使用危機溝通小組網站範本

SharePoint 危機溝通小組網站範本是一種 小組網站 ，設計用來做為危機溝通小組的內部首頁。 與您的團隊協調和規劃活動細節，同時讓每個人都了解情況。

在本文中，我們會共用 SharePoint 危機溝通小組網站範本上的元素，並討論如何自訂網站，讓它成為您專屬的網站。 

危機溝通小組網站範本的預覽。

注意

  • 此範本是 Microsoft 365 連線範本。 使用此範本建立團隊時，連線的 SharePoint 範本會套用至網站和團隊。
  • 頁面、清單和 Power Platform 整合等 SharePoint 元件會自動新增並釘選為索引標籤到團隊中的 [一般] 頻道。 使用者可以直接在 Teams 中編輯這些頁面和清單。

網站功能

  • 可自訂的網站，隨附預先填入影像、網頁組件和內容，旨在激勵網站編輯器進行自訂以符合團隊需求。
  • 使用 Microsoft 清單建立專案追蹤器和問題追蹤器清單，以協助管理和追蹤小組的專案詳細資料。

注意

  • 部分功能會逐步提供給選擇加入 目標發行計畫的組織。 這表示您可能尚未看到此功能，或其外觀可能與說明文章中描述的不一樣。
  • 當您將範本套用到現有網站時，您的內容將不會自動與新範本合併。 相反地，現有內容會儲存為 [網站內容] 中的重複頁面。 

步驟 1：新增危機溝通小組網站範本

首先，請遵循如何 將網站範本新增至新的或現有的 SharePoint 網站的指示。

注意

您必須擁有網站建立權限，才能將此範本新增至您的網站。 

步驟 2：檢閱預先填入的網站內容

探索預先填入的網站內容、網頁組件和頁面，並決定為了配合貴組織的品牌、語音和整體商務目標，需要進行哪些網站自訂。 

預先填入的網站頁面：

  • 首頁 - 為訪客提供和登陸位置，以查看有關正在進行的危機新聞、回應更新、政策和程序相關資訊，以及實用資源。
  • 最新更新 - 此頁面提供空間供您分享與危機和貴組織相關的時事新聞和更新。
  • 專案計劃 – 追蹤與即將進行的專案相關的所有工作進度。 編輯清單文字欄位以自訂此清單範本。
  • 內容排程器 – 組織將與即將發生的活動共用的內容。 編輯清單範本以自訂此清單。
  • 交談 - 連線至 Outlook 中的共用小組別名和小組行事曆。 將此網站連線到 Microsoft 365 群組 ，以在 Microsoft Teams 中新增即時聊天功能。
  • 文件 - 連線至 Outlook 中的共用小組別名和小組行事曆。 將此網站連線到 Microsoft 365 群組 ，以在 Microsoft Teams 中新增即時聊天功能。
  • 資源回收筒 - 提供最近捨棄的團隊內容的存取。

步驟 3：自訂您的網站

新增 [危機溝通小組網站範本] 之後，就可以自訂並製作成您自己的範本。 

注意

若要編輯 SharePoint 網站，您必須是網站擁有者或網站成員。

  1. 展示重要新聞和公告 - 使用 Hero 網頁組件來醒目提示危機通訊協定、情境更新和實用的資源。
  2. 提供實用的資訊 - 使用文字網頁組件為團隊提供實用的資訊。
  3. 醒目提示常用資源的連結 - 使用 [快速連結] 網頁組件，提供對危機資源的輕鬆存取。
  4. 提供重要連絡人的存取 - 使用 People 網頁組件列出危機小組的重要連絡人。
  5. 提供文件的輕鬆存取 - 使用 [文件庫] 網頁組件來提供部門資源和文件的快速存取。
  6. 檢閱最近的小組網站活動 - 使用 [網站活動] 網頁組件來檢視其他小組成員最近存取的內容。
  7. 提供學習材料和其他資源的存取權 - 使用 [快速連結] 網頁組件來策劃內部和外部機構資源的清單。
 醒目提示可用網頁組件的危機溝通小組網站範本。

自訂網站的 外觀、網站 導覽、 網頁組件和內容，以符合檢視者和組織的需求。 進行自訂時，請選取網站右上角的 [編輯 ]，確保網站處於編輯模式。 在您工作時， [儲存為草稿] 或 [重新發佈 變更]，讓檢視者可以看到編輯內容。

1. 使用英雄網頁組件來醒目提示危機通訊協定、情境更新和實用資源

Hero 網頁組件的預覽。

  1. 首先選取 [主圖] 網頁組件，然後選取 [ 編輯屬性 ] ([ 編輯網頁組件和區段屬性] 圖示 ) 。
  2. 然後，選擇最適合組織需求的 圖層 和 圖塊 選項。

