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當您建立其他活頁簿的外部參照 (也稱為連結) ,您可以控制這些活頁簿是否更新及更新的時間。 這很重要,因為如果其他人變更連結的儲存格值,Excel除非您告知,否則不會更新連結並顯示新值。

包含連結的活頁簿稱為目的地活頁簿,而連結至的活頁簿則稱為來源活頁簿。 您可以將多個來源活頁簿連結至單一目的地活頁簿。

活頁簿包含連結

1. 目的地活頁簿包含外部參照 (連結) 。

2. 外部參照 (連結) 參照來源活頁簿中的儲存格或範圍。

3. 來源活頁簿包含連結的儲存格或範圍,以及返回目的地活頁簿的實際值。

附註: 雖然您可以連結的活頁簿數量沒有限制,但通常建議連結至盡可能少的活頁簿。 否則,您可能會遇到公式重新計算的績效問題。 您也可以交叉連結活頁簿,其中每一個都同時做為來源和目的地,但這樣可能會令人困惑且難以管理。

在同一部電腦上開啟來源和目的活頁簿時,連結會自動更新。 當您開啟目的地活頁簿,而來源活頁簿卻未開啟時,系統會使用 [信任列] 提醒您是否要更新連結。 您可以控制是否要 [信任列] 提醒您,以及是否要在不出現提醒時更新所有連結。 如果活頁簿包含多個連結,您也可以選擇只更新特定連結。

在下列各節中,我們將回顧管理連結更新方式的最常見選項。

  1. 關閉所有來源活頁簿。 如果一個來源活頁簿開啟,而其他關閉,則更新將無法統一。

  2. 開啟目的地活頁簿。

  3. 若要更新連結,請按一下信任列上的 [ 更新。 如果您不想更新連結,請關閉信任 (在右側尋找 X) 。

  1. 開啟包含連結的活頁簿。

  2. 請前往資料>查詢&連結>連結

    資料連線

  3. 在 [來源] 清單中按一下您要更新的連結化物件。

    您可以使用 Ctrl+按一下來選取個別的活頁簿,或使用 Ctrl+A選取所有活頁簿。

  4. 請按一下 [更新數值]。

    Excel [資料查詢與>連結&編輯連結>連結

  1. 尋找要作為外部參照新來源的活頁簿,並記下其位置。

  2. 在目的地活頁簿中,選取包含要變更之外部參照的儲存格。

  3. 在 資料編輯列 按鈕影像中,尋找另一個活頁簿的參照,例如 C:\Reports\[Budget.xlsx],然後以新來源活頁簿的位置取代該參照。

您可以決定根據使用者的設定開啟檔案時,此活頁簿中的連結是否更新、開啟檔案時未更新,或自動更新而不提示使用者。

警告: 此選項會影響活頁簿的所有使用者。 如果您選擇不更新連結,也不提示,活頁簿的使用者將無法得知資料已過期。

  1. 請前往資料>查詢&連結>連結

  2. 按一下 [啟動提示]。

  3. 從下列三個選項之一選取:

  • 讓使用者選擇顯示或不顯示通知

  • 不顯示通知,且不會更新自動連結

  • 不顯示通知和更新連結。

附註: 

  • 自動與手動更新選項 - 公式連結一直設為自動。

  • 即使您指定 Excel 不要詢問您是否要更新連結,但是在有中斷的連結時,您仍然會接獲通知

當您開啟 [ 編輯連結 ( 資料>查詢& 連結 > 編輯 連結) 時,系統會顯示處理現有連結的數個選項。 您可以使用 Ctrl+按一下來選取個別的活頁簿,或使用 Ctrl+A選取所有活頁簿。

Excel [資料查詢與>連結&編輯連結>連結
  • 更新值

    這會更新所有選取的活頁簿。

  • 變更來源

    當您想要將現有連結指向另一個來源時,這個選項很有用。 例如,您可能有上一年的活頁簿,而且需要在新的一年開始時指向新的活頁簿。 選取 [變更來源 會啟動檔案檔案管理器對話方塊,您可以在其中流覽至新的來源活頁簿。 如果活頁簿有一多個工作表,系統會提示您指定要連結的工作表 -只要按一下您想要的工作表,然後按一下 [ 確定

