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除了建立您自己的工作,您還可以建立工作來指派給其他人。

工作可協助追蹤您需要執行的事項。 您也可以將工作指派給其他人。

  1. 在 瀏覽列上,按兩下 [ 任務],然後按兩下 [ 新增工作],或開啟現有工作。

    鍵盤快速鍵    若要建立工作,請按 Ctrl+Shift+K。

  2. 按兩下 [指派工作]

    功能區上的 [指派工作] 命令

  3. 在 [ 收件者 ] 方塊中,輸入名稱或電子郵件位址。

  4. 輸入 主旨開始日期到期日

    指定的工作的 [開始日期] 和 [到期日] 屬性

  5. 如果您想要重複工作,請按兩下 [週期],選取您要的選項,然後按兩下 [ 確定]

  6. 按一下 [傳送]。

    附註: 如果您指派週期性工作,工作清單中仍會保留一份工作複本,但絕不會更新。 如果您核取 [ 當此工作完成時傳送狀態報告給我 ] 方塊,您會收到該工作每個已完成專案的狀態報告。

當您開啟指派的工作時,您可以使用 [ 完成百分比 ] 方塊來檢閱指派工作的進度,當您或收件者傳送指派的工作狀態報告給您時,可以更新此方塊。

附註: 您必須使用 Windows 版 Outlook 應用程式,接受或拒絕從 Windows 版 Outlook 指派的工作。 Outlook 網頁版 不支援此體驗。 

Outlook 可以追蹤指派給一個人的工作進度。 如果您想要多人處理某個任務,建議您將任務分成較小的部分,或個別指派每項工作。 例如,若要追蹤由三位作者撰寫的報表,請建立名為「撰寫報表」的三個個別工作:Anne、Write Report:並撰寫報表:Myoyo,並將每個個別工作指派給適當的撰寫者。

追蹤您已指派給其他人的工作

  1. 在 [ 瀏覽列] 上,按兩下 [ 工作]

  2. 按兩下 [檢視 > 指派 > 變更檢視]。

功能區上的 [已指定] 工作檢視命令

已指派的工作遺失

如果您沒有看到已指派的工作, Outlook 可能沒有設定為保留您指派之工作的複本。

  1. 按兩下 [工作] > [檔案 > 選項]

  2. 在 [ 工作選項] 底下,核取 [ 讓我的工作清單保持更新為我指派給其他人的工作複本] 方塊。

[使用我指派給他人的工作副本更新工作清單] 核取方塊

開啟此選項並不會追蹤您已指派的工作,但會追蹤您指派的任何新工作。

當您建立工作並將它指派給某人之後,您可能需要一些管理職責來維護工作,直到工作完成為止。 例如,您可能會想要狀態報告和任務進度的更新。 此外,如果您指派工作的人員拒絕工作,您可能會想要將工作重新指派給其他人。

若要指派工作,您必須先建立工作,然後將它當成工作要求傳送給某人。 收到工作要求的人員會成為工作的暫時擁有者。 此人可以拒絕工作、接受工作,或將工作指派給其他人。 如果工作被拒絕,就會傳回給您。

附註: 即使已拒絕的工作已退回給您,該工作仍由收件者擁有,直到您將工作傳回自己的工作清單以回收擁有權為止。

將工作指派給某人

  1. 執行下列其中一個動作:

    • 指派新工作     在 [ 檔案] 功能表上,指向 [ 新增],然後按兩下 [ 工作要求]

      將工作要求傳送給其他人

    • 若要指派現有的工作     在工作清單中,開啟您要指派的工作。 在 [ 工作] 索引 標籤的 [ 管理工作] 群組中,按兩下 [ 指派工作]

  2. 在 [ 收件 者] 方塊中,輸入您要指派工作之人員的名稱或電子郵件位址。

    若要從清單中選取名稱,請按下 [ 到] 按鈕。

  3. [主旨] 方塊中,輸入工作的名稱。

    附註: 對於現有的工作,已填入 [ 主旨 ] 方塊。

  4. 選取 [到期日 ] 和您想要的 [狀態 ] 選項。

  5. 選取或清除 [將 此工作更新的複本保留在我的工作清單上 ] 複選框和 [ 在此工作完成時傳送狀態報告給我 ] 複選框。

  6. 如果您想要重複工作,請在 [工作] 引標籤的 [ 選項 ] 群組中,按兩下 [ 週期性],選取您要的選項,然後按兩下 [ 確定]

