管理其他人的郵件和行事曆項目

有兩種方法可使用其他人的 Outlook 資料夾:共用資料夾以及委託某人代表您來操作。

附註: 需要商務用 Microsoft 365 或其他 Exchange 帳戶。 如需詳細資訊,請參閱什麼是 Microsoft Exchange Server 帳戶?

「共用資料夾」可讓其他人存取一或多個資料夾。 不過,這不表示他們有代表您操作的權限。 例如,其他人可以存取您的資料夾,但無法替您回覆電子郵件或會議邀請。

使用「委派存取」,您可授權給其他人代表您操作。 例如,您希望您的助理替您建立與回覆會議邀請。 某些助理可能也會監控主管的 [收件匣],並代表主管傳送電子郵件。

附註: 本文所述的程序假設您已將委派存取權限授與給其他人。 如需委派存取的詳細資訊,請參閱允許他人管理您的郵件和行事曆

本文內容

將其他人的信箱加入至您的設定檔

如果您經常使用他人的 Exchange 資料夾,您可能會想要將該人員的 Exchange 信箱加入至您的 Outlook 設定檔。 這樣以後您每次開啟 Outlook 時,就會自動開啟該人員的信箱。 其他信箱會顯示在您 Exchange 信箱資料夾下的 資料夾窗格。

附註: 共用信箱的人員必須在 Exchange 信箱的根資料夾上,授與您 [可看到資料夾] 的權限。

授與 [可看到資料夾] 權限的指示

如果是主管,請在 Outlook 中執行下列操作:

  1. 以滑鼠右鍵按一下 Exchange 信箱的根資料夾,然後按一下 [資料夾權限]。

  2. 按一下代理人的名稱。

  3. [權限] 下方的 [其他] 下,選取 [可看到資料夾] 核取方塊。

  4. 按一下 [確定]

如果是代理人,請在 Outlook 中執行下列操作:

  1. 按一下 [檔案] > [帳戶設定] > [帳戶設定]

    [Backstage 檢視] 中的 [帳戶設定]

  2. 在 [電子郵件] 索引標籤的清單中,按一下 Exchange 帳戶類型,然後按一下 [變更],再按一下 [其他設定]。

  3. [進階] 索引標籤的 [同時開啟下列信箱] 底下,按一下 [新增],然後輸入您想要新增至使用者設定檔的人員信箱名稱。 如果您不知道該信箱名稱,請詢問授與您「委派存取」權限的人員。

開啟其他人的資料夾

  1. 按一下 [檔案] > [開啟和匯出] > [其他使用者的資料夾]

    提示:  如果日後不想再執行這個步驟,請參閱本文的將其他人的信箱加入至您的設定檔一節中,有關如何將其他人的信箱加入至資料夾窗格的指示。

  2. [名稱] 方塊中,輸入授與您共用或「委派存取」權限的人員名稱,或按一下 [名稱] 從清單中選取。

  3. [資料夾類型] 清單中,按一下您要開啟的資料夾。

代表其他人傳送或回覆會議邀請

若要授與代理人足夠的權限代替主管接受會議邀請,主管必須執行下列動作:

  1. 按一下 [檔案] > [帳戶設定] > [委派存取]

  2. 按一下 [新增],輸入或選取代理人的名稱,然後按一下 [新增]

  3. 請執行下列其中一項操作:

    • [代理人權限] 對話方塊中,在主管的 [行事曆] 資料夾內授與代理人 [編輯者 (可讀取、建立與修改項目)] 權限。

    • 按一下 [確定] 關閉 [代理人權限] 對話方塊,然後選取 [只給代理人,但傳送會議邀請與回覆的副本給我][只給代理人] 核取方塊。

回覆會議邀請

  1. 如果其他人的會議邀請並未直接傳送給您,請開啟他們的 [收件匣]

  2. 開啟會議邀請。

  3. 按一下 [接受][暫訂][拒絕]

傳送會議邀請

  1. 開啟其他人的行事曆。

  2. [常用] 索引標籤的 [新增] 群組中,按一下 [新增會議]

  3. 依照平常的方式輸入與會者、主旨、地點,以及開始和結束時間。

代表其他人建立或回覆電子郵件訊息

  1. [郵件] 中,按一下 [常用] > [新增電子郵件]

    功能區上的 [新電子郵件] 命令

  1. 在 [選項] 索引標籤的 [顯示欄位] 群組中,按一下 [寄件者]。

  2. [寄件者] 方塊中,輸入您代為傳送郵件的人員名稱。

    若要從 [通訊錄] 的清單選取名稱,請按一下 [寄件者]

  3. 依照正常步驟新增收件者、主旨及郵件內容。

回覆電子郵件

  1. 在其他人員的信箱中,選取您要代主管回覆的郵件。

  2. 按一下 [常用] (如果您已開啟郵件,按一下 [郵件]),然後按一下 [回覆][全部回覆][轉寄]

    功能區上的 [回覆] 群組

  1. [選項] 索引標籤上的 [顯示欄位] 群組中,按一下 [寄件者]

  2. [寄件者] 方塊中輸入主管的名稱。 若要從 [通訊錄] 的清單選取名稱,請按一下 [寄件者]。 如果您看不到 [寄件者] 按鈕和方塊,請按一下 [選項] > [寄件者]

  3. 依照正常步驟新增收件者、主旨及郵件內容。

代表群組傳送電子郵件訊息

如果您被指派代表貴組織通訊錄中群組的「傳送為」權限,就可以傳送電子郵件,而郵件會顯示為從該群組送出。

  1. [郵件] 中,按一下 [常用] > [新增電子郵件]

    功能區上的 [新電子郵件] 命令

  1. 在 [選項] 索引標籤的 [顯示欄位] 群組中,按一下 [寄件者]。

  2. [寄件者] 方塊中,輸入您代表其傳送郵件之群組的名稱。

    若要從 [通訊錄] 的清單選取該群組,請按一下 [寄件者]

  3. 依照正常步驟新增收件者、主旨及郵件內容。

將寄件備份儲存在其他人的 [寄件備份] 資料夾中

當電子郵件和會議邀請是由代理人代表主管傳送時,每個項目的複本都會儲存在代理人的 [寄件備份] 資料夾中。

或者,主管也可以將 [寄件備份] 資料夾的權限授與其代理人。 代理人就可以將他自己 [寄件備份] 資料夾中的項目複製到主管的 [寄件備份] 資料夾中。

主管應該執行下列動作:

  1. 在 資料夾窗格 中,以滑鼠右鍵按一下 [寄件備份] 資料夾。

  2. 按一下 [內容]

  3. 在 [權限] 索引標籤上按一下代理人名稱。

  4. [權限] 底下的 [權限等級] 清單中,按一下 [編輯者 (可讀取、建立與修改項目)]

  5. 按一下 [確定]

    如果您已將主管的信箱新增至您的設定檔,主管的 [寄件備份] 資料夾會顯示在代理人資料夾窗格中的 [信箱 - 主管] 下。

Need more help?

Expand your skills
Explore Training
Get new features first
Join Microsoft Office Insiders

Was this information helpful?

How satisfied are you with the translation quality?
What affected your experience?

Thank you for your feedback!

×