請在 [工作」選項卡的 [選項> 群組中,按一下 [週期,選取您想要的選項,然後按一下[確定> 。

  7. 在週期性工作內,輸入任何您想要納入工作的資訊。

  8. 按一下 [傳送 按鈕影像

    附註: 如果您指派週期性任務,任務的副本會保留在工作清單中,但將不會更新。 如果您選取了完成此工作時傳送狀態報表給我核取方塊,您會收到工作每個已完成專案的狀態報表。

  1. 開啟您想要傳送的工作。

  2. 在 [ 工作」 選項卡 的 [ 管理工作 群組中,按一下 [ 轉轉

    若要轉轉工作,請按 CTRL+F 的鍵盤快速鍵。

  3. 在收件者與收件者框中輸入收件者名稱或電子郵件地址

  4. 在工作內文輸入任何您想要包含的郵件。 若要傳送多個工作,請將其他工作從工作清單拖曳到要轉寄的工作內。

  5. 按一下 [傳送 按鈕影像

  1. 開啟包含工作要求的電子郵件訊息。 這封郵件通常位於您的寄 件件資料夾中

  2. 在 [ 工作」 選項卡的 [ 管理工作 群組中,按一下 [返回工作清單> 。

您也可以按一下返回工作清單,從已拒絕的任務訊息中 回收工作

有三種方法可以追蹤您指派給其他人的工作:

  • 自動保留您指派的工作複本,並接收自動狀態報表    

    1. 在 [工具] 功能表中,按一下 [選項]。

    2. 按一下 [工作選項> 。

    3. 選取 在工作清單上 保留已指派任務的更新複本核取方塊。

    4. 選取完成 指派任務 時傳送狀態報表核取方塊。

  • 查看您指派給其他人的工作    

    1. 按一下 [工作>

    2. 在 [ 視圖> 功能表上,指向 [ 目前視圖,然後按一下 [ 作業>

  • 查看收到已指派工作更新複本之人員清單    

    1. 開啟您想要查看清單的已指派工作。

    2. 在詳細 資料標籤 上,在更新清單方塊 中查看 名稱。

  1. 開啟工作或工作要求。

  2. 在 [工作」 選項卡的 [管理工作群組中,按一下 [接受或拒絕>

  3. 執行下列其中一個動作:

    • 傳送前按一下 [編輯回應,在郵件中輸入您的批註,然後按一下 [ 傳送> 。

    • 按一下 [立即傳送回應> 。

  1. 開啟要傳送狀態報表或批註的工作。

  2. 在 [工作」選項卡的 [管理工作>群組中,按一下 [傳送狀態報表、回復或全部回復

  3. 在收件者與收件者框中輸入收件者名稱或電子郵件地址

    如果工作已指派給您,系統會自動新增要更新之人員的名稱。

  4. 在郵件的內文中,輸入您想要納入狀態報表的任何資訊。

  5. 按一下 [傳送 按鈕影像

建立工作並將其指派給某人之後,您可能有一些管理職責需要執行維護,直到任務完成。 例如,您可能會想要工作進度的狀態報表和更新。 此外,如果您指派工作的人拒絕該工作,您可能會想要將其重新指派給其他人。

若要指派工作,您先建立工作,然後以工作要求傳送給某人。 收到工作要求的人會成為工作的臨時擁有者。 此人可以拒絕工作、接受工作,或將工作指派給其他人。 如果工作被拒絕,它會退回您。

附註: 即使已退回已拒絕的工作,該工作仍由收件者擁有,直到您將工作返回您自己的工作清單以回收擁有權。

將工作指派給某人

  1. 執行下列其中一個動作:

    • 指派新工作     在 [ 檔案> 功能表上,指向 [新增,然後按一下 [工作要求> 。

      將工作要求傳送給其他人

    • 指派現有工作     在工作清單中,開啟您想要指派的工作。 在 [ 工作」 選項卡 的 [ 管理工作 群組中,按一下 [指派工作> 。

  2. To 方塊中,輸入要指派工作之人員的名稱或電子郵件地址。

    若要從清單中選取名稱,請按一下 [ 到> 按鈕。

  3. [主旨] 方塊中,輸入工作的名稱。

    附註: 針對現有的工作,已 填入了 主題方塊。

  4. 選取您想要的到期日和狀態選項。

  5. 選取或清除選取或清除將這項工作的更新副本保留在我的工作清單上核取方塊,以及此工作完成時傳送狀態報表給我核取方塊。

  6. 如果您想要重複任務,請在 [工作」選項卡的 [選項> 群組中,按一下 [週期,選取您想要的選項,然後按一下[確定> 。

  7. 在週期性工作內,輸入任何您想要納入工作的資訊。

  8. 按一下 [傳送 按鈕影像

    附註: 如果您指派週期性任務,任務的副本會保留在工作清單中,但將不會更新。 如果您選取了完成此工作時傳送狀態報表給我核取方塊,您會收到工作每個已完成專案的狀態報表。

  1. 開啟您想要傳送的工作。

  2. 在 [ 工作」 選項卡 的 [ 管理工作 群組中,按一下 [ 轉轉

    若要轉轉工作,請按 CTRL+F 的鍵盤快速鍵。

  3. 在收件者與收件者框中輸入收件者名稱或電子郵件地址

  4. 在工作內文輸入任何您想要包含的郵件。 若要傳送多個工作,請將其他工作從工作清單拖曳到要轉寄的工作內。

  5. 按一下 [傳送 按鈕影像

  1. 開啟包含工作要求的電子郵件訊息。 這封郵件通常位於您的寄 件件資料夾中

  2. 在 [ 工作」 選項卡的 [ 管理工作 群組中,按一下 [返回工作清單> 。

您也可以按一下返回工作清單,從已拒絕的任務訊息中 回收工作

有三種方法可以追蹤您指派給其他人的工作:

  • 自動保留您指派的工作複本,並接收自動狀態報表    

    1. 在 [工具] 功能表中,按一下 [選項]。

    2. 按一下 [工作選項> 。

    3. 選取 在工作清單上 保留已指派任務的更新複本核取方塊。

    4. 選取完成 指派任務 時傳送狀態報表核取方塊。

  • 查看您指派給其他人的工作    

    1. 按一下 [工作>

    2. 在 [ 視圖> 功能表上,指向 [ 目前視圖,然後按一下 [ 作業>

  • 查看收到已指派工作更新複本之人員清單    

    1. 開啟您想要查看清單的已指派工作。

    2. 在詳細 資料標籤 上,在更新清單方塊 中查看 名稱。

  1. 開啟工作或工作要求。

  2. 在 [工作」 選項卡的 [管理工作群組中,按一下 [接受或拒絕>

  3. 執行下列其中一個動作:

    • 傳送前按一下 [編輯回應,在郵件中輸入您的批註,然後按一下 [ 傳送> 。

    • 按一下 [立即傳送回應> 。

  1. 開啟要傳送狀態報表或批註的工作。

  2. 在 [工作」選項卡的 [管理工作>群組中,按一下 [傳送狀態報表、回復或全部回復

  3. 在收件者與收件者框中輸入收件者名稱或電子郵件地址

    如果工作已指派給您,系統會自動新增要更新之人員的名稱。

  4. 在郵件的內文中,輸入您想要納入狀態報表的任何資訊。

  5. 按一下 [傳送 按鈕影像

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