使用 Visio 甘特圖共用排程和任務詳細資料

使用 Visio 甘特圖共用排程和任務詳細資料

甘特圖可協助您排程專案工作,然後協助您追蹤進度。 若要將詳細的工作及排程資訊傳達給經理或其他小組成員,您可以在 Microsoft Visio 中建立甘特圖。 您也可以使用甘特圖來管理工作層級的專案排程。

設定甘特圖

  1. 選取[檔案] > [新增],然後搜尋 [排程]。

  2. 按一下 [甘特圖],然後按一下 [建立]。

  3. 在 [甘特圖選項] 對話方塊中,設定時間刻度的日期:

    • 按一下 [日期] 索引標籤,然後選擇您要的選項。
      [主要單位] 是您想要在圖表中使用的最長時間單位(例如年或月),次要單位是最小值(例如天或小時)。

    • 在 [格式] 索引標籤上,按一下您要在任務橫條圖、[里程碑] 和 [摘要] 橫條圖上使用的圖案和標籤,然後按一下[確定]
      如果您不確定要選擇的格式設定,只要接受預設選項即可。 您可以在稍後變更格式設定。

新增資料至甘特圖

工作

甘特圖中的每個工作都佔據圖表框架中的一列。 當您在 [任務名稱] 欄的儲存格中輸入任務名稱時,任務工期會在時間刻度底下的區域中以工作列的形式表示。

目標

要採取的動作

變更任務名稱

  • 按一下包含該任務的 [任務名稱] 欄中的儲存格,然後輸入新的名稱。

設定或變更任務工期

  • 按一下包含您要變更之日期或工期的甘特圖框架中的儲存格,然後輸入新的資訊。

輸入持續時間,如下所示:

  • 1h 1 小時

  • 1天的1d

  • 1w 1 周

  • 1個月的1m

新增任務列

  • 從 [圖形] 視窗中拖曳 [] 圖形,並將它放在您想要新增資料列的圖表上。

新增任務的完成百分比標記

  1. 選取要顯示 [完成百分比] 欄之位置左邊的欄。

  2. 在 [甘特圖] 索引標籤的 [] 群組中,按一下 [插入]。

  3. 在 [欄類型] 底下,按一下 [完成百分比],然後按一下[確定]

當您在工作上進行進度時,請在 [新增] 欄中輸入任務的完成百分比。 工作列中隨即出現完成百分比標記。

刪除工作

  • 在代表您要刪除之工作的那一列中,選取任一儲存格,然後在 [甘特圖] 索引標籤上的[工作]群組中,按一下 [刪除]。

主要

因為里程碑代表的是排程中的重要事件,而不是任務,所以將其工期設定為零。

目標

要採取的動作

新增里程碑

  1. 從 [圖形] 視窗拖曳里程碑圖形,並將它放在您要建立新里程碑列的圖表上。

  2. 以滑鼠右鍵按一下代表里程碑之列之 [開始] 欄位中的儲存格,然後按一下快捷方式功能表上的 [編輯日期]。

  3. 設定日期,然後按一下[確定]。 [完成時間]欄中的日期會變更為與 [開始] 欄中的日期相符,而 [工期] 則設定為零(0)。

將現有任務轉換為里程碑

  • 在代表要轉換為里程碑之任務的資料列的 [工期] 資料行中,輸入零(0)工期。

變更里程碑標記的顯示方式

  • 以滑鼠右鍵按一下里程碑標記,然後按一下快捷方式功能表上的 [任務選項]。 選擇您想要的選項,然後按一下[確定]

刪除里程碑

  • 在代表您要刪除之里程碑的資料列中,選取任一儲存格,然後在 [甘特圖] 索引標籤上,按一下 [任務] 群組中的 [刪除]。

摘要任務

如果您想要將多個附屬任務合併在一個專案中,您可以使用摘要任務。

目標

要採取的動作

在摘要任務底下建立附屬任務

摘要任務是標準任務列。 它會總結縮排在其下的附屬工作。 若要建立附屬任務:

  1. 選取包含任務名稱的儲存格。 若要選取多個任務,請在按住 SHIFT 的同時按一下。

  2. 在 [甘特圖] 索引標籤上,按一下 [任務] 群組中的 [縮排]。

縮排的任務現在會從屬於其上方的摘要任務。

設定摘要任務的工期

  1. 在第一個附屬任務的列中,按一下 [開始] 欄中的儲存格,然後輸入該工作的開始日期。

  2. 針對相同的附屬工作,按一下 [完成]欄中的儲存格,然後輸入該任務的結束日期。

  3. 針對每個附屬任務,重複步驟1和2。

在您新增所有附屬工作的任務工期資訊之後,摘要任務工期會自動填入。

促銷(凸出)任務

  • 以滑鼠右鍵按一下要升級的任務名稱,然後在快捷方式功能表上,按一下 [升級]。

變更摘要任務欄外觀的方式

  1. 以滑鼠右鍵按一下您想要變更之摘要任務的時間列,然後按一下快捷方式功能表上的 [任務選項]。

  2. 在 [摘要列] 底下,選取您要用於橫條圖開頭和結尾的符號,然後按一下[確定]

相依性(連結的任務)

