使用查詢加總資料

套用到
Microsoft 365 Access Access 2024 Access 2021 Access 2019 Access 2016

本文將說明如何使用 Access 中的彙總函數來加總查詢結果集中的資料。 此外，也會簡要說明如何使用其他彙總函數，例如 COUNT 和 AVG，來計算結果集中的值或計算平均值。 此外，它說明如何使用 [合計] 列來加總資料，而不變更查詢的設計。

您想要做什麼？

了解加總資料的方式

您可以使用稱為彙總函數的函數類型，來加總查詢中的數字欄。 彙總函數會在一欄資料上執行計算，並傳回單一值。 Access 提供多種彙總函數，包括 Sum、 Count (Avg 用於計算平均值) 、 Min和 Max。 您可以藉由 Sum 將函數新增至查詢來加總資料。 您可以使用 Count 函數計算資料等等。

此外，Access 提供數種在查詢中新增 Sum 和其他彙總函數的方法。 您可以：

  • 在 [資料工作表檢視] 中開啟查詢，然後新增 [合計] 資料列。 Access 中的一項功能 [合計] 列可讓您在查詢結果集的一欄或多欄中使用彙總函數，而不變更查詢的設計。
  • 建立合計查詢。 合計查詢會計算記錄群組的小計;[合計] 列會針對一或多個資料行 (欄位) 計算總計。 例如，如果您想要依城市或季小計所有銷售量，您可以使用合計查詢來依所需類別將記錄分組，然後加總銷售數字。
  • 建立交叉資料表查詢。 交叉資料表查詢是一種特殊類型的查詢，其結果會顯示在類似於 Excel 工作表的方格中。 交叉資料表查詢會摘要您的值，然後依兩組事實來分組這些值 — 一組設定在) 的側 (列標題，另一組則設定在前 (欄標題) 。 例如，您可以使用交叉資料表查詢來顯示每個城市過去三年的銷售總額，如下表所示：
城市 2003 2004 2005
巴黎 254,556 372,455 467,892
雪梨 478,021 372,987 276,399
Jakarta 572,997 684,374 792,571
⁠...⁠ ... ... ...

注意

本文件中的操作說明章節強調 Sum 使用函數，但您也可以在 [合計] 資料列和查詢中使用其他彙總函數。 如需詳細資訊，請參閱本文稍後的 彙總函數參考 資料。

如需使用其他彙總函數方式的詳細資訊，請參閱在 資料工作表中顯示欄總計一文。

下列各節中的步驟將說明如何新增 [合計] 資料列、使用合計查詢來加總跨群組的資料，以及如何使用交叉資料表查詢來小計跨群組和時間間隔的資料。 繼續進行時，請記住，許多彙總函數只能處理設定為特定資料類型的欄位中的資料。 例如，函數 SUM 僅適用於設定為 [數字]、[小數] 或 [貨幣] 資料類型的欄位。 如需每個函數所需資料類型的詳細資訊，請參閱本文稍後的 彙總函數參考 。

如需有關資料類型的一般資訊，請參閱 修改或變更欄位的資料類型集一文。

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準備一些範例資料

本文中的操作說明章節提供範例資料表。 操作說明步驟會使用範例資料表，以協助您瞭解彙總函數的運作方式。 如果您想要的話，您可以選擇性地將範例資料表新增至新的或現有的資料庫。

Access 提供數種將這些範例資料表新增至資料庫的方法。 您可以手動輸入資料，也可以將每個表格複製到 Excel 等試算表程式，然後將工作表匯入 Access，或是將資料貼到記事本等文字編輯器，然後從產生的文字檔匯入資料。

本節中的步驟說明如何在空白資料工作表中手動輸入資料，以及如何將範例資料表複製到試算表程式，然後將這些資料表匯入 Access。 如需建立和匯入文字資料的詳細資訊，請參閱匯 入或連結至文字檔中的資料一文。

