收集簽章工作流程的所有相關資訊

SharePoint 產品隨附的工作流程是可用來自動化商務流程的功能，讓商務流程更一致且更有效率。 您可以使用 SharePoint 收集簽章工作流程，將以 Excel、Word 或 InfoPath 建立的文件傳送給一或多個人員以取得他們的簽章。

如需詳細資訊，請參閱 SharePoint 所包含工作流程的概觀。

如果您只需要完成收集簽章工作流程工作 只需轉到 [完成 ] 區段並將其展開即可。 您目前可能不需要任何其他區段了。

SharePoint 工作流程：

• 高效且一致 收集簽章工作流程會自動傳送文件、指派簽章工作，並追蹤其進度。 可以從中央狀態頁面監視和調整工作流程中的活動，工作流程執行中的事件歷程記錄會在完成後保留60天。
• 減少您的工作量 收集簽章工作流程可為您和您的同事節省時間和麻煩，同時簡化和標準化您的簽章程序。

以下是收集簽章工作流程的非常簡單版本的圖表。

本文的使用祕訣

本文中的資訊以可展開的區段呈現。

如果您只需要完成收集簽章工作流程工作 只需轉到 [完成 ] 區段並將其展開即可。 您目前可能不需要任何其他區段了。

如果您想要新增、啟動、監視及維護工作流程 如果您還不熟悉這些工作，您可能會發現在第一次設計和新增工作流程時，逐區段閱讀本文很有用。 當您熟悉資訊和文件版面配置時，就可以在回頭造訪時直接移至您所需的區段。

關於圖形的備註 本系列工作流程文章中的螢幕影像和概念圖通常以核准工作流程類型為基礎。 不過，只要需要概念或教學上的清晰度，本文中的影像和圖表都是針對收集簽章工作流程進行自訂。

關於列印此文章的一句話 這是一篇很長的文章。 如果您想要僅列印所選的區段，請在列印時確定只將要所選區段展開。 (此外，如果您想要在列印的複本中包含完整圖形，請使用橫向列印，而非直向列印。)

搜尋本文的相關提醒：在搜尋本文中的任何文字或字詞之前，務請確定已展開所有您想要搜尋的區段。

深入了解收集簽章工作流程

收集簽章工作流程是一項 SharePoint 產品功能，可將以 Word、Excel 或 InfoPath 建立的文件或表單傳送給一或多個人員以取得其簽名。 工作流程會自動化、簡化與標準化整個程序。

SharePoint 產品隨附的基本收集簽章工作流程可作為範本使用。 使用此範本，您可以將一或多個收集簽章工作流程新增至您的網站。 您新增的每個工作流程都是基本收集簽章工作流程的唯一 版本 ，每個工作流程都有其特殊的工作方式，根據您在新增時指定的設定。

收集簽章工作流程可以為我做什麼？

• 當您第一次將收集簽章工作流程新增至清單、文件庫或網站集合時，您可以指定要包含多少參與者，並指出其工作是以連續 (連續指派) ，還是一次 (平行) 指派所有工作。 您甚至可以決定是否將參與者的任務分為兩個或多個獨立的階段。 每次您在文件上 手動 啟動工作流程時，都可以修改這些設定中的任何一項。
• 工作流程會將工作指定給每位指定的參與者。 每個參與者可以在數種可能的回應中進行選擇：簽署 (或不簽署文件) 、重新指派簽章工作或刪除工作。
• 當工作流程正在執行時，您可以在單一且集中的 [工作流程狀態] 頁面中監控進度並視需要調整。
• 工作流程此次執行 (或「執行個體」) 中發生之所有工作流程事件的清單，在工作流程完成後的 60 天內，仍可在 [工作流程狀態] 頁面上取得，做為非正式參考資料。

收集簽章工作流程 無法 做什麼？

收集簽章工作流程並非用來收集文件的核准和拒絕，或控制網站的網頁發佈。 如果您想要新增一個讓參與者核准或拒絕他們檢閱的文件的工作流程，請參閱關於 核准工作流程的全部內容一文。

此外，收集簽章工作流程並非旨在收集意見反應。 如果您想要使用工作流程來收集有關文件的意見反應，請參閱關於 收集意見反應工作流程的所有相關資訊一文。

您也可以使用 Microsoft SharePoint Designer 2013 進一步自訂任何隨附於 SharePoint 產品的工作流程。

誰可以使用此類型的工作流程？

若要新增工作流程根據預設，您必須擁有 [管理清單] 權限才能 新增 工作流程。 (根據預設，[擁有者] 群組具有管理清單權限，[成員] 群組及 [訪客] 群組則沒有。)

若要啟動工作流程此外根據預設，您必須擁有 [編輯項目] 權限，才能 啟動 已新增的工作流程。 (依預設，[成員] 及 [擁有者] 群組都具有編輯項目權限，[訪客] 群組則沒有。)

此外，擁有者可以選擇設定特定的工作流程，使得只有擁有者群組的成員才能開始這些工作流程。 (若要這麼做，請在關聯表單第一頁上選取 [需要管理清單權限以開始這個工作流程] 核取方塊。)

使用數位簽章有什麼好處？

越來越多的商業交易以電子方式進行。 因此，數位簽章越來越多地用於對信賴憑證者的交易具有法律約束力。 數位簽章用於驗證簽署文件的人的身份，並確認數位簽章套用到文件後內容未被修改。 數位簽章提供以加密技術為基礎的安全性，並有助於降低與電子商務交易相關聯的風險。 透過數位簽章的改良功能，Office 旨在滿足全球企業和公用部門實體的資訊安全性需求。

若要建立數位簽章，您必須擁有數位憑證，以向信賴憑證憑證者證明您的身分識別，並且應從信譽良好的憑證授權單位 (CA) 取得。 如果您沒有數位憑證，Microsoft 也會有合作夥伴提供數位憑證和其他進階簽章。

如何規劃、新增、執行及維護此類型的工作流程？

基本階段如下：

• 在工作流程執行之前 (規劃、新增、啟動)
  新增工作流程之前，請規劃好要新增工作流程的位置， (單一清單或文件庫，或整個網站集合) ，以及工作流程運作方式的詳細資料。 在您新增並設定工作流程之後，擁有必要權限的任何人都可以在特定文件上啟動工作流程。 工作流程也可以設定為「自動」執行。 自動執行可以根據兩個觸發事件中的一個或兩個來啟動：當任何文件 被新增 到清單或文件庫 中或在列表中建立 時，或當清單或文件庫中的任何文件被 變更時。
• 當工作流程執行 (完成時，請監視、調整)
  在工作流程執行時，個別參與者會完成其指派的任務。 同時，工作流程的進度可以從中央 [工作流程狀態] 頁面針對該特定工作流程執行個體監控。 工作流程執行時若需要調整，則可以從相同頁面進行，且若有必要，也可以從該處取消或終止工作流程。
• 工作流程執行後 (檢閱、報告、變更)
  工作流程完成後，您可以在 [工作流程狀態] 頁面上檢閱最多 60 天的執行 (或 執行個體) 的整個歷程記錄。 如果您對工作流程的運作方式有任何想要變更的地方，您可以開啟並編輯您第一次新增工作流程時所完成的關聯表單。

下列流程圖是從新增工作流程之人員的角度來說明這些階段。

規劃新的收集簽章工作流程

在此區段中，我們會識別您在新增收集簽章工作流程版本之前，需要做出的決策以及需要收集的資訊。

如果您已熟悉如何新增此類型的工作流程，並且只需要特定步驟的提醒，您就可以直接前往本文中適用的「新增」區段 (清單/文件庫或網站集合)。

範本與版本

SharePoint 產品隨附的工作流程是做為主要「範本」之用，您新增至清單、文件庫及網站集合的特定個別工作流程都以其做為基礎。

例如，每次新增收集簽章工作流程時，實際上都是在新增一般收集簽章工作流程範本的 版本 。 您在新增該特定版本時，會在關聯表單中提供各版本的專屬名稱及設定。 如此一來，您就可以新增多個工作流程，每個工作流程都是以收集簽章工作流程主範本為基礎的版本，但每個版本都根據您將使用的特定方式命名和量身打造。

在此圖例中，已新增以核准工作流程範本為基礎的三個工作流程，一個用於單一文件庫的所有內容類型，一個用於單一文件庫的單一內容類型，一個用於整個網站集合的單一內容類型。

