我們都有過這種經驗:使用電腦時,突然之間,對工作而言極為重要 (總是如此!) 的操作卻無法進行。您在腦中思索著原因一會兒,之前便對著螢幕控訴:「為什麼我不能這麼做?」。

通常,這種問題屬於程序上的失誤。但有時,很單純的就是您不能這做。

Outlook 提供諸多功能。Outlook 在很多人的生活中扮演著不可或缺的角色,舉凡通訊往來,乃至於排程功能,一切的一切,他們都仰賴 Outlook。但有些事情,Outlook 就是沒辦法進行。有些是由於它原本的設計所導致。而有時候,也可能是 Outlook 設計人員和規劃人員預料之外的情況。這種例子雖為少數,但還是值得我們一探究竟。

會議

由於 Outlook 的特色在於結構和組織,因此對於會議參與者及會議召集人有某些預設想法。

  • 召集人的角色無法轉移。

    一旦有人組織了一個週期性會議,該人員就會擔任召集人,直到週期性會議的所有執行個體都結束為止。如果原本的會議召集人無法參加會議,沒有任何人能接替他的角色。唯一的解決方法就是刪除原始的會議,讓新的會議召集人來傳送邀請。

  • 會議持續留在召集人的行事曆上。

    即便召集人無法參加會議,也無法從召集人的行事曆上刪除會議,因為召集人是唯一能變更會議資訊 (例如位置、開始時間、出席者和列席者) 的人員。

  • 您拒絕的會議不存在。

    當您拒絕會議時,會議會在您的行事曆上消失。若您不打算參加某一場會議,但仍想在行事曆上看到這場會議,請按一下 [暫訂],就能在行事曆上保留會議,但不將該段時間標示為 [忙碌]。

檢視和資料夾

您可以自訂 Outlook 的許多部分,但有些部分無法自訂。

  • 待辦事項窗格和行事曆預覽檢視中的行事曆檢視,只會顯示您所選日子的行事曆項目。

    按一下不同的日子即可查看當天的項目。若要一次查看多日,請使用完整的行事曆檢視。

  • 每個資料夾都有其專屬檢視。

    您可以變更每個資料夾的檢視,[收件匣] 的外觀可以和 [寄件備份] 或個人資料夾不同。但是,您一次只能變更一個資料夾的檢視,無法一次將變更套用到多個資料夾。

  • [資料夾窗格] 的字型無法變更。

    [資料夾窗格] 中 [資料夾清單] 的樣式、大小和色彩也無法變更。敬請見諒。

連絡人群組和電子郵件

Outlook 雖然具備強大的電子郵件功能,但始終還有進步的空間。

  • 連絡人群組是來自 [連絡人]。

    將電子郵件寄件者 (例如某人回應是否願意接收電子郵件電子報) 直接新增至連絡人群組,是一種很方便的做法。但 Outlook 只會從現有的連絡人建立連絡人群組,因此您必須先將寄件者新增為您的連絡人。如果您並不想混合連絡人,請在 [連絡人] 資料夾中,僅針對要新增至 [連絡人群組] 的寄件者建立一個資料夾。

  • 連絡人就是個別的使用者。

    如果能將一群寄件人全部新增至[連絡人],那是多麼方便,但這是不可能的。您一次只能將一位電子郵件寄件者新增到 [連絡人]。

  • 每封郵件都只會傳送一次。

    您可能會想設定自動週期性訊息 (例如每個月傳送一次報表到期的提醒)。但 Outlook 辦不到。

我們對於您的不便感同身受

我們瞭解這些不便讓您感受到的挫敗感,但我們歡迎並重視您提供的寶貴意見 (和申訴)。請和我們分享您的看法,我們才能進行評估,並在日後推出的 Outlook 版本中設法解決各項問題。在此同時,期盼本文能幫助您瞭解 Outlook 並非萬能,力有未逮之處,敬請見諒。

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