如何使用合併列印功能在 Word 中，若要建立，然後列印使用 Excel 工作表之資料的套印信件

插入合併欄位

將想要合併名稱、 地址及其他資訊，從資料來源的合併欄位。若要插入合併欄位，請依照下列步驟執行：

1. 在主文件中，按一下您想要插入欄位的位置。

2. 插入下列其中一項：
   

   • 使用名稱、 地址和其他資訊的地址區塊：
     

     1. 按一下 [地址區塊]。

     2. 在 [插入地址區塊] 對話方塊中，選取您想要包含的地址元素及所需格式，，然後按一下[確定]。如需某個選項的說明，請按一下問號，，，然後按一下 [選項。
        
        

     3. 如需某個選項的說明，請按一下問號，，，然後按一下 [選項。如果 [符合欄位] 對話方塊出現時，Word 可能找不到某些地址區塊所需要的資訊。接下來按一下箭號
        （不適用），然後選取您對應到 [合併列印所需之欄位的資料來源中的欄位。

   • 招呼語列：
     

     1. 按一下 [祝賀行]。

     2. 選取祝賀行格式，包括問候語、 名稱格式以及後續的標點。

     3. 選取您想要在其中，Word 無法解譯收件者名稱的情況下顯示的文字。例如，Word 無法解譯的名稱，當資料來源包含沒有姓氏或名字，收件者，但只包含公司名稱。
        

     4. 按一下 [確定]。

     5. 如果 [符合欄位] 對話方塊出現時，Word 可能找不到某些所需問候行資訊。按一下 [ （不適用），旁邊的箭號，然後從您對應到 [合併列印所需之欄位的資料來源中選取的欄位。

   • 其他資訊欄位：
     

     1. 按一下 [更多的項目。

     2. 使用下列方法之一：
        

        • 按一下以選取從會自動對應到相對應的欄位，在您的資料來源中的地址欄位，即使資料來源的欄位不一定相同的名稱與您的欄位的地址欄位]。

        • 按一下以選取的欄位，都需要在資料庫中的 [直接從資料行的資料的資料庫欄位]。

     3. 在 [欄位] 方塊中，按一下您想要的欄位。

     4. 按一下 [插入]，然後按一下 [關閉]。

     5. 如果 [符合欄位] 對話方塊出現時，Word 可能無法找到一些所需插入欄位的資訊。按一下 [ （不適用），旁邊的箭號，然後從您對應到 [合併列印所需之欄位的資料來源中選取的欄位。
        
        注意如果您從資料庫欄位] 清單中，插入一個欄位，而且如果您稍後切換到沒有相同名稱的資料行的資料來源時，Word 無法將該欄位資訊插入合併的文件。

   • 電子郵資：
     
     若要新增電子郵資，您必須先安裝電子郵資程式，例如您可以從 Web 上的第三方提供者購買的其中一個程式。若要使用電子郵資，請依照下列步驟執行：

     1. 按一下 [電子郵資]。
        
        如果您沒有安裝電子郵資程式，會提示您安裝其中一個，and 提議您連線到下列的 Microsoft Office Web 網站：

        列印的線上郵資
        http://office.microsoft.com/services/service.aspx?sid=2.4

     2. 插入電子郵資，根據程式的指示。

   • 若要新增電子郵資，您必須先安裝電子郵資程式，例如您可以從 Web 上的第三方提供者購買的其中一個程式。若要使用電子郵資，請依照下列步驟執行： 郵件條碼： 您必須選取支援 POSTNET 條碼的字母或信封類型。若要使用郵件條碼，請依照下列步驟執行：

     1. 按一下 [郵件條碼]。

     2. 在 [插入郵件條碼] 對話方塊中，選取適當的地址欄位。
        
        注意 [郵件條碼] 選項，僅會在您使用英文版的 Word 時出現。

     3. 重複步驟和所有您想要插入的欄位 b。附註：
        

        • 您不能輸入合併欄位字元 ("") 或使用 [插入] 功能表上的 [符號] 指令來插入這些。

        • 如果出現如 {MERGEFIELD 縣/市}，大括號內的合併欄位 Word 顯示功能變數代碼，而不是功能變數結果。這不會影響合併，但如果您想要顯示其結果，以滑鼠右鍵按一下功能變數代碼，然後按一下快顯功能表上的 [切換功能變數代碼。

     例如，藉由使用前面所示的範例資料庫，您的信件，可能會包含 [時會括在箭頭 」 和 「 祝賀] 欄位中，而因此您第一頁就會出現類似下列：

     2002 年 2 月 26 日
     
     時會括在箭頭
     
     祝賀
     
     輸入您的信件。
     
     敬祝商琪，
     
     輸入您的名稱
     
     