當您在甘特圖中建立與另一個任務相關的工作時,箭號會連接兩個工作列。 如果您變更其他任務所依賴之任務的日期或工期,則相依的任務日期也會變更。

目標

要採取的動作

設定任務之間的相依性

  1. 選取您要連結之工作與里程碑的 [名稱] 儲存格。 若要選取多個任務,請在選取時按住 Ctrl。

  2. 在 [甘特圖] 索引標籤上,按一下 [任務] 群組中的 [連結]。

中斷任務之間的相依性

  1. 按一下包含任務名稱的儲存格,以選取含有您要中斷之相依性的工作。 若要選取多個任務,請在選取時按住 Ctrl。

  2. 在 [甘特圖] 索引標籤上,按一下 [任務] 群組中的 [取消連結]。

變更相依性箭號的樣式

  • 在甘特圖開啟的情況下,以滑鼠右鍵按一下繪圖頁面,然後按一下 [ S 型連接器]。

新增欄

目標

要採取的動作

重新命名現有的資料行

  • 按一下您要重新命名之欄的標題,然後輸入新的名稱。

新增預先設計的資料行

  1. 選取要顯示新欄之位置左邊的欄標題。

  2. 在 [甘特圖] 索引標籤的 [] 群組中,按一下 [插入]。

  3. 在 [欄類型] 清單中,按一下與您要新增之資料類型相對應的欄名,然後按一下[確定]

新增您自己設計的新資料行

  1. 選取要顯示新欄之位置左邊的欄標題。

  2. 在 [甘特圖] 索引標籤的 [] 群組中,按一下 [插入]。

  3. 在 [欄類型] 清單中,按一下與資料的格式(例如,使用者定義的小數使用者定義的文字使用者定義的時間)相對應的其中一個使用者定義欄,然後按一下[確定]

  4. 輸入欄的新名稱。

附註: 如果您新增一個以上的文字欄,每次請按一下不同的使用者定義文字選項。 例如,針對第一欄按一下 [使用者定義的文字 1 ],針對第二個數據行,按一下 [使用者定義的文字 2 ] 等等。

刪除(隱藏)資料行

  • 選取您要刪除的欄標題([隱藏])。

  • 在 [甘特圖] 索引標籤的 [] 群組中,按一下 [隱藏]。

附註: 當您從圖表中刪除或隱藏欄時,欄中的資料會保留在檔案中。 若要稍後再次顯示該列,請以滑鼠右鍵按一下欄標題,然後按一下 [插入欄]。 從清單中選取您要再次顯示的欄,然後按一下[確定]

移動資料行

  1. 按一下您要移動之欄的標題。

  2. 將欄拖曳到新的位置。

  3. 執行下列其中一項操作:

    • 若要將欄移到另一個資料行的左邊,請將您要移動的資料列的中點放置在另一個資料行的中點左側。

    • 若要將欄移到另一個資料行的右邊,請將您要移動的資料列的中點放置在另一個資料行的中點。

    • 若要將欄移至時間刻度區域的右側,請將您要移動之欄的中點放在時間刻度區域之中點的右側。

時幅

時間刻度是主要和次要時間單位的刻度,會從專案開始的日期延伸到它結束的日期。 您可以定義時間刻度的時間單位、開始和結束日期,以及您認為是非工作日的天數。

目標

要採取的動作

變更 [開始] 或 [結束] 日期

  1. 在 [甘特圖] 索引標籤的 [管理] 群組中,按一下 [圖表選項]。

  2. 在 [甘特圖選項] 對話方塊的 [時間刻度範圍] 底下,設定日期範圍。

變更時間單位

  1. 在 [甘特圖] 索引標籤的 [管理] 群組中,按一下 [圖表選項]。

  2. 在 [甘特圖選項] 對話方塊的 [時間單位] 底下,選取您想要的主要單位次要單位,然後按一下[確定]

設定非工作日

  1. 在 [甘特圖] 索引標籤的 [管理] 群組中,按一下 [設定工作時間]。

  2. 在 [設定工作時間] 對話方塊中,針對工作日工作時間選取所要的選項,然後按一下[確定]

滾動至特定任務或里程碑

  1. 按一下包含任務名稱的儲存格,以選取您要滾動的工作或里程碑。

  2. 在 [甘特圖] 索引標籤的 [導覽] 群組中,按一下 [滾動至工作]。

滾動至特定日期

  • 若要滾動至時間刻度的結尾,請在 [甘特圖] 索引標籤的 [導覽] 群組中,按一下 [到完成]

  • 若要向左滾動一個次要單位,請在 [甘特圖] 索引標籤的 [導覽] 群組中,按一下[下一步]

  • 若要向右滾動一個次要單位,請在 [甘特圖] 索引標籤的 [導覽] 群組中,按一下 [上一步]。

  • 若要滾動至時間刻度的開頭,請在 [甘特圖] 索引標籤的 [導覽] 群組中,按一下 [移至開始]。

變更時間刻度區域的寬度

  1. 選取 [時間刻度] 欄。

  2. 拖曳任一方向的欄右側的選取控點,直到該區域成為您想要的寬度。

顯示更多時間單位

  1. 按一下甘特圖框架周圍的實線,選取該框架。

  2. 向右拖曳框架右中央的選取控點。

附註: 當您延伸時間刻度以顯示更多時間單位時,您也會變更與專案相關聯的結束日期。

您想要做什麼?