本文中的操作說明步驟使用下表。 使用這些資料表建立範例資料：

[ 類別] 資料表：

類別
娃娃
遊戲和拼圖
美術和框架
電玩遊戲
DVD 和電影
模特兒和愛好
運動

[ 產品 ] 資料表：

產品名稱 價格 類別
程式設計師動作玩偶 $12.95 娃娃
享受 C# (適合全家人) 的桌遊 $15.85 遊戲和拼圖
關聯式資料庫圖表 $22.50 美術和框架
神奇的電腦晶片 (500 個) $32.65 遊戲和拼圖
存取！ 遊戲！ $22.95 遊戲和拼圖
電腦極客與神話生物 $78.50 電玩遊戲
計算機極客的練習！ The DVD! $14.88 DVD 和電影
終極飛翔披薩 $36.75 運動
外接式 5.25 吋軟碟機 (1/4 縮放) $65.00 模特兒和愛好
官僚非動作人物 $78.88 娃娃
陰鬱 $53.33 電玩遊戲
建立您自己的鍵盤 $77.95 模特兒和愛好

[ 訂單] 資料表：

訂單日期 出貨日期 船舶城市 運費
11/14/2005 11/15/2005 Jakarta $55.00
11/14/2005 11/15/2005 雪梨 $76.00
11/16/2005 11/17/2005 雪梨 $87.00
11/17/2005 11/18/2005 Jakarta $43.00
11/17/2005 11/18/2005 巴黎 $105.00
11/17/2005 11/18/2005 斯圖加特 $112.00
11/18/2005 11/19/2005 維也納 $215.00
11/19/2005 11/20/2005 邁阿密 $525.00
11/20/2005 11/21/2005 維也納 $198.00
11/20/2005 11/21/2005 巴黎 $187.00
11/21/2005 11/22/2005 雪梨 $81.00
11/23/2005 11/24/2005 Jakarta $92.00

[ 訂單詳細資料] 資料表：

訂單識別碼 產品名稱 產品 ID 單價 數量 Discount
1 建立您自己的鍵盤 12 $77.95 9 5%
1 官僚非動作人物 2 $78.88 4 7.5%
2 計算機極客的練習！ The DVD! 7 $14.88 6 4%
2 神奇的電腦晶片 4 $32.65 8 0
2 電腦極客與神話生物 6 $78.50 4 0
3 存取！ 遊戲！ 5 $22.95 5 15%
4 程式設計師動作人物 1 $12.95 2 6%
4 終極飛翔披薩 8 $36.75 8 4%
5 外接式 5.25 吋軟碟機 (1/4 縮放) 9 $65.00 4 10%
6 關聯式資料庫圖表 3 $22.50 12 6.5%
7 陰鬱 11 $53.33 6 8%
7 關聯式資料庫圖表 3 $22.50 4 9%

注意

請記住，在一般資料庫中，訂單詳細資料資料表只會包含 [產品識別碼] 欄位，而非 [產品名稱] 欄位。 範例資料表使用 [產品名稱] 欄位，讓資料更容易閱讀。

手動輸入範例資料

  1. 在 [建立] 索引標籤的 [資料表] 群組中，按一下 [資料表]。 Access 會在您的資料庫中新增新的空白資料表。

    注意

    如果您開啟新的空白資料庫，則無需按照此步驟進行。不過，每當您需要在資料庫中新增資料表時，則要按照此步驟進行。

  2. 按兩下標題列的第一個儲存格，然後輸入範例資料表中的欄位名稱。 根據預設，Access 會在標題列中以「 新增欄位」文字表示空白欄位，如下所示： 資料工作表中的新欄位

  3. 使用方向鍵移至下一個空白標題儲存格，然後輸入第二個欄位名稱。 您也可以按 TAB 或按兩下新儲存格。 重複此步驟，直到輸入所有欄位名稱。

  4. 在範例資料表中輸入資料。 當您輸入資料時，Access 會推斷每個欄位的資料類型。 如果您是第一次使用關聯式資料庫，您應該為資料表中的每個欄位設定特定的資料類型，例如數字、文字或日期/時間。 設定資料類型有助於確保準確的資料輸入，也有助於防止錯誤，例如在計算中使用電話號碼。 針對這些範例資料表，您應該讓 Access 推斷資料類型。

