依色彩排序及篩選資料不僅是簡化資料分析的絕佳方式,還能讓工作表的使用者迅速看到重點和資料趨勢。

一道光線穿越棱鏡,顯示工作表上的 6 種色彩

本文內容

依色彩和圖示集排序及篩選資料的概觀

排序和篩選資料以及為資料設定格式化的條件是進行資料分析時不可或缺的動作,可以幫助您找到許多問題的解答,例如:

  • 哪一位銷售員這個月售出 $50,000 美元以上的服務?

  • 哪些產品的營收每年都成長 10% 以上?

  • 大學一年級的學生中表現最好和最差的是誰?

  • 過去五年來獲利摘要中的例外之處在哪裡?

  • 員工的整體年齡分佈為何?

排序資料可以快速整理資料,並找到您想要的資料。 您可以針對一或多欄資料進行資料篩選,只顯示符合您指定準則的列,並將不要顯示的列隱藏起來。 您可以條件式設定資料格式,以協助您以視覺化方式探索及分析資料、發現重大問題,及找出模式和趨勢。 排序、篩選和條件式設定資料格式三者結合時,可以幫助您和使用您試算表的其他人員根據您的資料進行更有效的決策。

無論您是以手動或條件化的方式設定儲存格格式,都可以依格式進行排序和篩選,包括儲存格色彩和字型色彩等。

這張圖片會顯示根據 [類別]、[M/M Δ%] 和 [加價率] 欄上的色彩或圖示所進行的篩選及排序。

具有儲存格背景色彩與圖示集的條件式格式設定

您也可以使用透過條件化格式建立的圖示集來進行排序和篩選。 使用「圖示集」將資料加上標註,並將資料分類成三到五種以閾值分隔的類別。 每個圖示分別代表一個值範圍。 例如,在下列圖示集表格中,三箭號圖示集,其中指向上方的綠色箭號代表較高的值,指向側邊的黃色箭號代表中間的值,而指向下方的紅色箭號則代表較低的值。

圖示集表格

圖示集表格

您可以使用雙色色階、三色色階、資料橫條和圖示集設定儲存格的格式;針對符合以下各種條件的儲存格設定格式:包含特定文字、數字、日期或時間值、排在最前面或最後面的值、高於或低於平均的值、唯一值或重複值;以及建立許多規則並以更輕鬆的方式管理規則。

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在分析資料時有效地使用色彩

幾乎每個人都喜歡色彩。 在任何文件中有效使用色彩,可大幅改善文件的吸引力和可讀性。 在 Excel 報告中善用色彩和圖示可協助讓使用者專注於關鍵資訊,以及協助使用者以視覺化方式了解結果,從而改善決策。 善用色彩可以從一開始提供正面的情緒感受。 另一方面,色彩的不良使用可能會讓使用者分心,甚至過度使用會造成疲勞。 下列各節提供指導方針,可協助善用色彩,並避免不良使用色彩。

文件佈景主題的更多資訊      使用 Excel,您可以輕鬆建立一致的佈景主題,並新增自訂樣式和效果。 使用美觀色彩配置預先定義的文件佈景主題,已為您完成有效結合色彩所需的許多想法。 您可以透過套用文件佈景主題,迅速、輕鬆地為整份文件設定格式,賦予文件專業而時尚的外觀。 文件佈景主題是格式設定選項的組合,其中包括佈景主題色彩的組合、佈景主題字型的組合 (包括標題和內文文字字型),以及佈景主題效果的組合 (包括線條和填滿效果)。

使用標準色彩及限制色彩的數量

當您根據色彩排序和篩選時,可能會選擇您偏好的色彩,而且結果看起來可能不錯。 但是,需要詢問的重要問題是「您的使用者偏好並看到相同的色彩嗎?」 您的電腦能夠在 24 位元色彩模式中顯示 16,777,216 種色彩。 不過,大部分使用者只能區分這些色彩的一小部分。 此外,色彩品質可能會因電腦而異。 房間光線、紙張品質、螢幕和印表機解析度,以及瀏覽器設定都可以不同。 多達 10% 的人口難以分辨及看到某些色彩。 這些是您可能無法控制的重要變數。

不過,您可以控制色彩選擇、色彩數量以及工作表或儲存格背景之類的變數。 根據重要的研究結果慎選色彩,即可讓色彩傳達正確的訊息與資料解讀。 您還可以利用圖示和圖例來補充色彩,協助確保使用者了解您要傳達的意義。