使用甘特圖做為通訊工具

設定甘特圖

新增資料至甘特圖

列印大型甘特圖

使用甘特圖做為通訊工具

在甘特圖中,圖形元素(例如條形與箭號)代表任務和它們之間的相依性,讓您可以追蹤某項工作中的變更對其他任務有何影響。

您也可以將多個附屬工作組成一個摘要工作,並為每個任務新增描述、所需的資源,以及完成百分比。

任務會在時間刻度上顯示為條形。

包含工作列的甘特圖

您可以套用色彩配置並在甘特圖中新增文字標籤,以快速產生簡報的視覺上批註排程。

如果您是以 Visio 甘特圖的形式啟動複雜專案的排程,您可以輕鬆地將排程資料匯出至 Microsoft Project 2010,然後使用 Project 來詳細規劃及管理專案。

產品

使用時間

Visio

  • 您想要為簡報準備外觀美觀的批註排程。

  • 您想要在專案的早期階段中定義排程中的基本工作。

  • 您的排程包含少於30個任務。

Project

  • 您想要使用功能完整的專案管理工具來規劃及排程專案。

  • 您的排程包括數十個工作。

  • 您需要將多個資源指派給任務,或是連接不同專案的排程。

頁面頂端

設定甘特圖

  1. 按一下 [檔案] 索引標籤上的 [新增]。

  2. [選擇範本] 底下,按一下 [排程],然後按兩下 [甘特圖]。

  3. 在 [甘特圖選項] 對話方塊中,設定時間刻度的日期。 您也可以選擇要如何設定任務橫條圖、里程碑及其他圖表專案的格式:

    • 按一下 [日期] 索引標籤,然後選擇您要的選項。

      附註: [主要單位] 是您想要在圖表中使用的最長時間單位(例如年或月),次要單位是最小值(例如天或小時)。

    • 在 [格式] 索引標籤上,按一下您要在任務橫條圖、[里程碑] 和 [摘要] 橫條圖上使用的圖案和標籤,然後按一下[確定]
      [甘特圖選項] 對話方塊

附註: 如果您不確定要選擇的格式設定,只要接受預設選項即可。 您可以在稍後變更格式設定。

關閉圖表框架

在您設定甘特圖之後,就會出現一般圖表框架。

該幀就像是一張空白的畫布,您可以在其中繪製排程的詳細資料:

  • 在 [任務名稱] 欄中,按一下儲存格,然後輸入文字以使用特定的任務名稱來取代一般文字。 您可以在專案進度中加入更多工。

  • 最初,[開始] 和 [完成]欄中的日期會反映您為專案指定的開始日期。 若要變更日期,請按一下儲存格,然後輸入。

  • 當您輸入新的開始及完成日期時,[工期] 欄會自動更新。 您也可以輸入其中一個日期和持續時間來指出任務的長度。

  • 時間刻度(標示2000的區域(如下所示的月份)中,主要單位在最上方,次要單位位於底部。 該時間刻度會從您指定的開始日期和完成日期開始和結束。 當您新增任務的開始和結束日期或期間時,工作列會出現在時間刻度下方的區域中,而且區域會展開。

提示: 若要記錄每個任務的其他資料,您可以新增更多欄。 例如,您可以新增資源欄,讓甘特圖反映每個任務的負責人。

頁面頂端

新增資料至甘特圖

您可以填入反映專案排程詳細資料的框架。 您可以新增及精簡下列排程元素:

Tasks

主要

摘要任務

相依性(連結的任務)

資料行

時幅

工作

包含工作列的甘特圖

甘特圖中的每個工作都佔據圖表框架中的一列。 當您在 [任務名稱] 欄的儲存格中輸入任務名稱時,任務工期會在時間刻度底下的區域中以工作列的形式表示。

目標

要採取的動作

變更任務名稱

  • 按一下包含該任務的 [任務名稱] 欄中的儲存格,然後輸入新的名稱。

設定或變更任務工期

  • 按一下包含您要變更之日期或工期的甘特圖框架中的儲存格,然後輸入新的資訊。

附註: 輸入持續時間,如下所示:

  • 1h 1 小時

  • 1天的1d

  • 1w 1 周

  • 1個月的1m

在甘特圖底部新增任務

  • 按一下圍繞圖表的實線,選取甘特圖的框架。 若要建立新的任務列,請在 [甘特圖] 索引標籤上的[工作]群組中,按一下 [新增]。
    [工作] 群組

在兩個現有任務之間新增任務

  • 選取要顯示新工作列的列中的任何儲存格,然後在 [甘特圖] 索引標籤上的[工作]群組中,按一下 [新增]。
    [工作] 群組

新增任務的完成百分比標記

  1. 在您想要顯示完成百分比欄之位置的左側,選取欄頂端的陰影部分,然後在 [甘特圖] 索引標籤上,按一下 [] 群組中的 [插入]。
    [欄] 群組

  2. 在 [欄類型] 底下,按一下 [完成百分比],然後按一下[確定]

  3. 當您在工作上進行進度時,請在 [新增] 欄中輸入任務的完成百分比。 工作列中隨即出現完成百分比標記。

刪除工作

  • 在代表您要刪除之工作的那一列中,選取任一儲存格,然後在 [甘特圖] 索引標籤上的[工作]群組中,按一下 [刪除]。
    [工作] 群組

主要

甘特圖中的里程碑

因為里程碑代表的是排程中的重要事件,而不是任務,所以將其工期設定為零。

目標

要採取的動作

新增里程碑

  1. 從 [甘特圖圖形] 樣板中,將 [里程碑] 圖形拖曳到甘特圖的框架上,並將其放在包含您要里程碑追蹤的任務名稱的儲存格之間,然後在前面加上。

  2. 以滑鼠右鍵按一下代表里程碑之列之 [開始] 欄位中的儲存格,然後按一下快捷方式功能表上的 [編輯日期]。

  3. 輸入您想要的日期,然後按一下[確定]。 [完成時間]欄中的日期會變更為與 [開始] 欄中的日期相符,而 [工期] 則設定為零(0)。

將現有任務轉換為里程碑

  • 在代表要轉換為里程碑之任務的資料列的 [工期] 資料行中,輸入零(0)工期。

變更里程碑標記的顯示方式

  • 以滑鼠右鍵按一下里程碑標記,然後按一下快捷方式功能表上的 [任務選項]。 選擇您想要的選項,然後按一下[確定]