  5. 輸入完資料後，按一下 [儲存]。 鍵盤快速鍵：按 CTRL+S。 [另存新檔] 對話方塊隨即出現。

  6. 在 [資料表名稱] 方塊中，輸入範例資料表的名稱，然後按一下 [確定]。 之所以使用每個範例資料表的名稱，是因為操作說明區段中的查詢會使用這些名稱。

  7. 重複這些步驟，直到您建立本節開頭所列的每個範例資料表為止。

如果您不想手動輸入資料，請依照後續步驟將資料複製到試算表檔案，然後再將試算表檔案中的資料匯入 Access。

建立範例工作表

  1. 啟動試算表程式，然後建立新的空白檔案。 如果您使用 Excel，根據預設，它會建立一個新的空白活頁簿。

  2. 複製上述提供的第一個範例表格，並從第一個儲存格開始將它貼到第一個工作表中。

  3. 使用試算表程式所提供的技術，重新命名工作表。 為工作表提供與範例資料表相同的名稱。 例如，如果範例資料表的名稱是 [類別]，請為您的工作表提供相同的名稱。

  4. 重複步驟 2 和 3，將每個範例表格複製到空白工作表，然後重新命名工作表。

    注意

    您可能需要將工作表新增至試算表檔案。 如需執行該工作的相關資訊，請參閱試算表程式的說明。

  5. 將活頁簿儲存到您的電腦或網路中方便使用的位置，然後進行下一組步驟。

從工作表建立資料庫資料表

  1. 在 [外部資料] 索引標籤的 [匯入 & 連結] 群組中，按一下[從檔案> Excel 新增資料來源>]。 此時會出現 [取得外部資料 - Excel 試算表 ] 對話方塊。
  2. 按一下 [瀏覽]，開啟您在先前步驟中建立的試算表檔案，然後按一下 [確定]。 [匯入試算表精靈] 隨即啟動。
  3. 根據預設，如果您依照上一節中的步驟執行，精靈會選取活頁簿 (客戶 工作表中的第一張工作表，) ，而來自該工作表的資料會顯示在精靈頁面的下半節。 按一下 [下一步]。
  4. 在精靈的下一頁中，按一下 [第一列包含欄位標題]，然後按 [下一步]。
  5. 或者，在下一頁，使用 [欄位選項] 下的文字方塊和清單來變更欄位名稱和資料類型，或從匯入作業中省略欄位。 否則，請按一下 [下一步]。
  6. 讓 [讓 Access 新增主索引鍵 ] 選項保持選取狀態，然後按 [下一步]。
  7. 根據預設，Access 會將工作表名稱套用到您的新資料表。 接受名稱或輸入其他名稱，然後按一下 [完成]。
  8. 重複步驟 1 到 7，直到您從活頁簿中的每一個工作表建立表格為止。

重新命名主索引鍵欄位

注意

匯入工作表時，Access 會自動在每個資料表中新增主索引鍵欄。 根據預設，Access 會為該欄 ID 命名，並將其設定 AutoNumber 為資料類型。 本節中的步驟說明如何重新命名每個主索引鍵欄位。 這樣做可以幫助您清楚地識別查詢中的所有欄位。

  1. 在 [瀏覽窗格] 中，以滑鼠右鍵按一下您在先前步驟中建立的每個資料表，然後按一下 [ 設計檢視]。
  2. 針對每個資料表，找出主索引鍵欄位。 根據預設，Access 會為每個欄位 識別碼命名。
  3. 在每個主索引鍵欄位的 [欄位名稱 ] 欄中，新增資料表的名稱。 例如，您可以將 [類別] 資料表的 [識別碼] 欄位重新命名為 [類別識別碼]，並將 [訂單] 資料表的欄位重新命名為 [訂單識別碼]。對於 [訂單詳細資料] 資料表，請將欄位重新命名為 [詳細資料識別碼]。在 [產品] 資料表中，將欄位重新命名為 [產品識別碼]。
  4. 儲存變更。

每當範例資料表出現在本文中時，它們都會包含主索引鍵欄位，並且該欄位會依照使用上述步驟的說明重新命名。

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使用 [合計] 資料列加總資料

您可以在 [資料工作表檢視] 中開啟查詢，新增資料列，然後選取您想要使用的彙總函數， Sum例如 、 Min、 Max或 Avg，以新增合計資料列至查詢。 本節中的步驟說明如何建立基本選取查詢並新增 [合計] 資料列。 您不需要使用上一節所述的範例表格。

