為電子郵件訊息標標以追蹤

為電子郵件訊息標標以追蹤

您可以為電子郵件訊息標上標標,以追蹤您傳送之郵件的回應。 您也可以確認您追蹤收到的郵件。 在這兩種情況下,都可以包含提醒提醒。

當您必須及時回復郵件時,請使用收件者的標誌。

提示:  請謹慎使用這項功能。 有些收件者可能不太喜歡在收件者Outlook。

  1. 在您選取傳送之前,請在郵件的 Tab 上,選取在標記群組中,選取追蹤,然後選取自訂

  2. 選取 為收件者標出

  3. 為收件者標出下,選取要標出 之清單中的標 標。

  4. 根據預設,工作隨附提醒。 若要傳送不含提醒提醒的標號,請清除 提醒核取方塊

    收件者收到的標標文字會顯示在 資訊列。

    [資料列] 中顯示給收件者的標幟和提醒。

如果您必須追蹤即將傳送的郵件,請為自己設定提醒。

  1. 在您選取傳送之前,請在郵件標籤的標記群組中,選取追蹤

  2. 選取要提醒您有關此訊息的標號。

    根據預設,可以使用下列標標開始日期、到期日和提醒:

標幟

開始日期

[到期日]

提醒

今天

目前日期

目前日期

今天工作日結束時間前一小時

明天

目前日期加上一天

目前日期加上一天

目前一天的開始時間加上一個工作天

本週

目前日期加上兩天,但不得晚于本周的最後一個工作天

本周的最後一個工作天

目前日期的開始時間加上兩個工作天

下週

下周的第一個工作天

下周的最後一個工作天

下周第一個工作天的開始時間

無日期

無日期

無日期

目前日期

自訂

目前日期

目前日期

目前日期

或者,選取自訂以建立未出現在清單中的開始日期和到期日。 選取 [確定 > 以關閉對話方塊。

收件者收到的標標文字會顯示在 InfoBar 中。

附註:  如果您想要指定開始和到期日來自訂標號,或變更提醒通知出現時,請遵循標號中的步驟,提醒您和收件者追蹤一節。 您可以清除收 件者標 號核取方塊,以自訂只有您看到的標誌。

若要為您和收件者標出新郵件,請執行下列操作:

  1. 在郵件標籤上,選取的標記群組中,選取追蹤,然後選取新增提醒

  2. 選取 為收件者標出

    若要傳送不含提醒提醒的標號,請清除 提醒核取方塊

  3. 選取我的 號核取方塊,並如果您想要的話 ,選取提醒 核取方塊。

  4. 您可以為標號為我指定開始日期和到期日

  5. 在標 號清單中 ,選取您想要顯示的標誌文字。 您也可以在方塊中輸入自訂文字,然後按 ENTER。

    附註:  如果您使用的是 IMAP 電子郵件帳戶,則無法變更標標文字或設定開始日期和到期日。

  6. 如果已選取為我標標的提醒核取方塊或已選取的收件者標號請指定提醒的時間。

  7. 選取 [確定]

    標號文字會顯示在資訊列中。

    附有 [待處理] 提醒之郵件的資料列

標號會出現在郵寄清單和郵件中。

  1. 在郵寄清單中,以滑鼠右鍵按一下郵件標號。

  2. 按一下 [清除標幟]

    郵件清單右鍵功能表上的 [清除標幟] 命令

如果郵件是在它自己的視窗中開啟,請按一下[郵件>追蹤>清除標號

功能區上的 [清除標幟] 命令

當您移除標號時,也會刪除提醒。

提醒是需要動作時出現的快訊。

  1. 在郵寄清單中,以滑鼠右鍵按一下郵件標號。

  2. 按一下 [自訂]。

  3. 取消勾選 提醒 方塊。

    [自訂] 對話方塊,用於設定提醒、開始日期、結束日期

如果郵件是在它自己的視窗中開啟,請按一下 [郵件> [追蹤>自訂>,然後取消勾選 [提醒>方塊。

傳送使用標號的郵件之後,您可以搜尋回應。

附註:  根據預設,已傳送的郵件會儲存在 [寄件備份] 資料夾。 如果您使用 Microsoft Exchange 帳戶,並移動您寄來的專案至 Outlook 資料檔 (.pst) 手動或自動封存,則此功能將不可用。