查看不同的版面配置，並深入了解編輯 英雄網頁組件。

2. 使用文字網頁組件為團隊提供實用的資訊

文字網頁組件的預覽。

  1. 首先選取 [文字] 網頁組件，然後選取 [ 編輯屬性 ] ([編輯網頁組件和區段屬性] 圖示 ) 。
  2. 直接在網頁組件中編輯文字。 

深入了解編輯 文字網頁組件。

3. 使用 [快速連結] 網頁組件，讓您輕鬆存取危機資源

顯示原則和程序資源連結的快速連結網頁組件預覽。

  1. 瀏覽至 [快速連結] 網頁組件，選取連結，然後選取 [ 編輯屬性 ] ([ 編輯網頁組件和區段屬性] 圖示 ) 。
  2. 如果需要，請編輯連結、標題、圖示和描述。
  3. 若要新增連結，請選取 [+ 新增連結]。

請參閱不同的版面配置，並深入了解編輯 [快速連結] 網頁組件。

4. 使用 People 網頁組件列出危機處理小組的重要連絡人

人員網頁組件的預覽。

  1. 首先刪除預留位置 People 網頁組件。
  2. 在右側的內容窗格 ) 尋找 [ 工具箱 ] ([工具箱] 圖示 。 選取 [查看所有網頁組件]，然後從網頁組件清單中選取或拖放 People。
  3. 選取 [編輯屬性 ] ([ 編輯網頁組件和區段屬性] 圖示 ) 。
  4. 調整版面配置，然後輸入人員或群組的名稱，然後選取 [儲存]。

深入了解 People 網頁組件。

5.使用文件庫網頁組件提供部門資源和文件的快速存取

文件網頁組件的預覽。

  1. 若要變更文件庫網頁組件的檢視或資料夾來源，請選取 [ 編輯屬性 ] ([圖示]，以編輯網頁組件和區段屬性 ) 。
  2. 若要編輯文件庫資料夾、標籤、內容，請瀏覽至 [網站內容] 中的文件庫，進行編輯，然後您會在網頁組件中看到內容更新。

深入了解編輯 文件庫網頁組件。

6. 使用 [網站活動] 網頁組件，以隨時掌握小組活動的最新動態

網站活動網頁組件的預覽。

  1. 首先選取 [網站活動] 網頁組件，然後選取 [ 編輯內容 ] ([ 編輯網頁組件和區段屬性] 圖示 ) 。
  2. 在工具箱的 [ 一次顯示這麼多個項目] 底下輸入數字。

深入了解使用 [網站活動] 網頁組件。

7. 使用 [快速連結] 網頁組件來策劃內部和外部機構資源清單

大型快速圖表網頁組件的螢幕擷取畫面

  1. 首先選取 [快速連結] 網頁組件，然後選取 [ 編輯屬性 ] ([編輯網頁組件和區段屬性] 圖示 ) 。
  2. 如果需要，請編輯連結、標題、圖示和描述。
  3. 若要新增連結，請選取 [+ 新增連結]。

深入了解使用 快速連結部分。

自訂網站內的下列頁面

最新更新頁面的預覽。

  • 最新更新 - 提供目前危機和團隊回應的更新。 編輯 [文字 ] 和 [ 行動信號 ] 網頁組件以自訂此頁面。
  • 專案計劃 - 追蹤任何可能會阻礙專案進行的問題。 編輯清單文字欄位以自訂此清單範本。
  • 內容排程器 - 整理將在活動前共用的內容。 編輯 清單範本以自訂此清單。

自訂外觀和網站導覽

在與他人共享您的網站之前，請通過確保用戶可以找到網站、輕鬆瀏覽鏈接和頁面以及快速訪問網站上的內容來對您的網站進行最後的潤色。

步驟 4：與其他人共用您的網站

在您自訂網站、檢閱網站並發佈最終草稿之後，與其他人共用您的網站。 

  1. 選取 [ 設定 ]，然後選取 [網站權限]。
  2. 然後選取 [ 邀請人員] ，然後選取 [ 新增成員至群組 ]，然後 [新增] 以授與小組網站內容的完整存取權、共用資源，例如小組 Outlook 行事曆，以及網站的編輯權限。
  3. 然後選取 [邀請人員] ，然後選取 [ 僅共用網站] ，然後選取 [儲存 ]，以共用網站，但不共用資源或網站編輯權限。

深入瞭解 管理團隊網站設定、網站資訊和權限。

步驟 5：維護您的網站

建立並啟動網站後，下一個重要階段是維護網站內容。 請確定您已制定讓內容和網頁組件保持在最新狀態的計畫。 

網站維護最佳做法：

  • 網站維護計畫 - 建立排程，視需要經常檢閱網站內容，以確保內容仍然正確且相關。
  • 定期張貼新聞 - 在整個組織中發佈最新的公告、資訊和狀態。  了解如何在小組網站或通訊網站上新增新聞文章，並向將張貼公告的其他人顯示他們如何使用 SharePoint 新聞。
  • 檢查連結和網頁組件 - 保持連結和網頁組件更新，以確保您充分利用網站的全部價值。
  • 使用分析來提高參與度 - 使用內建的 使用資料報告 來檢視網站使用情況，以取得熱門內容、網站瀏覽次數等相關資訊。
  • 定期檢閱您的網站設定 - 一旦在 SharePoint 中建立網站，您就可以變更網站的 設定、網站資訊和權限 。

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