  7. 在週期性工作的本文中,輸入您要包含在任務中的任何資訊。

  8. 點選 [傳送 按鈕影像] 。

    附註: 如果您指派週期性工作,工作清單中會保留一份工作複本,但不會更新。 如果您選取 [ 此工作完成時傳送狀態報表給我 ] 複選框,您會收到工作每個已完成專案的狀態報告。

  1. 開啟您要傳送的工作。

  2. 在 [ 工作] 索引 標籤的 [ 管理工作] 群組中,按兩下 [ 轉寄]

    鍵盤快捷方式可轉寄工作,請按 CTRL+F。

  3. 在 [收件者 ] 和 [ 副本] 方塊中輸入收件者 名稱或電子郵件 位址。

  4. 在工作本文中,輸入您要包含的任何訊息。 若要傳送多個工作,請將其他工作從工作清單拖曳到您要轉寄的工作本文。

  5. 點選 [傳送 按鈕影像] 。

  1. 開啟包含工作要求的電子郵件訊息。 此郵件通常位於 [ 寄件備份] 檔案 夾中。

  2. 在 [ 工作] 索引 標籤的 [ 管理工作] 群組中,按兩下 [ 返回工作清單]

您也可以按兩下 [返回工作清單],從遭拒絕的工作訊息 回收工作

追蹤您已指派給其他人的工作有三種方式:

  • 自動保留您指派的工作複本,並接收自動化狀態報告    

    1. 在 [工具] 功能表中,按一下 [選項]。

    2. 按兩下 [工作選項]

    3. 選取 [ 在我的工作清單上保留已更新的工作複本 ] 複選框。

    4. 選取 [ 指派的工作完成時傳送狀態報告 ] 複選框。

  • 檢視您已指派給其他人的工作    

    1. 按兩下 [ 工作]

    2. 在 [ 檢視] 功能表上,指向 [ 目前檢視],然後按兩下 [ 作業]

  • 檢視收到已指派工作的更新複本的人員清單    

    1. 開啟您要檢視清單的已指派工作。

    2. 在 [ 詳細數據] 索引 標籤上,檢視 [更新清單 ] 方塊中的名稱。

  1. 開啟工作或工作要求。

  2. 在 [ 工作] 索引 標籤的 [ 管理工作] 群組中,按兩下 [ 接受 ] 或 [ 拒絕]

  3. 執行下列其中一個動作:

    • 按兩下 [傳送前先編輯回復],在郵件中輸入您的批注,然後按兩下 [ 傳送]

    • 按兩下 [ 立即傳送回復]

  1. 開啟您要傳送狀態報告或批注的工作。

  2. 在 [ 工作] 索 引標籤的 [ 管理工作 ] 群組中,按兩下 [ 傳送狀態報告]、[ 回復] 或 [ 全部回復]

  3. 在 [收件者 ] 和 [ 副本] 方塊中輸入收件者 名稱或電子郵件 位址。

    如果工作已指派給您,則會自動新增要更新的人員名稱。

  4. 在郵件本文中,輸入您要包含在狀態報表中的任何資訊。

  5. 點選 [傳送 按鈕影像] 。

當您建立工作並將它指派給某人之後,您可能需要一些管理職責來維護工作,直到工作完成為止。 例如,您可能會想要狀態報告和任務進度的更新。 此外,如果您指派工作的人員拒絕工作,您可能會想要將工作重新指派給其他人。

若要指派工作,您必須先建立工作,然後將它當成工作要求傳送給某人。 收到工作要求的人員會成為工作的暫時擁有者。 此人可以拒絕工作、接受工作,或將工作指派給其他人。 如果工作被拒絕,就會傳回給您。

附註: 即使已拒絕的工作已退回給您,該工作仍由收件者擁有,直到您將工作傳回自己的工作清單以回收擁有權為止。

將工作指派給某人

  1. 執行下列其中一個動作:

    • 指派新工作     在 [ 檔案] 功能表上,指向 [ 新增],然後按兩下 [ 工作要求]

