除了 Publisher 程式之外,您可以與 Publisher 程式一同使用資料,但您如何將資料匯出並保護資料安全? 答案就是建立正確的關係。

使用資料連線精靈來匯出外部資料

在 Publisher 中,您可以使用合併列印匯入外部資料。 使用合併列印建立大量檔,這些檔大多相同,但包含一些唯一資訊,例如要傳送給前 100 位客戶的產品公告。 您也可以直接匯出文字檔、Excel 工作表和 Access 資料表或查詢,而不需要使用連接檔案。 詳細資訊請參閱在 Publisher 中建立郵件或電子郵件合併

將逗號分隔值 (CSV) csv (.csv) 非常簡單。 如果您的文字檔是不使用電腦上定義之清單分隔符號的 .csv 檔案,或者您的文字檔不是 .csv 檔案,您可以使用 Schema.ini 檔案來指定正確的檔案格式。

匯出檔案

  1. 按一下 [郵件] > [選取收件者] > [使用現有清單]。

  2. [選取資料來源] 對話方塊中,執行下列其中一項操作:

    • 若要使用現有的 .odc 檔案,請按兩下 .odc 檔案。 資料會一併完成。

    • 若要建立新的 .odc 檔案,請按一下 [ 新增來源,然後遵循程式中的每個步驟。

      資料連線精靈即會出現。

  3. 在 [ 歡迎使用資料連線精靈」 頁面中,按一下 [其他/進一步

    [ 資料連結屬性> 對話方塊即會出現。

    有關各種對話方塊中不同選項的詳細資訊,請按一下 [ 協助

  4. 在 [ 提供者> Tab 上,選取 MicrosoftJet 4.0 OLE DB 提供者,然後按一下 [下 一步

  5. On the Connections tab, in the Select or enter a database name box, enter the full path to the folder that contains the text file.

    若要説明您找到資料夾,請按一下 方塊旁的 [瀏覽按鈕。

  6. 按一下 [ 所有資料標籤 ,選取 延伸屬性,然後按一下 [編輯值

  7. 在屬性值 方塊 中,輸入下列其中一項:

    • 如果文字檔有欄標題,請輸入 文字;HDR=是

    • 如果文字檔沒有欄標題,請輸入 文字;HDR=No

  8. 按一下 [確定]。

  9. 若要確保您輸入了正確的資訊,請按一下 [連接 > 鍵,然後按一下 [測試 連接

  10. 請執行下列其中一項操作:

    • 如果您收到錯誤訊息,請重新檢查您先前步驟中輸入的值。

    • 如果您收到「測試連接成功」訊息,請按一下 [確定

  11. 按一下 [確定]。

    資料連線精靈再次出現。

  12. 在 [選取資料庫及資料表頁面的[名稱欄》 下,選取要匯出的文字檔,然後按一下 [下一步

  13. 在 [儲存資料連線檔案及完成時間」 頁面中,在 [檔案名> 方塊中輸入 .odc 檔案的名稱,然後按一下 [完成時間

    若要變更資料夾位置 ,即預設為 [ 我的資料來源> 資料夾,請按一下 [流覽

  14. 或者,若要讓連接檔案更可搜尋,您可以在 [描述、好名稱及搜尋關鍵字」 核取方塊中輸入其他資訊。

使用Schema.ini指定不同的清單分隔符號或文字檔案格式

檔案Schema.ini是一種文字檔,其中包含可覆蓋 Windows 註冊表中預設文字驅動程式設定之專案。 一般而言,若要使用Schema.ini檔案,您必須執行下列操作:

  • 將Schema.ini檔案儲存在與要輸入之文字檔相同的資料夾中。

  • 將檔案命名Schema.ini。

  • 在檔案的第一行Schema.ini,輸入要連結之文字檔的名稱,並括在括弧內。

  • 新增其他資訊以指定不同的文本檔案格式。

下列各節顯示使用檔案的常見Schema.ini範例。

範例:指定分號字元 (;) 分隔符號

[Categories.txt] Format=Delimited(;)

範例:將 Tab 字元指定為分隔符號

[Products.txt] Format=TabDelimited

範例:指定固定寬度檔案

[Shippers.txt]Format=FixedLengthCol1=ShipperID Text Width 11Col2=CompanyName Text Width 40Col3=Phone Text Width 24

