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如何使用合併列印,在 Word 中建立依類別排序的清單

Office 2003 支援已結束

Microsoft 於 2014 年 4 月 8 日結束對 Office 2003 的支援。此變更已影響您的軟體更新和安全性選項。 瞭解這對您的意義為何且如何持續受保護。

如需本文的 Microsoft Word 2000 版本,請參閱 211303
如需本文的 Microsoft Word 98 版本,請參閱 181731
如需本文的 Microsoft Word 97 版本,請參閱 181730
如需本文的 Microsoft Word 95 版本,請參閱 181729
結論
本文將告訴您,如何使用 Word 的合併列印功能,建立依類別排序和分隔的資料清單。本文包含可用來建立此清單的指示和範例。

設定資料檔案

排序資料檔案,使具有相同索引鍵欄位類別 (排序時依據的欄位) 之值的記錄都能夠一起顯示,如範例資料檔案所示。下列範例清單是依 CITY 欄位排序 (CITY 是此範例的索引鍵欄位)。
CityEmployeeSales
AtlantaGalos$3,000
AtlantaDelaney$50,000
AtlantaHenningsen$10,000
HoustonJohnson$8,000
HoustonKelly$9,000
HoustonPak$0

設定主文件

注意¶ 的定義 括號中的文字「段落標記」在下列範例中代表「段落標記」。如果要鍵入段落標記,請按 ENTER 鍵。

要使此程序有作用,在設定主文件時,您必須選取 [目錄] 文件類型。如果要將主文件設定為目錄,請依照下列步驟執行:
  1. 在新的空白文件中,啟動合併列印。如果要執行這項操作,請根據您執行的 Word 版本,使用下列其中一項程序:

    Microsoft Word 2002

    按一下 [工具] 功能表上的 [信件與郵件],然後按一下 [合併列印精靈]

    Microsoft Office Word 2003

    按一下 [工具] 功能表上的 [信件與郵件],然後按一下 [合併列印]

    Microsoft Office Word 2007

    按一下 [郵件] 索引標籤上的 [啟動合併列印],然後按一下 [逐步合併列印精靈]
  2. [合併列印] 工作窗格的 [選取文件類型] 底下,按一下以選取 [目錄]
  3. 按一下 [下一步: 開始文件]
  4. [選取開始文件] 底下,按一下以選取 [使用目前文件]
  5. 按一下 [下一步: 選取收件者]
  6. [使用現有清單] 底下,按一下 [瀏覽]
  7. [選取資料來源] 對話方塊中,選取您在<設定資料檔案>一節所建立的範例檔案。
  8. 如果 [確認資料來源] 對話方塊出現,請選取適合您在<設定資料檔案>一節所建立之檔案的資料類型。例如,如果您是在 Microsoft Excel 建立該檔案,請選取 [透過 DDE 的 MS Excel 工作表 (*.xls)][透過 ODBC 的 Excel 檔案 (*.xls)]
  9. [合併列印收件者] 對話方塊中,按一下 [確定]
  10. 使用下列範例做為指引,插入欄位來比較每一列的索引鍵欄位與前一列的索引鍵欄位,如果不同則插入一個文字字串,如果相同則插入另一個文字字串。
範例

此範例使用<設定資料檔案>一節的範例資料,並使用 { MERGEFIELD CITY} 做為索引鍵欄位。

請注意 如果要插入欄位大括弧,請按 CTRL+F9。
{ IF { MERGESEQ } = "1" "{ MERGEFIELD CITY }
" "" }{ SET Place1 { MERGEFIELD CITY }}
{ If { Place2 } <> { Place1 }
{ MERGEFIELD CITY }

{ MERGEFIELD EMPLOYEE } { MERGEFIELD SALES }" "{ MERGEFIELD EMPLOYEE } { MERGEFIELD SALES }" }{ SET Place2 { MERGEFIELD CITY }}
此範例所配置的欄位會產生如下的排序清單:
Atlanta

Galos $3,000
Delaney $50,000
Henningsen $10,000

Houston

Johnson $8,000
Kelly $9,000
Pak $0

強迫每一個新類別使用新頁面

如同前一個範例,此範例中的索引鍵欄位是 { MERGEFIELD City }。當資料檔案中的 CITY 值變更為不同城市時,合併結果中就會新增頁面,並在下一頁的頁首繼續合併作業。如果要插入欄位大括弧,請按 CTRL+F9。
{ If { MERGESEQ } = "1" "{ MERGEFIELD CITY }
" ""}{ SET Place1 { MERGEFIELD CITY }}
{ If { Place2 } <> { Place1 }
----------------------------Page Break--------------------------------
{ MERGEFIELD CITY }

{ MERGEFIELD EMPLOYEE } { MERGEFIELD SALES }" "{ MERGEFIELD EMPLOYEE } { MERGEFIELD SALES }" }{ SET Place2 { MERGEFIELD CITY }}
請注意 如果要插入分頁符號,請按 CTRL+ENTER,或按一下 [插入] 功能表上的 [分隔設定],選取 [分頁符號],然後按一下 [確定]