建立基本的選取查詢

  1. 在 [建立] 索引標籤的 [查詢] 群組中，按一下 [查詢設計]。
  2. 按兩下您要在查詢中使用的資料表。 選取的資料表會在查詢設計工具的上方區段顯示為視窗。
  3. 按兩下您要在查詢中使用的資料表欄位。 您可以包含包含描述性資料的欄位，例如名稱和描述，但必須包含包含數值或貨幣資料的欄位。 每個欄位都會出現在設計格線的儲存格中。
  4. 按一下 [執行] 以執行查詢。 查詢結果集將顯示在 [資料工作表檢視] 中。
  5. 或者，切換到 [設計檢視] 並調整您的查詢。 若要這麼做，請以滑鼠右鍵按一下查詢的 [文件] 索引標籤，然後按一下 [設計檢視]。 然後，您可以視需要新增或移除資料表欄位來調整查詢。 若要移除欄位，請在設計格線中選取資料欄，然後按 DELETE。
  6. 儲存您的查詢。

新增合計列

  1. 請確定您的查詢是在 [資料工作表檢視] 中開啟。 若要這麼做，請以滑鼠右鍵按一下查詢的 [文件] 索引標籤，然後按一下 [資料工作表檢視]。 -或- 在 [瀏覽窗格] 中，按兩下查詢。 這將執行查詢，並將結果載入到資料工作表中。
  2. 在 [常用] 索引標籤上，按一下 [記錄] 群組中的 [合計]。 資料工作表中隨即出現新的 [合計 ] 資料列。
  3. 在 [ 合計 ] 列中，按一下您要加總欄位中的儲存格，然後從清單中選取 [加總 ]。

隱藏合計列

  • 在 [常用] 索引標籤上，按一下 [記錄] 群組中的 [合計]。

如需使用 [合計] 資料列的詳細資訊，請參閱 在資料工作表中顯示資料行總數一文。

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使用查詢計算總計

總計是欄中所有值的總和。 您可以計算數種類型的總計，包括：

  • 將單一資料行中的值加總的簡單總計。 例如，您可以計算總運費。
  • 計算總計，加總多個欄中的值。 例如，您可以將數個項目的成本乘以訂購的項目數量，然後計算所得值加總，以計算總銷售額。
  • 總計，排除了某些記錄。 例如，您可以只計算上星期五的總銷售額。

下列各節中的步驟說明如何建立每種類型的總計。 這些步驟使用 [訂單] 和 [訂單詳細資料] 資料表。

[訂單] 資料表

訂單識別碼 訂單日期 出貨日期 船舶城市 運費
1 11/14/2005 11/15/2005 Jakarta $55.00
2 11/14/2005 11/15/2005 雪梨 $76.00
3 11/16/2005 11/17/2005 雪梨 $87.00
4 11/17/2005 11/18/2005 Jakarta $43.00
5 11/17/2005 11/18/2005 巴黎 $105.00
6 11/17/2005 11/18/2005 斯圖加特 $112.00
7 11/18/2005 11/19/2005 維也納 $215.00
8 11/19/2005 11/20/2005 邁阿密 $525.00
9 11/20/2005 11/21/2005 維也納 $198.00
10 11/20/2005 11/21/2005 巴黎 $187.00
11 11/21/2005 11/22/2005 雪梨 $81.00
12 11/23/2005 11/24/2005 Jakarta $92.00

[訂單詳細資料] 資料表

詳細資料識別碼 訂單識別碼 產品名稱 產品 ID 單價 數量 Discount
1 1 建立您自己的鍵盤 12 $77.95 9 0.05
2 1 官僚非動作人物 2 $78.88 4 0.075
3 2 計算機極客的練習！ The DVD! 7 $14.88 6 0.04
4 2 神奇的電腦晶片 4 $32.65 8 0.00
5 2 電腦極客與神話生物 6 $78.50 4 0.00
6 3 存取！ 遊戲！ 5 $22.95 5 0.15
7 4 程式設計師動作人物 1 $12.95 2 0.06
8 4 終極飛翔披薩 8 $36.75 8 0.04
9 5 外接式 5.25 吋軟碟機 (1/4 縮放) 9 $65.00 4 0.10
10 6 關聯式資料庫圖表 3 $22.50 12 0.065
11 7 陰鬱 11 $53.33 6 0.08
12 7 關聯式資料庫圖表 3 $22.50 4 0.09

