使用 Access 資產追蹤範本

使用 Access 資產追蹤範本 來追蹤電腦、辦公室設備,或人員擁有或維護的任何專案。 此版本的熱門 Access 範本也可讓您搜尋資產詳細資料、顯示或隱藏欄、傳送電子郵件訊息,以及地圖資產擁有者的位址。

想要觀看有關使用此範本的影片嗎? 請參閱這篇文章, 使用資產追蹤資料庫範本

附註: 資產追蹤資料庫範本在過去幾年中已經更新。 這些指示是指可供下載的最新版本的範本。 如果下列步驟與看到的不相符,表示您可能正在使用舊版的範本。

開始使用

本文將說明使用資產追蹤範本的基本步驟。

準備資料庫以使用

  • 當您第一次開啟資料庫時,Access 會顯示歡迎表單。 若要避免此表單在您下次開啟資料庫時顯示,請清除此資料庫開啟時顯示的歡迎 使用 核取方塊。

    關閉歡迎表單以開始使用資料庫。

  • 若要確保所有資料庫內容都已啟用,請在訊息欄中,按一下 [啟用此內容

    有關啟用資料庫內容的資訊,請參閱決定是否要 信任資料庫一文

顯示或隱藏已停用資產

已停用資產是目前日期當天或之前有已停用日期的專案。 資產過期、已中斷或未使用時,可能會淘汰。 您可以在資產清單表單上顯示或隱藏已停用的資產。

  • 在資產 清單表單 上,選取或清除顯示已 停用 的核取方塊。

搜尋資產或連絡人

快速搜尋方塊可讓您快速尋找資產清單表單上的資產,以及連絡人清單表單上的連絡人。

  • 在快速搜尋方塊中輸入要 搜尋的文字, 然後按 ENTER。

    Access 會篩選清單,只顯示包含您搜尋之文字的記錄。 若要返回完整清單,請按一下 [清除目前的搜尋。 (是搜尋方塊內的 X。)

篩選資產清單

在資產 清單表單 上,您可以篩選資產清單,並儲存您最愛的篩選,供日後使用。

  1. 以滑鼠右鍵按一下表單,然後選取您想要的篩選,即可使用篩選。

  2. 按一下 [儲存篩選

  3. 在篩選 詳細資料 表單上,輸入篩選名稱和描述,然後按一下 [ 關閉

  4. 使用 [ 篩選我的 最愛) 來申請儲存的篩選,或按一下 [清除 ( 篩選 ) 移除篩選。

顯示或隱藏欄

在資產清單表單和連絡人清單表單上,預設會隱藏 (欄) 欄位。 若要變更顯示哪些欄位:

  1. 按一下 [顯示/隱藏欄位

  2. [取消隱藏欄 」 對話方塊中,選取要顯示之每一欄旁邊的核取方塊。 清除核取方塊以隱藏欄。

顯示資產或連絡人詳細資料

資產 詳細資料 表單和 連絡人詳細資料 表單讓您查看並輸入專案的詳細資訊。 若要顯示 資產詳細資料連絡人詳細資料 表單:

  • 在資產清單表單或連絡人清單表單上,按一下您想要查看的專案旁的 [開啟。

新增圖片

在資產 詳細資料 表單和連絡人 詳細 資料表單上,您可以新增圖片和其他附件。

  • 在資產詳細資料表單的圖片 框下, 按一下 [新增或移除附件

    在連絡人詳細資料 表單的圖片框 下,按一下 [編輯圖片

  • 在 [ 附件> 對話方塊中,按一下 [ 新增

  • 在 [ 選擇檔案 > 對話方塊中,流覽至包含該檔案的資料夾。

  • 選取您想要新增的檔案,然後按一下 [ 開啟

  • 在 [ 附件> 對話方塊中,按一下 [確定

附註: 您可以為每個專案附加多個檔案,包括不同的檔案類型,例如檔或試算表。

從 Microsoft Outlook 新增連絡人

如果您使用 Microsoft Outlook,就可以從該程式新增連絡人或資產擁有者,而不需要重新輸入資訊。

  1. 在連絡人清單 表單上 ,按一下 [從 Outlook 新增

  2. 在 [ 選取名稱以新增 名稱的對話方塊中,選取要新增到資料庫的名稱。

  3. 按一下 [新增],然後按一下 [確定]。

顯示連絡人位址的地圖

連絡人詳細資料 表單上,如果您輸入了該連絡人的街地道址,您可以顯示該位置的地圖:

  • 按一下 [地圖此位址

顯示報表

資產追蹤包含數個報告,包括所有 資產、資產 詳細資料、已停用 資產連絡人通訊錄等等。 若要顯示報表:

  • 在功能窗格中的 [報表> 下,按兩下要顯示的報表。

您可以建立自己的自訂報表。 詳細資訊請參閱建立簡易 報表一文

修改資產追蹤資料庫

您可以將新欄位新增到資產資料表,然後將該欄位新增到資產清單表單、資產詳細資料表單和資產詳細資料包表,以自訂資產追蹤資料庫。

新增欄位至資產資料表

  1. 關閉所有開啟的定位字元。

  2. 在功能窗格中,按兩下 [資產 資料表。

  3. 向右卷卷,直到您看到名為新增 欄位的欄。 按兩下欄標題,然後輸入功能變數名稱。

第一次在欄中輸入資料時,Access 會設定您的資料類型。

將欄位新增至表單或報表

欄位新增到資料表後,就可以新增到表單或報表。

  1. 以滑鼠右鍵按一下功能窗格中的表單或報表,然後按一下 [ 版面配置視圖

  2. 在 [設計] 索引標籤的 [工具] 群組中,按一下 [新增現有欄位]。

  3. 將您想要的欄位從欄位清單拖曳到表單或報表。

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