Microsoft Office Excel 擁有多項功能，方便管理和分析資料。 為了充分利用這些功能，重要的是依照以下指引組織和格式化工作表中的資料。
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資料組織指引
將相似項目放在同一欄 設計資料時，所有列的項目都在同一欄中出現相似的項目。
保持不同資料範圍 在工作表上相關的資料範圍與其他資料之間，至少留一欄和一列空列。 這樣 Excel 就能更容易偵測並選擇該範圍，以協助你排序、篩選或插入自動小計。
關鍵位置數據要高於或低於範圍 避免將關鍵資料放在範圍的左邊或右邊，因為在篩選範圍時，這些資料可能會被隱藏。
避免在範圍內出現空白的列和欄 避免在資料範圍內放置空白的列和欄。 這麼做是為了確保 Excel 能更輕鬆地偵測並選擇相關的資料範圍。
顯示範圍內的所有列和欄 在更改資料範圍前，務必確認任何隱藏的列或欄都已顯示出來。 當某個範圍中的列和欄未顯示時，資料可能會被誤刪。 欲了解更多資訊，請參閱 「隱藏或顯示列與欄」。
資料格式指引
使用欄位標籤來識別資料 在資料範圍的第一列建立欄位標籤，方法是對資料套用不同的格式。 Excel 可以利用這些標籤來建立報告，並尋找及組織資料。 欄位標籤使用與你指定資料格式不同的字體、對齊、格式、圖案、邊框或大小寫風格。 在輸入欄位標籤前，先把儲存格格式化成文字。 欲了解更多資訊，請參閱「 工作紙格式化方法」。
使用格子邊界來區分資料 當你想將標籤與資料分開時，請使用格子邊框——而非空白列或虛線——來在標籤下方插入線條。 如需詳細資訊，請參閱在工作表中套用或移除儲存格框線。
避免前置或後置空格以避免錯誤 避免在儲存格的開頭或結尾插入空格來縮排資料。 這些額外的空格會影響排序、搜尋以及套用到儲存格的格式。 你可以在儲存格內使用 「增加縮排 」指令，而不是輸入空格來縮排資料。 欲了解更多資訊，請參閱 「將資料置入儲存格」。
擴充資料格式與公式 當你在資料範圍末端新增資料列時，Excel 會擴充一致的格式和公式。 前五個儲存格中必須有三個使用相同格式，該格式才能被延伸。 前述所有公式必須一致，方可擴展公式。 欲了解更多資訊，請參閱 「工作表單元自動填充資料」。
使用 Excel 表格格式來處理相關資料 你可以將工作表上連續的儲存格範圍轉換成 Excel 表格。 由表格定義的資料可以獨立於表格外的資料操作，並且你可以使用特定的表格功能快速排序、篩選、加總或計算表格中的資料。 你也可以利用表格功能，將相關資料集中在同一工作表的多個表格中來區隔。 欲了解更多資訊，請參閱 Excel 表格概覽。