文件庫簡介

文件庫是網站上的一個位置，您可以在其中上傳、建立、更新檔案並與團隊成員共同作業檔案。 每個文件庫都會顯示檔案清單和有關檔案的重要資訊，例如最後修改檔案的人員是誰。 大部分網站在建立網站時都會包含文件庫。 例如，小組網站有文件庫，您可以在其中整理及共用文件。 

當您需要更多文件庫時，您可以從多個現成的文件庫應用程式中進行選擇，並將它們新增到您的網站。 您也可以透過數種方式自訂程式庫。 例如，您可以控制檢視、管理及建立文件的方式。 或追蹤檔案版本，包括版本數量和類型。 您甚至可以建立自訂檢視、表單和工作流程，以協助您管理專案和商務流程。

操作說明連結

如果您只是想要建立或使用文件庫，並需要操作說明資訊，以下是您可以執行的常見且實用的工作。

• 建立、新增、檢視和重新命名文件庫
• 影片：在 Microsoft 365 中設定文件儲存與共用
• 在檔案總管中開啟 SharePoint 檔案
• 在文件庫中建立資料夾
• 刪除 SharePoint 文件庫中的檔案、資料夾或連結
• 在文件庫中上傳、建立或刪除檔案
• 建立清單或文件庫中的欄
• 建立、變更或刪除清單或文件庫的檢視
• 啟用和設定清單或文件庫的版本設定
• 設定文件庫或表單庫的檔案範本
• 在 Windows 中使用 OneDrive 同步處理檔案
• 搭配文件庫使用工作流程
• 設定文件庫的權限和進階設定 了解 SharePoint 中的權限等級
• 使用圖片庫中的相片
• 設定資產庫以儲存影像、音訊或視訊檔案
• 管理含大量項目的清單與文件庫
• 使用中繼資料管理大型文件和記錄文件庫 (請參閱 受管理中繼資料簡介)

一般小組如何使用文件庫？

Contoso 的行銷團隊建立了小組網站，他們計劃在其中管理專案和文件。 他們會挑選網站擁有者來管理網站。 當網站擁有者被新增至網站的擁有者群組時，她會取得完全控制權限等級。 她分享該網站並允許每個人為其做出貢獻。 團隊決定使用 [文件庫] 來管理新聞稿、預算檔案、合約、提案及其他團隊文件。

網站擁有者會上傳重要文件，讓團隊開始使用文件庫做為中心位置。 然後她開啟版本設定，讓團隊擁有檔案如何演變的歷程記錄，並可視需要還原先前的版本。 網站擁有者也會將行銷報告、銷售合約、行銷活動計劃和預算工作表的標準範本新增至文件庫。 每個範本都包含公司標誌和每個人都同意使用的格式。 當成員從文件庫建立新檔案時，他們可以輕鬆選取要使用的範本。

當小組成員新增檔案並共同處理文件時，他們會新增欄和建立檢視來組織文件庫，以協助他們快速找到文件。 例如，網站擁有者會新增「專案名稱」欄，讓成員可以依該欄進行篩選或排序。 其他小組成員會新增依會計季度分組的公用檢視，並篩選六個月內到期的合約。 每個成員也會建立個人檢視，以協助他們快速找到資訊並完成工作。

在教職員會議上進行多次討論後，團隊決定在圖書館層級設定警示，以每週報告一次更新。 每個成員都可以決定如何根據需要在特定檔案上設定其他警示或 RSS 摘要。

該團隊還致力於在這個新的協作世界中進行重要的“最佳實踐”。 當成員想要共用文件時，他們克制住將文件附加到電子郵件訊息的誘惑，而是透過電子郵件發送文件連結。 透過電子郵件傳送連結可從文件庫中輕鬆完成，並將連結引導至小組網站上的最新版本。