此範例所配置的欄位會在個別的頁面上產生清單,如下所示:
Atlanta

Galos $3,000
Delaney $50,000
Henningsen $10,000

----------------------------Page Break-----------------------------
Houston

Johnson $8,000
Kelly $9,000
Pak $0

格式化索引鍵欄位

此範例中的索引鍵欄位是 {MERGEFIELD CITY}。如果要將 {MERGEFIELD CITY} 的結果格式化成為全部大寫字,您可以插入格式化參數 \* Upper。如果要插入欄位大括弧,請按 CTRL+F9。
{ If { MERGESEQ } = "1" "{ MERGEFIELD CITY \* Upper }
" "" }{ SET Place1 { MERGEFIELD CITY }}
{ IF { Place2 } <> { Place1 }
{ MERGEFIELD CITY \* Upper }

{ MERGEFIELD EMPLOYEE }{ MERGEFIELD SALES }" "{ MERGEFIELD EMPLOYEE }{ MERGEFIELD SALES }" }{ SET Place2 { MERGEFIELD CITY }}
此範例所配置的欄位會產生全部大寫字的縣市名稱清單,如下所示:
ATLANTA

Galos $3,000
Delaney $50,000
Henningsen $10,000

HOUSTON

Johnson $8,000
Kelly $9,000
Pak $0
請注意 您可以將不同格式套用到索引鍵欄位 { MERGEFIELD City },做法是選取整個欄位 (包括欄位大括弧 { }),然後依您的喜好將欄位格式化。如果要將欄位格式化,請按一下 [格式] 功能表上的 [字型]

包含其他文字

如果您想要其他文字出現在合併文件中,您必須將此文字包含在 IF 欄位的引號之間。如此一來,唯有當資料來源中的資訊符合您在 IF 欄位中定義的條件時,此文字才會出現 (例如,當資料來源的資料列中的 CITY 名稱與前一列的 CITY 名稱不同時)。

如果您將文字放在主文件的 IF 欄位之外,則此文字會針對資料來源中的每一列出現一次,而不是針對每一個新索引鍵欄位出現一次。以您在<設定資料檔案>區段中建立的範例而言,文字會針對每一位員工出現一次,而不是針對每一個縣市出現一次。

此範例以一個簡短介紹文句,介紹清單中的每一個縣市:
{ IF { MERGESEQ } = "1" "These are the sales totals for { MERGEFIELD CITY }
" "" }{ SET Place1 { MERGEFIELD CITY }}
{ If { Place2 } <> { Place1 }
These are the sales totals for { MERGEFIELD CITY }

{ MERGEFIELD EMPLOYEE } { MERGEFIELD SALES }" "{ MERGEFIELD EMPLOYEE } { MERGEFIELD SALES }" }{ SET Place2 { MERGEFIELD CITY }}
此範例所配置的欄位所產生的清單,會針對每一個縣市顯示介紹文字,如下所示:
These are the sales totals for Atlanta:

Galos $3,000
Delaney $50,000
Henningsen $10,000

These are the sales totals for Houston:

Johnson $8,000
Kelly $9,000
Pak $0

此程序的運作方式

這些範例中的第一個 IF 欄位只會針對合併列印中的第一筆記錄,插入縣市名稱和段落標記。對於所有後續記錄,這個 IF 欄位不會再插入任何內容 ("")。它會比較 MERGESEQ 欄位 (此欄位會傳回目前記錄的序號) 與數字 "1",來辨識其是否為第一個合併列印記錄。

唯有當 IF 欄位判定目前記錄所包含的縣市名稱與前一個記錄不同時,第二個 IF 欄位才會插入換行字元 (如果您強迫每一個縣市要顯示在新的頁面上,則還會插入分頁符號)、縣市名稱、另外兩個換行字元、員工姓名及銷售額 (依此順序)。如果 Word 判定目前記錄包含的縣市名稱與前一筆記錄相同,Word 只會插入下一位員工的姓名和銷售額。

這個 IF 欄位會比較兩個 SET 欄位中所指定的書籤文字,來辨識新的縣市名稱。書籤 "Place1" 的文字一律等於目前記錄的 City 欄位,而書籤 "Place2" 的文字則等於前一筆記錄的 City 欄位。
参考
如需有關合併列印的詳細資訊,請按一下下面的文件編號,檢視「Microsoft 知識庫」中的文件:
294688如何在 Word 中設計及設定合併列印通訊清單
290408 WD2002:合併列印的常見問題解答
294693 如何使用合併列印功能在 Word 中建立目錄
294683 如何使用合併列印功能在 Word 中建立套印信件
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內容

文章識別碼:294686 - 最後檢閱時間:03/19/2007 08:01:53 - 修訂: 3.0

Microsoft Office Word 2007, Microsoft Office Word 2003, Microsoft Word 2002 Standard Edition

  • kbdta kbfield kbhowtomaster kblayout kbmerge KB294686
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