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除了 Publisher 程式之外，您可以與 Publisher 程式一同使用資料，但您如何將資料匯出並保護資料安全？ 答案就是建立正確的關係。

使用資料連線精靈來匯出外部資料

在 Publisher 中，您可以使用合併列印匯入外部資料。 使用合併列印建立大量檔，這些檔大多相同，但包含一些唯一資訊，例如要傳送給前 100 位客戶的產品公告。 您也可以直接匯出文字檔、Excel 工作表和 Access 資料表或查詢，而不需要使用連接檔案。 詳細資訊請參閱在 Publisher 中建立郵件或電子郵件合併。

將逗號分隔值 (CSV) csv (.csv) 非常簡單。 如果您的文字檔是不使用電腦上定義之清單分隔符號的 .csv 檔案，或者您的文字檔不是 .csv 檔案，您可以使用 Schema.ini 檔案來指定正確的檔案格式。

匯出檔案

  1. 按一下 [郵件] > [選取收件者] > [使用現有清單]。

  2. 在 [選取資料來源] 對話方塊中，執行下列其中一項操作：

    • 若要使用現有的 .odc 檔案，請按兩下 .odc 檔案。 資料會一併完成。

    • 若要建立新的 .odc 檔案，請按一下 [ 新增來源，然後遵循程式中的每個步驟。

      資料連線精靈即會出現。

  3. 在 [ 歡迎使用資料連線精靈」 頁面中，按一下 [其他/進一步。

    [ 資料連結屬性> 對話方塊即會出現。

    有關各種對話方塊中不同選項的詳細資訊，請按一下 [ 協助。

  4. 在 [ 提供者> Tab 上，選取 MicrosoftJet 4.0 OLE DB 提供者，然後按一下 [下 一步。

  5. On the Connections tab, in the Select or enter a database name box, enter the full path to the folder that contains the text file.

    若要説明您找到資料夾，請按一下 方塊旁的 [瀏覽按鈕。

  6. 按一下 [ 所有資料標籤 ，選取 延伸屬性，然後按一下 [編輯值。

  7. 在屬性值 方塊 中，輸入下列其中一項：

    • 如果文字檔有欄標題，請輸入 文字;HDR=是。

    • 如果文字檔沒有欄標題，請輸入 文字;HDR=No。

  8. 按一下 [確定]。

  9. 若要確保您輸入了正確的資訊，請按一下 [連接 > 鍵，然後按一下 [測試 連接。

  10. 請執行下列其中一項操作：

    • 如果您收到錯誤訊息，請重新檢查您先前步驟中輸入的值。

    • 如果您收到「測試連接成功」訊息，請按一下 [確定。

  11. 按一下 [確定]。

    資料連線精靈再次出現。

  12. 在 [選取資料庫及資料表頁面的[名稱欄》 下，選取要匯出的文字檔，然後按一下 [下一步。

  13. 在 [儲存資料連線檔案及完成時間」 頁面中，在 [檔案名> 方塊中輸入 .odc 檔案的名稱，然後按一下 [完成時間。

    若要變更資料夾位置 ，即預設為 [ 我的資料來源> 資料夾，請按一下 [流覽。

  14. 或者，若要讓連接檔案更可搜尋，您可以在 [描述、好用名稱及搜尋關鍵字」 核取方塊中輸入其他資訊。

使用Schema.ini指定不同的清單分隔符號或文字檔案格式

檔案Schema.ini是一種文字檔，其中包含可覆蓋 Windows 註冊表中預設文字驅動程式設定之專案。 一般而言，若要使用Schema.ini檔案，您必須執行下列操作：

  • 將Schema.ini檔案儲存在與要輸入之文字檔相同的資料夾中。

  • 將檔案命名Schema.ini。

  • 在檔案的第一行Schema.ini，輸入要連結之文字檔的名稱，並括在括弧內。

  • 新增其他資訊以指定不同的文本檔案格式。

下列各節顯示使用檔案的常見Schema.ini範例。

範例：指定分號字元 (;) 分隔符號

[Categories.txt] Format=Delimited(;)

範例：將 Tab 字元指定為分隔符號

[Products.txt] Format=TabDelimited

範例：指定固定寬度檔案

[Shippers.txt]Format=FixedLengthCol1=ShipperID Text Width 11Col2=CompanyName Text Width 40Col3=Phone Text Width 24

