當您準備向群組進行簡報時,最希望的就是有十足的把握能控制內容、速度和呈現的畫面。進行 Microsoft PowerPoint 簡報是專業的線上簡報方式。沒有人可以編輯您正在簡報的內容,但如果您選擇可以編輯,其他人可以在內容加上標示以強調重點。

您想要做什麼?

在進行排程的會議之前上傳 PowerPoint 檔案

如果您已經排程會議,可能希望在會議開始前將簡報上傳至會議。

  1. 按一下邀請中的 [線上加入][加入線上會議] 連結,從 Microsoft Outlook 開啟會議。

  2. 在 [會議] 視窗中,按一下 [共用],然後按一下 [PowerPoint 簡報]

  3. 按兩下您想要新增的 PowerPoint 檔案,然後按一下 [開啟]。當檔案上傳並轉換為簡報後,投影片顯示在會議視窗右側的會議階段區域中。

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控制可以下載簡報的人員

若要將焦點持續放在您正在簡報的內容上並避免分心,您可能希望限制可以下載簡報或講義的人員。

  • 上傳簡報後,在會議階段中按一下 [內容清單],按一下檔案旁的箭頭,指向 [開放使用],然後按一下以下其中一項:

    • [召集人]    只允許排程會議的人員下載檔案。如果您正在進行簡報,而且不希望會議中的人員在您簡報前取得內容,可選擇此選項。

    • [簡報者]     只允許簡報者將檔案下載到電腦。

    • [每一個人]    允許召集人、簡報者和出席者將檔案下載到電腦。

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進行 PowerPoint 簡報

您可以直接進行已上傳至會議的 PowerPoint 簡報,或瀏覽至 PowerPoint 檔案再開始簡報。

進行已經上傳至會議的 PowerPoint 檔案簡報

  1. 在 [會議] 視窗中,按一下 [共用],再按一下 [最近使用的內容],然後按一下檔案名稱。

簡報尚未上傳的 PowerPoint 檔案

  1. 在 [會議] 視窗中,按一下 [共用],然後按一下 [PowerPoint 簡報]

  2. [共用 PowerPoint] 對話方塊中,瀏覽至要簡報的 PowerPoint 檔案並按兩下。您可能需要花費一些額外的時間上傳和轉換簡報的檔案。

附註:  在您進行簡報時,您名稱右邊的音訊圖示會反白並動態顯示文字「(您的名稱) 正在交談」。

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停止顯示簡報

若要停止顯示簡報,請執行下列動作:

  • 在會議階段上方的角落,按一下 [停止共用]

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控制簡報時其他人可以檢視的內容

如果您不希望出席者先看到簡報,可以鎖定不讓他們檢視您的簡報。但是,其他簡報者還是可以先看到簡報。

1. 在會議視窗頂端的會議名稱下方,按一下 [加入資訊和會議選項] 連結,然後按一下 [會議選項]

2. 在 [線上會議選項] 對話方塊的 [權限] 下,在 [私下檢視] 下拉式清單中按一下[只有簡報者]

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讓每一個人成為簡報者

若要使會議中的每個人成為簡報者,請執行下列動作:

  1. 在會議視窗頂端的會議名稱下方,按一下 [加入資訊和會議選項] 連結,然後按一下 [會議選項]

  2. [線上會議選項] 對話方塊的 [簡報者] 下,按一下 [包括公司外部人員在內的所有人員(無限制)]

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簡報時變更簡報者

簡報者可以在會議中輪流顯示 PowerPoint 投影片。當某個人正在進行簡報時,另一個人可以先略過到簡報中的特定位置,甚至開啟另一個檔案然後開始簡報。

針對多位簡報者進行準備

1. 在會議視窗頂端的會議名稱下方,按一下 [加入資訊和會議選項] 連結,然後按一下 [會議選項]

2. 在 [線上會議選項] 對話方塊中的 [權限] 下,在 [私下檢視] 下拉式清單中,確認已選取 [只有簡報者][每一個人]

變更簡報者

  • 在 [會議] 視窗中,按一下 [共用],按一下 [PowerPoint 簡報],然後在 [共用 PowerPoint] 對話方塊下,瀏覽至想要簡報的 PowerPoint 檔案並按兩下。

  • 準備開始簡報的其他簡報者可以在簡報過程的適當時機按一下會議階段中的 [以簡報者身分接手]。未進行簡報的所有簡報者都可以使用這個選項。不過,只有目前的簡報者可以使用 [停止共用] 選項來結束簡報。

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為簡報加上註解

在簡報上加上註解,只會在簡報的最上層或共用版本上加上標示,並不會修改實際的檔案。

  • 若要開始在 PowerPoint 簡報上書寫或繪圖,可使用會議階段底端的工具。

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允許其他人加上註解

若要允許會議參與者在 PowerPoint 的投影片上書寫或繪圖,請執行下列動作:

1. 在會議視窗頂端的會議名稱下方,按一下 [加入資訊和會議選項] 連結,然後按一下 [會議選項]

2. 在 [線上會議選項] 對話方塊的 [權限] 下,在 [註釋簡報] 清單中,按一下 [每一個人][只有簡報者]

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在 PowerPoint 簡報中插入影像

進行簡報時,您可以在 PowerPoint 檔案中插入影像,方法如下:

  • 在 [會議] 視窗中,按一下會議階段底端註釋工具中的 [插入影像] 圖示,然後瀏覽至想要插入的影像並按兩下。

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儲存加上註解之檔案的複本

  • 在 [會議] 視窗中,按一下會議階段底端註釋工具上的 [連同註釋儲存] 圖示,瀏覽至選擇的位置,然後按一下 [儲存]

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