該團隊的一項關鍵職責是提出行銷活動以推動銷售和收入。 當小組成員制定新的行銷活動計劃時，他們會共同撰寫文件並追蹤檔案的次要版本。 共同撰寫可讓多人同時編輯文件，而不必擔心要協調變更。 如果他們在文檔的一個版本中犯了錯誤，他們可以恢復以前的版本。 當他們完成行銷活動計劃時，他們可以建立一個主要版本，然後將其發送給他們的法律部門和經理核准。 當檔案獲核准後，公司其他員工便可檢視檔案。

網站擁有者會研究線上文件和訓練，並學習如何設定工作流程、將其與文件庫建立關聯，以及自動化收集意見反應、收集簽章和發佈最終文件的程序。

經過三個月的使用，文件庫和網站對行銷團隊來說變得至關重要，並有助於提高他們在整個企業中的生產力和可見度。 他們無法想像沒有它的工作，並正在探索使用 SharePoint 技術以改善共同作業的其他方式。

使用文件庫的方式

以下是一些使用文件庫的方法，讓文件庫對群組更實用， (從基礎到進階) 鬆散地組織起來：

使用和建立檢視 您可以使用檢視來查看文件庫中對您而言最重要或最符合用途的檔案。 文件庫的內容不會變更，但每個檢視都會組織或篩選檔案，讓檔案更容易找到，並以有意義的方式瀏覽。 如需檢視的詳細資訊，請參閱 建立、變更或刪除清單或文件庫的檢視。

追蹤版本 如果您需要保留先前版本的檔案，文件庫可協助您追蹤、儲存和還原檔案。 您可以選擇以相同方式追蹤所有版本。 或者您可以選擇將部分版本指定為主要版本 (例如在手冊中加入新章節)，以及將部分版本指定為次要版本 (例如修正拼字錯誤)。 為協助管理儲存空間，您可以選擇要儲存的每種版本類型的數量。

如需版本設定的詳細資訊，請參閱 啟用和設定清單或文件庫的版本設定。

共同撰寫或簽出檔案當您從文件庫編輯Microsoft Word或 PowerPoint 文件而未簽出時，其他人可以同時編輯該文件 (這是共同撰寫) 。 當您簽出檔案時，請確保只有一個人可以編輯檔案，直到檔案簽入為止。 您可以在包含敏感性文件的文件庫中，或當您想要仔細追蹤文件的演進時，要求將文件取出。 但請注意，要求結帳會讓使用者無法共同撰寫文件。 使用簽出時，系統會提示人員就他們在文件中變更的內容發表評論，但簽出也會減慢編輯和檢閱流程。 如需詳細資訊，請參閱 文件共同作業和共同撰寫 或簽 出、簽入或捨棄對文件庫中檔案所做的變更。

從傳統型程式編輯檔案當您將文件儲存在 SharePoint 網站上時，您可以直接從相容的傳統型程式（例如 Microsoft Word 或 PowerPoint）建立、編輯及共同撰寫文件，甚至不需要前往網站。 例如，您可以在其他人編輯 PowerPoint 簡報的同時編輯該簡報 (也稱為共同撰寫) 。 您也可以直接從 PowerPoint 管理簽入和簽出。 此外，您可以使用公司用或學校用 OneDrive 或 Outlook 將文件庫內容離線、從遠端位置使用，然後在重新上線時順暢地同步處理變更。

隨時掌握變更狀況 若要在文件庫中的文件變更時保持更新，請設定提醒、訂閱 RSS 摘要或追蹤文件。 警示、RSS 和追蹤之間的主要差異在於您收到通知的位置。 警示和 RSS 摘要都會通知您有關更新的資訊，並且都允許您自訂接收的資訊量。 你可以設定提醒或 RSS，以了解資料庫中何時發生任何變更。 若您只關心特定文件，請設定警示或追蹤該文件。 警示可以電子郵件或文字訊息的形式送達。 RSS 通知會以合併的摘要送達，您可以在 Outlook 或其他摘要閱讀程式中讀取。 如果您追蹤某份文件，貴組織使用 [新聞摘要]) ，您會在 [新聞摘要] (中收到通知。 如需通知的詳細資訊，請參閱建立 提醒或訂閱 RSS 摘要。