考量色彩對比及背景

一般而言,使用色彩飽和度高的色彩,例如亮黃色、中綠色或深紅色。 確定背景與前景之間的對比高。 例如,使用白色或灰色工作表背景與儲存格色彩,或者白色或灰色儲存格色彩與字型色彩。 如果您必須使用背景色彩或圖片,請盡可能讓色彩或圖片變淺,讓儲存格或字型色彩不會淡掉。 如果您只依賴字型色彩,請考慮增加字型大小或將字型設定為粗體。 字型大小越大,使用者就越容易看到或區分色彩。 如有需要,請調整或移除列或欄的級區,因為級區色彩可能會干擾儲存格或字型色彩。 所有這些考慮對於協助所有使用者正確了解及解譯色彩大有幫助。

請避免使用可能會降低色彩可見度或混淆檢視者的色彩組合。 您不希望無意間造成令人眼花撩亂或產生錯覺的效果。 如果無法避免將可能造成問題的色彩 (例如紅色或綠色) 放在一起,請考慮使用儲存格框線來加以區隔。 使用互補和對比色彩來強調對比效果,避免使用類似的色彩。 了解基本的色彩轉輪,以及判斷相似、對比和互補色彩的方式將對您助益良多。

基本色彩轉輪

1. 色彩轉輪上緊鄰的色彩是相似色 (例如,紫色和橘色是紅色的相似色)。

2. 與某個色彩相距三色以上的是對比色 (例如,藍色和綠色是紅色的對比色)。

3. 色彩轉輪上相對的色彩是互補色 (例如,藍綠色是紅色的互補色)。

如果您有時間,可以對您的色彩進行測試,請幾個同事過目、在不同的光線條件下檢視色彩,並以不同的電腦螢幕解析度和印表機設定來試驗。

提示: 如果要以彩色的方式列印文件,請確認儲存格色彩和儲存格字型是否易於閱讀。 如果儲存格色彩太深,請考慮使用白色字型以增加易讀性。

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選擇最符合您需求的色彩

需要快速摘要嗎? 請使用紅、黃、綠或藍等色彩搭配白色或灰色背景。

根據對象和預定用途,指定所選色彩的含義。 如有必要,請提供圖例,具體說明每個色彩的含義。 大多數的使用者可以辨別同一張工作表中的七至十個色彩。 最多可辨別 50 種色彩,但需要特殊的訓練,且不在本文討論範圍內。

十大絕佳色彩

當您依色彩進行排序和篩選時,請使用下列表格來協助您決定要選擇哪些色彩。 這些色彩可以提供最鮮明的對比,而且多數使用者通常可以輕鬆辨別。

色彩選擇表

使用 [常用] 索引標籤上 [字型] 群組中的 [填滿色彩] 或 [字型色彩] 按鈕,即可輕鬆地將這些色彩套用至儲存格和字型。

標準色彩

使用本身就帶有含義的色彩

閱讀財務資料時,數字不是紅色 (負值),就是黑色 (正值)。 紅色帶有含義是因為其本身就是一種公認的傳統。 如果您想要強調負數,紅色是第一優先的選擇。 視您的資料類型而定,如果特定色彩對於對象來說帶有特定含義,或也許其含義有公認的標準,那麼您或許可以使用那些色彩。 例如:

  • 如果資料是關於溫度數據,可以使用暖色系 (紅、黃、橘) 表示較高的溫度,而冷色系 (綠、藍、紫) 則可用來表示較低的溫度。

  • 如果資料是關於地形資料,可以使用藍色代表水域、綠色代表綠地、棕色代表沙漠和山脈,白色則代表冰雪之地。

  • 如果資料是關於交通和安全,可以使用紅色代表禁止通行或道路中斷、橘色代表危險的設備、黃色代表警告、綠色代表安全區域,藍色則代表一般資訊。

  • 如果您的資料是關於電阻器,可以使用下列標準色彩:黑色、褐色、紅色、橘色、黃色、綠色、藍色、紫色、灰色和白色。

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部分範例說明

假設您要製作一組報表,其中包括產品描述、定價和庫存量。 下列各節會說明通常您對於這些資料會有什麼問題,以及您如何使用色彩和圖示集來解答每個問題。

範例資料

下列範例資料會在範例中使用。

範例中使用的範例資料

若要將資料複製到空白的活頁簿中,請執行下列動作:

