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您可以承認這一點:您一直在使用 Microsoft Excel 試算表來管理專案,而且您並沒有看到進行變更的很好理由。 您並非一個人。

在 Excel 中啟動專案計劃很吸引人,因為它可協助您快速列出所有專案、以您想要的方法排列專案,甚至建立類似 甘特圖檢視。 但當要計算專案變更時,試算表會變短。

當您發現自己雜亂處理多個專案、排程中斷及共用資源時,維護試算表中的排程會變成一項難以處理的工作。 Microsoft Project 擁有動態排程引擎、資源管理工具,以及改善通訊的支援,可協助您保持進度。

您想要做什麼?

利用全企業的資源管理

當您使用試算表追蹤專案時,將單一資源指派給多個專案時會發生什麼情況? 您必須手動或使用協力廠商計畫管理專案計劃以外的資源。 資源通常會意外地被整體配置,而您可以花很多時間嘗試重新排期工作。

使用 Microsoft Project Server,貴組織的所有專案都可以從集中的全企業 資源資料庫。 這可讓專案經理在將資源 顯示狀態 任務之前,快速查看資源的資源。

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讓 Project 計算日期變更的效果

假設您一直在追蹤試算表中的專案。 此專案有一個工作無法開始,直到不同的專案產生特定的 交付項目。 該交付專案預定于 6 月 18 日完成。 現在是 6 月 25 日,您仍在等候。 您需要多久時間,以新的日期更新試算表,以完成該交付專案的工作? 如果任務接近專案結束時,可能不會太久,但如果任務接近開始,會如何? 如果您的專案有超過 50 個工作呢? 超過 100 個工作?

Project 能利用動態排程引擎,説明您快速調整專案排程和資源分派。 它可順暢地處理日期變更及其影響,並負責所有相依性、交付專案和資源分派。 Project 不僅會自動重新計算排程,還會強調變更的日期,以便快速查看每個排程班的效果。

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使用彈性報告方法

您十分鐘後與主管召開即席會議,討論專案狀態。 您想要提供專案進度的報告,但請注意,最好的方法就是列印試算表,並希望所有資料都正確無誤。 您很希望為主管提供您專案更強大的報告,但當您使用試算表時,在如此簡短的通知中卻無法提供報表。

使用 Project,您可以快速產生視覺報表,使用範本將資料匯出至 Microsoft Visio 專業版中的樞紐分析圖。 您可以選擇要在報告中強調哪些欄位,包括您為專案設定的任何自訂欄位,以及向管理會議呈現乾淨、簡潔的報告。

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與 Excel 整合

將專案資料匯出至 Excel,您可以繼續使用其強大的試算表功能,同時利用 Project 追蹤專案的排程和資源。 您也可以將 Excel 資料導入或內嵌到專案計劃中。

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