Access 提供多種工具，幫助你快速建立吸引人且易讀的報告，並以最適合使用者需求的方式呈現資料。 你可以在 「建立 」標籤中使用指令，一鍵建立簡單的報告。 你可以使用報表精靈建立更複雜的報表，或是自己加入所有資料和格式元素來建立報表。 無論你選擇哪種方法，你大概都會至少對報告的設計做一些修改，讓它以你想要的方式顯示資料。 本文將討論設計報告的一般流程，並示範如何在報告中加入特定的設計元素。
本文內容
決定如何排版你的報告
設計報告時，首先必須考慮資料如何排列頁面，以及資料如何儲存在資料庫中。 在設計過程中，你甚至可能會發現資料表中的排列方式無法讓你產生想要的報告。 這可能表示資料表未正規化——意即資料未以最有效率的方式儲存。
先畫一份報告草圖
此步驟並非必須——你可能會發現存取報告精靈或報告工具 (在報告群組的建立標籤中) 提供足夠的起始設計。 不過，如果你決定不使用這些工具來設計報告，可能會覺得在紙上畫一個欄位所在的框，並在每個欄位中寫下欄位名稱，先做一份報告的粗略草圖。 或者，你也可以使用像 Word 或 Visio 這類程式來建立報告的模擬圖。 無論你用哪種方法，務必包含足夠的列來顯示資料的重複。
例如，你可以用一列來記錄產品資訊，接著用多列重複的列來記錄該產品的銷售，最後用一列來顯示該產品的銷售總額。 接著，這個序列重複到下一個產品，如此循環直到報告結束。 或者，你的報告只是表格中資料的簡單列表，這時草圖可以只包含一系列的列和欄。
注意
如果你要為別人設計報告，這個技巧也非常有用。 在這種情況下，對方可以在你開始工作前先畫好草圖。
建立草圖後，決定哪些表格或表格包含你想在報告中顯示的資料。 如果所有資料都包含在同一個表格中，你可以直接以該表格為基礎撰寫報告。 更常見的是，你想要的資料會被儲存在多個表格中，你必須將它們整合成查詢，才能在報告中顯示。 查詢可以嵌入在報表的 RecordSource 屬性中，或者你也可以建立一個獨立且已儲存的查詢，並以此為基礎撰寫報告。
決定每個報告區塊要放哪些資料
每份報告包含一個或多個報告區塊。 每份報告中唯一會出現的部分是「詳細」部分。 此區段對報告所依據的資料表或查詢中的每個記錄重複一次。 其他章節為可選且重複頻率較低，通常用來顯示一組紀錄、報告某頁或整份報告的共通資訊。
下表說明每個區段的位置及該區段的典型使用方式。
| 章節 | 位置 | 典型內容 |
|---|---|---|
| 報表標題區塊 | 只出現一次，在報告的第一頁頂端。 |
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| 報告頁尾部分 | 出現在報告最後一行資料後方，頁腳區塊上方。 | 報告總數 (總數、計數、平均值等等) |
| 頁首區段 | 顯示在報告每頁的最上方。 |
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| 頁腳區塊 | 該報告出現在每頁底部。 |
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| 群組標題區段 | 出現在一組紀錄之前。 | 被分組的欄位 |
| 群組基腳段 | 出現在一組唱片之後。 | 群組總和 (總和、計數、平均值等) |
關於新增或移除報告標題與頁尾區塊，或頁面頁首與頁尾區塊，請參閱本文中 新增或移除報告或頁面頁首及頁尾區塊 的資訊。 你可以在版面檢視或設計檢視中使用 群組、排序和總計 窗格來新增群組的頁眉和頁尾區塊。
決定如何安排細節資料
大多數報告以表格或堆疊式排列，但 Access 讓你能靈活使用幾乎任何你想要的紀錄和欄位排列方式。
表格式排版 表格式的排版類似於試算表。 標籤橫跨頂部，資料則排列在標籤下方的欄位中。 表格指的是資料呈現的表格狀外觀。 這就是 Access 在「建立」標籤中點選「報告」群組時所建立的報告類型。如果你的報告欄位數量相對較少，想要以簡單的清單格式顯示，表格式是個不錯的選擇。 下圖展示了一份使用表格式排版所建立的員工報告。
堆疊式佈局 堆疊式的版面類似於你開設銀行帳戶或從線上零售商購物時填寫的表單。 每段資料都有標籤，欄位會堆疊在一起。 這種版面適合欄位過多無法以表格格式顯示的報告——也就是欄位的寬度會超過報告的寬度。 以下圖示展示了一份使用堆疊版面製作的員工報告。