頁面頂端 節頂端

使用 ODBC 驅動程式來導入文字檔至少需要兩個步驟。 首先，如有需要，請在電腦上定義 ODBC 文字驅動程式的使用者 DSN。 第二，使用使用者 DSN 來匯出文字檔。 如果您的文字檔是逗號分隔值 (CSV) 檔案，不使用電腦上定義的清單分隔符號，或者您的文字檔不是 .csv 檔案，您可以使用 Schema.ini 檔案來指定正確的檔案格式。

定義使用者 DSN

  1. 開啟控制台，然後按一下 [系統和安全性>管理工具> ODBC 資料來源 (32位) 或 ODBC 資料來源 (64位) 。

  2. 在 [ODBC 資料來源管理員 」 對話方塊中，按一下 [使用者 DSN> 按鈕上的 [ 新增。

  3. 在 [ 建立新 資料來源> 對話方塊中，選取 Microsoft 文字驅動程式 (*.txt; *.csv) ，然後按一下 [ 完成。

    ODBC 文字設定對話方塊即會出現。

  4. 在資料來源名稱 中輸入名稱。

  5. 清除使用 目前目錄 核取方塊。

  6. 按一下 [選取目錄。

  7. 在[選取目錄>對話方塊中，找出包含要輸入之文字檔的資料夾，確定文字檔出現在 [檔案名> 方塊下方的清單中，然後按一下[確定。

  8. 按兩次 [確定]。

有關各種對話方塊中不同選項的詳細資訊，請按一下 [ 協助。

匯出檔案

  1. 按一下 [郵件] > [選取收件者] > [使用現有清單]。

  2. 在 [選取資料來源] 對話方塊中，執行下列其中一項操作：

    • 若要使用現有的 .odc 檔案，請按兩下 .odc 檔案。 資料會一併完成。

    • 若要建立新的 .odc 檔案，請按一下 [ 新增來源，然後遵循程式中的每個步驟。

      資料連線精靈即會出現。

  3. 在 [歡迎使用資料連線精靈」頁面中，按一下ODBC DSN。

  4. 在 [ 連接到 ODBC 資料來源」 頁面中，選取您剛才建立的使用者 DSN，然後按一下 [下 一步。

  5. 在 [ 選取資料庫與資料表 的頁面上，選取名稱欄 下的文字檔 ，然後按一下 [下 一步。

  6. 在 [儲存資料連線檔案及完成時間」 頁面中，在 [檔案名> 方塊中輸入 .odc 檔案的名稱，然後按一下 [完成時間。

    若要變更資料夾位置 ，即預設為 [ 我的資料來源> 資料夾，請按一下 [流覽。

  7. 或者，若要讓連接檔案更可搜尋，您可以在 [描述、好用名稱及搜尋關鍵字」 核取方塊中輸入其他資訊。

使用Schema.ini指定不同的清單分隔符號或文字檔案格式

檔案Schema.ini是一種文字檔，其中包含可覆蓋 Windows 註冊表中預設文字驅動程式設定之專案。 一般而言，若要使用Schema.ini檔案，您必須執行下列操作：

  • 將Schema.ini檔案儲存在與要輸入之文字檔相同的資料夾中。

  • 將檔案命名Schema.ini。

  • 在檔案的第一行Schema.ini，輸入要連結之文字檔的名稱，並括在括弧內。

  • 新增其他資訊以指定不同的文本檔案格式。

下列各節顯示使用檔案的常見Schema.ini範例。

範例：指定欄標題

[Categories.txt] ColNameHeader=True

範例：指定分號字元 (;) 分隔符號

[Categories.txt] Format=Delimited(;)

範例：將 Tab 字元指定為分隔符號

[Products.txt] Format=TabDelimited

範例：指定固定寬度檔案

[Shippers.txt]Format=FixedLengthCol1=ShipperID Text Width 11Col2=CompanyName Text Width 40Col3=Phone Text Width 24

