Access 桌面資料庫的基本工作

本文內容

• 選擇範本

• 從頭開始建立資料庫

• 新增資料表

• 複製與貼上資料

• 匯入或連結至資料

• 使用資料表分析組織資料

• 後續步驟

選擇範本

Access 範本具有內建的表格、查詢、表單和報告，可供使用。 模板的選擇是您開始 Access時首先註意到的事情，您可以在線搜索更多模板。

1. 在 Access 中按一下「檔案」>「新增）。

2. 選取桌面資料庫範本，然後在「 檔案名稱」下輸入資料庫名稱。 (如果您沒有看到適合您的範本，請使用 [搜尋線上範本 ] 方塊 ) 。

3. 您可以使用 Access 顯示在 「檔案名稱 」方塊下方的預設位置，或按一下資料夾圖示來挑選一個位置。

4. 按一下 [建立]。

視範本而定，您可能必須執行下列任一動作以開始使用：

• 如果 Access 顯示「 登入」 對話方塊，其中包含空白的使用者清單：

  1. 按一下 [新增使用者]。

  2. 填寫 [使用者詳細資料] 表單。

  3. 按一下 [儲存並關閉]。

  4. 選取您剛才輸入的使用者名稱，然後按一下 [登入]。

• 如果 Access 訊息列中顯示「安全性警告」訊息，且您信任範本的來源，請按一下「啟用內容」。 如果資料庫需要登入，請再次登入。

如需詳細資訊，請參閱 從範本建立 Access 桌面資料庫。

從頭開始建立資料庫

如果沒有範本符合您的需求，您可能會以空白桌面資料庫開始使用。

1. 從 Access中，按一下 新增 > 空白桌面資料庫。

2. 在 [檔案名稱] 方塊輸入資料庫名稱。

3. 您可以使用 Access 顯示在 「檔案名稱 」方塊下方的預設位置，或按一下資料夾圖示來挑選一個位置。

4. 按一下 [建立]。

新增資料表

在資料庫中，您的資訊是儲存在多個相關的資料表中。 若要建立資料表：

1. 當您第一次開啟資料庫時，您會在 [資料工作表] 檢視中看到空白資料表，您可以在其中新增資料。 若要新增其他表格，請按一下建立 > 表格。 您可以開始在儲存格) (空白欄位中輸入資料，或從其他來源 （例如 Excel 活頁簿） 貼上資料。

2. 若要重新命名欄 (欄位)，請按兩下欄名，然後輸入新名稱。

   提示:  有意義的名稱可讓您無須查看內容即可知道每個欄位中的內容。

3. 按一下 [檔案] > [儲存]。

• 若要新增更多欄位，請在 [按一下以新增] 欄中輸入。

• 若要移動欄，請按一下欄名加以選取，再將之拖曳到所需的位置。 您亦可選取連續的欄，將之全部拖曳到新位置。

如需詳細資訊，請參閱資料表簡介。

複製與貼上資料

您可以將資料從其他程式（例如 Excel 或 Word ）複製並貼到 Access 表中。 若資料分散到各欄中，效果最佳。 如果資料在文字處理程式中，例如 Word，要麼使用標籤來分隔列，要麼在複製前轉換為表格格式。

1. 如果資料需要編輯，例如將完整姓名分成名字和姓氏，請先在來源程式中完成。

2. 開啟來源，然後複製 (Ctrl + C) 資料。

3. 在資料工作表檢視中開啟您要新增資料的 Access 表格，然後貼 (Ctrl + V) 。

4. 按兩下每個欄名，輸入有意義的名稱。

5. 按一下 [檔案] > [儲存]，並為新資料表命名。

   附註:  Access 會根據您貼到每欄第一列的資訊來設定每個欄位的資料類型，因此請確定後續列中的資訊與第一列相符。

匯入或連結到資料

您可以從其他來源匯入資料，也可以從 Access 連結至資料，而不將資訊從儲存位置移開。 如果您有多個會更新資料的使用者，並要確認您看到的是最新版本或想要節省儲存空間時，就可以使用連結功能。 針對大部分的格式，您都可選擇要連結至資料或匯入資料。 如需詳細資訊，請參閱 匯入或連結至其他 Access 資料庫中的資料 。

程序會根據資料來源而有些微不同，但這些指示可帶您入門：

1. 在 [外部資料 ] 索引標籤的 [匯入 & 連結 ] 群組中，按一下 [新增資料來源 ]，然後從列出的子功能表選項中選取您要匯入或連結到的資料格式。

   附註: 如果您仍然找不到正確的格式，您可能需要先將資料匯出為 Access 支援 (的檔案格式，例如分隔文字檔案) 。

2. 請遵循 [取得外部資料 ] 對話方塊中的指示。

當您連結時，有些格式僅能以唯讀的方式使用。 以下外部來源可供您匯入資料，或從這些外部來源建立連結：

如需詳細資訊，請參閱 匯入或連結至其他 Access 資料庫中的資料。

使用資料表分析組織資料

您可使用 [資料表分析精靈]，快速識別多餘資料。 精靈會提供簡單的方式，將資料組織為個別資料表。 Access 會保留原始資料表作為備份。

1. 開啟包含您要分析之資料表的 Access 資料庫。

2. 按一下 [資料庫工具] > [分析資料表]。

   精靈的前兩頁包含有範例的簡短教學課程。 若您看到標示為 [要顯示簡介頁嗎?] 的核取方塊，請核取此方塊，再按兩次 [上一步] 查看簡介。 若您不希望再次查看簡介頁，請取消核取 [要顯示簡介頁嗎?]

如需詳細資訊，請參閱使用 [資料表分析器] 將您的資料正常化。

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後續步驟

其餘的設計程序視您的用途而異，但您可考慮建立查詢、表單、報告和巨集。 以下文章可提供協助：

• 資料表簡介

• 查詢簡介

• 建立 Access 表單

• Access 中的報表簡介

• 使用備份與還原程序來保護資料

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