計算簡單的總計

  1. 在 [建立] 索引標籤的 [查詢] 群組中，按一下 [查詢設計]。

  2. 按兩下您要用於查詢的資料表。 如果您使用範例資料，請按兩下 [訂單] 資料表。 資料表會出現在查詢設計工具上方區段的視窗中。

  3. 按兩下要加總的欄位。 請確定欄位已設定為 [數字] 或 [貨幣] 資料類型。 如果您嘗試加總非數值欄位中的值，例如文字欄位，Access 會在您嘗試執行查詢時顯示 準則運算式中資料類型不相符 的錯誤訊息。 如果您使用範例資料，請按兩下 [運費] 欄位。 如果您想要計算其他數值欄位的總計，可以將其他數值欄位新增至方格。 合計查詢可以計算多欄的總計。

  4. 在 [查詢設計 ] 索引標籤的 [顯示/隱藏 ] 群組中，按一下 [合計]。 [ 合計 ] 列會顯示在設計格線中，而 [分組依據] 會顯示在 [運費] 欄的儲存格中。

  5. 將 [合計 ] 列中儲存格中的值變更為 [加總]。

  6. 按一下 [執行] 以執行查詢，並在 [資料工作表檢視] 中顯示結果。

    秘訣

    Access 會在 SumOf 您加總之欄位名稱的開頭附加。 若要將欄位標題變更為更有意義的標題，例如 [總運費]，請切換回 [設計檢視]，然後按一下設計格線中 [運費] 欄的 [ 欄位 ] 列。 將游標放在 [運費] 旁邊並輸入 Total Shipping: Shipping Fee。

  7. 或者，儲存查詢並關閉它。

計算排除某些記錄的總計

  1. 在 [建立] 索引標籤的 [查詢] 群組中，按一下 [查詢設計]。

  2. 按兩下 [訂單] 資料表和 [訂單詳細資料] 資料表。

  3. 將 [訂單] 資料表中的 [訂單日期] 欄位新增至查詢設計格線中的第一欄。

  4. 在第一欄的 [準則 ] 列中輸入 Date() -1。 該運算式會從計算的總計中排除當天的記錄。

  5. 接下來，建立計算每筆交易銷售金額的欄位。 在格線第二欄的 [欄位 ] 列中輸入下列運算式： Total Sales Value: (1-[Order Details].[Discount]/100)*([Order Details].[Unit Price]*[Order Details].[Quantity]) 請確定運算式參照欄位設為 [數字] 或 [貨幣] 資料類型。 如果您的運算式參照設為其他資料類型的欄位，Access 會在您嘗試執行查詢時顯示「 準則運算式中的資料類型不相符 」訊息。

  6. 在 [查詢設計 ] 索引標籤的 [顯示/隱藏 ] 群組中，按一下 [合計]。 [ 合計 ] 列會顯示在設計格線中，而 [ 分組依據] 會顯示在第一欄和第二欄中。

  7. 在第二欄中，將 [合計 ] 資料列儲存格中的值變更為 [加總]。 Sum 函數會將個別銷售數字相加。

  8. 按一下 [執行] 以執行查詢，並在 [資料工作表檢視] 中顯示結果。

  9. 將查詢儲存為 [每日銷售]。

    注意

    下次您在 [設計檢視] 中開啟查詢時，您可能會注意到 [總銷售值] 欄的 [欄位 ] 和 [合計 ] 列中指定的值稍有變更。 運算式隨即會包含在 Sum 函數內，而 [合計 ] 列會顯示 運算式 ，而不是 [加總]。

    例如，如果您使用範例資料並建立查詢 (，如先前步驟) 所示，您會看到： Total Sales Value: Sum((1-[Order Details].Discount/100)*([Order Details].Unitprice*[Order Details].Quantity))

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使用合計查詢來計算群組總計

本節中的步驟說明如何建立合計查詢，以計算資料群組的小計。 繼續進行時，請記住，根據預設，合計查詢只能包含包含群組資料的欄位，例如「類別」欄位，以及包含您想要加總之資料的欄位，例如「銷售」欄位。 合計查詢不能包含描述類別中項目的其他欄位。 如果您想要查看該描述性資料，您可以建立第二個選取查詢，將合計查詢中的欄位與其他資料欄位結合。

