在資料夾中建立及共用公用Outlook

1. 在 [ 檔案」 功能表上，指向 [ 新增，然後按一下 [資料夾> 。

2. 在名稱 方塊 中，輸入資料夾的名稱。

3. 在 [ 包含資料夾 的方塊中，按一下您想要建立的資料夾類型。

4. 在 [ 選取放置資料夾位置清單 的位置時，按一下資料夾的位置。

   若要使用現有專案快速啟動公用資料夾：

   1. 在 [資料夾清單> 的 [流覽窗格> 中，按一下您想要複製的資料夾。

   2. 在 [ 檔案」 功能表上，指向 [資料夾，然後按一下 [ 複製資料夾名稱。

   3. 在清單中，按一下要複製資料夾的位置。

1. 在 [ 資料夾清單中， 瀏覽窗格以滑鼠右鍵按一下要共用公用資料夾，然後按一下快捷方式功能表上的 [內容>。

   您必須擁有公用資料夾的擁有者許可權，才能設定資料夾的共用許可權。 一次只能設定一個資料夾的許可權。

2. 按一下 [許可權> 選項卡。

3. 按一下 [新增]。

4. 在 搜尋方塊 中，輸入您想要授予共用許可權之人員的名稱。

5. 按一下 [新增]，然後按一下 [確定]。

6. 在 [ 名稱 」 清單中，按一下您剛剛新增的人名。

7. 在 許可權下，選擇您想要的設定。

   附註: 您可以按一下名稱清單中的預設值，為擁有資料夾存取權限的每個人指派相同的許可權。

執行下列其中一個動作：

• 從頭開始建立視圖

  1. 在 [ 視圖> 功能表上，指向 [ 目前視圖，然後按一下 [ 定義視圖> 。

  2. 按一下 [新增]。

  3. 在 " 新視圖名稱" 方塊中，輸入名稱。

  4. 在顯示 類型方塊 中，選擇 檢視類型 選項。

  5. 若要變更可用 檢視 ，請按一下 [ 可在 上使用> 下的選項。

  6. 按一下 [確定]。

  7. 若要進一步自訂該視圖，請在 [描述> 下，按一下按鈕，然後選取您想要使用的選項。

  8. 選取選項完成後，請按一下 [ 確定。

  9. 若要立即使用該視圖，請按一下[Apply View.

• 根據標準視圖建立視圖

  1. 切換至 檢視 新視圖的基礎。

  2. 在 [檢視] 功能表上指向 [目前檢視]，然後按一下 [自訂目前檢視]。

  3. 針對您想要進行的每一種變更類型，按一下[描述> 下的按鈕，然後選取您想要的選項。

  4. 完成變更後，請關閉 [ 自訂視圖> 對話方塊。

  5. 在 [ 視圖> 功能表上，指向 [ 目前視圖，然後按一下 [ 定義視圖> 。

  6. 在 [ 資料夾資料夾名稱的 [視圖> 方塊 中，按一下 [目前視圖設定>。

  7. 按一下 [複製]。

  8. 在 " 新視圖名稱" 方塊中，輸入名稱。

  9. 若要變更該視圖的可用位置，請按一下 [可在 上使用> 下的選項。

     附註: 新視圖會新新 子功能表 (到目前視圖功能表中，指向) 。

若要變更公用資料夾的預設視圖，您必須擁有該資料夾的擁有者許可權，而且必須為所有人可見的資料夾定義至少一個自訂視圖。

1. 在 資料夾清單中， 瀏覽窗格以滑鼠右鍵按一下公用資料夾，然後按一下快捷方式 功能表上的 [內容> 。

2. 按一下 [ 系統管理> 選項卡。

   如果系統 沒有 顯示管理選項卡，表示您沒有擁有者許可權。

3. 在 [ 資料夾的初始視圖清單 上，按一下每一次開啟資料夾時要顯示的視圖。

   標準模式會顯示預設的 Microsoft Outlook資料夾專案類型視圖。

您必須擁有編輯器、發佈編輯器或擁有者許可權，才能將表單新到私人共用資料夾或公用資料夾。 如果資料夾是公用資料夾，而且您擁有擁有者許可權，您可以限制其他使用該資料夾的人可用的表單。

1. 在 [ 資料夾清單中， 瀏覽窗格以滑鼠右鍵按一下資料夾，然後按一下快捷方式 功能表上的 [內容> 。

2. 按一下 [表單> 選項卡。

3. 若要新增表單至與此 資料夾相關聯的表單 清單，請按一下 [ 管理」，然後指出表單。

4. 按一下 [關閉]。

5. 若要限制您想要供其他使用該資料夾之人員使用的表單，請按一下 [允許此資料夾中的這些表單> 下的 一個選項。

您必須擁有公用資料夾的擁有者許可權，才能建立或修改其規則。

1. 在 資料夾清單中， 瀏覽窗格以滑鼠右鍵按一下要建立或修改規則的公用資料夾，然後按一下快捷方式功能表上的 [內容> 。

2. 按一下 [ 系統管理> 選項卡。

3. 按一下 資料夾小幫手。

4. 請執行下列其中一項操作︰

   • 若要建立規則，請按一下 [ 新增規則> 。

   • 若要修改現有的規則，請按一下清單中的規則，然後按一下 [ 編輯規則> 。

5. 輸入專案必須符合的條件，才能執行動作。 如要瞭解更多條件，請按一下 [ 進一步> 。

6. 在 執行這些動作下，選取您想要的選項。

   附註: 當您建立規則時，規則預設為使用中。

執行下列任何一個動作：

• 共用行事曆

  1. 建立新資料夾，然後選擇資料夾包含清單中的日曆專案。

  2. 在 [ 選取放置 資料夾清單的位置時，按一下 [ 日曆>，然後按一下 [確定。

  3. 新增會議和事件至資料夾。

• 共用連絡人清單

  1. 建立新資料夾 ，然後選擇資料夾 包含清單中的 連絡人 專案。

  2. 在 [ 選取放置 資料夾清單的位置時，按一下 連絡人，然後按一下 [確定> 。

  3. 新增連絡人至資料夾。

     附註: 共用連絡人清單會出現在Outlook/連絡人中。

• 共用工作清單 (機器翻譯)

  1. 建立新資料夾 ，然後選擇資料夾 包含清單中的 工作 專案。

  2. 在 [ 選取放置資料夾清單 的位置時，按一下 [ 工作，然後按一下 [確定> 。

  3. 新增工作至資料夾。

     附註: 雖然您可以將工作清單複製到公用資料夾，但您無法將工作要求複製到公用資料夾，也無法從公用資料夾建立工作要求。

• 在公用資料夾中張貼資訊

  1. 開啟要張貼資訊的公用資料夾。

  2. 若要使用預設表單來張貼資訊，請按一下 [檔案> 功能表， 指向 [ 新增，然後按一下 [ 在此資料夾中張貼內容> 。

  3. 在表單中，輸入您想要張貼的資訊。

  4. 按一下 [張貼> 。