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設定 [內容組合管理] 以傳送文件

[內容組合管理] 是 SharePoint 的一項功能,能自動管理某些重要的文件庫工作。 如此不僅節省時間,也能協助確認文件庫受到一致的管理。

[內容組合管理] 能做些什麼?

[內容組合管理] 能自動執行下列工作:

  • 將檔路由至不同的文件庫或資料夾    實際上,內容召集人會做為檔的守護者。 每次上傳檔時,內容召集人會使用您建立的規則來決定檔移動位置。 接著,它會將檔路由至正確的文件庫或資料夾,這些文件庫或資料夾可以位於不同的網站集合中。 規則可依據內容類型和中繼資料的組合。

  • Upload所有檔到下拉庫    您可以設定 [內容組合管理],以便將所有上傳的文件放置於暫時擱置的文件庫內;在其中可以輸入中繼資料,並完成提交程序。

  • 管理資料夾大小    您可以將內容召集人設定為監控資料夾中的專案數量,並確保資料夾包含的專案數量不超過指定的數量。 根據預設,此限制為 2500 個專案,當專案編號 2501 送達時,內容召集人會自動建立新資料夾,並將檔內。 您可以在單一資料夾中指定內容召集人允許的專案數。

  • 管理重複提交    上傳文件庫中已存在的檔時,您可以要求內容召集人使用 SharePoint 版本,或新增唯一字元來變更檔案名。 這可確認保留現有的檔與重複的檔。

  • 維護稽核記錄    內容召集人可以在傳送檔後,保留與檔一起儲存的檔的稽核記錄。

啟動網站上的 [內容組合管理] 功能

您至少必須擁有網站擁有者許可權, 且必須啟用發佈功能

若要啟動網站上的 [內容組合管理] 功能

  1. 瀏覽至您要設定的網站。

  2. 按一下設定 設定圖示然後從下拉式功能表選擇 [網站設定>。

    如 SharePoint,請按一下[設定 設定圖示按一下 [網站內容,然後按一下[網站設定> 。

  3. 在 [網站設定頁面的 [網站動作> 群組中,按一下[管理網站功能> 。

  4. 按一下 [內容組合管理] 功能名稱旁邊的 [啟動]。 功能啟動時,[使用中] 字樣會出現在 [狀態] 欄內。

    內容工具啟用按鈕

設定 [內容組合管理] 以傳送文件

附註: 您至少必須具備網站擁有人的權限,才可設定 [內容組合管理]。

  1. 瀏覽至要設定 [內容組合管理],以自動傳送文件至指定位置的網站。

  2. 按一下設定 設定圖示然後從下拉式功能表選擇 [網站設定>。

    如 SharePoint,請按一下[設定 設定圖示按一下 [網站內容,然後按一下[網站設定> 。

  3. 按一下 [網站管理] 群組底下的 [內容組合管理設定]

    附註: 唯有已為此網站而啟動功能,才會顯示 [內容組合管理] 設定。

  4. [將使用者重新導向至「暫時擱置的文件庫」] 區段中,選取核取方塊以強制執行 [內容組合管理]。 如此當使用者嘗試上傳文件時,會自動將他們重新導向到「暫時擱置的文件庫」。

  5. 若要允許將文件路由至不同網站的規則,請在 [傳送至其他網站] 區段中選取核取方塊。

  6. 選取 [資料夾分割] 區段中的 [在目標位置含有太多項目時建立子資料夾] 核取方塊,以在位置上的項目超出指定的數量時自動建立子資料夾。

    • [單一資料夾中的項目數] 方塊中,輸入資料夾所能存放的文件數上限,當超過此值時即建立新資料夾。

    • [資料夾名稱的格式] 方塊中,指定所建立之新資料夾的命名慣例。

  7. [重複送出] 區段中,選取是否要讓重複項目使用版本設定功能,或是否要自動在重複項目的檔案名稱前附加唯一的字元。

  8. 若要儲存稽核記錄或中繼資料,做為所提交之項目或文件的稽核項目,請選取 [保留內容] 區段中的核取方塊。

  9. 在規則 管理員區 段,輸入貴組織中規則管理員的使用者名稱。 規則管理員必須擁有管理網站的許可權,才能存取內容召集人規則設定頁面。 詳細資訊,請參閱建立 內容召集人規則以路由檔

  10. 選取適當的核取方塊,自動傳送電子郵件訊息給規則管理員。 在提交項目不符合規則,或有任何內容提交到 [內容組合管理] 時,[內容組合管理] 能傳送電子郵件訊息。

    附註: 電子郵件必須由您的伺服器SharePoint網路系統管理員為伺服器或服務所配置,才能啟用這些核取方塊。

  11. [送出點] 部分中,輸入能傳送內容至現行網站的其他網站或電子郵件傳訊軟體的相關資訊。

    提示: 若要建立工作流程或自訂解決方案,以從電子郵件系統提交文件,可以利用此區段所提供之 Web 服務的 URL 將內容提交到網站。

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