本節中的步驟說明如何建立總計，並選取識別每個產品總銷售額所需的查詢。 這些步驟假設使用這些範例資料表：

[產品] 資料表

產品 ID 產品名稱 價格 類別
1 程式設計師動作玩偶 $12.95 娃娃
2 享受 C# (適合全家人) 的桌遊 $15.85 遊戲和拼圖
3 關聯式資料庫圖表 $22.50 美術和框架
4 神奇的電腦晶片 (500 個) $32.65 美術和框架
5 存取！ 遊戲！ $22.95 遊戲和拼圖
6 電腦極客與神話生物 $78.50 電玩遊戲
7 計算機極客的練習！ The DVD! $14.88 DVD 和電影
8 終極飛翔披薩 $36.75 運動
9 外接式 5.25 吋軟碟機 (1/4 縮放) $65.00 模特兒和愛好
10 官僚非動作人物 $78.88 娃娃
11 陰鬱 $53.33 電玩遊戲
12 建立您自己的鍵盤 $77.95 模特兒和愛好

[訂單詳細資料] 資料表

詳細資料識別碼 訂單識別碼 產品名稱 產品 ID 單價 數量 Discount
1 1 建立您自己的鍵盤 12 $77.95 9 5%
2 1 官僚非動作人物 2 $78.88 4 7.5%
3 2 計算機極客的練習！ The DVD! 7 $14.88 6 4%
4 2 神奇的電腦晶片 4 $32.65 8 0
5 2 電腦極客與神話生物 6 $78.50 4 0
6 3 存取！ 遊戲！ 5 $22.95 5 15%
7 4 程式設計師動作人物 1 $12.95 2 6%
8 4 終極飛翔披薩 8 $36.75 8 4%
9 5 外接式 5.25 吋軟碟機 (1/4 縮放) 9 $65.00 4 10%
10 6 關聯式資料庫圖表 3 $22.50 12 6.5%
11 7 陰鬱 11 $53.33 6 8%
12 7 關聯式資料庫圖表 3 $22.50 4 9%

下列步驟假設 [訂單] 資料表中的 [產品識別碼] 欄位與 [訂單詳細資料] 資料表之間為一對多關聯，而 [訂單] 資料表位於關聯的「一」端。

建立合計查詢

  1. 在 [建立] 索引標籤的 [查詢] 群組中，按一下 [查詢設計]。

  2. 選取您想要處理的資料表，然後按一下 [新增]。 每個資料表都會隨即在查詢設計師的上半部以視窗形式出現。 如果您使用先前列出的範例資料表，請新增 [產品] 和 [訂單詳細資料] 資料表。

  3. 按兩下您要在查詢中使用的資料表欄位。 根據規則，您只會將 [群組] 欄位和 [值] 欄位新增至查詢。 不過，您可以使用計算，而不是值欄位，後續步驟將說明如何執行此操作。

    1. 從 [產品] 資料表新增 [類別] 欄位至設計格線。

    2. 在方格的第二欄中輸入下列運算式，以建立計算每筆交易銷售金額的欄位： Total Sales Value: (1-[Order Details].[Discount]/100)*([Order Details].[Unit Price]*[Order Details].[Quantity]) 請確定運算式中參照的欄位是 [數字] 或 [貨幣] 資料類型。 如果您參照其他資料類型的欄位，Access 會在您嘗試切換到 [資料工作表檢視] 時顯示「 準則運算式中的資料類型不符 」錯誤訊息。

    3. 在 [查詢設計 ] 索引標籤的 [顯示/隱藏 ] 群組中，按一下 [合計]。 [ 合計 ] 列會顯示在設計格線中，而該列中 [ 分組依據 ] 會顯示在第一欄和第二欄中。

    4. 在第二欄中，將 [合計 ] 資料列中的值變更為 [加總]。 Sum 函數會將個別銷售數字相加。

    5. 按一下 [執行] 以執行查詢，並在 [資料工作表檢視] 中顯示結果。

    6. 保持查詢開啟，以便在下一節中使用。 搭配合計查詢使用準則 您在上一節建立的查詢包含基礎資料表中的所有記錄。 計算總計時不會排除任何順序，而且會顯示所有類別的總計。 如果您需要排除某些記錄，您可以將準則新增至查詢。 例如，您可以忽略低於 $100 美元的交易，或只計算部分產品類別的總計。 本節中的步驟說明如何使用三種類型的準則：