簡介關聯表單

每當您新增一個以其中一個隨附工作流程範本為基礎的工作流程版本時，會填寫關聯表單來指定新版本的運作方式。

在下節中，您會看到一份問題清單，這些問題可協助您完成關聯表單。 不過，請先花一點時間瀏覽表單及其欄位。

關聯表單的第一頁

關聯表單的第二頁

第二頁上的欄位也會出現在啟動表單上，每次手動啟動工作流程時都會顯示該 表單，並且只能在該單次執行時編輯該表單。

九個要回答的問題

一旦您能夠回答本節中所有的問題，您就可以準備新增您的工作流程。

這是正確的工作流程類型嗎？

本文與顯示在功能表中的工作流程範本有關 [ 收集簽章 – SharePoint 2010]。 如果不確定此工作流程類型是否為您的最佳選擇，請往回參閱本文中的了解區段。 如需有關其他可用工作流程範本的詳細資訊，請參閱文章： 關於 SharePoint 所包含的工作流程。

請務必瞭解，我們在這裡討論的類型簽名欄只能插入以 Word、Excel 或 InfoPath 建立的文件中。

一個清單或文件庫，或是整個網站集合？ (以及) 一種內容類型或所有內容類型？

什麼是內容類型？

每個文件或儲存在 SharePoint 清單或文件庫中的其他項目都會屬於其中一個「內容類型」。 內容類型可以是基本一般的「文件」或「Excel 試算表」，或是高度專門的「法律合約」或「產品設計規格」。 某些內容類型在 SharePoint 產品中預設會提供，但您可以自訂這些內容類型，以及新增您自己建立的其他內容類型。

您可以只在單一清單或文件庫中使用新版的 [收集簽章] 工作流程，也可以在整個網站集合中提供。

• 如果您新增適用於單一清單或文件庫的工作流程，您可以將其設定為在「所有內容類型」上執行或「只在單一內容類型」上執行。
• 不過，如果您新增適用於整個網站集合的工作流程，您「必須」將其設定為只在單一網站內容類型上執行。
• 在所有情況下，執行收集簽章工作流程的每個文件都必須是在 Word、Excel 或 InfoPath 中建立的檔案。

什麼才是好的名稱？

提供的工作流程版本名稱必須：

• 清楚指出其用途為何。
• 清楚區別出其與其他工作流程的差異。

範例

假設您是某個編輯群組的成員。 您的群組想要使用兩個不同的收集意見反應工作流程：

• 您會在自己的群組成員送出的每個文件上執行第一個工作流程。 此工作流程只會收集群組管理員的意見反應。
• 您會在自己的群組以外人員送出的每個文件上執行第二個工作流程。 此工作流程會收集來自群組每個成員的意見反應。

您可能會將第一個工作流程命名為對內提交意見反應，以及第二個命名為對外提交意見反應。

工作清單和歷程記錄清單：現有或新增？

您可以讓工作流程使用網站的預設工作清單和歷程記錄清單、使用其他現有的清單，或是要求僅供此工作流程使用的新清單。

• 如果您的網站有多個工作流程，或如果部分工作流程會涉及許多工作，您可以考慮為每個工作流程要求新的清單。 (管理過長的清單是降低效能的原因之一。系統維護多個較短的清單比維護一個非常長的清單更快、更容易 ) 。
• 如果此工作流程的工作和歷程記錄包含您想要與一般清單分開保留的敏感或機密資料，那麼請務必指示您想要為此工作流程新增另一份清單。 新增工作流程之後，請確定已為新清單設定適當的權限。

誰新增簽名欄，以及何時新增？

簽名欄可以在下列兩個時間中任一插入文件：

• 在文件上啟動工作流程之前。
• 在工作流程啟動之後，但在第一位參與者將其簽名新增至簽名欄之前。

在文件中新增數位簽章的程序包含兩個步驟：

1. 首先，有人在文件本文 中插入簽名欄 。
   
2. 接著有人在插入的行中 加入他們的簽名 。
   

請記住這一點從第一位參與者在文件中加入簽名的那一刻起，該文件即被鎖定而無法編輯。 在此時間之後，對文件進行的任何進一步變更 （除了其他簽署者加入其簽名之外） 都會使所有已新增的簽名失效或刪除。 此外，由於插入簽名欄會算作文件中的變更，所以在第一位參與者將其實際簽名加入其中一欄之前，所有簽名欄都必須已存在於文件中。

因此，有三種簡單的方法可以回答這個問題：

• 對於任何一種開始 文件是以已就位的簽章欄範本或表單為基礎，因此沒有人需要為每個個別的工作流程執行新增簽章欄。
• 若為手動啟動 啟動工作流程的人員會在啟動工作流程 之前 ，插入所有必需的簽名欄。
• 如果是自動啟動 第一個開啟文件的參與者會先插入所有必需的簽名欄， 然後 再加入自己的簽名。

以下是要點的快速圖形摘要。

如何 (以及由誰) 開始此工作流程？

工作流程可設定為僅手動開始、僅自動開始，或以其中任何一種方式開始：

• 當您在特定文件上手動啟動「收集簽章」工作流程時，會出現另一個表單，即 初始表單。 初始表單僅包含 關聯 表單第二頁中的設定。 如此一來，當開始工作流程的人員想要變更其中任何設定 (僅限目前執行個體) 時，可以在按一下 [開始] 之前執行此動作。
• 當然，自動啟動時，沒有機會出示入會表格，因此使用關聯表格中指定的預設設置，沒有任何更改。

下圖顯示手動開始與自動開始之間的差異。

您在初始表單中所做的任何變更「只」適用於工作流程的目前執行個體期間。 若要變更工作流程的 永久預設 設定，請編輯原始 關聯 表單，如本文的 CHANGE 區段所述。

手動開始

如果您允許手動啟動，擁有必要權限的任何人都可以隨時在任何合格文件上啟動工作流程。

手動啟動的優點是您和您的同事 只能 在您選擇時執行工作流程，並且每次執行時，您都有機會使用啟動表單變更一些設定。

當然，對於手動啟動，有人必須記住在適當的時候運行工作流程。

自動開始

您可以將工作流程設定為由下列任一事件自動開始：

• 在清單或文件庫中建立或上傳新文件。
• 已儲存在清單或文件庫中的文件遭到變更。

自動開始的優點是不需要任何人記得去開始工作流程。 每次觸發事件發生時，它就會執行。

使用收集簽章工作流程自動啟動的特殊考量

不同於其他一些包含的工作流程，在 [收集簽章] 工作流程啟動之後，無法新增更多工作。 當工作流程自動啟動時，它只會指派其預設設定中已指定的簽章任務。 確實可以在工作流程執行期間 重新指派 每個任務，但無法建立和指派 額外的 任務。 換句話說，只有在事先知道參與者的身分或至少數量時，收集簽章工作流程才應該自動執行。

在自動啟動之後，可以刪除或取消已指派的工作，但請注意，取消工作並不會從文件中移除相關聯的簽章欄。

以下是使用自動啟動的三種案例。 請注意，在每個案例中：

• 工作流程會在人們上傳需要簽署的文件的文件庫上執行。
• 指派簽章工作的人員組會隨時間穩定，而且不需要在每次工作流程啟動時都進行檢閱或編輯。

當然，在每種情況下，如果上傳的項目是已包含適當簽章欄的文件或表單，則工作流程參與者則不需要在工作流程執行期間插入簽章欄。

案例 1：單一工作、單一簽署者

新的費用報告需要由 Anna 簽署，因此 Anna 建立了一個名為 New Expense Walk 的文件庫。 組織中的任何人都可以建立或上傳索賠。

Anna 建立工作流程並為其命名： 新增費用通知。 工作流程會在每份新文件上自動執行，只指派一個簽名任務 - 當然要指派給 Anna。

案例 2：多項工作、多個簽署者

這一次，合約需要由安娜 、 肖恩 和 弗蘭克簽署——他們三人都簽署。

Sean 建立了名為 Contracts for Signatures 的文件庫。 她建立了名為 Signatures (annaANDseanANDfrank) 的 [收集簽章] 工作流程。 工作流程會在每個新文件上自動執行，並指派一個簽名任務給三個人中的每一個。

第一個開啟文件的簽署者會先插入 所有三位 簽署者的簽名欄，然後再新增自己的簽名。

案例 3：多重工作、單一簽署者

在這個版本中，合約需要由 Anna 、 Sean 或 Frank 簽署——只有三人中的 一個 簽署。

Sean 會建立名為 Contracts for Signature 的程式庫，以及名為 Signature (annaORseanORfrank) 的工作流程。 她也會建立名為 annaORseanORfrank 的郵件清單或通訊群組，其中包含這三個專案。

工作流程同樣會在文件庫中的每個新文件上自動執行，但這次它只將 一個 簽章任務指派給 annaORseanORfrank 群組。

這種工作稱為 群組工作，其運作方式如下：工作流程會傳送電子郵件工作通知給群組的每個成員，但只會建立單一工作，群組中的任何個別成員都可以代表整個群組要求並完成該工作。