頁面頂端 節頂端

使用 ODBC 驅動程式來導入文字檔至少需要兩個步驟。 首先,如有需要,請在電腦上定義 ODBC 文字驅動程式的使用者 DSN。 第二,使用使用者 DSN 來匯出文字檔。 如果您的文字檔是逗號分隔值 (CSV) 檔案,不使用電腦上定義的清單分隔符號,或者您的文字檔不是 .csv 檔案,您可以使用 Schema.ini 檔案來指定正確的檔案格式。

定義使用者 DSN

  1. 開啟控制台,然後按一下 [系統和安全性>管理工具> ODBC 資料來源 (32位) 或 ODBC 資料來源 (64位) 。

  2. [ODBC 資料來源管理員 」 對話方塊中,按一下 [使用者 DSN> 按鈕上的 [ 新增

  3. 在 [ 建立新 資料來源> 對話方塊中,選取 Microsoft 文字驅動程式 (*.txt; *.csv) ,然後按一下 [ 完成

    ODBC 文字設定對話方塊即會出現。

  4. 在資料來源名稱 中輸入名稱

  5. 清除使用 目前目錄 核取方塊。

  6. 按一下 [選取目錄

  7. [選取目錄>對話方塊中,找出包含要輸入之文字檔的資料夾,確定文字檔出現在 [檔案名> 方塊下方的清單中,然後按一下[確定

  8. 按兩次 [確定]。

有關各種對話方塊中不同選項的詳細資訊,請按一下 [ 協助

匯出檔案

  1. 按一下 [郵件] > [選取收件者] > [使用現有清單]。

  2. [選取資料來源] 對話方塊中,執行下列其中一項操作:

    • 若要使用現有的 .odc 檔案,請按兩下 .odc 檔案。 資料會一併完成。

    • 若要建立新的 .odc 檔案,請按一下 [ 新增來源,然後遵循程式中的每個步驟。

      資料連線精靈即會出現。

  3. 在 [歡迎使用資料連線精靈」頁面中,按一下ODBC DSN。

  4. 在 [ 連接到 ODBC 資料來源」 頁面中,選取您剛才建立的使用者 DSN,然後按一下 [下 一步

  5. 在 [ 選取資料庫與資料表 的頁面上,選取名稱欄 下的文字檔 ,然後按一下 [下 一步

  6. 在 [儲存資料連線檔案及完成時間」 頁面中,在 [檔案名> 方塊中輸入 .odc 檔案的名稱,然後按一下 [完成時間

    若要變更資料夾位置 ,即預設為 [ 我的資料來源> 資料夾,請按一下 [流覽

  7. 或者,若要讓連接檔案更可搜尋,您可以在 [描述、好名稱及搜尋關鍵字」 核取方塊中輸入其他資訊。

使用Schema.ini指定不同的清單分隔符號或文字檔案格式

檔案Schema.ini是一種文字檔,其中包含可覆蓋 Windows 註冊表中預設文字驅動程式設定之專案。 一般而言,若要使用Schema.ini檔案,您必須執行下列操作:

  • 將Schema.ini檔案儲存在與要輸入之文字檔相同的資料夾中。

  • 將檔案命名Schema.ini。

  • 在檔案的第一行Schema.ini,輸入要連結之文字檔的名稱,並括在括弧內。

  • 新增其他資訊以指定不同的文本檔案格式。

下列各節顯示使用檔案的常見Schema.ini範例。

範例:指定欄標題

[Categories.txt] ColNameHeader=True

範例:指定分號字元 (;) 分隔符號

[Categories.txt] Format=Delimited(;)

範例:將 Tab 字元指定為分隔符號

[Products.txt] Format=TabDelimited

範例:指定固定寬度檔案

[Shippers.txt]Format=FixedLengthCol1=ShipperID Text Width 11Col2=CompanyName Text Width 40Col3=Phone Text Width 24

頁面頂端 節頂端

  1. 按一下 [郵件] > [選取收件者] > [使用現有清單]。

  2. [選取資料來源] 對話方塊中,執行下列其中一項操作:

    • 若要使用現有的 .odc 檔案,請按兩下 .odc 檔案。 資料會一併完成。

    • 若要建立新的 .odc 檔案,請按一下 [ 新增來源,然後遵循程式中的每個步驟。

      資料連線精靈即會出現。

  3. 在 [歡迎使用資料連線精靈」頁面中,按一下 Microsoft SQL Server。

  4. 在連結 至資料庫伺服器 頁面中,執行下列操作:

    • 在伺服器名稱方塊中輸入 資料庫伺服器 的名稱。

      如果資料庫位於您的電腦上,請輸入 () 。

    • 登入認證下,執行下列其中一項操作:

      • 若要使用您的 Windows 使用者名稱和密碼,請按一下 [使用 Windows 驗證

      • 若要使用資料庫使用者名稱和密碼,請按一下 [使用下列使用者名稱和密碼,然後在適當的框中輸入資料庫使用者名稱和密碼。

  5. 按 [下一步]。

  6. 在 [選取資料庫及資料表」 頁面中,選取[資料庫庫> 方塊中的資料庫,選取 [名稱資料行> 下的表格、視圖或使用者定義函數,然後按一下 [下一步

  7. 在 [儲存資料連線檔案及完成時間」 頁面中,在 [檔案名> 方塊中輸入 .odc 檔案的名稱,然後按一下 [完成時間

    若要變更資料夾位置 ,即預設為 [ 我的資料來源> 資料夾,請按一下 [流覽

  8. 或者,若要讓連接檔案更可搜尋,您可以在 [描述、好名稱及搜尋關鍵字」 核取方塊中輸入其他資訊。

頁面頂端 節頂端

使用 ODBC 驅動程式從 SQL Server 資料庫匯出資料是一個雙步驟程式。 首先,如有需要,請在電腦上定義 ODBC 驅動程式的使用者 DSN。 第二,從 SQL Server 資料庫匯出資料。

定義使用者 DSN

  1. 開啟控制台,然後按一下 [系統和安全性>管理工具> ODBC 資料來源 (32位) 或 ODBC 資料來源 (64位) 。

  2. ODBC [資料來源管理員 」 對話方塊中,選取 [ 使用者 DSN> 按鈕,然後按一下 [ 新增

  3. 在 [ 建立新資料來源> 對話方塊中,選取 SQL Server,然後按一下 [ 完成

    [ 建立新資料來源至 SQL Server 的對話方塊 出現。

  4. 在名稱方塊 中輸入資料來源 名稱。

  5. 或者,在描述方塊中輸入 資料來源 的描述。

  6. 在伺服器方塊中輸入 資料庫伺服器 名稱。

    如果資料庫位於您的電腦上,請輸入 () 。

  7. 按 [下一步]。

  8. SQL Server 如何驗證登入識別碼的真偽?下,執行下列其中一項操作:

    • 若要使用您的 Windows 使用者名稱和密碼,請按一下 [使用 Windows NT 驗證使用網路登入識別碼

    • 若要使用資料庫使用者名稱和密碼,請按一下 [使用 SQL Server驗證使用登入識別碼和使用者輸入的密碼,然後在適當的框中輸入資料庫登入識別碼和密碼。

  9. 兩次 [ 下一步,然後按一下 [ 完成時間

  10. 若要確保您輸入正確的資訊,請按一下 [ 測試資料來源

  11. 請執行下列其中一項操作:

    • 如果您收到錯誤訊息,請重新檢查您先前步驟中輸入的值。

    • 如果您收到「測試已完成!」訊息,請按一下 [確定

  12. 按兩次 [確定]。

有關各種對話方塊中不同選項的詳細資訊,請按一下 [ 協助

從 SQL Server 資料庫匯出資料

  1. 按一下 [郵件] > [選取收件者] > [使用現有清單]。

  2. [選取資料來源] 對話方塊中,執行下列其中一項操作:

    • 若要使用現有的 .odc 檔案,請按兩下 .odc 檔案。 資料會一併完成。

    • 若要建立新的 .odc 檔案,請按一下 [ 新增來源,然後遵循程式中的每個步驟。

      資料連線精靈即會出現。

  3. 在 [歡迎使用資料連線精靈」頁面中,按一下ODBC DSN。

  4. 在 [ 連接至 ODBC 資料來源頁面 , 選取您于上一節定義的資料來源名稱,然後按一下 [下 一步

  5. 在 [選取資料庫與資料表頁面, 選取資料庫方塊中的資料庫, 選取資料表, view, or function under The Name column, and then click Next.

  6. 在 [儲存資料連線檔案及完成時間」 頁面中,在 [檔案名> 方塊中輸入 .odc 檔案的名稱,然後按一下 [完成時間

    若要變更資料夾位置 ,即預設為 [ 我的資料來源> 資料夾,請按一下 [流覽

  7. 或者,若要讓連接檔案更可搜尋,您可以在 [描述、好名稱及搜尋關鍵字」 核取方塊中輸入其他資訊。

頁面頂端 節頂端

頁面頂端

另請參閱

Office 資料連線概觀

使用資料連線精靈將資料導入 Word

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