    7. 計算總計時會忽略特定群組的準則。 例如，您將只計算視頻遊戲、藝術和框架以及體育類別的總計。

    8. 在計算特定總計之後隱藏其總計的準則。 例如，您只能顯示大於 $150,000 的總計。

    9. 將個別記錄排除在總計之外的準則。 例如，當 (Unit Price * Quantity) 價值低於 $100 時，您可以排除個別銷售交易。 下列步驟會一一說明如何新增準則，並查看對查詢結果的影響。 將準則新增至查詢

    10. 在 [設計檢視] 中開啟上一節的查詢。 若要這麼做，請以滑鼠右鍵按一下查詢的 [文件] 索引標籤，然後按一下 [設計檢視]。 -或- 在 [瀏覽窗格] 中，以滑鼠右鍵按一下查詢，然後按一下 [設計檢視]。

    11. 在「類別識別碼」欄的 「準則 」列中輸入 =Dolls Or Sports or Art and Framing。

    12. 按一下 [執行] 以執行查詢，並在 [資料工作表檢視] 中顯示結果。

    13. 切換回 [設計檢視]，然後在 [總銷售值] 欄的 [準則 ] 列中輸入 >100。

    14. 執行查詢以查看結果，然後切換回 [設計檢視]。

    15. 現在新增準則以排除小於 $100 的個別銷售交易。 若要這樣做，您必須新增其他資料欄位。

      注意

      您無法在 [總銷售值] 欄中指定第三個準則。 您在此資料行中指定的任何準則會套用至總值，而非個別值。

    16. 將運算式從第二欄複製到第三欄。

    17. 在新欄的 [ 合計 ] 資料列中，選取 [ 位置 ]，然後在 [ 準則 ] 資料列中輸入 >20。

    18. 執行查詢以查看結果，然後儲存查詢。

      注意

      下次您在 [設計檢視] 中開啟查詢時，您可能會注意到設計格線稍有變更。 在第二欄中， [欄位 ] 列中的運算式會顯示在 Sum 函數內，而 [合計 ] 列中的值會顯示 運算式 ，而不是 [Sum]。

      Total Sales Value: Sum((1-[Order Details].Discount/100)*([Order Details].Unitprice*[Order Details].Quantity)) 您也會看到第四欄。 此資料行是第二欄的複本，但在第二欄中指定的準則實際上會顯示為新欄的一部分。

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使用交叉資料表查詢加總多個群組的資料

交叉資料表查詢是一種特殊類型的查詢，其結果會顯示在類似 Excel 工作表的方格中。 交叉資料表查詢會摘要您的值，然後依兩組事實來分組這些值 - 一組設定在一組資料列標題 (側邊) ，另一組則位於一組欄標題 (頂端) 。 下圖說明交叉資料表查詢範例的部分結果集：

交叉資料表查詢範例。

繼續進行時，請記住，交叉資料表查詢不一定會填入結果集中的所有欄位，因為您在查詢中使用的資料表不一定包含每個可能資料點的值。

當您建立交叉資料表查詢時，通常會包含來自多個資料表的資料，且一律會包含三種類型的資料：用來做為列標題的資料、用來做為欄標題的資料，以及您想要加總或以其他方式計算的值。

本節中的步驟假設使用下表：

[訂單] 資料表

訂單日期 出貨日期 船舶城市 運費
11/14/2005 11/15/2005 Jakarta $55.00
11/14/2005 11/15/2005 雪梨 $76.00
11/16/2005 11/17/2005 雪梨 $87.00
11/17/2005 11/18/2005 Jakarta $43.00
11/17/2005 11/18/2005 巴黎 $105.00
11/17/2005 11/18/2005 斯圖加特 $112.00
11/18/2005 11/19/2005 維也納 $215.00
11/19/2005 11/20/2005 邁阿密 $525.00
11/20/2005 11/21/2005 維也納 $198.00
11/20/2005 11/21/2005 巴黎 $187.00
11/21/2005 11/22/2005 雪梨 $81.00
11/23/2005 11/24/2005 Jakarta $92.00