  1. 執行下列其中一個動作:

    • 在寄件件資料夾中 開啟原始 郵件。

    • 在工具列中開啟已標To-Do郵件

    • 開啟回復原始郵件的任何郵件,選取資訊列,然後選取 開啟已標出的原始郵件

  2. 選取資訊列,然後選取尋找 相關郵件

    [ 進位尋找 」 對話方塊會出現,搜尋會開始搜尋回復已標出之郵件的郵件。

當您移除或清除提醒或標標時,您就會失去任何訊息曾經是執行專案的指示。 如果您希望標記已完成已標出郵件所需的動作,請改為將其標記為完成。 標號會變成一個核取方塊。 在工作中,您可以變更該視圖以查看所有已完成 (,直到專案) 。

  1. 在郵件清單中,按一下該封郵件。

  2. 以滑鼠右鍵按一下標號。

  3. 按一下 [標記完成> 。

郵件清單右鍵功能表上的 [標示完成] 命令

當不再需要追蹤郵件時,您可以清除郵件上的標號。

執行下列其中一項操作:

  • 您新增標號至尚未送出的郵件,但現在想要移除標號    

    1. 在郵件草稿的訊息標籤上,選取郵件群組中的追蹤

    2. 選取 清除標號

  • 您寄來的郵件是為自己或其他人使用標號,但現在想要移除標號    

    執行下列其中一個動作:

    1. 刪除資料行中的已標To-Do郵件。

      這也會刪除郵件資料夾中的郵件。

    2. 以滑鼠右鍵按一下郵件出現在郵件Outlook,然後選取 [標記完成或清除標標」 。

      附註:  郵件的收件者仍然會看到標號。 當您移除標號時,它只會影響您所看到的專案。

  • 系統會顯示標標提醒,而您想要移除標號    

    1. 當提醒通知出現時,請以滑鼠右鍵按一下提醒通知,然後選取 [標記完成或清除標標」 。

      告訴我標記完成與清除標號差異

      標示為完成     專案仍然會以後續標標標示,但會顯示刪除線。 如果To-Do欄或工作已配置為顯示所有工作及待處理專案,無論這些專案是否完成,郵件都會出現,直到您從郵件資料夾 刪除 郵件。

      清除標號     該標號會從郵件中移除,而且沒有任何郵件記錄出現在資料欄和工作等To-Do中。

      如果您想要保留已完成專案的記錄,請使用標出完成 。 不過,一旦刪除郵件,專案就會完全從所有Outlook消失。

  • 已標出郵件的回應送達,而您想要移除標號    

    1. 在讀取窗格或開啟的郵件中,選取資訊列,然後選取 開啟已標出的原始郵件

    2. 在郵件 標籤 的 <標記 > 群組中,選取 追蹤

    3. 選取 清除標號

您可以標出您收到的訊息,提醒自己要追蹤或稍後採取行動。 若要為收到的郵件標標,請執行下列其中一項操作:

  • 在郵寄清單中,選取郵件旁的標標欄。

    除非您變更預設標號,否則標號會使用今天的日期作為開始日期和到期日

  • 在郵寄清單中,以滑鼠右鍵按一下郵件旁的標號欄。 選取任務的到期日。

    例如,如果您選取了下一周,則設定了下週一的開始日期和下一個星期五的到期日。 選取自訂以使用清單中未出現的開始日期和到期日。

選取 確定之後,標標文字會顯示在 InfoBar 中。

已標上標To-Do列、工作及日曆每日工作清單中。

根據預設,可以使用下列標標選項。

標幟

開始日期

[到期日]

提醒

今天

目前日期

目前日期

今天工作日結束時間前一小時

明天

目前日期加上一天

目前日期加上一天

目前一天的開始時間加上一個工作天

本週

目前日期加上兩天,但不得晚于本周的最後一個工作天

本周的最後一個工作天

目前日期的開始時間加上兩個工作天

下週

下周的第一個工作天

下周的最後一個工作天

下周第一個工作天的開始時間

無日期

無日期

無日期

目前日期

自訂

目前日期

目前日期

目前日期

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