無論您是從內建範本著手,或是更新您自己的範本,Word 的內建工具都能協助您配合需求來更新範本。 若要更新範本,請開啟檔案、進行您要的變更,然後儲存範本。

  1. 按一下 [檔案] > [開啟舊檔]

  2. 按兩下 [ 此電腦。 (Word 2013 中,按兩下 [ 電腦) 。

  3. 瀏覽至 [我的文件] 下的 [自訂 Office 範本] 資料夾。

  4. 按一下您的範本,再按一下 [開啟]

  5. 進行您想要的變更,然後儲存並關閉範本。

建置範本

新增建置組塊到範本

建置組塊是指可重複使用的內容組件,或其他儲存在圖庫中的文件組件,可供隨時存取及重複使用。 您也可以使用範本來儲存及發佈建置組塊。

例如,您可以建立一個報告範本,為範本使用者提供兩種封面信件,供他們在根據您的範本建立自己的報告時從中選擇。

新增內容控制項到範本

透過新增及設定 RTF 控制項、圖片、下拉式清單或日期選擇器等內容控制項,讓您的範本具有彈性。

例如,您可能會想建立含有下拉式清單的範本。 如果您允許他人編輯下拉式清單,他們便可以依據自己的需求來變更清單選項。

附註:  如果內容控制項無法使用,表示您可能開啟了以舊版 Word 建立的文件或範本。 若要使用內容控制項,必須依序按一下 [檔案] > [資訊] > [轉換],再按一下 [確定],將文件轉換成 Word 2013 檔案格式。 轉換文件或範本之後,請儲存。

在您顯示 [開發人員] 索引標籤之後,才能夠新增內容控制項。

  1. 按一下 [檔案] > [選項] > [自訂功能區]

  2. 選取 [自訂功能區] 下的 [主要索引標籤]

  3. 選取清單中的 [開發人員] 核取方塊,然後按一下 [確定]

開啟 Word 功能區中的 [開發人員] 索引標籤

新增內容控制項

[開發人員] 索引標籤的 [控制項] 群組中,按一下 [設計模式],然後插入您要的控制項。

開發人員模式設計按鈕

插入可供使用者輸入文字的文字控制項

在 RTF 內容控制項中,使用者可以將文字的格式設為粗體或斜體,也可以輸入多個段落。 如果您要限制使用者可以新增的項目,請插入純文字內容控制項。

  1. 在文件中按一下您要插入控制項的位置。

  2. 在 [開發人員 RTF 控制項的[控制項>群組中,按一下 [豐富文字內容控制項 RTF 控制項 或 [純文字內容控制項 純文字控制項

插入圖片內容控制項

  1. 按一下要插入控制項的位置。

  2. 在 [ 開發人員> 卷卷的 [控制項 > 群組中,按一下 [ 圖片控制項 圖片控制項

插入下拉式方塊或下拉式清單

在下拉式方塊中,使用者可以從您提供的選擇清單中選取,或是自行輸入自己的資訊。 在下拉式清單中,使用者僅能從選擇清單中選取。

  1. 在 [開發人員 下拉式方塊控制項的[控制項> 群組中,按一下 [下拉式方塊內容控制項 下拉式方塊控制項 或下拉式清單內容控制項 下拉式功能表控制項

  2. 選取內容控制項,然後在 [開發人員] 索引標籤的 [控制項] 群組中,按一下 [屬性]

    開發人員模式控制項屬性

  3. 若要建立選擇清單,請按一下 [下拉式方塊內容][下拉式清單內容] 下的 [新增]

  4. [顯示名稱] 方塊中輸入選擇,例如「是」、「否」或「可能」。 重複此步驟,直到所有選項都列在下拉式清單中。

  5. 填入任何其他您想要的內容。

附註:  若您選取 [內容無法編輯] 核取方塊,使用者就無法按一下選項。

插入日期選擇器

  1. 按一下您要插入日期選擇器控制項的位置。

  2. 在 [ 開發人員」 選項卡的 [控制項 > 群組中,按一下 [ 日期選擇器內容控制項 日期選擇器控制項

插入核取方塊

  1. 按一下您想要插入核取方塊控制項的位置。

  2. 在 [ 開發人員」 選項卡的 [控制項 > 群組中,按一下 [核取方塊 內容控制項 核取方塊控制項

插入建置組塊庫控制項

您希望他人選擇特定的文字區塊時,可以使用建置組塊控制項。

舉例來說,若您正在設定合約範本,而且需要根據合約的特定需求新增不同的重複使用文字,建置組塊控制項便會非常實用。 您可以針對各個重複使用文字版本建立 RTF 內容控制項,然後使用建置組塊庫控制項作為 RTF 內容控制項的容器。