要求核准文件 您可以要求文件必須先核准，然後所有人都能看到。 文件在由擁有核准與拒絕權限的人員核准或拒絕之前，都會維持在擱置狀態。 您可以控制哪些群組的使用者可以在文件核准之前檢視文件。 如果您的文件庫包含需要先完成才能讓其他人查看的重要指導方針或程序，這個功能會很有用。

設定權限 SharePoint 群組和權限等級可協助您有效率地管理內容的存取權。 根據預設，對文件庫、文件庫內資料夾和文件的權限是從網站繼承而來。 為特定文件庫或文件指派唯一的權限可以幫助您保護敏感內容，例如合約或預算資訊，而不限制對網站其餘部分的存取。 如需權限的詳細資訊，請參閱 瞭解 SharePoint 中的權限等級。

建立工作流程 文件庫或內容類型可以使用貴組織針對商務程序定義的工作流程，例如管理文件核准或檢閱。 您的群組可以將商務程序套用至其文件，稱為工作流程，其指定需要依順序執行的動作，例如核准文件。 SharePoint 工作流程是一種透過一連串動作或工作來自動移動文件或項目的方式。 預設有三個工作流程可供文件庫使用：核准 (將文件路由傳送給一群人員以供核准)；收集意見反應 (將文件路由傳送給一群人員以取得意見反應，然後將文件傳回給起始該工作流程的人員來完成工作流程)；以及收集簽章 (將文件路由傳送給一群人員來收集他們的數位簽章)。

如需工作流程的詳細資訊，請參閱 關於 SharePoint 隨附的工作流程。

定義內容類型 如果您的群組使用數種類型的檔案，例如工作表、簡報和文件，您可以啟用並定義多種內容類型來擴充文件庫的功能。 內容類型可增加跨多個文件庫的彈性與一致性。 每種內容類型可以指定一個範本，甚至可以指定一個工作流程處理。 範本可做為起點，用於格式化和任何重複使用文字，以及用於套用至該類型文件的內容 (例如部門名稱或合約號碼)。

稽核追蹤 如果您有一組敏感性檔案，且瞭解文件的使用方式會很有幫助，您可以定義原則，可讓您啟用事件的稽核追蹤，例如檔案變更、複製或刪除。

設定原則 原則設定可啟用文件到期、自動刪除，或透過已達到指定期限的文件工作流程) (定期檢閱。 隨著程式庫的演進，使用這些處置設定可以節省時間和精力，而不是嘗試手動清理已滿的硬碟空間或避免達到配額限制。

使用文件中心網站 當您想要建立、管理及儲存大量文件時，可以使用 [文件中心] 網站。 文件中心旨在作為管理許多文件的集中存儲庫。 中繼資料和樹狀檢視瀏覽、內容類型和網頁組件等功能可協助您組織和檢索文件。 「內容管理員」可以快速設定中繼資料導向的瀏覽，以便在不明確建立索引的情況下，對大部分文件庫執行良好。 或者，內容管理員可以建立索引，以增強更廣泛的篩選和檢視的效能。 您可以使用文件中心網站做為使用者簽入和簽出檔案的 (撰寫環境，以及為這些檔案建立資料夾結構，) 或用作內容封存 (，使用者只能在) 檢視或上傳文件。

在網站上組織文件庫

您在文件庫中組織檔案的方式取決於群組的需求，以及您偏好如何儲存及搜尋資訊。 一些規劃可以幫助您設定最適合您小組的結構。 文件庫有數個功能，可協助您在一個文件庫中處理多個檔案。 不過，多個文件庫可能更適合您的群組。

