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自動封存會自動將項目移至封存位置,以協助管理信箱或您使用的電子郵件伺服器中的空間。 視您選取的選項而定,自動封存會完成下列一或兩項動作:

  • 將項目從其原始位置 (通常是其中一個使用中的資料夾) 移至封存資料夾。

    項目會移至何處?

    封存檔案是一種 Outlook 資料檔 (.pst) 的類型。 自動封存第一次執行時,會自動在下列位置建立封存檔案:C:\Users\您的使用者名稱\Documents\Outlook Files\archive.pst

    我找不到本文列出的資料夾

    有些資料夾可能是隱藏的資料夾。 如需有關檢視 Windows 中隱藏資料夾的詳細資訊,請參閱顯示隱藏的檔案

  • 永久刪除已超過其使用期限的項目。

附註: 

  • 如果您選擇將項目刪除,就不會封存這些項目。 如果您選擇將項目封存,自動封存就無法刪除這些項目。 項目一旦封存後,就只能手動刪除。

  • 如果您的設定檔Exchange多個帳戶Outlook設定一個帳戶的自動封存,所有其他 Exchange帳戶都會自動使用相同的設定。 

有關自動封存功能的資訊,請參閱自動封存 較舊的專案

Outlook 項目的使用期限

除非已將項目特別標示以排除,否則任何已超過其使用期限的 Outlook 項目都將會包含在下一次的自動封存。 每個 Outlook 資料夾的預設使用期限如下:

資料夾

使用期限

收件匣和草稿

6 個月

寄件備份和刪除的郵件

2 個月

寄件匣

3 個月

行事曆

6 個月

工作

6 個月

記事

6 個月

日誌

6 個月

附註: 如果您建立的資料夾包含與 [收件匣]、[行事曆]、[工作]、[記事] 或 [日誌] 相同的項目類型,使用期限則同樣會是預設的六個月。 例如,為了接收同事的狀態報告所建立的郵件資料夾,或是為了個人連絡人所建立的連絡人資料夾。

決定項目的期限

項目類型

使用期限開始的時間

電子郵件訊息

接收日期/時間或最後變更和儲存郵件的時間,以時間較晚者為準。 例如,將郵件標示為已讀取或未讀取就是一種郵件變更。

行事曆會議、活動或約會

最後變更和儲存項目的日期,以時間較晚者為準。 週期性項目不會自動封存。 無論上次儲存日期如何,只會將已經發生的日曆專案歸檔。

工作

完成日期或最後變更和儲存工作的時間。 未標示為已完成的工作不會自動封存。 指派給其他使用者的工作只會在標示為已完成的情況下才進行封存。

記事

最後變更和儲存記事的時間。

日誌項目

建立日誌項目的日期或最後變更和儲存項目的時間。

連絡人

根據預設,連絡人不會封存。 不過,您可以手動進行封存。

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自動封存設定和選項

請參閱下列說明,了解自訂自動封存時可套用的設定和選項。

[自動封存設定] 對話方塊

每隔 n 天執行自動封存    選擇自動封存執行多久。 同時存檔許多專案可能會降低電腦的速度。 因此,最好更頻繁地使用自動封存來減少處理的專案數量。

若要關閉自動封存功能,請清除 [每 n 天執行自動封存] 核取方塊。

自動封存執行前提示    選擇是否要在自動封存處理您的郵件之前顯示提醒Outlook訊息。 出現提示時,您可以在提醒訊息上按一下 [否」,取消該自動封存會話。

删除到期項目 (僅電子郵件資料夾)    此選項預設為關閉。 選取此核取方塊以在郵件的使用期限過去之後刪除郵件。

封存或刪除舊項目    如果您想要設定或變更後續的設定,請選擇此選項。 如果清除此核取方塊,自動封存會使用預設設定執行。

在資料夾清單中顯示封存資料夾     選取此核取方塊,將檔案資料夾與流覽窗格中的其他工作資料夾一併列出。 如果您不使用此選項,您仍然可以開啟您的檔案資料夾 ,按一下 [檔案Outlook,然後按一下 [開啟資料檔案Outlook開啟

清除項目 - 早於    指定您想要以天、周或月來存檔專案的年齡。 您可以設定最多 60 個月的一天期間。

將舊項目移至    選取此核取方塊以將舊專案歸檔,而不是自動刪除。 預設資料夾會出現在方塊中。 若要使用不同的資料夾,請在方塊中輸入資料夾位置,或按一下 [ 流覽。 選取此選項會清除選取的永久 刪除專案 選項。

永久刪除舊項目     此選項會刪除任何過期的專案。 它們不會移動,而且不會保留任何檔案副本。 選取此選項會清除選取的將 舊專案移至 選項。

立即將這些設定套用至所有資料夾    此選項會將自動封存設定 ,包括您的變更,適用于所有資料夾。 若要指定一或多個資料夾的唯一設定,請勿選擇此選項。 請改為以滑鼠右鍵按一下資料夾,按一下 [內容 ,然後前往 [自動 存檔> 選項卡,變更每個要變更之資料夾的設定。

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