您也可以在表單中使用建置組塊控制項。

  1. 按一下要插入控制項的位置。

  2. 在 [ 開發人員」 選項卡的 [控制項 > 群組中,按一下 [建組塊 庫內容控制項 建置組塊庫控制項

  3. 按一下內容控制項加以選取。

  4. [開發人員] 索引標籤的 [控制項] 群組中,按一下 [屬性]

    開發人員模式控制項屬性

  5. 按一下 [圖庫][類別] 選擇您想要在建置組塊控制項中使用的建置組塊。

設定或變更內容控制項屬性

  1. 選取內容控制項,然後按一下 [控制項] 群組中的 [屬性]

    開發人員模式控制項屬性

  2. [內容控制項屬性] 對話方塊中,選擇當他人使用您的範本時,是否可以刪除或編輯內容控制項。

  3. 若要將數個內容控制項或甚至某些文字段落擺在一起,請選取這些控制項或文字,然後按一下 [控制項] 群組中的 [群組]

    開發人員模式群組按鈕

例如,假設您的免責聲明有三段。 若您使用 [群組] 命令將三個段落聚集到同一個群組,則這個三段式免責聲明就無法加以編輯,並且只能以群組的方式予以刪除。

新增說明文字到範本

說明文字可提升您所建立範本的可用性。 您可以變更內容控制項中的預設說明文字。

若要為範本使用者自訂預設說明文字,請執行下列動作:

  1. [開發人員] 索引標籤上,按一下 [控制項] 群組中的 [設計模式]

    開發人員模式設計按鈕

  2. 按一下您要修改預留位置說明文字的內容控制項。

  3. 編輯預留位置文字,並依您的喜好設定格式。

  4. [開發人員] 索引標籤的 [控制項] 群組中,按一下 [設計模式],關閉設計功能並儲存說明文字。

對範本增添保護

您可以新增對範本中個別內容控制項的保護,以防止有人刪除或編輯特定的內容控制項或控制項群組,您也可以用密碼來保護所有的範本內容。

對範本的某些部分增添保護

  1. 開啟您要新增保護功能的範本。

  2. 選取要限制變更的內容控制項。

    提示:  按住 CTRL 鍵,同時按一下多個控制項,以選取多個控制項。

  3. [開發人員] 索引標籤的 [控制項] 群組中,按一下 [群組],然後再按一下 [群組]

    開發人員模式群組控制項

  4. [開發人員] 索引標籤的 [控制項] 群組中,按一下 [屬性]

    開發人員模式控制項屬性

  5. [內容控制項屬性] 對話方塊的 [鎖定] 底下,執行下列任何一項動作:

    • 選取 [內容控制項無法刪除] 核取方塊,這個選項可讓您編輯控制項的內容,但是無法將控制項本身從範本或以範本為依據的文件中刪除。

    • 選取 [內容無法編輯] 核取方塊,這個選項可讓您刪除控制項,但是不能編輯控制項的內容。

若要為文字提供保護 (如果有加入該段文字的話),請使用此設定。 例如,如果您通常會加入免責聲明,便可協助確保文字的一致性,並在不需要免責聲明的文件中刪除此項聲明。

為範本指派密碼

若要為文件指定密碼,限制只有知道密碼的檢閱者才能移除保護,請執行以下步驟:

  1. 開啟要指派密碼的範本。

  2. [校閱] 索引標籤上,按一下 [保護] 群組中的 [限制編輯]

  3. [開始強制] 下,按一下 [是,開始強制保護]

  4. [輸入新密碼 (選用)] 方塊中輸入密碼,然後確認該密碼。

重要:  如果您選擇不使用密碼,任何人都可以變更您的編輯限制。

請使用結合大小寫字母、數字和符號的強式密碼。 未結合這些元素的密碼則為弱式密碼。 強式密碼 :Y6dh!et5。 弱式密碼:House27。 密碼長度至少應有 8 個字元。 一般而言,密碼長度越長越安全。

您必須記住密碼。 若忘記了密碼,Microsoft 亦無法擷取該密碼。 請將您寫下的密碼儲存在安全之處,不要將所保護的資訊存放在同一處。

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