頁面頂端 節頂端

  1. 按一下 [郵件] > [選取收件者] > [使用現有清單]。

  2. 在 [選取資料來源] 對話方塊中，執行下列其中一項操作：

    • 若要使用現有的 .odc 檔案，請按兩下 .odc 檔案。 資料會一併完成。

    • 若要建立新的 .odc 檔案，請按一下 [ 新增來源，然後遵循程式中的每個步驟。

      資料連線精靈即會出現。

  3. 在 [歡迎使用資料連線精靈」頁面中，按一下 Microsoft SQL Server。

  4. 在連結 至資料庫伺服器 頁面中，執行下列操作：

    • 在伺服器名稱方塊中輸入 資料庫伺服器 的名稱。

      如果資料庫位於您的電腦上，請輸入 () 。

    • 在 登入認證下，執行下列其中一項操作：

      • 若要使用您的 Windows 使用者名稱和密碼，請按一下 [使用 Windows 驗證。

      • 若要使用資料庫使用者名稱和密碼，請按一下 [使用下列使用者名稱和密碼，然後在適當的框中輸入資料庫使用者名稱和密碼。

  5. 按 [下一步]。

  6. 在 [選取資料庫及資料表」 頁面中，選取[資料庫庫> 方塊中的資料庫，選取 [名稱資料行> 下的表格、視圖或使用者定義函數，然後按一下 [下一步。

  7. 在 [儲存資料連線檔案及完成時間」 頁面中，在 [檔案名> 方塊中輸入 .odc 檔案的名稱，然後按一下 [完成時間。

    若要變更資料夾位置 ，即預設為 [ 我的資料來源> 資料夾，請按一下 [流覽。

  8. 或者，若要讓連接檔案更可搜尋，您可以在 [描述、好用名稱及搜尋關鍵字」 核取方塊中輸入其他資訊。

頁面頂端 節頂端

使用 ODBC 驅動程式從 SQL Server 資料庫匯出資料是一個雙步驟程式。 首先，如有需要，請在電腦上定義 ODBC 驅動程式的使用者 DSN。 第二，從 SQL Server 資料庫匯出資料。

定義使用者 DSN

  1. 開啟控制台，然後按一下 [系統和安全性>管理工具> ODBC 資料來源 (32位) 或 ODBC 資料來源 (64位) 。

  2. 在 ODBC [資料來源管理員 」 對話方塊中，選取 [ 使用者 DSN> 按鈕，然後按一下 [ 新增。

  3. 在 [ 建立新資料來源> 對話方塊中，選取 SQL Server，然後按一下 [ 完成。

    [ 建立新資料來源至 SQL Server 的對話方塊 出現。

  4. 在名稱方塊 中輸入資料來源 名稱。

  5. 或者，在描述方塊中輸入 資料來源 的描述。

  6. 在伺服器方塊中輸入 資料庫伺服器 名稱。

    如果資料庫位於您的電腦上，請輸入 () 。

  7. 按 [下一步]。

  8. 在 SQL Server 如何驗證登入識別碼的真偽？下，執行下列其中一項操作：

    • 若要使用您的 Windows 使用者名稱和密碼，請按一下 [使用 Windows NT 驗證使用網路登入識別碼。

    • 若要使用資料庫使用者名稱和密碼，請按一下 [使用 SQL Server驗證使用登入識別碼和使用者輸入的密碼，然後在適當的框中輸入資料庫登入識別碼和密碼。

  9. 按 兩次 [ 下一步，然後按一下 [ 完成時間。

  10. 若要確保您輸入正確的資訊，請按一下 [ 測試資料來源 。

  11. 請執行下列其中一項操作：

    • 如果您收到錯誤訊息，請重新檢查您先前步驟中輸入的值。

    • 如果您收到「測試已完成！」訊息，請按一下 [確定。

  12. 按兩次 [確定]。

有關各種對話方塊中不同選項的詳細資訊，請按一下 [ 協助。

從 SQL Server 資料庫匯出資料

  1. 按一下 [郵件] > [選取收件者] > [使用現有清單]。

  2. 在 [選取資料來源] 對話方塊中，執行下列其中一項操作：

    • 若要使用現有的 .odc 檔案，請按兩下 .odc 檔案。 資料會一併完成。

    • 若要建立新的 .odc 檔案，請按一下 [ 新增來源，然後遵循程式中的每個步驟。

      資料連線精靈即會出現。

  3. 在 [歡迎使用資料連線精靈」頁面中，按一下ODBC DSN。

  4. 在 [ 連接至 ODBC 資料來源頁面 ， 選取您于上一節定義的資料來源名稱，然後按一下 [下 一步。

  5. 在 [選取資料庫與資料表頁面， 選取資料庫方塊中的資料庫， 選取資料表， view， or function under The Name column， and then click Next.

  6. 在 [儲存資料連線檔案及完成時間」 頁面中，在 [檔案名> 方塊中輸入 .odc 檔案的名稱，然後按一下 [完成時間。

    若要變更資料夾位置 ，即預設為 [ 我的資料來源> 資料夾，請按一下 [流覽。

  7. 或者，若要讓連接檔案更可搜尋，您可以在 [描述、好用名稱及搜尋關鍵字」 核取方塊中輸入其他資訊。

頁面頂端 節頂端

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另請參閱

Office 資料連線概觀

使用資料連線精靈將資料導入 Word

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