在一個文件庫中儲存文件

您可能希望一個圖書館能夠滿足不同的需求。 例如，您可能在同一個群組內有數個專案，或多個群組在同一個專案上工作。 在下列情況時，請考慮使用單一程式庫：

• 您的群組必須看到同一套檔案的摘要資訊或不同檢視。 例如，主管可能會想要查看依部門或到期日分組的所有檔案。
• People 想要搜尋網站上相同位置的檔案。
• 您想要將相同的設定套用至檔案，例如追蹤檔案版本或需要核准。
• 使用文件庫的群組具有類似的特性，例如相同的權限層級。
• 您想要分析試算表中檔案的相關資訊，或接收有關檔案的整合更新。

若要有效率地處理一個文件庫中的文件，您可以透過新增欄、定義視圖或建立資料夾來組織文件庫中的檔案。

在多個文件庫中儲存文件

當您想要儲存和管理的檔案集之間或使用這些檔案的人員群組之間存在明顯差異時，您可能會想要建立多個文件庫。 使用多個文件庫的時機：

• 您想要儲存及管理的檔案類型各不相同，而且您不希望其他人經常檢視檔案摘要或一起搜尋檔案。
• 使用檔案的人員群組各不相同，且具有截然不同的權限等級。
• 您必須將不同的設定套用至不同的檔案集，例如版本設定或核准。
• 您不需要一起分析檔案，也不需要接收有關檔案的合併更新。
• 您想要提供一組不同的選項來建立新檔案，或您想要文件庫 [新增] 功能表上的選項以不同的順序顯示。

以下是您可以有效率地使用多個文件庫的一些方式。

設定網站範本和資料欄 如果貴組織想要在其文件庫之間建立一些一致的設定，它可以設定網站範本和網站欄。 您可以在多個文件庫之間共用設定，這樣就不必每次都重新建立設定。

將檔案傳送至其他位置 如果您希望檔案可在多個文件庫中使用，您可以將檔案儲存在一個文件庫中，然後將複本傳送至其他文件庫。 您可以選擇在對原始文件進行變更時，提醒您更新文件的任何副本。

建立程式庫範本 如果您想要為程式庫建立一些統一的設定，或在程式庫之間重複使用特性，您可以將程式庫儲存為範本。 程式庫範本可作為您網站上 [新增應用程式] 頁面上的選項使用。

在文件庫中整理檔案

組織文件庫中檔案的方法有好幾種。 您可以新增欄、定義檢視，以及建立資料夾。 每種方法都有其自身的優點，您可以將每種方法組合在一起，以滿足您的圖書館和團隊的獨特需求。

新增欄

根據預設，文件庫會追蹤檔案的名稱，以及檔案狀態的相關資訊，例如檔案是否已簽入。 但是，您可以指定其他資料欄位以協助群組分類和追蹤檔案，例如行銷活動名稱、專案編號，或是其他對團隊很重要的資訊。 您有數個選項可供您建立的資料欄位類型使用，包括單行文字、選項下拉清單、從其他資料欄位計算得出的數字，甚至是您網站上人員的名稱和圖片。

欄提供欄標題，方便人員排序及篩選文件。 當您在文件庫中顯示檔案時，您可以暫時排序或篩選檔案，方法是指向欄名稱，然後按一下名稱旁的向下箭號。 如果您需要以某種方式查看檔案，但下次檢視文件庫時必須重複這些步驟，這會很有幫助。

如需新增欄的詳細資訊，請參閱 建立、變更或刪除清單或文件庫中的欄。

定義檢視

使用者是否經常希望查看：與特定專案相關的所有文件、屬於特定部門的所有文件，或按到期月份對文件進行分組？ 如果預期要經常以特定方式檢視檔案，則可以定義檢視。 您可以在隨時使用文件庫時使用此檢視。 建立視圖時，該視圖會新增至位於資源庫功能區中的「目前視圖」下拉式清單。