如何將範例資料儲存為 .xlsx 檔案

  1. 啟動 Microsoft 記事本。

  2. 選取範例文字,然後複製並貼上範例文字至記事本。

  3. 使用檔案名稱和副檔名 (例如 Products.csv) 儲存該檔案。

  4. 結束記事本。

  5. 啟動 Excel。

  6. 開啟您從 [記事本] 中儲存的檔案。

  7. 將檔案另存為 .xlsx 檔案。

範例資料

Category,Product Name,Cost,Price,Markup,Reorder At,Amount,Quantity Per Unit,Reorder?
Dried Fruit/Nuts,Almonds,$7.50,$10.00,"=(D2-C2)/C2",5,7,5 kg pkg.,"=IF(G2<=F2,""Yes"",""No"")"
Canned Fruit,Apricot,$1.00,$1.20,"=(D3-C3)/C3",10,82,14.5 OZ,"=IF(G3<=F3,""Yes"",""No"")"
Beverages,Beer,$10.50,$14.00,"=(D4-C4)/C4",15,11,24 - 12 oz bottles,"=IF(G4<=F4,""Yes"",""No"")"
Jams/Preserves,Boysenberry,$18.75,$25.00,"=(D5-C5)/C5",25,28,12 - 8 oz jars,"=IF(G5<=F5,""Yes"",""No"")"
Condiments,Cajun,$16.50,$22.00,"=(D6-C6)/C6",10,10,48 - 6 oz jars,"=IF(G6<=F6,""Yes"",""No"")"
Baked Goods,Cake Mix,$10.50,$15.99,"=(D7-C7)/C7",10,23,4 boxes,"=IF(G7<=F7,""Yes"",""No"")"
Canned Fruit,Cherry Pie Filling,$1.00,$2.00,"=(D8-C8)/C8",10,37,15.25 OZ,"=IF(G8<=F8,""Yes"",""No"")"
Soups,Chicken Soup,$1.00,$1.95,"=(D9-C9)/C9",100,123,,"=IF(G9<=F9,""Yes"",""No"")"
Baked Goods,Chocolate Mix,$6.90,$9.20,"=(D10-C10)/C10",5,18,10 boxes x 12 pieces,"=IF(G10<=F10,""Yes"",""No"")"
Soups,Clam Chowder,$7.24,$9.65,"=(D11-C11)/C11",10,15,12 - 12 oz cans,"=IF(G11<=F11,""Yes"",""No"")"
Beverages,Coffee,$34.50,$46.00,"=(D12-C12)/C12",25,56,16 - 500 g tins,"=IF(G12<=F12,""Yes"",""No"")"
Canned Meat,Crab Meat,$13.80,$18.40,"=(D13-C13)/C13",30,23,24 - 4 oz tins,"=IF(G13<=F13,""Yes"",""No"")"
Sauces,Curry Sauce,$30.00,$40.00,"=(D14-C14)/C14",10,15,12 - 12 oz jars,"=IF(G14<=F14,""Yes"",""No"")"
Pasta,Gnocchi,$28.50,$38.00,"=(D15-C15)/C15",30,38,24 - 250 g pkgs.,"=IF(G15<=F15,""Yes"",""No"")"
Cereal,Granola,$2.00,$4.00,"=(D16-C16)/C16",20,49,,"=IF(G16<=F16,""Yes"",""No"")"
Beverages,Green Tea,$2.00,$2.99,"=(D17-C17)/C17",100,145,20 bags per box,"=IF(G17<=F17,""Yes"",""No"")"
Cereal,Hot Cereal,$3.00,$5.00,"=(D18-C18)/C18",50,68,,"=IF(G18<=F18,""Yes"",""No"")"
Jams/Preserves,Marmalade,$60.75,$81.00,"=(D19-C19)/C19",10,13,30 gift boxes,"=IF(G19<=F19,""Yes"",""No"")"
Dairy,Mozzarella,$26.10,$34.80,"=(D20-C20)/C20",10,82,24 - 200 g pkgs.,"=IF(G20<=F20,""Yes"",""No"")"
Condiments,Mustard,$9.75,$13.00,"=(D21-C21)/C21",15,23,12 boxes,"=IF(G21<=F21,""Yes"",""No"")"
Canned Fruit,Pears,$1.00,$1.30,"=(D22-C22)/C22",10,25,15.25 OZ,"=IF(G22<=F22,""Yes"",""No"")"
Pasta, Ravioli,$14.63,$19.50,"=(D23-C23)/C23",20,27,24 - 250 g pkgs.,"=IF(G23<=F23,""Yes"",""No"")"
Canned Meat,Smoked Salmon,$2.00,$4.00,"=(D24-C24)/C24",30,35,5 oz,"=IF(G24<=F24,""Yes"",""No"")"
Sauces,Tomato Sauce,$12.75,$17.00,"=(D25-C25)/C25",20,19,24 - 8 oz jars,"=IF(G25<=F25,""Yes"",""No"")"
Dried Fruit/Nuts,Walnuts,$17.44,$23.25,"=(D26-C26)/C26",10,34,40 - 100 g pkgs.,"=IF(G26<=F26,""Yes"",""No"")"

產品包裝有哪些不同的類型?