注意
在報告精靈中，此版面配置稱為欄式版面。
混合布局 你可以混合表格和堆疊式的配置元素。 例如，對於每筆記錄，你可以將部分欄位橫向排列在「細節」區塊頂端，並將同一紀錄的其他欄位堆疊成一個或多個堆疊的配置，置於頂列下方。 以下插圖展示了一份使用混合版面製作的員工報告。 ID、姓氏和名字欄位以表格式控制式排列，職稱與商務電話欄位則以堆疊式排列。 在此範例中，格線用於為每位員工提供欄位的視覺分隔。
正向佈局 如果你使用報告嚮導建立報告，可以選擇使用對齊版面。 此版面利用頁面寬度，盡可能簡潔地顯示紀錄。 當然，你也可以不用報告精靈也能達到相同的結果，但要精確對齊欄位會是一個非常費時的過程。 以下說明是使用報告精靈的對齊版面設計建立的一份員工報告。
對齊版面是個不錯的版面，如果你在報告中顯示大量欄位。 在前述範例中，若使用表格式排版顯示相同資料，欄位會延伸出頁面邊緣。 如果使用堆疊式排版，每條記錄佔用更多垂直空間，浪費紙張，也讓報告更難閱讀。
使用控制配置來對齊你的資料
控制版面是你可以在報表開啟時，以版面檢視或設計檢視時新增的指引。 當你使用報表精靈建立報表，或在「建立」標籤的報表群組點擊報表時，Access 會自動加入控制項版面。控制項版面就像一張表格，每個儲存格可以包含標籤、文字框或其他任何類型的控制項。 以下圖示展示了報告上的表格式控制佈局。
橘色線條表示控制佈局的列與欄，僅在報告以版面檢視或設計檢視開啟時可見。 控制項版面能幫助你達成資料在列和欄的均勻對齊，並且讓你更容易新增、調整或移除欄位。 透過使用排列標籤中的表格與位置群組工具， (在版面檢視或設計視圖) 中，您可以將一種控制配置變更為另一種，並從佈局中移除控制項，以便能將控制項置於報告中任意位置。
新增或移除報告或頁面頁首與頁尾區塊
如本文前述所述，頁首和頁尾是報告區塊，可以用來顯示整份報告或報告每頁共有的資訊。 例如，你可以新增頁面頁尾區塊，在每頁底部顯示頁碼，或新增報表標題區塊，顯示整份報告的標題。
新增報告或頁面頁首與頁尾區塊
在 [功能窗格] 中，以滑鼠右鍵按一下您要變更的報表，然後按一下捷徑功能表中的 [設計檢視]。
確認報告中已經包含哪些章節。 區段之間由稱為 區段選擇器的陰影水平條分隔。 每個區段選擇器的標籤會標示緊鄰的區塊。
每個報告都有詳細資料區塊，也可以包含報告頁頭、頁面頁首、頁尾和報告頁腳等區塊。 此外，如果報表中有分組層級，你可能會看到群組標頭或頁尾 (，例如前述插圖) 所示的 「檔案為標頭 」。 預設情況下，群組標頭與頁尾會以群組基底的欄位名稱或表達式命名。 此時，群組欄位名稱為「File As」。要在報告中新增頁面頁首與頁尾區塊，或報告頁首與頁尾區塊，請右鍵點擊任一區段選擇器，然後在快捷選單中點選 頁首/頁尾 或 報告頁首/頁尾 。
注意
如果該區塊已經存在於報告中，Access 會警告你將刪除現有區塊及其包含的控制項。
你現在可以移動現有控制項或新增控制項到新區塊。
Access 總是成對新增頁面與報告的頁首與頁尾區塊。 也就是說，你不能新增頁面或報告標頭區塊，否則必須同時加上相應的頁尾區塊。 如果你不需要兩個區塊，就不能刪除某個區段，但你可以將未使用的區塊調整到0 (0) 高度，以避免報告中增加額外的垂直間距。 將指標置於未使用的區塊底部，直到它變成雙頭箭頭 
，然後向上拖曳直到該區段隱藏。 如果該區段有任何控制項，你必須先刪除它們，才能完全隱藏該區塊。
移除報告或頁面頁首與頁尾區塊
- 在 [功能窗格] 中，以滑鼠右鍵按一下您要變更的報表，然後按一下捷徑功能表中的 [設計檢視]。
- 右鍵點擊任一區段選擇器，然後在快捷鍵選單中點選頁面 標題/頁腳 或 報告頁首/頁尾 。
如果你移除的是頁首和頁尾對，而這些區塊包含控制項，Access 會警告你刪除區塊也會刪除控制項，且無法還原該動作。 點擊 「是 」可移除區段並刪除控制項，或點擊 「否 」取消操作。
格式化不同資料類型的技巧
當你使用報告工具建立報告時，Access會根據欄位的資料類型， ( 建立標籤、報告群組) ，或使用報告精靈，將欄位新增到報告中，並根據欄位的資料類型建立最合適的控制項來顯示每個欄位。 如果你自己在報告中新增欄位，建議方法是將每個欄位從 欄位 清單拖曳到報告中。 與報表精靈或 報表 工具相同，Access 會根據欄位的資料型態，為每個欄位建立最合適的控制項。 對大多數資料型態來說，最合適的 (預設) 控制項是文字框。
