說明 [自動封存設定]

套用到

Microsoft 365 Outlook Outlook 2024 Outlook 2021

AutoArchive 透過自動將物品移至歸檔地點，協助管理您信箱或電子郵件伺服器的空間。視您選取的選項而定，自動封存會完成下列一或兩項動作：

將項目從其原始位置 (通常是其中一個使用中的資料夾) 移至封存資料夾。
項目會移至何處？
封存檔案是一種 Outlook 資料檔 (.pst) 的類型。自動封存第一次執行時，會自動在下列位置建立封存檔案：C:\Users\您的使用者名稱\Documents\Outlook Files\archive.pst
我找不到本文列出的資料夾
有些資料夾可能是隱藏的資料夾。欲了解更多關於在 Windows 中查看隱藏資料夾的資訊，請參閱「顯示隱藏檔案」。
永久刪除已超過其使用期限的項目。

注意

如果您選擇將項目刪除，就不會封存這些項目。如果您選擇將項目封存，自動封存就無法刪除這些項目。項目一旦封存後，就只能手動刪除。
如果你的 Outlook 設定檔有多個 Exchange 帳號，並為一個帳號設定 AutoArchive，其他所有 Exchange 帳號都會自動套用相同的設定。

欲了解更多關於自動歸檔功能的資訊，請參閱「自動封存舊項目」。

Outlook 項目的使用期限

除非已將項目特別標示以排除，否則任何已超過其使用期限的 Outlook 項目都將會包含在下一次的自動封存。每個 Outlook 資料夾的預設使用期限如下：

注意

如果您建立的資料夾包含與 [收件匣]、[行事曆]、[工作]、[記事] 或 [日誌] 相同的項目類型，使用期限則同樣會是預設的六個月。例如，為了接收同事的狀態報告所建立的郵件資料夾，或是為了個人連絡人所建立的連絡人資料夾。

項目類型	使用期限開始的時間
電子郵件訊息	接收日期/時間或最後變更和儲存郵件的時間，以時間較晚者為準。例如，將郵件標示為已讀取或未讀取就是一種郵件變更。
行事曆會議、活動或約會	最後變更和儲存項目的日期，以時間較晚者為準。週期性項目不會自動封存。不論最後存檔日期，只有已經發生的行事曆項目會被歸檔。
工作	完成日期或最後變更和儲存工作的時間。未標示為已完成的工作不會自動封存。指派給其他使用者的工作只會在標示為已完成的情況下才進行封存。
記事	最後變更和儲存記事的時間。
日誌項目	建立日誌項目的日期或最後變更和儲存項目的時間。
連絡人	根據預設，連絡人不會封存。不過，您可以手動進行封存。

請參閱下列說明，了解自訂自動封存時可套用的設定和選項。

[自動封存設定] 對話方塊

每 n 天執行一次自動歸檔 選擇自動歸檔執行的頻率。同時存檔多件物品可能會降低電腦效能。因此，較常使用 AutoArchive 以減少處理項目數量會更好。

若要關閉自動封存功能，請清除 [每 n 天執行自動封存] 核取方塊。

自動歸檔執行前的提示 請選擇是否希望在 AutoArchive 處理 Outlook 項目前先出現提醒訊息。當提示出現時，你可以在提醒訊息中點 選「否」 來取消該自動歸檔會話。

刪除過期商品 (電子郵件資料夾，僅) 這個選項預設是關閉的。勾選此勾選框，在訊息老化期過後刪除。

封存或刪除舊項目 如果你想設定或更改以下設定，請選擇此選項。如果此勾選框被清除，AutoArchive 會以預設設定執行。

在資料夾列表中顯示歸檔資料夾勾選此勾選框，即可讓封存資料夾與其他工作資料夾一同在導航窗格中顯示。如果你沒有使用這個選項，你仍然可以打開你的檔案資料夾——點選 「檔案 」標籤，然後在 「開啟 」標籤中點選 「開啟 Outlook 資料檔案」。

清理比之前更舊的物品 請指定你希望項目歸檔的年齡，包括天、週或月。你可以設定一天的期限，最多可達60個月。

將舊物品移至 勾選此勾選框以存檔舊項目，而非自動刪除。預設資料夾會出現在方框裡。若要使用其他資料夾，請在方框中輸入資料夾位置或點擊瀏覽。選擇此選項後，會清除「 永久刪除項目 」選項。

永久刪除物品 這個選項會刪除所有過期的物品。它們不會被移動，也不會保留任何存檔副本。選擇此選項後，將清除 「將舊物品移至 」選項的選項。

現在就把這些設定套用到所有資料夾上 這個選項會將 AutoArchive 的設定，包括你的更改，套用到所有資料夾。若要為一個或多個資料夾指定獨特設定，請勿選擇此選項。相反地，右鍵點擊資料夾，點選屬性，然後到 自動歸檔 標籤，為每個想更改的資料夾設定。

注意

AutoArchive 功能在新的 Outlook for Windows 中無法使用。