   注意您也可以使用[合併列印] 工具列來插入合併欄位、 使用 [合併列印主文件，或者執行合併列印。若要顯示[合併列印] 工具列，指向 [工具] 功能表中，[信件與郵件] ，然後按一下 [顯示合併列印工具列。
   
   
   [合併列印] 工具列提供不會包含在合併列印精靈] 工作窗格中的其他命令。例如，您可以使用[合併列印] 工具列上的 [插入 Word 功能變數] 功能表，插入 Word 功能變數來控制合併處理序。例如，您可以插入 IF 功能變數，在特定合併欄位具有指定的值時，才插入文字。
   
   或者，您可以按一下 [檢查錯誤，才能讓 Word 執行合併列印並報告所包含的任何錯誤主文件中。

變更合併資料的格式

若要格式化合併的資料，您必須在主文件中的合併欄位格式化。不要格式化的資料來源中的資料，因為它的格式設定時不會保留您的資料合併到文件。若要變更合併資料的格式，請依照下列步驟執行：

1. 在主文件中，選取包含您要格式化的資訊的欄位，包括封入的合併欄位字元 （<> <>）。

2. 在 Word 2003 和舊版的 Word 中，請按一下 [字型]，請在 [格式] 功能表上，然後選取您想要的選項。
   
   在 Word 2007 中，按一下 [首頁] 索引標籤上的 [字型] 群組中的 [佈景主題字型] 方塊中您想要的選項。

使用功能變數代碼的格式

若要控制其他方面的格式，請按 ALT + F9 以顯示功能變數代碼，然後再新增參數的合併欄位。當您使用欄位時，參數是會導致發生的特定動作的特殊別指令。一般而言，交換器會新增至欄位來修改結果。

如何使用參數的範例如下所示：

• 若要顯示為$ 34，987.89的數字的34987.89 ，新增數值顯示格式參數 (\ #)。

• 如果要列印用戶端名稱以大寫的字母，請新增格式參數 (\ *)。

• 如果要確定合併的資訊都有相同的字型和您將套用至合併欄位的點數大小，請新增 Charformat 參數 (\ *)。

個人化個別信件

若要個人化個別項目，您可以真正完成合併，並再編輯產生的合併文件中您想要的資訊。若要執行這項操作，請參考下列步驟：

1. 按一下 [編輯個別信件]。

2. 在 [合併到新的文件] 對話方塊中，選取您想要合併的記錄。

3. 按一下 [確定]。
   
   Word 會建立，並開啟新的合併文件。主文件仍然保持開啟，而且如果您想要變更的所有文件，您可以切換回它。

4. 捲動到想要編輯，然後進行變更的資訊。

5. 列印或儲存文件，就像對一般文件一樣。

列印信件

若要列印信件，請使用下列方法之一：

• 如果您的個人化項目，且合併的文件正在使用中，請依照下列步驟執行：
  

  1. 在 Word 2003 和舊版的 Word 中，請按一下 [檔案] 功能表上的 [列印]。
     
     在 Word 2007 中，按一下 [ Microsoft Office] 按鈕，再列印。

  2. 選取您想要的選項。

• 如果您想要直接從 [合併列印精靈列印，請依照下列步驟執行：
  

  1. 在步驟 6 中的 [合併列印精靈 （[完成合併），按一下 [列印]。

  2. 在 [合併到印表機] 對話方塊中，使用下列方法之一，然後按一下[確定]:
     

     • 若要列印所有文件，按一下 [所有]。

     • 若要列印的文件，您看到文件視窗中，按一下 [目前的記錄]。

     • 若要列印文件範圍，請按一下 [從]，然後在 [ From和To ] 方塊中鍵入記錄編號。

  3. 在 [列印] 對話方塊中，選取您想要的選項。

儲存供稍後使用的合併的信件

如果您想要編輯合併的信件，或將它們儲存以供日後使用，您可以將信件集中到一份文件。若要執行這項操作，請參考下列步驟：

1. 按一下 [編輯個別信件]。

2. 在 [合併到新的文件] 對話方塊中，使用下列方法之一，然後按一下[確定]:
   

   • 要合併所有文件，請按一下 [全部]。

   • 要合併您在文件視窗中看到的文件，請按一下 [目前的記錄]。

   • 若要合併的文件的範圍，請按一下 [從]，然後在 [ From和To ] 方塊中鍵入記錄編號。

3. Word 會開啟一份新文件包含所有個別的字母。然後，您可儲存文件以供日後使用，就像對一般文件一樣。