如需有關領取和完成群組工作的指示，請參閱本文的 [完成 ] 部分。

繼承自此內容類型的內容類型也可以取得這個工作流程嗎？

當您將工作流程新增至整個網站集合的內容類型時，可選擇也將此工作流程新增至繼承自您在其中新增工作流程之網站集合內容類型中的所有其他內容類型。 (請注意，如果您只為單一清單或文件庫新增工作流程，則不會出現此選項。)

參與者：哪些人員，依何順序？

您必須提供將指派簽名工作的每個人的姓名或電子郵件地址。

群組工作還是個人？ 如果您將任務指派給群組或通訊群組清單，則會指派一個 群組任務 ：群組中的 每個 成員都會收到任務通知，但只有 一個 成員需要領取並完成任務。 如需有關領取和完成群組工作的指示，請參閱本文的 [完成 ] 部分。

一個階段還是多個階段？您可以選擇只有一個簽章任務階段，也可以選擇有多個階段。 如果有一個以上的階段，階段將會逐一執行。

平行審查還是連續審查？對於任何一個階段的參與者，您可以選擇同時指派其簽章任務 (並行) ，或依照您指定的順序連續 () 指派他們的任務。 例如，如果其中一個簽署者是文件的真正決策者，並且如果決策者決定不簽署，則任何其他簽署者完成其簽章工作都沒有意義，則序列選項可能會很有用。

範例

這個簡單的案例說明多階段和連續工作指派的一些優點：

假設 Frank 正在為合約文件庫新增收集簽章工作流程。 因為弗蘭克是真正的決策者，所以他想成為第一個簽署每份合約的人。 如果他決定 不 簽名，Anna 和 Sean 都不會獲指派簽名工作。 誠雄有兩種設定方式：

• 使用連續檢閱弗蘭克設置了一個單一的連續舞台，他是第一個參與者，安娜和肖恩是第二個和第三個。
  以下是誠雄如何設定其單一階段的循序檢閱。
  
• 藉由使用兩個階段如果 Frank 想要 Anna 和 Sean 同時獲指派他們的工作，讓 Sean 不必等待 Anna 新增她的簽名，她就可以新增自己的簽章，他可以在工作流程中設定兩個階段。 第一個階段只包含他自己的簽名任務，第二個階段是包含安娜和肖恩任務的平行階段。 如果第一個階段未完成，第二階段將不會啟動。
  以下是誠雄如何設定其兩個階段的平行檢閱。
  

以下是兩種解決方案的圖表。 在這兩個版本中，如果 Frank 未完成他的簽章任務，任務永遠不會指派給 Anna 或 Sean。

誰需要收到通知？

在 [副本] 欄位中，於關聯表單的第二頁，您可以輸入此工作流程每次開始或結束時都應接獲通知的人員名稱或人員地址。

• 在這裡輸入名稱不會將工作流程工作指派給該人員。
• 當工作流程手動開始時，「開始工作流程的人員」會收到開始及停止通知，並不需要在此欄位中指定。
• 當工作流程自動開始時，「原始新增工作流程的人員」會收到開始及停止通知，並不需要在此欄位中指定。

新增收集簽章工作流程，僅針對一個清單或文件庫 ()

如果您還不熟悉新增工作流程，在繼續進行本區段中的步驟之前，檢閱本文前面的 LEARN 和 PLAN 區段可能會很有用。

開始之前

新增工作流程之前，您必須先準備好兩個項目：

Email 為了讓工作流程傳送電子郵件通知，必須為您的 SharePoint 網站啟用電子郵件。 如果不確定是否已完成這項作業，請與您的 SharePoint 系統管理員確認。

權限 SharePoint 產品的預設設定要求您擁有 [管理清單] 權限，才能新增清單、文件庫或網站集合的工作流程。 ([擁有者] 群組預設有 [管理清單] 權限;[成員] 群組和 [訪客] 群組則不需要。如需有關權限的詳細資訊，請參閱本文的 [學習 ] 部分。)

新增工作流程

請遵循下列步驟：

1. 開啟您要新增工作流程的清單或文件庫。

2. 按一下功能區中的 [清單] 或 [文件庫] 索引標籤。
   索引標籤的名稱可能會因清單或文件庫的類型而異。 例如，在行事曆清單中，這個索引標籤就會命名為行事曆。

3. 在 [設定] 群組中，按一下 [工作流程設定]。

4. 在 [工作流程設定] 頁面上，指定要讓工作流程執行的一個內容類型或所有(表示所有內容類型)，然後按一下 [新增工作流程]。

   注意

   收集簽章工作流程只能在 Word、Excel 或 InfoPath 中建立的文件上執行。

   

   1. 完成關聯表單的第一頁。
      (指示在圖例之後。)

	內容類型 沿用預設選項 [全部]，或選取特定內容類型。
	工作流程 選取收集 簽章 – SharePoint 2010 範本。 注意： 如果「 收集簽章 – SharePoint 2010 」範本未出現在清單中，請連絡您的 SharePoint 系統管理員，以了解如何為您的網站集合或工作區啟用該範本。 如果您有網站集合權限，請參閱 啟用 SharePoint 工作流程範本。
	名稱 輸入此工作流程的名稱。 此名稱將供此清單或文件庫的使用者識別此工作流程。 如需為工作流程命名的相關建議，請參閱本文的＜規劃＞區段。
	工作清單 選取要搭配這個工作流程使用的工作清單。 您可以選擇現有工作清單，或按一下 [工作 (新增)] 建立新的清單。 如需建立新工作清單 (而不選擇現有清單) 之理由的詳細資訊，請參閱本文的＜規劃＞區段。
	歷程記錄清單 選取要搭配這個工作流程使用的歷程記錄清單。 您可以選擇現有歷程記錄清單，或按一下 [新增歷程記錄清單] 建立新的清單。 如需建立新歷程記錄清單 (而不選擇現有清單) 之理由的詳細資訊，請參閱本文的＜規劃＞區段。
	啟動選項 指定工作流程的開始方式。 如需選取各種選項的詳細資訊，請參閱本文的規劃區段。

1. 當此表單中的所有設定都符合您想要的方式時，按一下 [下一步]。
2. 完成關聯表單的第二頁。
   (指示在圖例之後。)
   每次您手動啟動工作流程時，SharePoint 產品會在關聯表單的第二頁中呈現所有選項，以便您只針對該一個執行個體變更這些選項。

	指派給 輸入工作流程要指派工作給他們之人員的名稱或地址。 如果將一次指派一個工作， (以序列) 以您要指派工作的順序輸入名稱或地址。 如果同時指派所有工作， (並行) 名稱或地址的順序並不重要。 如果您包含群組或通訊群組清單 將分配一個群組任務：群組中的 每個 成員都會收到任務通知，但只有 一個 成員需要領取並完成任務。 如需有關領取和完成群組工作的指示，請參閱本文的 [完成 ] 部分。
	順序 指定工作是否應該逐一指派 (循序) 或一次全部指派 (平行)。 如需使用循序及平行階段的詳細資訊，請參閱本文的規劃區段。
	新增階段 新增除了您剛才設定的第一個階段之外的任何其他階段。 若要「刪除」整個階段，按一下該階段中的 [指派給] 欄位，然後按下 CTRL+DELETE。 如需使用多個階段的詳細資訊，請參閱本文的＜規劃＞區段。
	副本 輸入工作流程每次開始或結束時應收到通知之任何人員的名稱或電子郵件地址。 在這裡輸入名稱「不會」將工作流程工作指派出去。 當工作流程手動開始時，「開始工作流程的人員」會收到開始及停止通知，並不需要在此欄位中指定。 當工作流程自動開始時，「原始新增工作流程的人員」會收到開始及停止通知，並不需要在此欄位中指定。

1. 當此頁面中所有設定都符合您想要的方式時，按一下 [儲存] 建立工作流程。

SharePoint 產品會建立您的新工作流程版本。

下一步是什麼？

如果您準備好要啟動並測試新工作流程，請移至本文的 [開始] 部分。

您可以在本文的 INSERT 區段找到在文件中插入簽名欄的指示。

為整個網站集合) 新增收集簽章工作流程 (

如果您還不熟悉新增工作流程，在繼續進行本區段中的步驟之前，檢閱本文中的 LEARN 和 PLAN 區段可能會很有用。

開始之前

新增工作流程之前，您必須先準備好兩個項目：

Email為了讓工作流程傳送電子郵件通知，必須為您的網站啟用電子郵件。 如果不確定是否已完成這項作業，請與您的 SharePoint 系統管理員確認。

權限 SharePoint 產品的預設設定要求您擁有 [管理清單] 權限，才能新增清單、文件庫或網站集合的工作流程。 ([擁有者] 群組預設有 [管理清單] 權限;[成員] 群組和 [訪客] 群組則不需要。如需有關權限的詳細資訊，請參閱本文的 [學習 ] 部分。)