刪除里程碑

  • 在代表您要刪除之里程碑的資料列中,選取任一儲存格,然後在 [甘特圖] 索引標籤上,按一下 [任務] 群組中的 [刪除]。
    [工作] 群組

摘要任務

有摘要和附屬工作的甘特圖

如果您想要將多個附屬任務合併在一個專案中,您可以使用摘要任務。

目標

要採取的動作

建立含附屬任務的摘要任務

  1. 在甘特圖中新增摘要任務和附屬任務或里程碑。

  2. 若要選取附屬任務,請選取包含任務名稱的儲存格。 若要選取多個任務,請在按住 SHIFT 的同時按一下。

  3. 在 [甘特圖] 索引標籤上,按一下 [任務] 群組中的 [縮排]。
    [工作] 群組

設定摘要任務的工期

  1. 在第一個附屬任務的列中,按一下 [開始] 欄中的儲存格,然後輸入該工作的開始日期。

  2. 針對相同的附屬工作,按一下 [完成]欄中的儲存格,然後輸入該任務的結束日期。

  3. 針對每個附屬任務,重複步驟1和2。

附註: 在您新增所有附屬工作的任務工期資訊之後,摘要任務工期會自動填入。

降級(縮排)任務

  • 選取您要降級的工作名稱,然後在 [甘特圖] 索引標籤上,按一下 [任務] 群組中的 [縮排]。
    [工作] 群組

促銷(凸出)任務

  • 以滑鼠右鍵按一下要升級的工作名稱,然後在 [甘特圖] 索引標籤上,按一下 [任務] 群組中的 [ Oudent]。
    [工作] 群組

變更摘要任務欄外觀的方式

  1. 以滑鼠右鍵按一下您要變更之摘要任務的工作列,然後按一下快捷方式功能表上的 [任務選項]。

  2. 在 [摘要列] 底下,選取您要用於橫條圖開頭和結尾的符號,然後按一下[確定]

相依性(連結的任務)

甘特圖中的里程碑

當您在甘特圖中建立與另一個任務相關的工作時,箭號會連接兩個工作列。 如果您變更其他任務所依賴之任務的日期或工期,則相依的任務日期也會變更。

目標

要採取的動作

設定任務之間的相依性

  1. 按一下包含任務名稱的儲存格,以選取要在其間設定相依性的工作和里程碑。 若要選取多個任務,請在選取時按住 SHIFT。

  2. 在 [甘特圖] 索引標籤上,按一下 [任務] 群組中的 [連結]。
    [工作] 群組

中斷任務之間的相依性

  1. 按一下包含任務名稱的儲存格,以選取含有您要中斷之相依性的工作。 若要選取多個任務,請在選取時按住 SHIFT。

  2. 在 [甘特圖] 索引標籤上,按一下 [任務] 群組中的 [取消連結]。
    [工作] 群組

變更相依性箭號的樣式

  • 在甘特圖開啟的情況下,以滑鼠右鍵按一下繪圖頁面,然後按一下 [ S 型連接器]。

資料行

專案排程是從任務特定資料建立。 任務開始日期和工期的累加決定專案的完成日期。 在 Visio 甘特圖中,您可以將任務資料儲存在資料行中。

如果您想要在甘特圖中記錄及顯示其他任務資料,您可以新增欄。 例如,您可能會想要新增一欄來描述複雜或唯一的工作、資源的欄,以列出負責完成每項工作的人員,或是完成百分比的欄,以追蹤每個任務的完成百分比。


包含工作列的甘特圖

根據預設,當您建立新的甘特圖時,圖表會包含 [任務名稱]、[開始]、[完成] 和 [工期] 欄。 您可以重新排列現有的欄、新增欄,以及刪除不再需要的欄。

目標

要採取的動作

重新命名現有的資料行

  • 按一下您要重新命名之欄的標題,然後輸入新的名稱。

新增預先設計的資料行

  1. 選取要顯示新欄之位置左邊的欄標題。

  2. 在 [甘特圖] 索引標籤的 [] 群組中,按一下 [插入]。
    [欄] 群組

  3. 在 [欄類型] 清單中,按一下與您要新增之資料類型相對應的欄名,然後按一下[確定]

新增您自己設計的新資料行

  1. 選取要顯示新欄之位置左邊的欄標題。

  2. 在 [甘特圖] 索引標籤的 [] 群組中,按一下 [插入]。
    [欄] 群組

  3. 在 [欄類型] 清單中,按一下與資料的格式(例如,使用者定義的小數使用者定義的文字使用者定義的時間)相對應的其中一個使用者定義欄,然後按一下[確定]

  4. 輸入欄的新名稱。

附註: 如果您新增一個以上的文字欄,每次請按一下不同的使用者定義文字選項。 例如,針對第一欄按一下 [使用者定義的文字 1 ],針對第二個數據行,按一下 [使用者定義的文字 2 ] 等等。

刪除(隱藏)資料行

  • 選取您要刪除的欄標題([隱藏])。

  • 在 [甘特圖] 索引標籤的 [] 群組中,按一下 [隱藏]。
    [欄] 群組

附註: 當您從圖表中刪除或隱藏欄時,欄中的資料會保留在檔案中。 若要稍後再次顯示該列,請以滑鼠右鍵按一下欄標題,然後按一下 [插入欄]。 從清單中選取您要再次顯示的欄,然後按一下[確定]

移動資料行

  1. 按一下您要移動之欄的標題。

  2. 將欄拖曳到新的位置。

  3. 執行下列其中一項操作:

    • 若要將欄移到另一個資料行的左邊,請將您要移動的資料列的中點放置在另一個資料行的中點左側。

    • 若要將欄移到另一個資料行的右邊,請將您要移動的資料列的中點放置在另一個資料行的中點。

    • 若要將欄移至時間刻度區域的右側,請將您要移動之欄的中點放在時間刻度區域之中點的右側。

附註: 如果時間刻度區域較長,您可能必須拉近顯示,才能將欄移到該區域的中點。 若要縮小,請在 [視圖] 功能表上,指向 [縮放],然後按一下您想要的縮放比例。

時幅

時間刻度是主要和次要時間單位的刻度,會從專案開始的日期延伸到它結束的日期。 您可以定義時間刻度的時間單位、開始和結束日期,以及您認為是非工作日的天數。

包含工作列的甘特圖

您可以在時間刻度上滾動至特定日期或工作,而且您可以變更該時間刻度區域的寬度,並顯示更多的日期。

目標

要採取的動作

變更 [開始] 或 [結束] 日期

  1. 在 [甘特圖] 索引標籤的 [管理] 群組中,按一下 [圖表選項]。
    [管理] 群組

  2. 在 [甘特圖選項] 對話方塊的 [時間刻度範圍] 底下,變更按一下您要變更的日期。

變更時間單位

  1. 在 [甘特圖] 索引標籤的 [管理] 群組中,按一下 [圖表選項]。
    [管理] 群組

  2. 在 [甘特圖選項] 對話方塊的 [時間單位] 底下,選取您想要的主要單位次要單位,然後按一下[確定]

設定非工作日

  1. 在 [甘特圖] 索引標籤的 [管理] 群組中,按一下 [設定工作時間]。
    [管理] 群組

  2. 在 [設定工作時間] 對話方塊中,針對工作日工作時間選取所要的選項,然後按一下[確定]

滾動至特定任務或里程碑

  1. 按一下包含任務名稱的儲存格,以選取您要滾動的工作或里程碑。

  2. 在 [甘特圖] 索引標籤的 [導覽] 群組中,按一下 [滾動至工作]。
    [導覽] 群組

滾動至特定日期

  • 若要滾動至時間刻度的結尾,請在 [甘特圖] 索引標籤的 [導覽] 群組中,按一下 [到完成]

  • 若要向左滾動一個次要單位,請在 [甘特圖] 索引標籤的 [導覽] 群組中,按一下[下一步]

  • 若要向右滾動一個次要單位,請在 [甘特圖] 索引標籤的 [導覽] 群組中,按一下 [上一步]。

  • 若要滾動至時間刻度的開頭,請在 [甘特圖] 索引標籤的 [導覽] 群組中,按一下 [移至開始]。
    [導覽] 群組

變更時間刻度區域的寬度

  1. 在時間刻度區域頂端的灰色區域中按一下一次,然後再次按一下以選取 [時間刻度] 欄。

  2. 在任一方向拖曳欄右側的藍色選取控點,直到該區域成為您要的寬度。

顯示更多時間單位

  1. 按一下甘特圖框架周圍的實線,選取該框架。

  2. 向右拖曳畫面右側的藍色選取控點。

附註: 當您延伸時間刻度以顯示更多時間單位時,您也會變更與專案相關聯的結束日期。

頁面頂端

列印大型甘特圖

除非您要建立小專案的排程,否則您的甘特圖可能延伸到一個標準印表機頁面的邊界以外。 下表說明您可能會遇到的一些列印問題,以及您在列印之前所採取的步驟,可協助您取得預期的結果。

問題

解決方案

要採取的動作

只有甘特圖的一部分會列印出來。

確定整個圖表都適合繪圖頁面。

  1. 在 [設計] 索引標籤上,按一下 [版面設定] 群組中的 [版面設定] 對話方塊啟動器。

  2. 在 [版面設定] 對話方塊中,按一下 [頁面大小] 索引標籤,然後選取 [列印比例] 底下的 [調整成]。

  3. 在 [調整成] 旁的 [工作表] 方塊中輸入 "1",然後在 [工作表(s) ] 方塊中輸入 "1"。

  4. 按一下 [套用] ,然後按一下[確定]

列印頁面與繪圖頁面方向不相同。

變更印表機頁面方向。

  • 在 [設計] 索引標籤的 [版面設定] 群組中,按一下 [方向],然後按一下您想要的方向。

您不知道圖表要列印多少頁數。

列印之前先預覽繪圖的列印效果。

  • 在 [檔案] 索引標籤上,按一下 [列印],然後按一下 [預覽列印]。

您不知道分頁符號會出現的位置。

開啟分頁線,查看圖表會平鋪的頁數。

  • 在 [視圖] 索引標籤的 [顯示] 群組中,選取 [分頁符號]。 圖表上的灰色線條會指出分頁線的出現位置。

列印頁面間的中斷是在笨拙的位置進行。

變更邊界設定以控制頁面之間的重迭。 邊界越大,頁面之間的重迭就越大。

  1. 在 [設計] 索引標籤上,按一下 [版面設定] 群組中的 [版面設定] 對話方塊啟動器。

  2. 在 [列印設定] 索引標籤的 [印表機紙張] 底下,按一下 [設定]。

  3. 輸入您想要的邊界設定,然後按一下[確定]兩次。

頁面頂端

您想要做什麼?