    附註: 從 [變更來源> 對話方塊中選取該活頁簿,即可將它指向本身。 這會中斷任何公式連結至原本連結的來源活頁簿。

  • 開源

    這會開啟來源活頁簿。

  • 中斷連結

    重要: 當您中斷與來源的連結時,所有使用該來源的公式都會轉換成其目前的值。 例如,link =SUM ([Budget.xlsx]Annual!C10:C25) 會轉換成來源活頁簿中值的總和。 由於此動作無法復原,您可能會想要先儲存檔案版本。

    1. 在 [ 資料」 索引 鍵的 [查詢與& 群組 中,按一下 [編輯連結> 。

    2. [來源] 清單中,按一下您要中斷的連結。

      您可以使用 Ctrl+按一下來選取個別的活頁簿,或使用 Ctrl+A選取所有活頁簿。

    3. 按一下 [中斷連結]

      附註: 

      • 如果連結使用已定義的名稱,系統不會自動移除該名稱,因此您可能也想要刪除該名稱。

      • 若要刪除名稱:

      • 如果您使用外部資料範圍,查詢的參數也可能使用另一個活頁簿的資料。 您可能需要檢查及移除任何這些類型的連結。

      • 在 [公式] 索引標籤的 [已定義之名稱] 群組中,按一下 [名稱管理員]。

      • 按一下 [名稱] 欄中您要刪除的名稱,再按一下 [刪除]。

  • 檢查狀態

    這只會在編輯連結窗格中顯示連結的活頁簿是否仍有效來源的通知。 它應該會顯示 確定,但如果沒有,則需要檢查來源活頁簿。 在許多情況下,來源活頁簿可能已被移動或刪除,因此會剪下連結。 如果活頁簿仍然存在,您可以使用變更 來源選項重新 連結該活頁簿。

  • 我可以將單一公式取代為計算值嗎?

    是。 當您以公式的值取代公式之後,Excel 會永遠移除該公式。 如果您不小心將公式取代為值,而且想要還原公式,請在輸入或貼上值 [復原] 按鈕 立即按一下 [復原公式或復原公式。

    1. Ctrl+C 以複製公式。

    2. Alt+E+S+V將公式貼上為值,或前往[首頁>剪貼>>

  • 如果我沒有連接到來源呢?

    按一下 [不要更新]。 Excel 無法從未連接的來源進行更新。 例如,來源可能是位於網路上,但您沒有連線至網路。

  • 我不想以新資料取代目前的資料

    按一下 [不要更新]。

  • 我上次嘗試更新,但時間太長

    按一下 [不要更新]。 如果資料不需要是最新的,則可以選擇不要更新所有連結以節省時間。 開啟活頁簿後,在 [資料] 索引標籤上,按一下 [連線] 群組中的 [編輯連結],然後僅更新來自所需來源的連結。

  • 其他人已建立該活頁簿,我不知道為什麼看到此提示

    按一下 [不要更新」,然後聯絡活頁簿的擁有者。 您也可以調查哪些連結在活頁簿中。 在 [ 資料」 索引 鍵的 [查詢與& 群組 中,按一下 [編輯連結> 。

  • 我每次以相同的方式回答提示,不想再次看到提示

    您可以用一致的方式來回答啟動提示,並避免在此活頁簿上看到相同的提示。

    • 不要在開啟活頁簿時詢問我是否要更新連結,自動更新連結    

      此選項會影響電腦上每個開啟的活頁簿。 在其他電腦上開啟活頁簿的使用者則不受影響。

      1. 移至 [檔案] > [選項] > [進階]

      2. 清除 [一般] 下的 [自動更新連結] 核取方塊。 如果清除此方塊,連結會自動更新,而不會顯示任何提醒。

    • 以同樣方式提示此活頁簿的每個使用者    

      警告: 此選項會影響活頁簿的所有使用者。 如果您選擇不更新連結,也不提示,活頁簿的使用者將無法得知資料已過期。

      前往資料>查詢&連結>編輯連結>啟動提示,然後選取您想要的選項。

      附註: 如果有任何毀損的連結,您仍會收到通知。

  • 如果我使用參數查詢呢?

    1. 按一下 [不要更新]。

    2. 關閉目的地活頁簿。

    3. 開啟來源活頁簿。

    4. 開啟目的地活頁簿。

    5. 按一下 [更新]。

    指向參數查詢的連結無法進行更新,除非來源活頁簿是開啟的。

  • 為什麼無法選擇 「手動」做為特定外部連結的更新選項?

    公式連結一直設為自動。

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