      將工作要求傳送給其他人

    • 若要指派現有的工作     在工作清單中,開啟您要指派的工作。 在 [ 工作] 索引 標籤的 [ 管理工作] 群組中,按兩下 [ 指派工作]

  2. 在 [ 收件 者] 方塊中,輸入您要指派工作之人員的名稱或電子郵件位址。

    若要從清單中選取名稱,請按下 [ 到] 按鈕。

  3. [主旨] 方塊中,輸入工作的名稱。

    附註: 對於現有的工作,已填入 [ 主旨 ] 方塊。

  4. 選取 [到期日 ] 和您想要的 [狀態 ] 選項。

  5. 選取或清除 [將 此工作更新的複本保留在我的工作清單上 ] 複選框和 [ 在此工作完成時傳送狀態報告給我 ] 複選框。

  6. 如果您想要重複工作,請在 [工作] 引標籤的 [ 選項 ] 群組中,按兩下 [ 週期性],選取您要的選項,然後按兩下 [ 確定]

  7. 在週期性工作的本文中,輸入您要包含在任務中的任何資訊。

  8. 點選 [傳送 按鈕影像] 。

    附註: 如果您指派週期性工作,工作清單中會保留一份工作複本,但不會更新。 如果您選取 [ 此工作完成時傳送狀態報表給我 ] 複選框,您會收到工作每個已完成專案的狀態報告。

  1. 開啟您要傳送的工作。

  2. 在 [ 工作] 索引 標籤的 [ 管理工作] 群組中,按兩下 [ 轉寄]

    鍵盤快捷方式可轉寄工作,請按 CTRL+F。

  3. 在 [收件者 ] 和 [ 副本] 方塊中輸入收件者 名稱或電子郵件 位址。

  4. 在工作本文中,輸入您要包含的任何訊息。 若要傳送多個工作,請將其他工作從工作清單拖曳到您要轉寄的工作本文。

  5. 點選 [傳送 按鈕影像] 。

  1. 開啟包含工作要求的電子郵件訊息。 此郵件通常位於 [ 寄件備份] 檔案 夾中。

  2. 在 [ 工作] 索引 標籤的 [ 管理工作] 群組中,按兩下 [ 返回工作清單]

您也可以按兩下 [返回工作清單],從遭拒絕的工作訊息 回收工作

追蹤您已指派給其他人的工作有三種方式:

  • 自動保留您指派的工作複本,並接收自動化狀態報告    

    1. 在 [工具] 功能表中,按一下 [選項]。

    2. 按兩下 [工作選項]

    3. 選取 [ 在我的工作清單上保留已更新的工作複本 ] 複選框。

    4. 選取 [ 指派的工作完成時傳送狀態報告 ] 複選框。

  • 檢視您已指派給其他人的工作    

    1. 按兩下 [ 工作]

    2. 在 [ 檢視] 功能表上,指向 [ 目前檢視],然後按兩下 [ 作業]

  • 檢視收到已指派工作的更新複本的人員清單    

    1. 開啟您要檢視清單的已指派工作。

    2. 在 [ 詳細數據] 索引 標籤上,檢視 [更新清單 ] 方塊中的名稱。

  1. 開啟工作或工作要求。

  2. 在 [ 工作] 索引 標籤的 [ 管理工作] 群組中,按兩下 [ 接受 ] 或 [ 拒絕]

  3. 執行下列其中一個動作:

    • 按兩下 [傳送前先編輯回復],在郵件中輸入您的批注,然後按兩下 [ 傳送]

    • 按兩下 [ 立即傳送回復]

  1. 開啟您要傳送狀態報告或批注的工作。

  2. 在 [ 工作] 索 引標籤的 [ 管理工作 ] 群組中,按兩下 [ 傳送狀態報告]、[ 回復] 或 [ 全部回復]

  3. 在 [收件者 ] 和 [ 副本] 方塊中輸入收件者 名稱或電子郵件 位址。

    如果工作已指派給您,則會自動新增要更新的人員名稱。

  4. 在郵件本文中,輸入您要包含在狀態報表中的任何資訊。

  5. 點選 [傳送 按鈕影像] 。

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