「早存檔，常存檔」已經成為過去式。 現在有 自動存檔，每隔幾秒就存一次，讓使用者不用再做一次。
當檔案儲存在 OneDrive、 公司用或學校用 OneDrive或 Microsoft 365 中的 SharePoint時，自動存檔會啟用。 它會在使用者工作時自動將變更儲存到雲端。 而且，如果其他人也在處理同一檔案，自動存檔讓他們能在幾秒內看到變更。 若未啟用自動儲存，同時協作同一文件的使用者將無法即時看到彼此，反而會持續看到他人變更時的匯報。
但自動存檔也會改變使用者與 Microsoft 365的互動方式，因此本文將介紹一些較具挑戰性的情境，以及如何設定自動存檔設定。 我們建議您向使用者溝通這些影響他們在 Office 工作方式的變更。
附註: 有了自動存檔，系統效能不會受到影響。 然而，隨著變更即時上傳，網路使用率會提高，而非用戶一併變更，這可能影響頻寬有限或高成本使用者，例如行動熱點。
工作流程的變更
自動存檔在大多數情況下都很有幫助，但有些情況下你的用戶可能需要改變他們平常的運作方式，我們希望你能準備好協助他們。 針對每個情境，我們都概述了情境本身、可能出錯的地方以及解決建議。
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從現有檔案開始編輯，然後再做「複製」到新檔案 ——任何從前一個檔案開始，例如 (上季盈餘報告) 、編輯，然後再用「複製」開啟本季盈餘報告，若開啟自動儲存，變更會同時儲存在兩個檔案中。 我們建議大家在做任何更改前先完成「儲存副本」功能，甚至在產品中加入提醒。 如果使用者不小心做了更改，他們應該使用 版本歷史 功能來還原原始文件。
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對檔案進行「假設性」或「假設性」的變更 ——任何打開檔案並進行假設性分析（例如預測市場變化對預算的影響） () 想關閉檔案而不儲存檔案的人，都會在自動存檔開啟時，無意中將所有變更存入檔案。 我們建議在進行假設性分析時關閉自動儲存，等使用者準備好再次儲存時再開啟。
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儀表板與 Excel 中帶有排序/篩選功能的檔案檢視——任何在自動儲存開啟時排序或篩選儀表板的人，都會影響檔案中其他人的視圖。 如果檔案是作為儀表板，或多人使用並具備排序和篩選功能，我們建議使用檔案 > 資訊 > 保護工作簿 >「永遠只讀」設定 Read-Only 推薦屬性，這樣儀表板的使用者除非明確選擇編輯該檔案，否則不會儲存變更。
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已完成或發布的檔案 ——任何不小心在啟用自動儲存的情況下編輯已完成已發佈檔案的人，都會將修改內容儲存到檔案中。 檔案最終定稿後，我們建議將 Read-Only 推薦屬性或標記為最終檔案，這樣觀看者或讀者的誤刪修改就不會被保存。
在 Office 中設定自動存檔設定
自動存檔可透過以下方式設定：
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檔案擁有者可以將其設定為 「永遠開啟唯讀 」，以幫助防止意外編輯。 這可以透過設定檔案以唯讀 推薦 (檔案開啟，> 資訊 > 保護文件/工作簿/簡報 > 永遠只讀) 開啟，或透過分享檔案而不允許他人編輯檔案 >分享 > 人員連結後可以編輯並取消勾選允許編輯 () 。
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使用者可以在檔案開啟時，點擊 自動儲存 切換開關關閉自動儲存。 這會讓該使用者目前文件的自動儲存功能被停用。 下次同一個使用者打開文件時，自動存檔會關閉。 如果他們打開不同的文件，自動存檔不會受到他們在另一個文件中選擇的影響。
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使用者可以預設關閉該特定應用程式中所有在該裝置上開啟的檔案 (Word， Excel， PowerPoint) 的自動儲存。
附註: 使用者仍可透過上述自動儲存切換，將個別檔案的自動 儲存 設定為開啟。
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你，作為管理員，可以設定該特定應用程式中所有開啟檔案的自動存檔預設關閉， (Word、 Excel、 PowerPoint) 使用 群組原則。
附註: 使用者仍可透過上述設定，在應用程式中預設開啟自動儲存，或針對個別檔案設定。
自動存檔的群組政策設定
我們將「 Excel/PowerPoint/Word中自動儲存檔案」群組原則設定替換為新的「在 Excel/PowerPoint/Word預設關閉自動儲存」群組原則設定。
如果你在組織中使用群組原則，可以用政策設定預設關閉自動儲存。 有獨立的政策設定分別 Excel、 PowerPoint和 Word。
例如， Word 的政策設定名為「在 Word 中預設關閉自動儲存」，可在「Microsoft Office 2016\AutoSave」政策路徑中找到。
使用這些政策設定時，請確保你已從Microsoft下載中心 下載最新的管理範本檔案 (ADMX/ADML) 。
處理本地檔案
處理本地檔案時無法自動存檔。 舊有的自動復原行為仍可定期保存變更檔案的副本，以在意外情境（如當機）時減少資料遺失。
不過，我們建議 IT 管理員鼓勵使用者將檔案儲存至 OneDrive、 公司用或學校用 OneDrive或 Microsoft 365 中的 SharePoint ，以啟用自動儲存並避免資料遺失。 你可以透過使用者教育以及部署已知資料夾移動（Known Folder Move）來鼓勵採用 OneDrive、 公司用或學校用 OneDrive或 Microsoft 365 中的 SharePoint ，該功能會自動將關鍵資料夾同步到雲端。 這讓他們能隨時隨地存取檔案，不用擔心重要資料遺失。
另請參閱
最後更新日期：2019年6月4日