文件庫檢視是頁面上顯示文件庫中項目的欄選取範圍，通常定義特定的排序順序、篩選、群組和自訂版面配置。 文件庫可以有個人檢視和公用檢視。 凡是已指派給網站 (上具有 [參與] 權限層級的 [成員] 群組的人) 都可以建立個人檢視，以特定方式查看檔案，或只篩選出他們想要查看的檔案。 如果您有設計資源庫的權限，則可以建立任何人在檢視資源庫時都可以使用的公用檢視。 您也可以將任何公用檢視設為預設檢視，讓使用者自動看到文件庫的該檢視。

如果群組成員在行動裝置上檢視文件庫，您甚至可以建立行動裝置檢視，以提供最適合裝置頻寬和限制的限制，例如檢視中顯示的項目數目。

如需檢視的詳細資訊，請參閱 建立、變更或刪除清單或文件庫的檢視。

建立和使用資料夾

資料夾是可用來對文件庫或清單中的內容進行分組和管理的容器。 如果已為文件庫啟用資料夾，您就可以將資料夾新增至大部分類型的文件庫。 如果您的文件庫包含許多項目，資料夾也會提高存取這些項目的效率。 當您建立資料夾時，您同時在幕後建立一個內部索引。 此內部索引也是針對根資料夾，或文件庫或清單的頂層建立的。 當您存取資料夾中的項目時，您同時有效率地使用此內部索引存取資料。

如果文件庫包含許多可以以特定方式分組的項目，您可以使用資料夾來組織文件庫內的內容。 群組的良好範例包括專案、團隊、部門、產品類別、年齡範圍、依字母順序排列的清單，以及按字母順序排列的子群組 (A-C、D-F 等等) 。 資料夾可以幫助人們以熟悉的方式掃描和管理大量檔案。

根據預設，啟用資料夾的文件庫會在文件庫的預設檢視中顯示資料夾，而沒有任何篩選。 這很有用，因為使用者可以在插入新文件時選擇適當的資料夾。 顯示所有資料夾也有助於降低項目被錯誤地新增到文件庫資料夾之外的可能性。 您可以使用文件庫功能區上的 [在檔案總管中開啟 ] 命令，輕鬆地將文件重新組織到不同的文件庫資料夾。

雖然文件庫資料夾不會顯示在網站導覽中，但網站擁有者或有權限設計網站的使用者可以啟用樹狀檢視，這會在網站導覽中顯示 [網站內容 ] 區段，並讓您展開、摺疊及輕鬆瀏覽文件庫的資料夾。

如需資料夾的詳細資訊，請參閱在 文件庫中建立資料夾 或 刪除文件庫中的資料夾。

搭配使用欄、檢視和資料夾

這三種方法可以一起使用。 在文件庫的預設檢視中，您用來追蹤文件的相同資料欄位，可用來建立具有數個篩選準則的檢視。 People 可以按一下欄標題，以動態排序和篩選檢視，以在一時衝動時尋找內容。 如果已在文件庫中定義資料夾結構，您可以在建立或修改檢視時，在 [資料夾] 區段中設定 [顯示所有不含資料夾的項目] 選項，以「展平」資源庫檢視。 每種方法都可以相輔相成，在正確的時間以正確的方式為您提供正確的內容。

程式庫類型

當您建立新網站時，會為您建立某些文件庫，例如小組網站中的文件庫。 您可以自訂這些程式庫以供使用，也可以建立自己的其他程式庫。 每種類型的程式庫都有特定的用途，有些程式庫具有一組不同的行為和功能。

資產庫 若要共用和管理數位媒體資產，例如影像、音訊和視訊檔案，請使用資產庫。 資產庫使用戶更容易發現和重複使用其他人已經創建的數字媒體文件，例如徽標和公司圖像。 資產庫也提供內容類型，其中包含管理和瀏覽媒體資產的屬性和檢視，例如縮圖和中繼資料關鍵字。 例如，您可能想要管理和儲存應用程式中的品牌影像和可重複使用的內容片段，以便在整個企業中可用並持續使用它們。