新增工作流程

請遵循下列步驟：

1. 請移至網站集合的首頁 (不是集合內之網站或子網站的首頁)。

2. 按一下 [設定 ，然後按一下 [網站設定]。
   在 Microsoft 365 的 SharePoint 中，按一下 ，然後按一下 [網站內容]。 在 [網站內容] 中，按一下 [網站設定]。

3. 在 [網站設定] 頁面的 [ Web Design 圖庫] 底下，按一下 [網站內容類型]。
   

4. 在 [網站內容類型] 頁面上，按一下您想要為其新增工作流程之網站內容類型的名稱。

   注意

   收集簽章工作流程只能在 Word、Excel 或 InfoPath 中建立的文件上執行。

   

   1. 在所選內容類型的頁面上，按一下 [設定] 下的 [工作流程設定]。
      
   2. 按一下 [工作流程設定] 頁面上的 [新增工作流程] 連結。
      
   3. 完成關聯表單的第一頁。
      (指示在圖例之後。)

	工作流程 選取收集 簽章 – SharePoint 2010 範本。 注意： 如果「 收集簽章 – SharePoint 2010 」範本未出現在清單中，請連絡您的 SharePoint 系統管理員，以了解如何為您的網站集合或工作區啟用該範本。 如果您有網站集合權限，請參閱 啟用 SharePoint 工作流程範本。
	名稱 輸入此工作流程的名稱。 此名稱將供網站集合的使用者識別此工作流程。 如需為工作流程命名的相關建議，請參閱本文的＜規劃＞區段。
	工作清單 選取要搭配這個工作流程使用的工作清單。 您可以選擇現有工作清單，或按一下 [工作 (新增)] 建立新的清單。 如需建立新工作清單 (而不選擇現有清單) 之理由的詳細資訊，請參閱本文的＜規劃＞區段。
	歷程記錄清單 選取要搭配這個工作流程使用的歷程記錄清單。 您可以選擇現有歷程記錄清單，或按一下 [新增歷程記錄清單] 建立新的清單。 如需建立新歷程記錄清單 (而不選擇現有清單) 之理由的詳細資訊，請參閱本文的＜規劃＞區段。
	啟動選項 指定工作流程的開始方式。 如需選取各種選項的詳細資訊，請參閱本文的規劃區段。
	更新清單和網站內容類型？ 指定是否應將此工作流程新增 (建立關聯) 至繼承自「這個」內容類型的所有其他網站與清單內容類型。 完成所有其他新增的作業可能會花很長的時間才能完成。 如果您想新增此工作流程至其中以繼承其內容類型的任何網站或子網站的繼承已中斷，請在執行此作業之前確認您是這些網站或子網站中「擁有者」群組的成員。

1. 當此頁面中的所有設定都符合您想要的方式時，按一下 [下一步]。
2. 完成關聯表單的第二頁。
   (指示在圖例之後。)
   每次您手動啟動工作流程時，SharePoint 產品會在關聯表單的第二頁中提供所有選項，以便您只針對該一個執行個體變更這些選項。

	指派給 輸入工作流程要指派工作給他們之人員的名稱或地址。 如果將一次指派一個工作， (以序列) 以您要指派工作的順序輸入名稱或地址。 如果同時指派所有工作， (並行) 名稱或地址的順序並不重要。 如果您包含群組或通訊群組清單 將分配一個群組任務：群組中的 每個 成員都會收到任務通知，但只有 一個 成員需要領取並完成任務。 如需有關領取和完成群組工作的指示，請參閱本文的 [完成 ] 部分。
	順序 指定在此階段中工作是否應該逐一指派 (循序) 或一次全部指派 (平行)。 如需使用循序及平行階段的詳細資訊，請參閱本文的規劃區段。
	新增階段 新增除了您剛才設定的第一個階段之外的任何其他階段。 若要「刪除」整個階段，按一下該階段中的 [指派給] 欄位，然後按下 CTRL+DELETE。 如需使用多個階段的詳細資訊，請參閱本文的＜規劃＞區段。
	副本 輸入工作流程每次開始或結束時應收到通知之任何人員的名稱或電子郵件地址。 在這裡輸入名稱「不會」將工作流程工作指派出去。 當工作流程手動開始時，「開始工作流程的人員」會收到開始及停止通知，並不需要在此欄位中指定。 當工作流程自動開始時，「原始新增工作流程的人員」會收到開始及停止通知，並不需要在此欄位中指定。

1. 當此頁面中所有設定都符合您想要的方式時，按一下 [儲存] 建立工作流程。

SharePoint 產品會建立您的新工作流程版本。

下一步是什麼？

如果您準備好要啟動並測試新工作流程，請移至本文的 [開始] 部分。

您可以在本文的 INSERT 區段找到在文件中插入簽名欄的指示。

插入簽名欄

工作流程參與者新增其簽名之前，必須先在文件中插入簽名欄。 插入行和添加簽名本身是兩個不同的操作。

請務必記住：

• 將簽名新增到任何簽名欄後，該文件會被鎖定，無法進行所有 進一步的變更 ，除了在已顯示的簽名欄中新增更多簽名。
• 如果在新增第一個簽章之後進行任何變更，所有已新增的簽章都會失效或從文件中移除。
• 簽名 欄 的插入和刪除會視為文件中的變更。
• 因此，在第一個參與者添加 簽名之前，簽名 欄 的所有添加和刪除都必須已完成。

以下是所有這些內容的快速圖形摘要。

插入或刪除簽名欄 (Word 或 Excel)

若要在 Word 或 Excel 中插入簽名欄：

1. 在文件或工作表中，按一下以將游標置於您要插入簽名欄的位置。

2. 在 [插入] 索引標籤的 [ 文字 ] 群組中，按一下 [簽名欄]。

3. 在 [簽名設定 ] 對話方塊中，完成這四個欄位中的任何一個、全部或皆不完成：

   • 建議的簽章者
     簽章者的全名。
     (顯示在已完成的簽名中。)
   • 建議的簽章者職稱
     (顯示在已完成的簽名中。)
   • 建議的簽章者電子郵件地址
     (未 顯示在已完成的簽名中。)
   • 簽章者必須注意的指示
     對簽署者有用或必要的任何資訊。
     (未 顯示在已完成的簽名中。)
     

4. 仍然在同一對話方塊中，選取或清除下列核取方塊：

   • 讓簽章者可以在 [簽署] 對話方塊中新增註解
     允許手語者輸入其簽署目的。
     (簽署者輸入 的內容不會顯示 在已完成的簽名中。)
   • 在簽名欄顯示簽署日期
     新增簽名的日期。
     (顯示在已完成的簽名中。)

5. 按一下 [確定]。

重複相同的程序以新增更多簽名欄。

若要在 Word 或 Excel 中刪除簽名欄：

1. 按一下簽名欄以選取。
2. 按下 DELETE。

在 InfoPath) (插入或刪除簽名欄

若要在 InfoPath 中插入 簽名欄：

1. 在表單中，按一下以找到您要插入簽名欄的游標。

2. 在功能區 [ 常用 ] 索引標籤的 [控制項 ] 群組中，按一下 [簽名欄]。

3. 按一下簽名欄來選取，然後按一下滑鼠右鍵，然後在快顯功能表上按一下 [簽名欄內容]。

4. 在 [簽名欄內容 ] 對話方塊的 [ 一般 ] 索引標籤上，完成這四個欄位中的任何一個、全部或皆不完成：

   • 簽署者在簽署前會看到的訊息
     對簽署者有用或必要的任何資訊。
     (未 顯示在已完成的簽名中。)
   • 簽署者名稱
     (顯示在已完成的簽名中。)
   • 手語者職稱
     (顯示在已完成的簽名中。)
   • 簽署者電子郵件地址
     (未 顯示在已完成的簽名中。)
     

5. 在 [大小 ] 索引標籤和 [進階 ] 索引標籤上進行任何您需要的調整。

6. 按一下 [確定]。

若要在 InfoPath 中刪除 簽名欄：

• 按一下控制項以選取它，然後按 DELETE。

下一步是什麼？

如果您準備好要測試新工作流程，請移至本文的 [開始] 部分。

如果您正在完成工作流程工作，請 (或) 返回本文的 「完成」 部分。

啟動收集簽章工作流程

簽名程序的提醒：在第一位參與者將其簽名加入簽名欄之前，必須先對文件進行所有變更，包括所有插入和刪除簽名欄。 (如需詳細資訊，請參閱本文中的 PLAN 區段。)

