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快速步驟會同時將多個動作用於電子郵件訊息。 這可協助您快速管理信箱。 例如,如果您經常將郵件移至特定資料夾,只要按一下即可使用快速步驟來移動郵件。 或者,如果您轉訊息給主管或同儕,只要按一下 [快速步驟」 即可簡化工作。

快速步驟快速步驟圖示

您可以自訂 Outlook 中包含的快速步驟。 您也可以自行建立,以建立您最常用的郵件動作快速步驟庫。

附註: 無法使用功能表命令或 Ctrl+Z 等鍵盤快速鍵復原快速步驟。 這是因為快速步驟可以包含無法復原的動作,例如永久刪除。

預設快速步驟

您可以自訂任何預設的快速步驟。 當您第一次使用一些快速步驟時,系統會提示您進行設定。 例如,如果您希望快速步驟將郵件移至特定資料夾,您必須指定資料夾,才能使用快速步驟。

預設快速步驟 Outlook 包括下列專案:

快速步驟

動作

移至:

將選取的郵件移至您指定的郵件資料夾,並標記郵件為已讀取。

To Manager

將郵件轉往您的主管。 如果貴組織Microsoft Exchange Server或 Microsoft 365,系統會偵測到您的主管 全域通訊清單 並插入到 [收件者」 方塊中,或者您可以指定收件者。

小組電子郵件

將郵件轉給小組中的其他人。 如果貴組織使用Microsoft Exchange Server或 Microsoft 365,您的小組成員名稱會偵測到 全域通訊清單 並插入到 [目標」 方塊中。

完成

將郵件移至指定的郵件資料夾,將郵件標記為完成,然後將它標記為已讀取。

回覆及刪除

開啟所選郵件的回復,然後刪除原始郵件。

建立新

建立您自己的快速步驟,以執行任何命令順序、命名命令,然後使用圖示來説明您識別。

若要設定或變更現有的快速步驟,請執行下列操作:

  1. 郵件中,選取首頁。

  2. 在快速步驟群組中,選取 功能區上的對話方塊啟動器按鈕 步驟方塊旁的更多步驟箭頭,以開啟管理快速步驟

  3. 在快速步驟方塊中,選取您想要變更的快速步驟,然後選取編輯。

  4. 動作下,變更或新增您希望此快速步驟執行的動作。

  5. 如果您想要的話,請在快速鍵方塊中,選取要指派給該快速步驟的鍵盤快速鍵。

  6. 如果您想要變更快速步驟的圖示,請選取名稱方塊旁的圖示,選取圖示,然後選取確定

建立快速步驟

  1. 郵件中,選取首頁。

  2. 在快速步驟群組的快速步驟庫中,選取建立新快速步驟。

  3. 在名稱 方塊 中,輸入新快速步驟的名稱。

  4. 選取名稱方塊旁的 圖示按鈕, 選取圖示, 然後選取確定

  5. 動作下,選擇您想要快速步驟執行的動作。 針對 任何其他動作 選取新增動作。

  6. 若要建立鍵盤快速鍵,請在快速鍵方塊中,選取您想要指派的鍵盤快速鍵。

附註: 新的快速步驟會顯示在圖庫頂端的快速步驟群組的首頁。 雖然變更了快速步驟在圖庫中保留相同的位置,但您可以在管理快速步驟中 重新排列它們

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