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建立內容組合管理規則以傳閱文件

若要決定如何傳送檔,內容召集人會使用您所建立的規則。 規則是以內容類型與中繼資料的組合為基礎。

本文說明如何建立用來組織和傳送檔或記錄的規則。 您可以為檔傳送啟用任何 SharePoint 企業網站。

重要: 您必須先啟用 [內容召集人] 功能,並將 [召集人] 設定為 [路由記錄]。 如需有關如何設定 [內容召集人] 的詳細資訊,請參閱設定 [內容召集人] 以傳送檔

本文內容

建立規則之前:第一個步驟

您必須遵循幾個重要步驟,才能建立傳送檔的規則。

  1. 啟用 [內容召集人] 功能。

  2. 建立您想要傳送檔的文件庫和資料夾。 您可能會想要為每個您要傳送的檔案類型建立資料夾。 例如,只針對電子郵件記錄或 Excel 試算表建立文件庫。 若要瞭解如何建立文件庫,請參閱在 SharePoint 中建立文件庫

  3. 內容類型必須與要傳送的檔相關聯。 在其中,內容類型可以是決定儲存檔之最終位置的準則的一部分。

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瞭解檔的傳送方式

您可以將檔路由至記錄中心網站或任何其他類型的 SharePoint 網站的文件庫或資料夾。 [放置文件庫] 會在您啟用 [內容召集人] 功能時自動建立,作為預設位置。 檔路由處理常式是由數個元素所組成:

  • 目的文件庫和資料夾    內容管理監管或記錄管理員會手動建立文件庫和資料夾,以傳送檔,並將這些文件庫指定為目的文件庫。

  • 網站內容類型    每個檔都必須有內容類型,而且使用者可以手動將適當的網站內容類型新增至目的文件庫。

  • 放置文件庫    不符合規則或遺失必要中繼資料的檔會傳送到放置庫,讓使用者可以輸入必要的中繼資料。 或者,您可以設定 [內容召集人],讓所有上傳的檔暫時都路由到放置文件庫。

    附註: 放置庫就是將那些不符合任何規則的專案做為「捕獲全部」。 它是設計成暫時的位置,而不是永久的共同作業網站。

  • 檔規則清單    這是所有路由規則的集合。 內容管理監管或記錄管理員請造訪這個清單來建立、管理及查看路由規則。

下圖顯示如何根據會議特定準則來傳送檔和電子郵件訊息,以及缺少資訊的檔如何傳重播置庫。

使用 [內容召集人] 來傳送檔。 顯示多個來源,並顯示缺少中繼資料的檔會傳回 [放下文件庫]。

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建立規則以傳送檔

針對您新增到記錄傳送清單中的每一種記錄類型,您可以指定記錄標題和描述。 您也可以指定網站中儲存記錄的位置。 若要確保所有相關記錄都已路由至適當的位置,您可以指定記錄類型的替代名稱。

附註: 您至少必須具備網站擁有人的許可權,才能建立傳送檔的規則。

  1. 流覽至您要為其建立內容召集人規則的網站。

  2. 若要查看 [網站內容] 選項,請在 [快速啟動] 面板上選取 [更多]。

  3. 從 [應用程式] 功能表線中,選取 [設定]。

  4. 在 [網站設定] 頁面的 [網站管理] 區段底下,選取 [內容召集人規則]。

  5. 在 [內容召集人規則] 頁面上的 [按一下以新增專案] 中,選取 [新增]。

  6. 在 [規則名稱] 區段中,輸入描述規則的條件和動作的名稱。

  7. 在 [規則狀態及優先順序] 區段中,若要將規則套用到傳入的內容,請選取 [作用中]。 然後,選取一個優先順序來決定要傳送內容的方式,應該符合一個以上的內容召集人規則。
    如果您不想將此規則套用至內送內容,請選取 [使用中]。

  8. 提交的 [內容類型] 區段中,將規則與內容類型建立關聯。 如此一來,會以所選取的內容類型來標示 [內容召集人] 的提交,並識別規則條件中使用的屬性。

    • 選取適當的 [內容] 群組。 您所選取的群組會決定您可以在下一個步驟中選擇的內容類型。

    • 選取適當的內容類型。

    • 如果您所選取的內容類型在其他 SharePoint 網站上的名稱不同,請選取 [替代名稱] 底下的核取方塊。 然後在提供的欄位中,輸入在其他網站上使用的名稱,然後選取 [新增]。 替代內容類型的名稱會出現在下方的清單中。

  9. 在 [條件] 區段中,選取提交屬性必須符合規則的條件。 例如,您可能想要將規則套用至標題中包含「預算」一詞的所有檔。 若要新增更多條件,請選取 [新增另一個條件] 連結。

    附註: [屬性] 下拉式清單中提供的屬性會根據您在步驟6中選取的內容類型而有所不同

  10. 在 [目標位置] 區段中,輸入或流覽至位置,以放置符合規則的內容。 若要將類似的檔組成群組放在資料夾中,請選取 [自動建立資料夾] 核取方塊。 例如,如果您有一個屬性,其中列出貴組織中的專案所有檔,您可以強迫 [內容召集人] 為每個專案建立一個單獨的資料夾。

    附註: 內容召集人的規則是將檔路由至不同的位置。 我們不支援使用規則,在共同作業期間將檔案重新張貼到相同的位置。

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