使用甘特圖做為通訊工具

設定甘特圖

新增資料至甘特圖

列印大型甘特圖

使用甘特圖做為通訊工具

在甘特圖中,圖形元素(例如條形與箭號)代表任務和它們之間的相依性,讓您可以追蹤某項工作中的變更對其他任務有何影響。

您也可以將多個附屬工作組成一個摘要工作,並為每個任務新增描述、所需的資源,以及完成百分比。

任務會在時間刻度上顯示為條形。

甘特圖範例

您可以套用色彩配置並在甘特圖中新增文字標籤,以快速產生簡報的視覺上批註排程。

如果您是以 Visio 甘特圖的形式啟動複雜專案的排程,您可以輕鬆地將排程資料匯出至 Microsoft Office Project,然後使用 Office Project 來規劃及管理專案。 如需從 Office Visio 匯出甘特圖的詳細資訊,請參閱 Microsoft Office Visio 中的說明。

產品

使用時間

Office Visio

  • 您想要為簡報準備外觀美觀的批註排程。

  • 您想要在專案的早期階段中定義排程中的基本工作。

  • 您的排程包含少於30個任務。

Office 專案

  • 您想要使用功能完整的專案管理工具來規劃及排程專案。

  • 您的排程包括數十個工作。

  • 您需要將多個資源指派給任務,或是連接不同專案的排程。

頁面頂端

設定甘特圖

首先,設定基本的圖表框架以及時間刻度的日期。 您也可以選擇要如何設定任務橫條圖、里程碑及其他圖表專案的格式。

稍後您可以變更日期、新增或刪除工作與里程碑,以及建立任務之間的相依性。 您也可以套用色彩配置並新增標題和圖例。

  1. 在 Visio 的 [檔案] 功能表上,指向 [新增],指向 [排程],然後按一下 [甘特圖]。

  2. 按一下 [日期] 索引標籤,然後選擇您要的選項。

    [主要單位] 是您想要在圖表中使用的最長時間單位(例如年或月),次要單位是最小值(例如天或小時)。

  3. 在 [格式] 索引標籤上,按一下您要在任務橫條圖、[里程碑] 和 [摘要] 橫條圖上使用的圖案和標籤,然後按一下[確定]

如果您不確定要選擇的格式設定,只要接受預設選項即可。 您可以在稍後變更格式設定。

關閉圖表框架

在您設定甘特圖之後,就會出現一般圖表框架。

該幀就像是一張空白的畫布,您可以在其中繪製排程的詳細資料:

  • 在 [任務名稱] 欄中,按一下儲存格,然後輸入文字以使用特定的任務名稱來取代一般文字。 您可以在專案進度中加入更多工。

  • 最初,[開始] 和 [完成]欄中的日期會反映您為專案指定的開始日期。 若要變更日期,請按一下儲存格,然後輸入。

  • 當您輸入新的開始及完成日期時,[工期] 欄會自動更新。 您也可以輸入其中一個日期和持續時間來指出任務的長度。

  • 時間刻度(標示2000的區域(如下所示的月份)中,主要單位在最上方,次要單位位於底部。 該時間刻度會從您指定的開始日期和完成日期開始和結束。 當您新增任務的開始和結束日期或期間時,工作列會出現在時間刻度下方的區域中,而且區域會展開。

若要記錄每個任務的其他資料,您可以新增更多欄。 例如,您可以新增資源欄,讓甘特圖反映每個任務的負責人。

頁面頂端

新增資料至甘特圖

您可以填入反映專案排程詳細資料的框架。 您可以新增及精簡下列排程元素:

工作

主要

摘要任務

相依性(連結的任務)

資料行

時幅

工作

包含工作列的甘特圖

甘特圖中的每個工作都佔據圖表框架中的一列。 當您在 [任務名稱] 欄的儲存格中輸入任務名稱時,任務工期會在時間刻度底下的區域中以工作列的形式表示。

目標

要採取的動作

變更任務名稱

  • 按一下包含該任務的 [任務名稱] 欄中的儲存格,然後輸入新的名稱。

設定或變更任務工期

  • 按一下包含您要變更之日期或工期的甘特圖框架中的儲存格,然後輸入新的資訊。

輸入持續時間,如下所示:

  • 1h 1 小時

  • 1天的1d

  • 1w 1 周

  • 1個月的1m

在甘特圖底部新增任務

  • 按一下圍繞圖表的實線,選取甘特圖的框架。 若要建立新的任務列,請拖曳畫面下方中央的綠色選取控點。

在兩個現有任務之間新增任務

  • 以滑鼠右鍵按一下您要顯示新工作列的列中的任一儲存格,然後按一下快捷方式功能表上的 [新增工作]。

新增任務的完成百分比標記

  1. 以滑鼠右鍵按一下您想要顯示完成百分比資料行之位置左側之欄頂端的陰影部分,然後按一下快捷方式功能表上的 [插入欄]。

  2. 在 [欄類型] 底下,按一下 [完成百分比],然後按一下[確定]

  3. 當您在工作上進行進度時,請在 [新增] 欄中輸入任務的完成百分比。 工作列中隨即出現完成百分比標記。

刪除工作

  • 以滑鼠右鍵按一下代表您要刪除之任務的列中的任一儲存格,然後按一下快捷方式功能表上的 [刪除工作]。

變更工作列外觀的方式

  • 以滑鼠右鍵按一下工作列,然後按一下快捷方式功能表上的 [任務選項]。 在清單中,按一下您想要的選項,然後按一下[確定]