此外，請確定工作流程將指派工作的人員瞭解如何新增簽章並完成工作表單。 他們可能會覺得本文中的 COMPLETE 區段很有用。

啟動工作流程的兩種方式 工作流程可以設定為僅限手動啟動、僅限自動啟動，或是任一啟動：

• 手動：隨時可由具有必要權限的任何人員開始。
• 每當指定的觸發事件發生時自動，也就是每當文件新增至清單或文件庫時，和/或每當清單中已有的文件以任何方式變更時。
  (觸發事件或事件是在原始新增和設定工作流程期間，在關聯表單的第一頁中指定的。如需詳細資訊，請參閱本文的 PLAN 部分。)

工作流程 無法 在目前已取出的任何文件上啟動。 (在文件上啟動工作流程 後， 就可以簽出文件;但在簽出之後，在再次簽入之前，無法在該文件上啟動 進一步 的工作流程。)

自動開始工作流程

如果工作流程設定為自動啟動，則每次觸發事件發生時，工作流程都會在觸發該事件的文件上執行。

當工作流程開始時，它會指派第一項工作，並傳送工作通知給每位被指派者。 同時，它也會傳送開始通知 (不同於工作通知) 給原始新增工作流程的人員，以及列在關聯表單第二頁 [副本] 欄位的任何人。

如果在觸發動作啟動工作流程之前，文件中尚不存在必要的簽章欄，則必須在將第一個簽名新增至文件之前插入簽章欄。

手動開始工作流程

權限的備註 一般而言，您必須擁有 [編輯項目] 權限才能啟動工作流程。 (根據預設，「成員」群組和「擁有者」群組都有此權限，但「訪客」群組則沒有。不過，擁有者也可以以工作流程為基礎，選擇啟動工作流程的人員需要 [管理清單] 權限。透過選擇此選項，擁有者基本上可以指定只有他們和其他擁有者可以啟動特定工作流程。如需詳細資訊，請參閱本文的 「學習 」部分。)

可開始的兩個位置

您有兩個位置可以手動開始工作流程：

• 從儲存文件的清單或文件庫。
• 從文檔本身內部，在創建它的 Microsoft Office 程序中打開。 (請注意，這必須是完整安裝的程式，而不是 Web 應用程式版本。)

這個區段的其他兩個章節會提供這兩種方法的指示。

從清單或文件庫手動開始

1. 您可以將所有必要的簽章欄新增至文件，或與工作流程參與者安排，以確保在任何參與者將其 簽名 新增至其中一行之前，所有簽章欄都存在於文件中。

2. 移至儲存要執行工作流程之文件的清單或文件庫。

3. 按一下項目名稱前端的圖示來選取項目，然後在功能區的 [檔案] 索引標籤，於 [工作流程] 群組中，按一下 [工作流程]。
    

4. 在 [工作流程： 文件名稱] 頁面上，在 [啟動新的工作流程] 底下，按一下您要執行的工作流程。
   

5. 在初始化表單中，進行您要套用至此特定工作流程執行個體的任何變更。

   注意

   在此初始表單上所做的變更「只」適用於工作流程的目前執行個體期間。 如果您希望變更會在工作流程每次執行時套用，或者如果您想要變更未出現在此表單中的工作流程設定，請參閱本文的＜變更＞區段。

	指派給 變更工作流程指派工作之目標人員的清單。 是否將一次指派一個工作 以指派工作的順序輸入名稱或位址。 如果同時指派所有工作 名稱或地址的順序並不重要。 如果您包含群組或通訊群組清單 將分配一個群組任務：群組中的 每個 成員都會收到任務通知，但只有 一個 成員需要領取並完成任務。 如需有關領取和完成群組工作的指示，請參閱本文的 [完成 ] 部分。
	順序 一次一個 (循序) 或一次全部 (平行) 在每個區段中確認有關指派工作的規格是您需要的方式。 如需使用循序及平行階段的詳細資訊，請參閱本文的規劃區段。
	新增階段 新增目前設定以外您想要的任何階段。 若要「刪除」整個階段，按一下該階段中的 [指派給] 欄位，然後按下 CTRL+DELETE。 如需使用多個階段的詳細資訊，請參閱本文的＜規劃＞區段。
	副本 進行任何想要的新增或移除作業。 請記住： 在這裡輸入名稱「不會」將工作流程工作指派出去。 當工作流程手動開始時，「開始工作流程的人員」會收到開始及停止通知，並不需要在此欄位中指定。 當工作流程自動開始時，「原始新增工作流程的人員」會收到開始及停止通知，並不需要在此欄位中指定。

1. 當初始表單上所有設定都是您想要的方式時，按一下 [開始] 以開始工作流程。

工作流程會指派第一個工作或全部工作，並傳送開始通知給您以及初始表單 [副本] 欄位中列示的任何人。

從 Microsoft Office 程式內手動開始

1. 您可以將所有必要的簽章欄新增至文件，或與工作流程參與者安排，以確保在任何參與者將其 簽名 新增至其中一行之前，所有簽章欄都存在於文件中。

2. 在電腦上已安裝的 Office 程式中開啟文件。

   注意

   當文件在 Microsoft Office 程式的 Web 應用程式版本中開啟時，就無法使用此方法。 它必須在電腦上 已安裝 的完整程式版本中開啟。

3. 在開啟的文件中，按一下 [ 檔案 ] 索引標籤，按一下 [ 儲存] & [傳送]，然後按一下您要在文件上執行的工作流程。

4. 如果您看見下列訊息，向您通知工作流程要求將此檔案存回，請按一下 [存回] 按鈕。
   (如果沒有看到這個訊息，請繼續進行步驟 5.)

5. 按一下 [開始工作流程] 大型按鈕。

6. 在 [變更工作流程] 頁面上的初始表單中，進行您要套用至此特定工作流程執行個體的任何變更。

   注意

   在此初始表單上所做的變更「只」適用於工作流程的目前執行個體期間。 如果您希望變更會在工作流程每次執行時套用，或者如果您想要變更未出現在此表單中的工作流程設定，請參閱本文的＜變更＞區段。

	指派給 變更工作流程指派工作之目標人員的清單。 是否將一次指派一個工作 以指派工作的順序輸入名稱或位址。 如果同時指派所有工作 名稱或地址的順序並不重要。 如果您包含群組或通訊群組清單 將分配一個群組任務：群組中的 每個 成員都會收到任務通知，但只有 一個 成員需要領取並完成任務。 如需有關領取和完成群組工作的指示，請參閱本文的 [完成 ] 部分。
	順序 一次一個 (循序) 或一次全部 (平行) 在每個區段中確認有關指派工作的規格是您需要的方式。 如需使用循序及平行階段的詳細資訊，請參閱本文的規劃區段。
	新增階段 新增目前設定以外您想要的任何階段。 若要「刪除」整個階段，按一下該階段中的 [指派給] 欄位，然後按下 CTRL+DELETE。 如需使用多個階段的詳細資訊，請參閱本文的＜規劃＞區段。
	副本 進行任何想要的新增或移除作業。 請記住： 在這裡輸入名稱「不會」將工作流程工作指派出去。 當工作流程手動開始時，「開始工作流程的人員」會收到開始及停止通知，並不需要在此欄位中指定。 當工作流程自動開始時，「原始新增工作流程的人員」會收到開始及停止通知，並不需要在此欄位中指定。

1. 當初始表單上所有設定都是您想要的方式時，按一下 [開始] 以開始工作流程。

工作流程會指派第一個工作或全部工作，並傳送開始通知給您以及初始表單 [副本] 欄位中列示的任何人。

下一步是什麼？

• 如果這是第一次執行此工作流程，其他參與者是否需要資訊和協助才能完成指派的工作？ (他們可能會覺得本文的完成區段很實用。)
• 此外，建議檢查參與者是否會收到其電子郵件通知，特別是檢查其垃圾郵件篩選工具未攔截此通知。
• 當然，您可能就有一或多個工作流程工作必須自己完成。 如需詳細資料，請移至本文中的完成區段。
• 同時，若要了解如何追蹤目前工作流程執行個體的進度，請移至本文的監控區段。