[訂單詳細資料] 資料表

訂單識別碼 產品名稱 產品 ID 單價 數量 Discount
1 建立您自己的鍵盤 12 $77.95 9 5%
1 官僚非動作人物 2 $78.88 4 7.5%
2 計算機極客的練習！ The DVD! 7 $14.88 6 4%
2 神奇的電腦晶片 4 $32.65 8 0
2 電腦極客與神話生物 6 $78.50 4 0
3 存取！ 遊戲！ 5 $22.95 5 15%
4 程式設計師動作人物 1 $12.95 2 6%
4 終極飛翔披薩 8 $36.75 8 4%
5 外接式 5.25 吋軟碟機 (1/4 縮放) 9 $65.00 4 10%
6 關聯式資料庫圖表 3 $22.50 12 6.5%
7 陰鬱 11 $53.33 6 8%
7 關聯式資料庫圖表 3 $22.50 4 9%

下列步驟說明如何建立交叉資料表查詢，以依城市將總銷售額分組。 查詢會使用兩個運算式來傳回格式化的日期和銷售總額。

建立交叉資料表查詢

  1. 在 [建立] 索引標籤的 [查詢] 群組中，按一下 [查詢設計]。
  2. 按兩下您要用於查詢的資料表。 每個資料表都會隨即在查詢設計師的上半部以視窗形式出現。 如果您使用範例資料表，請按兩下 [訂單] 資料表和 [訂單詳細資料] 資料表。
  3. 按兩下您要在查詢中使用的欄位。 每個欄位名稱都會顯示在設計格線 [ 欄位 ] 列的空白儲存格中。 如果您使用範例資料表，請從 [訂單] 資料表新增 [出貨城市] 和 [出貨日期] 欄位。
  4. 在 [欄位 ] 資料列的下一個空白儲存格中，複製並貼上或輸入下列運算式： Total Sales: Sum(CCur([Order Details].[Unit Price]*[Quantity]*(1-[Discount])/100)*100)
  5. 在 [查詢設計 ] 索引標籤的 [ 查詢類型 ] 群組中，按一下 [交叉資料表]。 [ 合計 ] 列和 [ 交叉資料表 ] 列會出現在設計格線中。
  6. 在 [城市] 欄位中按一下 [合計 ] 資料列中的儲存格，然後選取 [分組依據]。 對 [發貨日期] 欄位執行相同的操作。 將 [總銷售額] 欄位之 [合計 ] 儲存格中的值變更 為運算式。
  7. 在 [交叉資料表 ] 列中，將 [城市] 欄位中的儲存格設定為 [列標題]、將 [出貨日期] 欄位設定為 [ 欄位標題]，並將 [總銷售額] 欄位設定為 [值]。
  8. 在 [查詢設計] 索引標籤的 [結果] 群組中，按一下 [執行]。 查詢結果會顯示在 [資料工作表檢視] 中。

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彙總函數參考

本表格列出並說明 Access 在 [合計] 列和查詢中提供的彙總函數。 請記住，Access 為查詢提供的彙總函數比對 [合計] 資料列更多的彙總函數。

功能鍵 描述 可搭配使用的資料類型
Average 計算某欄的平均值。 該欄必須包含數字、貨幣或日期/時間資料。 此函數會忽略 Null 值。 數字、貨幣、日期/時間
Count 計算欄中的項目數量。 複雜的重複純量資料 (例如多重值清單欄) 以外的所有資料類型。
如需多重值清單的詳細資訊，請參閱 建立或刪除多重值欄位一文。
Maximum 傳回最高值的項目。 如果是文字資料，最高值是最後一個字母值，Access 會忽略大小寫。 此函數會忽略 Null 值。 數字、貨幣、日期/時間
Minimum 傳回最低值的項目。 如果是文字資料，最小值是第一個字母值，Access 會忽略大小寫。 此函數會忽略 Null 值。 數字、貨幣、日期/時間
標準差 衡量值與平均值 (平均數) 之間的離散程度。
如需使用此函數的詳細資訊，請參閱 在資料工作表中顯示欄總計一文。		 數字、貨幣
Sum 加總欄中的項目。 僅適用於數字和貨幣資料。 數字、貨幣
Variance 計算欄中所有值的統計變異數。 此函數僅適用於數字和貨幣資料。 如果資料表包含少於兩列，Access 會傳回 Null 值。
如需差異函數的詳細資訊，請參閱 在資料工作表中顯示資料行總計一文。		 數字、貨幣

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