主要

甘特圖中的里程碑

因為里程碑代表的是排程中的重要事件,而不是任務,所以將其工期設定為零。

目標

要採取的動作

新增里程碑

  1. 從 [甘特圖圖形] 樣板中,將 [里程碑] 圖形拖曳到甘特圖的框架上,並將其放在包含您要里程碑追蹤的任務名稱的儲存格之間,然後在前面加上。

  2. 以滑鼠右鍵按一下代表里程碑之列之 [開始] 欄位中的儲存格,然後按一下快捷方式功能表上的 [編輯日期]。

  3. 輸入您想要的日期,然後按一下[確定]。 [完成時間]欄中的日期會變更為與 [開始] 欄中的日期相符,而 [工期] 則設定為零(0)。

將現有任務轉換為里程碑

  • 在代表要轉換為里程碑之任務的資料列的 [工期] 資料行中,輸入零(0)工期。

變更里程碑標記的顯示方式

  • 以滑鼠右鍵按一下里程碑標記,然後按一下快捷方式功能表上的 [任務選項]。 選擇您想要的選項,然後按一下[確定]

刪除里程碑

  • 在代表您要刪除之里程碑的那一列中,以滑鼠右鍵按一下任一儲存格,然後按一下快捷方式功能表上的 [刪除工作]。

摘要任務

有摘要和附屬工作的甘特圖

如果您想要將多個附屬任務合併在一個專案中,您可以使用摘要任務。

目標

要採取的動作

建立含附屬任務的摘要任務

  1. 在甘特圖中新增摘要任務和附屬任務或里程碑。

  2. 若要選取附屬任務,請按一下包含任務名稱的儲存格。 若要選取多個任務,請在按住 SHIFT 的同時按一下。

  3. 以滑鼠右鍵按一下其中一個選取的任務,然後按一下快捷方式功能表上的 [縮排]。

設定摘要任務的工期

  1. 在第一個附屬任務的列中,按一下 [開始] 欄中的儲存格,然後輸入該工作的開始日期。

  2. 針對相同的附屬工作,按一下 [完成]欄中的儲存格,然後輸入該任務的結束日期。

  3. 針對每個附屬任務,重複步驟1和2。

在您新增所有附屬工作的任務工期資訊之後,摘要任務工期會自動填入。

降級(縮排)任務

  • 以滑鼠右鍵按一下您要降級的任務名稱,然後按一下快捷方式功能表上的 [縮排]。

促銷(凸出)任務

  • 以滑鼠右鍵按一下要升級的任務名稱,然後按一下快捷方式功能表上的 [升級]。

變更摘要任務欄外觀的方式

  1. 以滑鼠右鍵按一下您要變更之摘要任務的工作列,然後按一下快捷方式功能表上的 [任務選項]。

  2. 在 [摘要列] 底下,選取您要用於橫條圖開頭和結尾的符號,然後按一下[確定]

相依性(連結的任務)

甘特圖中的里程碑

當您在甘特圖中建立與另一個任務相關的工作時,箭號會連接兩個工作列。 如果您變更其他任務所依賴之任務的日期或工期,則相依的任務日期也會變更。

目標

要採取的動作

設定任務之間的相依性

  1. 按一下包含任務名稱的儲存格,以選取要在其間設定相依性的工作和里程碑。 若要選取多個任務,請在選取時按住 SHIFT。

  2. 以滑鼠右鍵按一下其中一個選取的任務,然後按一下快捷方式功能表上的 [連結任務]。

中斷任務之間的相依性

  1. 按一下包含任務名稱的儲存格,以選取含有您要中斷之相依性的工作。 若要選取多個任務,請在選取時按住 SHIFT。

  2. 以滑鼠右鍵按一下其中一個選取的任務,然後按一下快捷方式功能表上的 [取消連結工作]。

變更相依性箭號的樣式

  • 在甘特圖開啟時,以滑鼠右鍵按一下繪圖頁面,然後按一下快捷方式功能表上的 [ S 型連接器]。

資料行

專案排程是從任務特定資料建立。 任務開始日期和工期的累加決定專案的完成日期。 在 Visio 甘特圖中,您可以將任務資料儲存在資料行中。

如果您想要在甘特圖中記錄及顯示其他任務資料,您可以新增欄。 例如,您可能會想要新增任務記事欄,以便在其中描述複雜或唯一的工作、資源的欄,以列出負責完成每項工作的人員,或是完成百分比的欄,以追蹤每個任務已完成的百分比。


包含工作列的甘特圖

根據預設,當您建立新的甘特圖時,圖表會包含 [任務名稱]、[開始]、[完成] 和 [工期] 欄。 您可以重新排列現有的欄、新增新資料行,以及刪除不再需要的欄。

目標

要採取的動作

重新命名現有的資料行

  • 按一下您要重新命名之欄的標題,然後輸入新的名稱。

新增預先設計的資料行

  1. 以滑鼠右鍵按一下要顯示新欄之位置左側的欄標題,然後按一下快捷方式功能表上的 [插入欄]。

  2. 在 [欄類型] 清單中,按一下與您要新增之資料類型相對應的欄名,然後按一下[確定]

新增您自己設計的新資料行

  1. 以滑鼠右鍵按一下要顯示新欄之位置左側的欄標題,然後按一下快捷方式功能表上的 [插入欄]。

  2. 在 [欄類型] 清單中,按一下與資料的格式(例如,使用者定義的小數使用者定義的文字使用者定義的時間)相對應的其中一個使用者定義欄,然後按一下[確定]

  3. 輸入欄的新名稱。

附註: 如果您新增一個以上的文字欄,每次請按一下不同的使用者定義文字選項。 例如,針對第一欄按一下 [使用者定義的文字 1 ],針對第二個數據行,按一下 [使用者定義的文字 2 ] 等等。

