使用查詢計算資料

本文說明如何計算查詢在 Access 中傳回的資料。 例如，在表單或報表上，您可以計算一個或多個資料表欄位或控制項中的項目。 您也可以計算平均值，並找出最小值、最大值、最早值和最新值。 Access 也提供名為 [合計] 列的功能，可讓您計算資料工作表中的資料數量，而不需要變更查詢設計。

您想要做什麼？

• 了解計算資料的方式
• 使用 [合計] 列計算資料
• 使用合計查詢計算資料
• 彙總函數參考

了解計算資料的方式

您可以使用函數 Count 來計算欄位或值欄中的項目數。 此 Count 函數屬於一組稱為 彙總函數的函數。 您可以使用彙總函數來計算一欄的資料，然後傳回單一值。 除了 之外， CountAccess 還提供數個彙總函數，例如：

• Sum，以新增一欄數字。
• Average，以計算一欄數字的平均值。
• Maximum，以尋找欄位中的最高值。
• Minimum，以尋找欄位中的最小值。
• Standard Deviation，以測量值與平均值的分佈範圍。
• Variance，以測量欄中所有值的統計變異數。

Access 提供兩種在查詢中新增 Count 和其他彙總函數的方法：

• 在 [資料工作表檢視] 中開啟查詢，然後新增 [合計] 資料列。 [合計] 列可讓您在查詢結果集的一欄或多欄中使用彙總函數，而不變更查詢設計。
• 建立合計查詢。 合計查詢會計算記錄群組的小計。 例如，如果您想要依城市或季小計所有銷售額，您可以使用合計查詢，依您想要的類別將記錄分組，然後加總銷售數字。 相反地，[合計] 資料列則會針對一或多個資料行 (欄位) 計算總計。

如需使用其他彙總函數方式的詳細資訊，請參閱在 資料工作表中顯示欄總計一文。

下列各節中的步驟將說明如何新增 [合計] 資料列，以及如何使用合計查詢來計算資料。 請記住，此 Count 函數比其他彙總函數可處理更多的資料類型。 例如，您可以針對任何欄位類型執行， Count 但包含複雜、重複純量資料的欄位類型除外，例如多重值清單欄位。

相反地，許多彙總函數只能在使用特定資料類型的欄位上運作。 例如，函數 Sum 僅適用於設定為 [數字]、[小數] 或 [貨幣] 資料類型的欄位。 如需每個函數所需資料類型的詳細資訊，請參閱本文稍後的 彙總函數參考 。

如需有關資料類型的一般資訊，請參閱 修改或變更欄位的資料類型集一文。

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使用 [合計] 列計算資料

您可以在 [資料工作表檢視] 中開啟查詢，新增資料列，然後選取 Count 函數或其他彙總函數，例如 Sum、 MinimumMaximum、 或 Average，以新增合計資料列至查詢。 本節中的步驟說明如何建立基本選取查詢並新增 [合計] 資料列。

建立基本的選取查詢

1. 在 [建立] 索引標籤的 [查詢] 群組中，按一下 [查詢設計]。
2. 按兩下您要在查詢中使用的資料表，然後按一下 [關閉]。 選取的資料表會在查詢設計工具的上方區段顯示為視窗。 下圖顯示查詢設計工具中的一般資料表：
3. 按兩下您要在查詢中使用的資料表欄位。 您可以包含包含描述性資料的欄位，例如名稱和描述，但必須包含包含要計數之值的欄位。 每個欄位都會出現在查詢設計方格中的資料行中。
4. 在 [查詢設計] 索引標籤的 [結果] 群組中，按一下 [執行]。 查詢結果會顯示在 [資料工作表檢視] 中。
5. 或者，返回 [設計檢視] 並調整您的查詢。 若要這麼做，請以滑鼠右鍵按一下查詢的 [文件] 索引標籤，然後選取 [設計檢視]。 然後，您可以視需要新增或移除資料表欄位。 若要移除欄位，請在設計格線中選取資料欄，然後按 Delete。
6. 您可以選擇儲存您的查詢。

新增合計列

1. 在 [資料工作表檢視] 中開啟查詢。 以滑鼠右鍵按一下查詢的 [文件] 索引標籤，然後按一下 [資料工作表檢視]。 -或- 在 [瀏覽窗格] 中，按兩下查詢。 這樣做會執行查詢，並將結果載入資料工作表。
2. 在 [常用] 索引標籤上，按一下 [記錄] 群組中的 [合計]。 資料工作表中最後一列資料下方隨即出現新的 [合計] 資料列。
3. 在 [合計 ] 資料列中，按一下您要加總的欄位，然後從清單中選取 [計數 ]。

