當您將電子郵件帳戶新增至 Outlook 時，您的電腦上會儲存一份資訊的本機複本。 此功能可讓您在沒有網路連線的情況下存取先前下載或同步的電子郵件訊息、行事曆資訊、聯絡人和工作。
某些類型的帳戶，例如 POP 帳戶，會將其資訊儲存在 Outlook 資料Files (.pst 檔) 。 Outlook 365 帳戶、Exchange 帳戶、IMAP 帳戶和 Outlook.com 帳戶會將其資訊儲存在離線 Outlook 資料Files (.ost 檔案) 。
- 從收件匣中，選取 [新增項目] [其他項目]>[>Outlook 資料檔案]。
- 輸入 檔案名稱。
- 若要新增密碼，請勾選 [新增選擇性密碼 ] 方塊。
- 選取 [確定]。 在 [密碼 ] 和 [ 驗證密碼 ] 文字方塊中輸入密碼，然後再次選取 [ 確定 ]。
如果您設定了密碼，則必須在每次開啟資料檔案時輸入密碼，例如，在 Outlook 啟動時或在 Outlook 中開啟資料檔案時。
關於 Outlook 資料檔 (.pst 與 .ost)
當您第一次執行 Outlook 時，系統會自動建立必要的資料檔。
有時候您需要建立額外的資料檔。 Outlook 資料 Files (.pst) 會儲存在電腦上的 Documents\Outlook Files 資料夾中。
- 您可以將不常使用的舊郵件和項目封存至 Outlook 資料檔 (.pst) 。 若要瞭解操作方式，請參閱自動封存較舊的項目。
- 如果您的線上信箱幾乎已滿，您可以將一些項目匯出至 Outlook 資料檔 (.pst) 。 您也可以使用這些檔案，從任何 Outlook 帳戶建立封存、專案檔案或備份。 若要瞭解做法，請參閱 將電子郵件、連絡人和行事曆匯出或備份到 Outlook .pst 檔案。
- Outlook 資料 Files (.pst) 用於 POP3 電子郵件帳戶
秘訣
如果您的 Outlook 資料檔 (.pst) 變大，可能會使您的OneDrive 同步處理變慢，並可能顯示「正在處理變更」或「檔案正在使用中」。 了解如何 從 OneDrive 中移除 Outlook .pst 資料檔案。
某些帳戶 (IMAP、Microsoft Exchange Server 和 Outlook.com) 使用離線 Outlook 資料檔 (.ost) 。 這是伺服器上儲存的訊息的同步副本。 它可以從多個裝置和應用程式存取，例如 Outlook。
離線 Outlook Data Files 會儲存在磁碟機：\Users\user\AppData\Local\Microsoft\Outlook 資料夾中。
秘訣
不需要備份離線 Outlook 資料檔 (.ost) ，因為它已經是伺服器上即時資訊的複本。 如果您再次或在另一部電腦或裝置上設定帳戶，將會下載郵件的同步副本。