完成收集簽章工作流程工作

如果這是您第一次在收集簽章工作流程中獲指派工作，在完成工作之前完整檢閱文章的這一部分可能會很有用。 如此一來，您就可以掌握所有可用的選項。

首先，確定您已經取得正確的項目

不同類型的工作流程要求不同的工作動作。

因此，在您開始之前，請確定您獲指派的工作確實是 [收集簽章] 工作流程工作，而不是其他類型工作流程的工作。

尋找文字 此文件需要您在 下列任一位置簽字：

• 在工作通知的 [主旨] 行中
  
• 在要檢閱的文件的訊息列上
  
• 在 [工作流程狀態] 頁面上的工作標題中
  

如果您在這些位置沒有看到此 文件需要您的簽名 文字，請洽詢啟動或最初新增工作流程的人員，以了解它是基於哪個工作流程範本，或它是否為自訂工作流程。

不過，如果您的工作 是 [收集簽章] 工作，請繼續閱讀！

程序概觀

當您獲指派工作流程中的工作時，通常是以下列三種方式其中之一收到工作通知：

• 您收到電子郵件工作通知。
• 您開啟 Microsoft Office 文件並看到訊息列通知您已獲指派相關工作。
• 您查看 SharePoint 網站並發現目前已有一或多個工作指派給您。

當您發現自己已獲指派 [收集簽章] 工作流程工作時，通常會執行兩件事：

• 檢閱文件 您可以開啟並檢閱文件，然後 (簽署，或不) 。
• 完成工作 您完成並提交工作表單。

因此，工作的完成通常涉及下列三個項目：

• 通知訊息 (您會以電子郵件的形式收到)
• 提交供您簽署的文件 (您開啟並簽署，或未)
• 工作表單 (您開啟、完成及送出表單)

以下是這三個項目的外觀。

從工作通知訊息前往文件和工作表單

(請注意，如果工作不是指派給您個人的，而是指派給您所屬的整個群組或通訊群組清單， 則您應該在 完成任務之前領取該任務。如需詳細資訊，請參閱本區段中的 在 完成群組工作之前，先聲明群組工作 一節。)

請遵循下列步驟：

1. 在工作通知訊息中，在 [若要完成此工作 指示] 中，按一下文件連結。
2. 在開啟的文件中，按一下 [訊息列] 上的 [ 開啟此工作 ] 按鈕。

從清單或文件庫存取文件和工作表單

(請注意，如果工作不是指派給您個人的，而是指派給您所屬的整個群組或通訊群組清單， 則您應該在 完成任務之前領取該任務。如需詳細資訊，請參閱本區段中的 在 完成群組工作之前，先聲明群組工作 一節。)

請遵循下列步驟：

1. 在儲存要檢閱文件的清單或文件庫中，按一下與文件和工作流程相關聯的「 進行中 」連結。
2. 在 [工作流程狀態] 頁面上，按一下工作的標題。
3. 在工作表單的 [ 此工作流程工作適用於 ] 訊息列中，按一下文件的連結。

簽署文件

請注意，如果工作不是指派給您個人的，而是指派給您所屬的整個群組或通訊群組清單， 則您應該在 完成工作之前領取該工作。 如需詳細資訊，請參閱此區段中的 在 完成群組工作之前，先聲明群組工作 一節。

另請注意，如果簽章欄是為特定使用者設定的，並且您在以 其他 使用者登入時簽署簽章欄，則簽章欄中可能會看到不一致。 在此範例中，簽名欄是為 Frank Martinez 設定，但簽名是由登入名為 Anna Lidman 的人員新增。

下列範例是在 Word 中建立的文件。

請注意文件頂端的三個黃色訊息列：

標示為完稿此訊息列會告訴您至少有一個人已在簽名欄上新增其簽名。

簽章 您可以按一下 [檢視簽章 ] 按鈕開啟 [簽章 ] 窗格。 在 [要求的簽名] 底下，按一下您名稱旁邊的箭號，然後在下拉式功能表上按一下 [ 簽署]。

如果您看到有關協力廠商數位簽章服務提供者的訊息，請按一下 [確定] 繼續。 (若要避免將來看到該訊息，請選取核取方塊。)

[ 簽署] 對話方塊隨即開啟。

若要簽署文件，只要在大 X 旁邊的方塊中輸入您的名稱，按一下 [簽署]，然後按一下 [簽章確認] 對話方塊中的 [確定]。

請記住： 如果您的姓名在 「要求的簽名 」清單中出現多次，則表示有多個簽名欄可供您加入簽名。 請使用相同程序來新增每個簽名。

工作流程工作當您準備好完成並提交工作表單時，請按一下工作流程工作訊息列中的 [開啟此工作] 按鈕。

完成並提交工作表單

收集簽章工作流程工作的工作表單看起來像這樣。

請注意，前兩個控制項 ([刪除項目 ] 和 [此工作流程工作] 適用於文件標題) 從要簽署的文件內開啟時 不會出現在工作 表單中。 只有 當直接 從工作通知訊息或 [工作流程狀態] 頁面上的 [工作 清單] 開啟工作表單時，才會出現這些設定。

	刪除項目 若要從目前的工作流程執行個體刪除此工作，請按一下此處的連結。 刪除工作並不會刪除要簽署的文件。 已刪除的工作不會再顯示於 [工作流程狀態] 頁面的 [工作] 區域。 (不過，仍會在頁面的 [歷程記錄] 區域記錄刪除。) 注意： 如果您沒有啟動此工作流程實例，您可能需要在刪除工作之前，先洽詢啟動該流程的人員 - 或者，如果是自動啟動，則與最初新增該流程的人員確認。
	此工作流程工作適用於文件標題 若要開啟要簽署的文件，請按一下這裡的連結。
	狀態、要求者、合併註解、到期日 您無法在這四個欄位中編輯或變更項目，不過您會發現其中的資訊很實用。 請注意， [合併的註解] 方塊包含已在工作流程的相同執行個體中完成工作的參與者在表單中提交的所有註解。 同樣地，在送出您自己的表單之後，您在 [註解] 方塊 (4) 中加入的文字也都會出現在提供給後續參與者的 [合併註解] 方塊中。
	註解 您在這裡輸入的任何文字都會記錄在 [工作流程歷程記錄] 中，也會出現在提供給後續參與者的 [合併註解] 欄位 (3) 中。
	簽署 當您簽署文件並在 [註解 ] 欄位中輸入您想要提供的任何意見後，按一下此按鈕提交表單並完成您的工作。
	取消 若要關閉此工作表單，不儲存任何變更或回應，請按一下這個按鈕。 工作將會維持為未完成狀態並且指派給您。
	重新指派工作 若要將此工作重新指派給其他人，請按一下此按鈕。 如需輸入重新指派詳細資料的頁面圖例，以及如需進一步指示，請前往此區段中的第 7 節， 將您的工作重新指派給其他人。 注意： 此選項可能會針對某些工作流程工作關閉。

完成之前宣告群組工作 (選用)

如果只有單一工作指派給您所屬的整個群組，則群組的任何成員都可以代表整個群組宣告及完成該單一工作。

在開啟並簽署文件 之前，請 先領取工作。 一旦您宣告工作，就會將工作指派給您，並且群組的任何其他成員都無法完成它。 (如此一來，只有一位人員會進行必要的工作)。

1. 在 [工作流程狀態] 頁面上，指向指派給您群組的工作名稱，直到出現箭號為止。
2. 按一下箭號，按一下 [編輯項目]，然後在工作表單中，按一下 [宣告工作] 按鈕。
   

當 [工作流程狀態] 頁面重新整理之後，您可以看到該工作不再指派給此群組，而是明確地指派給您。

之後，如果您在未完成工作之前就要再將工作釋出給群組，請使用相同的步驟返回工作表單，但是這次請按一下 [釋出工作] 按鈕。

將您的工作重新指派給其他人 (選用)

如果您想讓其他人來完成已指派給您的工作流程工作，請在工作流程工作表單中按一下 [重新指派工作] 按鈕。

此表單隨即顯示。

	重新指派工作給 輸入將獲指派此工作之人員的名稱或地址。 若要指派此工作給開始工作流程的人員 (或如果工作流程是自動開始，要指派給原本新增此工作流程的人員)，請將此欄位留白。
	新增要求 提供對您要指派工作的人員必須完成工作的任何資訊。 (您在這裡輸入的任何文字將會新增至合併註解區域。)
	新增持續時間 執行下列三項工作的其中一項： 若要保留現有的到期日：請將此欄位留白。 若要徹底移除到期日：輸入數字 0。 指定新的到期日在這裡輸入數字，然後在以下欄位中指定工期單位。 這兩個項目會共同指出變更工作到期的期間。 請注意，根據預設，「收集簽章」工作不會指派到期日或任務工期。
	新增持續時間單位 如果您要指定新工作期間，請使用此欄位搭配 [新增持續時間] 欄位，以識別工作到期之前的期間。 (例如：3 天或 1 個月或 2 週。)