問題

您想知道產品使用哪些不同類型的容器,但沒有 [容器] 欄。 您可以使用 [每單位數量] 欄,手動為每個儲存格加上色彩,然後依色彩排序。 您也可以新增一個圖例,向使用者釐清各個色彩的含義。

結果

不同產品包裝問題的範例結果

解決方案

  1. 若要根據上述表格中的色彩配置,手動為每個儲存格加上色彩,請按一下各儲存格,然後使用 [常用] 索引標籤上 [字型] 群組中的 [填滿色彩] 按鈕,來套用每種色彩。

    提示: 使用 [常用] 索引標籤上 [剪貼簿] 群組中的 [複製格式] 按鈕,快速地將選取的色彩套用至其他儲存格。

  2. 按一下 [每單位數量] 欄中的儲存格,然後在 [常用] 索引標籤的 [編輯] 群組中按一下 [排序與篩選],接著按一下 [自訂排序]。

  3. 在 [排序] 對話方塊中的 [欄] 下方,選取 [每單位數量],然後選取 [排序對象] 下方的 [儲存格色彩],接著按兩次 [複製層級]。

  4. 在 [順序] 下方的第一列選取紅色,在第二列選取藍色,而第三列則選取黃色。

    如果儲存格不含任何色彩,如白色的儲存格,則那些列便會維持不變。

    附註: 其中列出的色彩是該欄中的可用色彩。 色彩排序沒有預設的順序,您也無法使用自訂清單建立自訂排序順序。

  5. 使用下表做為指南,使用報表側邊的儲存格新增圖例。

圖例:

紅色

包裝與盒裝

藍色

罐頭與罐子

綠色

罐子與瓶子

白色

(不確定)

哪些產品加價率超過 67% 或低於 34%?

問題

您想要在報表頂端快速查看最高和最低的加價率值。

結果

產品利潤問題的範例結果

解決方案

  1. 選取儲存格 E2:E26,然後在 [常用] 索引標籤上的 [樣式] 群組中,按一下 [設定格式化的條件] 旁的箭號,按一下 [圖示集],然後選取 [三箭號 (彩色)] 圖示集。

  2. 以滑鼠右鍵按一下 [加價率] 欄中的儲存格,指向 [排序],然後按一下 [自訂排序]。

  3. 在 [排序] 對話方塊中的 [欄] 下方,選取 [加價率],然後選取 [排序對象] 下方的 [儲存格圖示],接著按一下 [複製層級]。

  4. 在 [順序] 下方的第一列選取綠色向上箭號,然後在第二列選取紅色向下箭號。

哪些產品需要立即重新訂購?

問題

您想要快速針對必須立即重新訂購的產品產生一份報表,然後將報表寄給員工。

結果

產品需要重新訂購問題的範例結果

解決方案

  1. 選取儲存格 I2:I26,然後在 [常用] 索引標籤上的 [樣式] 群組中,按一下 [設定格式化的條件] 旁的箭號,指向 [醒目提示儲存格規則],再按一下 [等於]。

  2. 在第一個方塊中輸入「是」,然後從第二個方塊中選取 [淺紅色填滿與深紅色文字]。

  3. 以滑鼠右鍵按一下欄中任一格式化的儲存格,指向 [篩選],然後選取 [以選取儲存格的色彩篩選]。

    提示: 將滑鼠指標放在欄標題的 [篩選] 按鈕上,查看欄的篩選方式。

價格與成本最高和最低的產品分別是哪些?

問題

您想要查看最高和最低的價格和成本,並將這些資訊聚集在一起,顯示於報表頂端。

結果

產品程序和成本問題的範例結果

解決方案

  1. 針對儲存格 C2:C26 和 D2:D26,執行下列操作:

    • 在 [常用] 索引標籤上的 [樣式] 群組中,按一下 [設定格式化的條件] 旁的箭號,指向 [頂端/底端項目規則],然後按一下 [前 10 個項目]。

    • 在第一個方塊中輸入 1,然後從第二個方塊中選取 [黃色填滿與深黃色文字]。

    • 在 [常用] 索引標籤上的 [樣式] 群組中,按一下 [設定格式化的條件] 旁的箭號,指向 [頂端/底端項目規則],然後按一下 [最後 10 個項目]。

    • 在第一個方塊中輸入 1,然後從第二個方塊中選取 [綠色填滿與深綠色文字]。

  2. 針對成本和價格資料行,請執行下列動作:

    • 以滑鼠右鍵按一下最低值,指向 [排序],然後選取 [依選取儲存格的色彩排序]。

    • 以滑鼠右鍵按一下最高值,指向 [排序],然後選取 [依選取儲存格的色彩排序]。

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