說明 [自動封存設定]

自動封存會自動將項目移至封存位置,以協助管理信箱或您使用的電子郵件伺服器中的空間。 視您選取的選項而定,自動封存會完成下列一或兩項動作:

  • 將項目從其原始位置 (通常是其中一個使用中的資料夾) 移至封存資料夾。

    項目會移至何處?

    封存檔案是一種 Outlook 資料檔 (.pst) 的類型。 自動封存第一次執行時,會自動在下列位置建立封存檔案:C:\Users\您的使用者名稱\Documents\Outlook Files\archive.pst

    我找不到本文列出的資料夾

    有些資料夾可能是隱藏的資料夾。 如需有關檢視 Windows 中隱藏資料夾的詳細資訊,請參閱顯示隱藏的檔案

  • 永久刪除已超過其使用期限的項目。

附註: 

  • 如果您選擇將項目刪除,就不會封存這些項目。 如果您選擇將項目封存,自動封存就無法刪除這些項目。 項目一旦封存後,就只能手動刪除。

  • 如果您的 Outlook 設定檔中有多個 Exchange 帳戶,且為一個帳戶設定自動封存,所有其他 Exchange 帳戶將會自動套用相同的設定。 

如需有關自動封存功能的詳細資訊,請參閱 自動封存較舊的專案

Outlook 項目的使用期限

除非已將項目特別標示以排除,否則任何已超過其使用期限的 Outlook 項目都將會包含在下一次的自動封存。 每個 Outlook 資料夾的預設使用期限如下:

資料夾

使用期限

收件匣和草稿

6 個月

寄件備份和刪除的郵件

2 個月

寄件匣

3 個月

行事曆

6 個月

工作

6 個月

記事

6 個月

日誌

6 個月

附註: 如果您建立的資料夾包含與 [收件匣]、[行事曆]、[工作]、[記事] 或 [日誌] 相同的項目類型,使用期限則同樣會是預設的六個月。 例如,為了接收同事的狀態報告所建立的郵件資料夾,或是為了個人連絡人所建立的連絡人資料夾。

決定項目的期限

項目類型

使用期限開始的時間

電子郵件訊息

接收日期/時間或最後變更和儲存郵件的時間,以時間較晚者為準。 例如,將郵件標示為已讀取或未讀取就是一種郵件變更。

行事曆會議、活動或約會

最後變更和儲存項目的日期,以時間較晚者為準。 週期性項目不會自動封存。 不論上次儲存日期為何,只會封存已發生的行事曆專案。

工作

完成日期或最後變更和儲存工作的時間。 未標示為已完成的工作不會自動封存。 指派給其他使用者的工作只會在標示為已完成的情況下才進行封存。

記事

最後變更和儲存記事的時間。

日誌項目

建立日誌項目的日期或最後變更和儲存項目的時間。

連絡人

根據預設,連絡人不會封存。 不過,您可以手動進行封存。

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自動封存設定和選項

請參閱下列說明,了解自訂自動封存時可套用的設定和選項。

[自動封存設定] 對話方塊

每 n 天執行自動封存    選擇 [自動封存] 執行的頻率。 同時存檔許多專案可能會降低電腦的效能。 因此,最好更頻繁地使用 [自動封存] 來減少已處理的專案數量。

若要關閉自動封存功能,請清除 [每 n 天執行自動封存] 核取方塊。

在執行自動封存前提示    選擇是否要在自動封存處理 Outlook 專案之前顯示提醒訊息。 出現提示時,您可以按一下提醒訊息上的 [ ],取消自動封存會話。

刪除過期的專案 (的電子郵件資料夾)     此選項預設為關閉。 選取此核取方塊,以在過期期限結束後刪除郵件。

封存或刪除舊專案    如果您想要設定或變更後續設定,請選擇此選項。 如果清除此核取方塊,則會使用預設設定執行 [自動封存]。

在資料夾清單中顯示封存資料夾     選取此核取方塊,即可在 [功能窗格] 中,將 [封存] 資料夾與其他工作資料夾列在一起。 如果您不使用這個選項,您仍然可以 開啟 [封存] 資料夾 —按一下 [檔案] 索引標籤,然後按一下 [ 開啟 ] 索引標籤上的 [ 開啟 Outlook 資料檔]。

清除舊版以上的專案    指定您想要的專案封存時間,以天、周或月為單位。 您可以將一天的期間設定為最多60個月。

將舊專案移至    選取此核取方塊以封存舊專案,而不是自動刪除。 預設資料夾會出現在方塊中。 若要使用不同的資料夾,請在方塊中輸入資料夾位置,或按一下 [流覽]。 選取此選項會清除 [ 永久刪除專案 ] 選項的選取範圍。

永久刪除專案     此選項會刪除任何過期的專案。 它們不會移動,也不會保留任何封存複本。 選取此選項會清除 [ 將舊專案移至 ] 選項的選取範圍。

立即將這些設定套用至所有資料夾    此選項會將自動封存設定(包括您所做的變更)套用至所有資料夾。 若要為一或多個資料夾指定唯一的設定,請勿選擇此選項。 您可以用滑鼠右鍵按一下資料夾,按一下 [ 屬性 ],然後移至 [ 自動封存 ] 索引標籤,以變更您要變更的每個資料夾的設定。

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