隱藏合計列

• 在 [常用] 索引標籤上，按一下 [記錄] 群組中的 [合計]。

如需使用 [合計] 資料列的詳細資訊，請參閱 在資料工作表中顯示資料行總數一文。

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使用合計查詢計算資料

當您需要計算查詢傳回的部分或全部記錄時，可以使用合計查詢而不是 [合計] 列來計算資料。 例如，您可以計算銷售交易數，或單一城市中的交易數。

通常，當您需要在資料庫的另一部分（例如報表）中使用結果值時，您會使用合計查詢而不是 [合計] 資料列。

計算查詢中的所有記錄

1. 在 [建立] 索引標籤的 [查詢] 群組中，按一下 [查詢設計]。
2. 按兩下您要用於查詢的資料表，然後按一下 [關閉]。 資料表會出現在查詢設計工具上方區段的視窗中。
3. 按兩下您要在查詢中使用的欄位，並確定您包含要計數的欄位。 您可以計算大部分資料類型的欄位，包含複雜、重複純量資料的欄位除外，例如多重值清單欄位。
4. 在 [查詢設計 ] 索引標籤的 [顯示/隱藏 ] 群組中，按一下 [合計]。 [ 合計 ] 列會顯示在設計格線中，而 [ 分組依據] 會顯示在查詢中每個欄位的列中。
5. 在 [合計 ] 資料列中，按一下您要計數的欄位，然後從結果清單中選取 [計數 ]。
6. 在 [查詢設計] 索引標籤的 [結果] 群組中，按一下 [執行]。 查詢結果會顯示在 [資料工作表檢視] 中。
7. 選擇性地儲存查詢。

計算群組或類別中的記錄

1. 在 [建立] 索引標籤的 [查詢] 群組中，按一下 [查詢設計]。
2. 按兩下您要在查詢中使用的資料表，然後按一下 [關閉]。 一或多個資料表會出現在查詢設計工具上方區段的視窗中。
3. 按兩下包含類別資料的欄位，以及包含要計數之值的欄位。 您的查詢不能包含其他描述性欄位。
4. 在 [查詢設計 ] 索引標籤的 [顯示/隱藏 ] 群組中，按一下 [合計]。 [ 合計 ] 列會顯示在設計格線中，而 [ 分組依據] 會顯示在查詢中每個欄位的列中。
5. 在 [合計 ] 資料列中，按一下您要計數的欄位，然後從結果清單中選取 [計數 ]。
6. 在 [查詢設計] 索引標籤的 [結果] 群組中，按一下 [執行]。 查詢結果會顯示在 [資料工作表檢視] 中。
7. 選擇性地儲存查詢。

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彙總函數參考

下表列出 Access 提供用於 [合計] 資料列和查詢中的彙總函數。 Access 為查詢提供的彙總函數比對 [合計] 列更多的彙總函數。

函數	描述	可搭配使用的資料類型
Sum	加總欄中的項目。 僅適用於數字和貨幣資料。	數字、小數、貨幣
Average	計算某欄的平均值。 該欄必須包含數字、貨幣或日期/時間資料。 此函數會忽略 Null 值。	數字、小數、貨幣、日期/時間
Count	計算欄中的項目數量。	包含複雜重複純量資料的資料類型以外的所有資料類型，例如多重值清單的欄。 如需多重值清單的詳細資訊，請參閱 建立或刪除多重值欄位。
Maximum	傳回最高值的項目。 對於文字資料，最高值為最後一個字母值，Access 會忽略大小寫。 此函數會忽略 Null 值。	數字、小數、貨幣、日期/時間
Minimum	傳回最低值的項目。 如果是文字資料，最小值是第一個字母值，Access 會忽略大小寫。 此函數會忽略 Null 值。	數字、小數、貨幣、日期/時間
Standard Deviation	測量值與平均值的分佈範圍。 有關使用此函數的詳細資訊，請參閱 在資料工作表中顯示欄總數。	數字、小數、貨幣
Variance	計算欄中所有值的統計變異數。 此函數僅適用於數字和貨幣資料。 如果資料表包含少於兩列，Access 會傳回 Null 值。 如需差異函數的詳細資訊，請參閱 在資料工作表中顯示資料行總計。	數字、小數、貨幣

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