刪除(隱藏)資料行

  • 以滑鼠右鍵按一下您要刪除的欄標題([隱藏]),然後按一下快捷方式功能表上的 [隱藏欄]。

附註: 當您從圖表中刪除或隱藏欄時,欄中的資料會保留在檔案中。 若要稍後再次顯示該列,請以滑鼠右鍵按一下欄標題,然後按一下快捷方式功能表上的 [插入欄]。 從清單中選取您要再次顯示的欄,然後按一下[確定]

移動資料行

  1. 按一下您要移動之欄的標題。

  2. 將欄拖曳到新的位置。

  3. 執行下列其中一項操作:

    • 若要將欄移到另一個資料行的左邊,請將您要移動的資料列的中點放置在另一個資料行的中點左側。

    • 若要將欄移到另一個資料行的右邊,請將您要移動的資料列的中點放置在另一個資料行的中點。

    • 若要將欄移至時間刻度區域的右側,請將您要移動之欄的中點放在時間刻度區域之中點的右側。

附註: 如果時間刻度區域較長,您可能必須拉近顯示,才能將欄移到該區域的中點。 若要縮小,請在 [視圖] 功能表上,指向 [縮放],然後按一下您想要的縮放比例。

時幅

時間刻度是主要和次要時間單位的刻度,會從專案開始的日期延伸到它結束的日期。 您可以定義時間刻度的時間單位、開始和結束日期,以及您認為是非工作日的天數。

包含工作列的甘特圖

您可以在時間刻度上滾動至特定日期或工作,而且您可以變更該時間刻度區域的寬度,並顯示更多的日期。

目標

Action 要採取的動作

變更 [開始] 或 [結束] 日期

  1. 在甘特圖中,以滑鼠右鍵按一下時間刻度中的任何位置,然後按一下快捷方式功能表上的 [日期選項]。

  2. 在 [時間刻度範圍] 底下,選取新的開始或結束日期或時間,然後按一下[確定]

變更時間單位

  1. 在甘特圖中,以滑鼠右鍵按一下時間刻度中的任何位置,然後按一下快捷方式功能表上的 [日期選項]。

  2. 在 [時間單位] 底下,選取您想要的主要單位次要單位,然後按一下[確定]

設定非工作日

  1. 在甘特圖中,以滑鼠右鍵按一下時間刻度中的任何位置,然後按一下快捷方式功能表上的 [設定工作時間]。

  2. 針對工作日和工作時間選取所要的選項,然後按一下[確定]

滾動至特定任務或里程碑

  1. 按一下包含任務名稱的儲存格,以選取您要滾動的工作或里程碑。

  2. 在 [甘特圖] 工具列上,按一下 [滾動至工作] 按鈕。

附註: 如果您沒有看到 [甘特圖] 工具列,請在 [視圖] 功能表上,指向 [工具列],然後按一下 [甘特圖]。

滾動至特定日期

在甘特圖中,以滑鼠右鍵按一下時間刻度中的任何位置,然後按一下快捷方式功能表上的下列其中一項:

  • [滾動至完成日期],可滾動至時間刻度的結尾。

  • 向左滾動一個單元,向左滾動一個次要單位。

  • 向右滾動一個單元,向右滾動一個次要單位。

  • [滾動至開始日期],可滾動至時間刻度的開頭。

變更時間刻度區域的寬度

  1. 在時間刻度區域頂端的灰色區域中按一下一次,然後再次按一下以選取 [時間刻度] 欄。

  2. 在任一方向拖曳欄右側的綠色選取控點,直到該區域是您想要的寬度為止。

顯示更多時間單位

  1. 按一下甘特圖框架周圍的實線,選取該框架。

  2. 向右拖曳畫面右側的綠色選取控點。

附註: 當您延伸時間刻度以顯示更多時間單位時,您也會變更與專案相關聯的結束日期。

頁面頂端

列印大型甘特圖

除非您要建立小專案的排程,否則您的甘特圖可能延伸到一個標準印表機頁面的邊界以外。 下表說明您可能會遇到的一些列印問題,以及您在列印之前所採取的步驟,可協助您取得預期的結果。

問題

Sol ution

要採取的動作

只有甘特圖的一部分會列印出來。

確定整個圖表都適合繪圖頁面。

  1. 在 [檔案] 功能表中,按一下 [版面設定]。

  2. 按一下 [頁面大小] 索引標籤,按一下 [大小以適應繪圖內容],然後按一下[確定]

列印頁面與繪圖頁面方向不相同。

變更印表機頁面方向。

  1. 在 [檔案] 功能表中,按一下 [版面設定]。

  2. 按一下 [列印設定] 索引標籤,按一下您想要的方向,然後按一下[確定]

您不知道圖表要列印多少頁數。

列印之前先預覽繪圖的列印效果。

  • 按一下 [檔案] 功能表上的 [預覽列印]。

您不知道分頁符號會出現的位置。

開啟分頁線,查看圖表會平鋪的頁數。

  • 在 [視圖] 功能表上,按一下 [分頁符號]。 圖表上的灰色線條會指出分頁線的出現位置。

列印頁面之間的中斷會出現在笨拙的地方。

變更邊界設定以控制頁面之間的重迭。 邊界越大,頁面之間的重迭就越大。

  1. 在 [檔案] 功能表中,按一下 [版面設定]。

  2. 在 [列印設定] 索引標籤上,按一下 [設定]。

  3. 輸入您想要的邊界設定,然後按一下[確定]兩次。

頁面頂端

附註:  本頁面是經由自動翻譯而成,因此文中可能有文法錯誤或不準確之處。 讓這些內容對您有所幫助是我們的目的。 告訴我們這項資訊是否有幫助? 這裡是供您參考的英文文章

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