完成表單時，按一下 [傳送]。 您的工作會標示為「已完成」，新工作會指派給現在負責此工作的人員，工作通知也會隨即送出。

您提供的任何新資訊都會包含在新工作通知中 [由某人委派給某人] 的文字中 (下列圖例中的編號 1)。

同時，所有這些變更都可以在 [工作流程狀態] 頁面的 [工作] 和 [歷程記錄] 區段中追蹤與檢視，如下所示。

監視、調整或停止執行中的收集簽章工作流程

您可以監控、調整或停止執行中工作流程的中央位置是該工作流程執行個體的 [工作流程狀態] 頁面。

首先，我們會顯示如何前往該頁面，然後顯示如何使用您在此看到的選項和資訊。 最後，我們會顯示其他兩個頁面，您可以在其中取得更多監控資訊。

前往 [工作流程狀態] 頁面

在項目所在的清單或文件庫中，按一下項目的 [進行中] 連結和您想要的工作流程。

在此範例中，項目是名為「主題演說草稿」的文件，然後工作流程是「核准 3」。

[工作流程狀態] 頁面隨即開啟。

• 如果您的清單或文件庫含有大量的項目，您可以使用排序及/或篩選來更快速地找到您要尋找的項目。 如果您發現自己以相同的方式重複排序及/或篩選，建議您建立可將此特定排列方式自動化的自訂檢視。
• 若要前往 [工作流程狀態] 頁面，您也可以針對您感興趣的特定執行個體，按一下「已開始」電子郵件通知中的 [檢視此工作流程的狀態] 連結，或是「已完成」電子郵件通知中的 [檢視工作流程歷程記錄] 連結。

使用 [工作流程狀態] 頁面來監控工作流程進度

在這裡，於 [工作流程狀態] 頁面每個區段的圖例下，您可找到本區段回答的監控問題。

[工作流程資訊] 區段

已回答的問題：

• 誰開始了此工作流程的執行個體？
• 此執行個體何時開始？
• 此執行個體中的上一個動作是在何時發生？
• 此執行個體是在哪一個項目上執行？
• 此執行個體目前的狀態為何？

[工作] 區段

已回答的問題：

• 已經建立及指定哪些工作，這些工作目前的狀態為何？
• 哪些工作已經完成，以及這些工作的結果分別為何？
• 已建立及指定之每項工作的到期日為何？ (請注意，根據預設，「收集簽章」任務不會指派到期日或任務工期。)

已刪除的工作及尚未指派的工作「不會」在這個區段中出現。

[工作流程歷程記錄] 區段

已回答的問題：

• 這個工作流程執行個體中發生過什麼事件？
• 請注意，逾期的工作和逾期工作通知「不會」出現在這個區域。

取消或結束此工作流程執行

您可以用兩種方式，在工作流程正常完成之前，停止執行中的工作流程執行個體：

• 取消工作流程：所有工作都會遭到取消，但是會保留在 [工作流程狀態] 頁面的 [工作] 區域中。
• 結束此工作流程 所有工作都會取消，並從 [工作流程狀態] 頁面的 [工作 ] 區域中刪除。 )

兩種方法的指示如下。

取消 (所有工作取消，但會保留在 [工作] 清單與 [歷程記錄] 中)

如果不再需要工作流程的目前執行個體，則可以取消它。

根據預設，此程序可由啟動此工作流程執行個體的人員 或 具有 [管理清單] 權限的任何人執行。 (同樣地，[擁有者] 群組預設具有 [管理清單] 權限;[成員] 群組和 [訪客] 群組則不需要。)

• 在 [工作流程狀態] 頁面上，在 [工作流程視覺效果] 正下方的區域中，按一下 [ 取消所有收集簽章工作 ] 連結。

所有目前的工作都會取消，而且工作流程結束時的狀態為 [已取消]。 已取消的工作仍會列在 [工作] 區域和 [工作流程歷程記錄] 區域中。

結束 (所有從工作清單刪除但保留在歷程記錄) 的工作

如果發生錯誤，或是工作流程停止且無法回應，則可以結束它。

根據預設，只有具備 [管理清單] 權限的人才能執行此程序。 (同樣地，[擁有者] 群組預設具有 [管理清單] 權限;[成員] 群組和 [訪客] 群組則不需要。)

• 在 [工作流程狀態] 頁面上，請在 [工作流程視覺效果] 正下方區域，按一下 [結束此工作流程] 連結。

工作流程建立的所有工作會取消，並從 [工作流程狀態] 頁面上的 [工作] 區域中刪除，但仍會反映在 [工作流程歷程記錄] 區域。 工作流程結束時的狀態為 [已取消]。

查明哪些工作流程正在項目上執行

在任何項目的 [工作流程] 頁面上，您會發現目前在該項目上執行之工作流程的清單。

1. 移至此項目儲存所在的清單或文件庫。
2. 指向項目的名稱，按一下出現的箭號，然後按一下下拉式功能表上的 [工作流程]。
3. 在 [工作流程: 項目名稱] 頁面上的 [執行中的工作流程] 下，您會看到正在項目上執行之工作流程執行個體的清單。

監控整個網站集合的工作流程

網站集合系統管理員可以立即掌控的項目：

• 網站集合中目前各個工作流程範本衍生出多少工作流程。
• 各個工作流程範本本身目前在網站集合中是作用中或非作用中。
• 網站集合中目前各個工作流程範本衍生出的工作流程版本執行個體，有多少正在執行中。

方法如下：

1. 開啟網站集合的首頁 (不是集合內之網站或子網站的首頁)。
2. 按一下 [設定 ] 圖示 [ ，然後按一下 [網站設定]。
   在 [網站設定] 頁面上，按一下 [網站系統管理] 底下的 [工作流程]。
   

[工作流程] 頁面隨即開啟並顯示資訊。

下一步是什麼？

如果這是此工作流程版本第一次執行，建議您使用在本文＜檢閱＞區段中的指示，以檢視執行個體中的事件，並探索工作流程的運作方式是否符合您的要求。

檢閱收集簽章工作流程結果並建立報告

在您的工作流程執行個體完成之後，您可以檢閱其歷程記錄中記錄的事件。 (您可以在執行個體完成後最多 60 天存取任何執行個體的記錄。)

您也可以針對工作流程在多個執行個體方面的整體效能，執行相關的報告。

檢閱最近執行個體中的事件

只要項目仍在相同的清單或文件庫中，而且在相同工作流程於相同項目上再次執行之前，最近執行個體的歷程記錄都可以從清單或文件庫存取。

若要檢視 [工作流程狀態] 頁面，以查看在任何項目上執行的工作流程最近執行個體：

• 在項目所在的清單或文件庫中，請按一下項目的狀態連結和您想要的工作流程。

此範例中的項目是名為「主題演說草稿」的文件，工作流程則是 [新文件核准]。

在 [工作流程狀態] 頁面上，[工作流程歷程記錄] 區段在靠近底部的位置。

存取執行個體歷程記錄，檢閱期限長達 60 天

如果要在相同項目上再次執行同一個工作流程「之後」檢閱執行個體的歷程記錄，要怎麼做？

事實上，您還是可以從以下兩個進入點檢閱，檢閱期限長達 60 天：清單或文件庫，或是工作流程完成通知。 (60 天為 SharePoint 產品為工作流程保留工作歷程記錄的時間長度。)

從清單或文件庫

1. 移至此項目儲存所在的清單或文件庫。
2. 按一下項目名稱前端的圖示來選取項目，然後在功能區的 [檔案] 索引標籤，於 [工作流程] 群組中，按一下 [工作流程]。
3. 在 [工作流程: 項目名稱] 頁面上的 [已完成的工作流程] 下，按一下要檢閱之工作流程執行個體的名稱或狀態。
   
   該執行個體的 [工作流程狀態] 頁面隨即開啟。

從工作流程完成通知

• 開啟要檢閱之執行個體的工作流程完成通知，然後按一下 [檢視工作流程歷程記錄] 連結。

該執行個體的 [工作流程狀態] 頁面隨即開啟。

若要保留所有的完成通知，建議您建立 Outlook 規則。 設定規則將 [主旨] 行上含有已完成於文字的所有內送郵件複製到專屬的個別資料夾中。 (請確定您的 Outlook 規則設定為複製內送郵件，而不只是移動，否則就不會同時出現在 [收件匣] 中。)

建立工作流程效能報告

若要了解您其中一個工作流程版本大致上的效能 (經過一段時間以及在多個執行個體中) ，您可以建立以下任一或兩個預先定義的報告：

• 活動持續時間報告：使用這個報告來查看工作流程內每個活動平均需要多少時間才能完成，以及需要多久時間才能完成每次完整的執行或該工作流程執行個體。
• 取消及錯誤報告：使用這個報告可查看工作流程在完成之前是否常被取消或發生錯誤。