儀表板庫 包含網頁組件頁面、含有狀態清單的網頁組件頁面，以及 PerformancePoint 部署的儀表板。

資料連線程式庫 若要簡化資料連線的維護和管理，請使用資料連線程式庫。 資料連線庫是儲存 Office 資料連線 (ODC) 檔案的集中位置。 (.odc) 中的每一個檔案都包含如何尋找、登入、查詢及存取外部資料來源的相關資訊。 將 ODC 檔案集中在資料連線程式庫中，也可讓您從 SharePoint 網站內共用、管理和搜尋資料連線檔案，並協助確保商務資料和報表，尤其是試算表，以「一個真實版本」的形式，維持一組一致的值和公式結果。

文件庫 針對許多檔案類型，包括文件和試算表，請使用文件庫。 您也可以在文件庫中儲存其他類型的檔案，不過某些檔案類型會因為安全性考量而遭到封鎖。 當您使用未封鎖的程式時，可以從程式庫建立那些檔案。 例如，您的行銷團隊可能有自己的文件庫，用於規劃材料、新聞稿和出版物。

表單庫 如果您需要管理一組 XML 型商務表單，請使用表單庫。 例如，您的組織可能會想要將表單庫用於費用報表。 設定表單庫需要 XML 編輯器或 XML 表單設計程式，例如 Microsoft InfoPath。 使用者填寫的表單只是一個 .xml 檔案，其中包含資料 (以及只包含輸入到表單的資料) ，例如費用日期和金額。 構成費用報表的所有其他內容都是由表單範本提供。 在人員填寫表單後，您可以合併表單資料或將其匯出以進行分析。

圖片庫 若要共用數位圖片或圖形的集合，請使用圖片庫。 雖然圖片可以儲存在其他類型的 SharePoint 文件庫中，但圖片文件庫有幾個優點。 例如，從圖片庫中，您可以檢視投影片放映中的圖片、將圖片下載到電腦，以及使用相容的圖形程式（例如 Microsoft 小畫家）編輯圖片。 如果您想要儲存團隊活動或產品發佈會的圖片，請考慮建立圖片庫。 您也可以從網站上的其他地方連結至圖庫中的圖片，例如 Wiki 和部落格。

記錄庫 若要保留中央儲存庫以儲存和管理組織的記錄或重要的商務文件，請使用記錄資料庫。 例如，您的組織可能需要遵守合規法規，這些法規需要有組織的流程來管理相關文件。 記錄中心網站可以包含許多記錄庫，可用來儲存不同類型的記錄。 您可以針對每一個文件庫設定原則，以決定要儲存哪些記錄、如何路由和管理文件，以及這些記錄必須保留多久。

報表庫 若要簡化網頁、文件和關鍵績效指標的建立、管理和交付， (度量和目標的 KPI) ，請使用報表庫。 報表庫是您可以建立及儲存報表的中央位置，例如 Excel 活頁簿和儀表板頁面。 當您將 Excel 活頁簿發佈至報表文件庫時，按一下即可在瀏覽器檢視中開啟，這是一種方便查看活頁簿的方式，而不需要將活頁簿新增至 [網頁組件] 頁面。

流程圖程式庫 (公制和美國單位) 若要儲存及共用圖表流程文件，例如使用 Microsoft Visio 建立的文件，請使用流程圖庫。 公制和美國單位庫是根據其各自的度量量身打造的。

Wiki 頁面文件庫 若要建立連線的 Wiki 頁面集合，請使用 Wiki 頁面文件庫。 Wiki 可讓多人以易於建立和修改的格式收集資訊。 您也可以將包含圖片、表格、超連結和內部連結的 Wiki 頁面新增至文件庫。 例如，如果您的小組為專案建立 Wiki 網站，網站可以將秘訣和訣竅儲存在一系列相互連結的頁面中。