減少信箱和 Outlook 資料檔案的大小 (.pst 和 .ost)

您傳送和接收的電子郵件越多,Outlook 信箱越大。 大型信箱可能需要較長的時間才能開啟和搜尋,而許多電子郵件提供者 , Microsoft 365,會限制信箱的最大大小。 如果您收到一則訊息,指出您的信箱超過其大小限制,刪除郵件和資料夾可能會有所説明,但如果您將資訊儲存在 Outlook 資料檔案 (.pst) 或離線 Outlook 資料檔案 (.ost) 中,該資料檔案可能不會自動縮小。

注意:如果您使用 POP 帳戶,所有電子郵件帳戶資訊 ,包括資料夾、電子郵件訊息、連絡人、日曆和工作資訊,會儲存在 Outlook 資料檔案 (.pst) 。 如果您使用 Microsoft 365、Exchange、IMAP 或 Outlook.com 帳戶,您的信箱副本會儲存在離線 Outlook 資料檔案 (.ost) 。

若要縮減 Outlook 資料檔案 (.pst) 或離線 Outlook 資料檔案 (.ost) 的大小,您可以手動壓縮資料檔案。 選取下方的 Outlook 版本,以查看如何縮減 .pst 或 .ost 檔案大小的指示。 

有幾種方法可以減少信箱大小。 

您可以使用信箱 清理 工具來查看信箱和個別資料夾的大小。 此工具也可以協助搜尋您可能會想要刪除或移至 Outlook 資料檔案 (.pst) 。

造成大型信箱的原因通常是大型的刪除的郵件資料夾。 此工具提供一個按鈕來查看您刪除的郵件資料夾大小,並清空您的刪除的郵件資料夾。

有時候,Outlook 會將衝突專案儲存在名為衝突的資料夾。 當儲存在電子郵件伺服器上之專案的副本與儲存在您本地電腦的專案副本不同步時,即會發生衝突。 信箱清理工具可以刪除這些衝突。

執行信箱清理工具

  1. 按一下 [檔案] 索引標籤。

  2. 按一下[>清理工具

  3. 選取查看信箱大小、尋找較舊的專案、尋找大於的專案、查看刪除的郵件大小、清空刪除的郵件資料夾、查看衝突大小或空白衝突,以執行您想要的工作。

使用交談清理來移除多餘的郵件

在很長的電子郵件執行緒中,通常有許多郵件包含所有與先前郵件相同的資訊。 交談清理可以自動移除這些多餘的郵件。 若要詳細資訊,請參閱 使用交談清理刪除多餘的郵件。

搜尋大型郵件

您可以在 Outlook 的搜尋方塊中搜尋大於特定大小的所有郵件。 在 [搜尋> 方塊中按一下並輸入:messagesize:>5 mb。 這將會找到所有大於 5 MB 的郵件。 您可以刪除部分或所有這些郵件,或將它們移至其他 Outlook 資料檔案 (.pst) 。 有關移動專案的資訊,請參閱在資料夾之間移動 或複製郵件。

如果您刪除 Outlook 資料檔案 (.pst) 或離線 Outlook 資料檔案 (.ost) 中的專案,Outlook 會在閒置期間自動壓縮背景中的檔案,因為您不是使用電腦,但 Outlook 仍在執行中。

注意:如果檔案中未使用的空間超過 20%, Outlook (壓縮)   壓縮檔案。

您也可以使用下列步驟來立即手動啟動壓縮程式,這可能需要幾分鐘才能完成。

  1. 刪除任何您不想保留的專案,並清空 刪除的郵件 資料夾。

  2. 按一下[>帳戶設定>[帳戶設定> 。 

  3. 在 [ 資料檔案」 選項卡上,按一下要壓縮的資料檔案,然後按一下 [ 設定>

    注意:如果您使用的是 Exchange 或 Outlook.com 電子郵件帳戶,您必須另外按一下 [進> Outlook 資料檔案設定

  4. 在 Outlook 資料檔案對話方塊中,按一下 [ 立即 壓縮,然後按一下 [確定

附註: 壓縮 Outlook 資料檔案之後,就不需要離開 Outlook。

信箱 清理 工具可用來查看信箱和個別資料夾的大小。 您也可以將較舊的專案歸檔至檔案 Outlook 資料檔 (.pst) 並清空 您的刪除的郵件 資料夾。

  1. 按一下 [檔案]。

  2. 按一下[>清理工具

  3. 選取查看信箱大小、尋找較舊的專案、尋找大於的專案、查看刪除的郵件大小、清空刪除的郵件資料夾、查看衝突大小或空白衝突,以執行您想要的工作。

如果您從 Outlook 資料檔案 (.pst) 中刪除專案,當您沒有使用電腦且 Outlook 執行中時,檔案會自動壓縮在背景中。 您也可以立即手動啟動壓縮命令。 壓縮 Outlook 資料檔案可能需要幾分鐘的時間 (.pst) 。

  1. 按一下 [檔案] 索引標籤。

  2. 按一下 [帳戶設定],然後按一下 [帳戶設定]

  3. 在 [ 資料檔案」 選項卡上,按一下要壓縮的資料檔案,然後按一下 [ 設定>

  4. 按一下 [立即壓縮

附註: 壓縮 Outlook 資料檔案之後,就不需要結束 Outlook (.pst) 檔案。

您可以使用信箱 清理 工具,讓您查看信箱和個別資料夾的大小。 您也可以將較舊的專案歸檔到 [個人資料夾檔案 (.pst) 並清空 [刪除的郵件> 資料夾。

  1. 在 [ 工具」 功能表上,按一下 [信箱清理>

  2. 選取查看信箱大小、尋找較舊的專案、尋找大於的專案、查看刪除的郵件大小、清空刪除的郵件資料夾、查看衝突大小或空白衝突,以執行您想要的工作。

頁面頂端

如果您從個人資料夾檔案 (.pst) 中刪除專案,當您沒有使用電腦且 Outlook 執行中時,檔案會自動壓縮在背景中。 如果您想要立即縮減檔案大小,您可以強制壓縮。 壓縮資料檔案的程式可能需要幾分鐘的時間。

  1. 在 [ 檔案> 功能表上,按一下 [資料檔案管理>

  2. 按一下要壓縮的資料檔案,然後按一下 [ 設定> 。

  3. 按一下 [立即壓縮

附註: 壓縮 .pst 檔案之後,就不需要結束 Outlook。

頁面頂端

如果您刪除大量專案, (.ost) 資料夾檔案的大小可能會提升您的績效。 此程式不會刪除伺服器上儲存的任何專案。

  1. 刪除任何您不想保留的專案,然後清空 刪除的郵件 資料夾。

  2. 在 [工具] 功能表上,按一下 [帳戶設定]。

  3. 在清單中,選取 Microsoft Exchange Server,然後按一下 [ 變更

  4. 按一下 [其他設定]

  5. 按一下 [ 進一步> Tab,然後按一下 [ 離線資料夾檔案設定> 。

  6. 按一下 [立即壓縮

附註: 壓縮 .ost 檔案之後,就不需要離開 Outlook。

頁面頂端

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