為工作流程建立可用的報表

1. 在清單或文件庫中，按一下該工作流程 [狀態] 欄中的任何狀態資訊連結。
   
2. 在 [工作流程狀態] 頁面上的 [工作流程歷程記錄] 下，按一下 [檢視工作流程報告]。
   
3. 找出您想要檢視其報告的工作流程，然後按一下要檢視之報告的名稱。
   
4. 在 [自訂] 頁面上，保留或變更將會建立報告檔案的位置，然後按一下 [確定]。
   
   報告隨即建立並儲存至指定位置。
5. 報告完成後，您可以按一下下列圖例中顯示的連結來加以檢視。 否則，按一下 [確定] 來完成並關閉此對話方塊。 (之後，當您準備好檢視報告時，您會在上一個步驟中所指定的位置找到報告。)
   

下一步是什麼？

如果工作流程運作方式符合您的要求，您即已準好備可以開始使用。

如果您想要對其運作方式進行任何變更，請參閱本文的＜變更＞區段。

建立工作流程效能報告

若要了解您其中一個工作流程版本大致上的效能 (經過一段時間以及在多個執行個體中) ，您可以建立以下任一或兩個預先定義的報告：

• 活動持續時間報告：使用這個報告來查看工作流程內每個活動平均需要多少時間才能完成，以及需要多久時間才能完成每次完整的執行或該工作流程執行個體。
• 取消及錯誤報告：使用這個報告可查看工作流程在完成之前是否常被取消或發生錯誤。

為工作流程建立可用的報表

1. 在清單或文件庫中，按一下該工作流程 [狀態] 欄中的任何狀態資訊連結。
   
2. 在 [工作流程狀態] 頁面上的 [工作流程歷程記錄] 下，按一下 [檢視工作流程報告]。
   
3. 找出您想要檢視其報告的工作流程，然後按一下要檢視之報告的名稱。
   
4. 在 [自訂] 頁面上，保留或變更將會建立報告檔案的位置，然後按一下 [確定]。
   
   報告隨即建立並儲存至指定位置。
5. 報告完成後，您可以按一下下列圖例中顯示的連結來加以檢視。 否則，按一下 [確定] 來完成並關閉此對話方塊。 (之後，當您準備好檢視報告時，您會在上一個步驟中所指定的位置找到報告。)
   

下一步是什麼？

如果工作流程運作方式符合您的要求，您即已準好備可以開始使用。

如果您想要對其運作方式進行任何變更，請參閱本文的＜變更＞區段。

變更、停用或移除收集簽章工作流程

執行新收集簽章工作流程的第一個執行個體並檢閱結果之後，您可能需要對工作流程的設定方式進行一或多項變更。

此外，您可能會想要在未來的不同時間對設定進行進一步的變更。

最後，您可能會在某個時間點想要暫時或長期停用工作流程，但不將它移除，或您確實選擇將它完全移除。

變更工作流程的永久設定

若要對現有工作流程進行永久性的設定變更，請開啟並編輯原本您用來新增工作流程的關聯表單。

如果工作流程只在一個清單或文件庫中執行

1. 開啟工作流程在其中執行的清單或文件庫。

2. 按一下功能區中的 [清單] 或 [文件庫] 索引標籤。

   注意

   索引標籤的名稱可能會因清單或文件庫的類型而異。 例如，在行事曆清單中，這個索引標籤就會命名為行事曆。

3. 按一下 [設定] 群組中的 [工作流程設定]。

4. 在 [工作流程設定] 頁面上，在 [工作流程名稱 (按一下以變更設定)] 下，按一下您想要變更其設定的工作流程名稱。

   注意

   如果您想要的 [收集簽章] 工作流程未出現在清單中，則可能是它只與一種內容類型相關聯。 清單中顯示的工作流程是由位於清單上方的 [顯示這個類型的工作流程關聯] 控制項控制。 (請參閱圖例。) 按一下下拉式功能表中的內容類型選項，以找出顯示您想要之工作流程的選項。 當您想要的工作流程出現在清單中時，請按一下工作流程的名稱。

5. 在原本用來新增工作流程的相同兩頁關聯表單中，確認並儲存您要的變更。
   如需關聯表單之欄位和控制項的詳細資訊，請參閱本文的規劃區段和相關的「新增」區段 (清單/文件庫或網站集合)。

如果工作流程在網站集合的所有清單和文件庫中執行

1. 開啟網站集合的首頁 (不是集合內之網站或子網站的首頁)。
2. 按一下 [設定 ] 圖示 [ ，然後按一下 [網站設定]。

在 [網站設定] 頁面上，按一下 [組件庫] 之下的 [網站內容類型]。

1. 在 [網站內容類型] 頁面上，按一下工作流程執行所在之網站內容類型的名稱。
   
2. 在所選內容類型的頁面上，按一下[設定 ] 底下的 [工作流程設定]。
   
3. 在 [工作流程設定] 頁面上，在 [工作流程名稱 (按一下以變更設定)] 下，按一下您想要變更其設定的工作流程名稱。
4. 在原本用來新增工作流程的相同兩頁關聯表單中，確認並儲存您要的變更。
   如需關聯表單之欄位和控制項的詳細資訊，請參閱本文的規劃區段和相關的「新增」區段 (清單/文件庫或網站集合)。

停用或移除工作流程

如果工作流程只在一個清單或文件庫中執行

1. 開啟工作流程在其中執行的清單或文件庫。
2. 按一下功能區中的 [清單] 或 [文件庫] 索引標籤。
   索引標籤的名稱可能會因清單或文件庫的類型而異。 例如，在行事曆清單中，這個索引標籤就會命名為行事曆。
3. 在 [設定 ] 群組中，按一下 [工作流程設定]
4. 按一下 [工作流程設定] 頁面上的 [移除工作流程] 連結。
5. 使用 [移除工作流程] 頁面上的表單來停用、重新啟用或移除工作流程。
   

表單中有五欄：

• 工作流程：工作流程的名稱。
• 執行個體：目前在項目上執行之工作流程的執行個體數目。
• 允許：此選項可讓工作流程繼續正常運作。
• 沒有新的執行個體 允許工作流程的任何目前執行執行個體完成，但透過使其無法執行任何新執行個體來停用工作流程的選項。 (此動作 是 可逆的。若要稍後重新啟用工作流程，請返回此頁面並選取 [允許]。)
• 移除 從清單或文件庫中完全移除工作流程的選項。 (此動作「無法」還原。 (此動作 無法 還原。)

如果工作流程在網站集合的所有清單和文件庫中執行

1. 開啟網站集合的首頁 (不是集合內之網站或子網站的首頁)。
2. 按一下 [設定] ，然後按一下 [ 網站設定]。
   在 Microsoft 365 的 SharePoint 中，按一下 [設定] [，按一下 [網站內容]，然後按一下 [網站設定]。
3. 在 [網站設定] 頁面上，按一下 [網站設計工具庫] 底下的 [網站內容類型]。
   
4. 在 [網站內容類型] 頁面上，按一下工作流程執行所在之網站內容類型的名稱。
   
5. 在所選內容類型的頁面上，按一下 [設定] 下的 [工作流程設定]。
6. 按一下 [工作流程設定] 頁面上的 [移除工作流程] 連結。
7. 使用 [移除工作流程] 頁面上的表單來停用、重新啟用或移除工作流程。
   

下一步是什麼？

如果您已經做了任何變更，請執行工作流程的測試執行個體，以再次確認變更的效果。

表單中有五欄：

• 工作流程：工作流程的名稱。
• 執行個體：目前在項目上執行之工作流程的執行個體數目。
• 允許：此選項可讓工作流程繼續正常運作。
• 沒有新的執行個體 允許工作流程的任何目前執行執行個體完成，但透過使其無法執行任何新執行個體來停用工作流程的選項。 (此動作 是 可逆的。若要稍後重新啟用工作流程，請返回此頁面並選取 [允許]。)
• 移除 從網站集合中完全移除工作流程的選項。 (此動作「無法」還原。 (此動作 無法 還原。)

進一步自訂

有各式各樣的方式可以進一步自訂 SharePoint 產品隨附的工作流程。

您甚至可以從頭建立自訂的工作流程。

您可以使用下列任一或所有程式：

• SharePoint Designer 2013 自訂工作流程表單、動作和行為。
• Microsoft Visual Studio：建立您自己的自訂工作流程動作。

若要深入了解，請參閱 Microsoft Software Developer Network (MSDN) 說明系統。