以下章節提供如何格式化某些特殊情況資料類型的建議。
多值場 多值欄位的預設控制是組合盒。 這在報告中用這個控制項的選擇可能有點奇怪，因為你無法點擊報告中的組合框上的箭頭。 然而，在報告的情境中，組合框的行為就像文字框一樣。 箭頭僅在設計檢視中顯示。
若欄位包含多個值，則以逗號分隔。 如果組合框不夠寬，無法在同一行顯示所有值，且組合框的 CanGrow 屬性設定為 「是」，值會繞到下一行。 否則，數值會被截斷。 要設定控制項的 CanGrow 屬性，請在設計檢視或版面檢視中開啟報告，點擊控制項，然後按 F4 顯示控制項的屬性表。 CanGrow 屬性同時位於控制項屬性表的 Format 標籤和 All 標籤中。
富文本欄位 富文字欄位的預設控制項是文字框。 如果文字框不夠寬，無法在同一行顯示所有值，且文字框的 CanGrow 屬性設 為「是」，則值會繞行到下一行。 否則，數值會被截斷。 要設定控制項的 CanGrow 屬性，請在設計檢視或版面檢視中開啟報告，點擊控制項，然後按 F4 顯示控制項的屬性表。 CanGrow 屬性同時位於控制項屬性表的 Format 標籤和 All 標籤中。
富文本欄位能幫助你以多種方式格式化文字。 例如，欄位中的多個單字可以被底線，而同一欄位中的其他幾個單字則可以用斜體標示。 不過，你仍然可以為包含富文本的文字框設定整體格式風格。 文字框格式僅適用於未特別使用富文字格式化的文字。
為顯示富文字欄位的文字框設定格式樣式
- 在導覽窗格中右鍵點擊報表，然後在快捷選單中點選「 版面檢視 」。
- 點擊顯示富文字欄位的文字框，然後在「 格式 」標籤的 字型 群組中，點選你想套用的格式風格。
Access 會將格式化應用於富文字欄位中尚未套用該類型 (但未在支援資料輸入的視圖中套用該格式值) 的文字，例如資料表或查詢的資料表檢視，或表單的表單檢視。 例如，如果欄位中部分文字採用紅色字型，而你在文字框上套用藍色字型，Access 會將所有文字都變成藍色，除了那些單獨被標示為紅色的文字。 再舉一個例子，如果欄位中某部分文字格式為11點字型，且你對文字框套用14點字型，Access會將14點字型大小套用於所有文字，唯獨該文字本身格式為11點。
附加欄位 附加欄位使用一種特殊控制項，其他資料型別不會使用。 你可以透過使用單一附件欄位將多個檔案附加到同一紀錄，但該欄位一次只能顯示一個附件的資訊。 預設情況下，附件控制項會根據目前顯示的附件檔案類型，顯示圖示或圖片。 如果你願意，可以設定附件控制的屬性，讓所有附加檔案都以圖示顯示，或者欄位只顯示迴紋針圖示和附件數量。 假設你已經在報告中使用附件控制項，你可以使用以下程序調整控制項屬性以適應不同控制項的用途。
設定附件欄位的顯示屬性
在導覽窗格中右鍵點擊報表，然後在快捷選單中點選「 版面檢視 」。
點擊附件控制。 如果沒有顯示屬性表，請按 F4 以顯示屬性表。 在屬性表上，點選「 格式 」標籤。
請參考以下表格作為設定附件控制項屬性的指南。屬性 設定 顯示為 - Image/Icon 會 以圖片顯示圖形，其他檔案則以圖示顯示。 這是預設設定。
- 圖示 會將所有檔案顯示為圖示。
- 迴紋針 顯示迴紋針圖示，後面以括號標示附件數量。
預設畫面 如果沒有附加檔案，要讓預設圖片出現在附件控制中，點擊屬性框中的 
，瀏覽你想要的圖片，然後點擊 開啟。
註： 如果將 「顯示為」 屬性設為 迴紋針，預設圖片不會顯示。畫面對齊 從清單中選擇你想要的對齊方式。 預設設定是 中央。 調整此設定可能會產生意想不到的結果，視畫面 尺寸模式 屬性的設定而定。 圖片尺寸模式 此設定僅在「 顯示為」 屬性設為 Image/Icon 時可用。 - Clip 會以實際大小顯示影像。 如果影像太大無法放入控制面板，則會被裁剪。
- Stretch 會拉伸影像，使其填滿整個控制點。除非附件控制項大小與圖片完全相同，否則使用此設定會使影像變形，呈現垂直或水平拉伸。
- Zoom 將影像顯示到最大大小，且不會裁剪或扭曲影像。 這是預設設定。
如果你用這個控制來顯示圖形，請調整附件控制的大小，這樣你才能看到你想要的細節。